タイムリーな1on1ミーティングで社員のやる気を引き出せる方法は？
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2010年を境にして世界のビジネスは大きくさまがわりをしています。ある程度効果が予測できるビジネスタクティスが通用しなくなりました。株式も為替も先行きの状況がまったく読めません。先の読めない不確実で不透明な時代を生き抜くためには工夫が必要です。
アメリカで1on1ミーティングという画期的な仕組みがつくられました。これは上司と部下が一対一で行う気軽なミーティングです。週1回くらいの高い頻度で行われるのが特徴です。企業の社員のフォローアップを目的としてセッティングされるケースが多いです。会議には1on1ミーティングシートがつかわれます。
1on1ミーティングの意味と背景
1on1ミーティングの意味ですが、企業が社員の人材育成を目的として行う活動を指します。その特徴は上司と部下が一対一で行う対話形式ということです。1on1ミーティングの火付け役は有名なヤフー株式会社です。2012年から1on1ミーティングを開始して、積極的に上司と部下のコミュニケーションの調整を図るようになりました。
2010年代に入ると、先行き不透明な社会情勢を反映して、1on1ミーティングが企業やビジネス界で盛んに行われるようになりました。このような不確実な時代をたくましく生きるためには、企業で働いている社員のメンタルヘルスがとても大切です。このような流れでアメリカで1on1ミーティングが誕生しました。
注:
VUCAは、4つの単語の頭文字をとった造語です。
Ｖ（Volatility：変動性）
Ｕ（Uncertainty：不確実性）
Ｃ（Complexity：複雑性）
Ａ（Ambiguity：曖昧性）
1on1ミーティング全体の流れ・ポイント
1on1ミーティング全体の流れは次のようになります。
1) まずテーマとゴールを決めなければなりません。
2) 次に上司（メンター）は部下（メンティー）の話をしっかりと聞かなければなりません。
3) 適切なアドバイスにより部下に行動を促すのが上司の役割です。
4) 上司は部下が必要とする企業からの支援やサポートなどを聞き取ります。
5) その後、最後に、上司は部下の努力に対して感謝とねぎらいの気持ちを表します。
これが1on1ミーティングの流れですが、一週間に一度くらいのペースで実施されます。これだけ頻度が高いと、ミーティング時間はできるだけ短くしなければなりません。短時間でも、部下のメンタルヘルス面を考慮した上司の助言が求められます。
まず認識しなければならないことは、「絶対に正しい1on1ミーティング」は存在しないということです。上司がかわれば部下に対する1on1ミーティングのやり方もかわります。この点はとても重要なポイントです。
1on1ミーティングの基本的な流れとして、上司が部下と面談をする際に、扱いたいテーマやゴールを調整することも大切です。上司や部下に興味のあるテーマでないと長続きがしません。
上司であるメンターは部下のメンティの話をしっかりと聞かなければなりません。これがすべての始まりです。必要に応じて上司は、問いかけをしながら部下に次のアクションを促すこともあります。そのときに大切なことは、アクションを強制してはならないということです。
部下がみずからその気になり、やる気になれる雰囲気をつくらなければなりません。上司にとってはこの点がなかなか難しいポイントですが、 逆にその難しさが1on1ミーティングのやりがいにつながります。
上司は部下の今後やるべきことの確認が出来たら、「わたしから何かサポートできることはありませんか？」とさりげなく助け舟を出し、それを確認します。一連のミーティングの最終段階で、上司は部下に対する感謝とねぎらいの言葉を忘れないようにしなければなりません。
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1on1シートと質問80例【テンプレート付き】
1on1ミーティングシートとは何でしょうか。これは1on1ミーティングが実施されるときに使われるフォーマット（テンプレート）のことをいいます。1on1ミーティングシートを使用することで、メンター（上司）とメンティー（部下）の話し合いをスムーズに進めることができます。
1on1ミーティングシートの活用方法は企業によってさまざまです。ですがそれには大体の基本があるので、 それを紹介しましょう。これは一例に過ぎませんが、 次のような基本があります。
1) 企業で独自のテンプレートを作成し、面談の前に部下が内容を記入し上司に送ります。
2) 上司は面談する前に記入内容に目を通し、面談の準備をしなければなりません。
3) 面談中は部下の記載内容について対話を重ね、適切な助言を与えます。
4) 面談が終了しても書類は残しておきましょう。後日内容を振り返ることができます。
企業によっては、ネットにアップロードされているテンプレートを使うところもありますが、大企業は会社独自の面談シートを作成しているところが多いです。
面談シートに記載されている質問事項については、使いやすさを踏まえてその内容を検討する必要があります。テンプレートにはさまざまな種類がありますが、 Excel や Word を使って制作されたものが多いです。
以下、テンプレートの1つの見本と、80余りの質問例を挙げておきます。
テンプレート例の質問項目：
1) 直近の体調
2) 注力したこと、上手くいったこと
3) 業務上で困っていること
4) チームがもっとよくなるためのアイデア
5) キャリア、将来について考えていること
6) 相談事項
7) その他自由記述
テンプレート例は3列で構成されていますが、左側が質問事項です。中央が部下であるメンティのトピック記入欄です。そして右側が上司であるメンターの意見記入欄です。企業で使われている多くの1on1シートが、このような形式でつくられています。
プライベートな質問例
1) 休日はどのように過ごしていますか？
2) 最近興味のあることは何ですか？
3) モチベーションを上げるために何をしていますか？
4) 仕事以外で楽しかったことはありますか？
5) 仕事以外でつらかったことはありますか？
健康状態に関する質問例
6) 睡眠時間は毎日十分確保できていますか？
7) 毎日よく眠れていますか？
8) 体調面で気になることがありますか？
9) 自分の業務量が多いように感じますか？
10) 自宅に仕事を持ち帰ることはありますか？
11) 自宅で会社の仕事を何時間くらいやりますか？
12) 会社の同僚と問題なくやれていますか？
ネガティブなモチベーションに関する質問例
13) 困っていることはありますか？
14) 気になっていることはありませんか？
15) 困っていることや気になってることを詳しく教えてください？
ポジティブなモチベーションに関する質問例
16) あなたのことをほめている人がいますよ。
17) 先日はご協力ありがとうございました。（上司から部下へ）
現状業務の改善に関する質問の例
18) 業務を遂行することで悩みはありますか？
19) あなたにとって心配事は何ですか？
20) どうしたらもっと仕事がやりやすくなりますか？
21) こうしたいという希望はありますか？
組織全体の改善に関する質問例
22) 今の会社組織の良いところを教えてください？
23) 今の会社組織の悪いところを教えてくれますか？
24) チームを良くするために何をしたら良いですか？
25) これはやっても無駄だと思う業務はありますか？
26) チーム内で気になる行動をする人はいますか？
27) 会社にやってもらいたいことはありますか？
目標のフィードバック・支援に関する質問例
28) プロジェクトの目標の進捗はどうですか？
29) プロジェクトで困っていることはありますか？
30) 会社に手助けをしてほしいことはありますか？
31) あなたが目標を達成できた要因は何ですか？
32) あなたが目標を達成できなかった原因は何ですか？
33) 今年特に頑張ったことはありますか？
キャリア・能力開発に関する質問例
34) 社内で模範としている人はいますか？
35) 今年特に頑張りたい仕事はありますか？
36) あなたの強いところを教えてください？
37) あなたの弱点を教えてください？
38) あなたが一番やりがいを感じることは何ですか？
39) 今後会社にどのような貢献をしたいですか？
40) 他の部署で働きたいと思いますか？
モチベーションが下がる原因を特定する質問例
41) 仕事で不安に思っていることはありますか？
42) 仕事でどんなところに自信がないですか？
43) 最近仕事でガッカリしたことはありますか？
44) どんな時にモチベーションが下がるのを感じますか？
プライベートの相互理解をするための質問例
45) どのような趣味を持っていますか？
46) 好きな食べ物やテレビ番組はありますか？
47) 食べ物やテレビ番組で嫌いなものはありますか？
48) 最近買ってよかったものは何でしょうか？
49) ほしいと思っているものがありますか？
50) 週末はどのように過ごされていますか？
51) 最近、興味のあること教えてください？
52) 自分がこだわりをもっているものはありますか？
心身の健康状態をチェックする質問例
53) 最近、夜は熟睡できていますか？
54) 週末はちゃんと休めていますか？
55) 仕事の量が多すぎると感じますか？
55) 業務時間が不規則になっていませんか？
56) 社内の人間関係でトラブルはありますか？
57) 最近、困っていること教えてください？
58) どのようなものにストレスを感じますか？
59) 仕事の悩みを相談できる人はいますか？
モチベーションのアップダウンに関する質問例
60) 仕事で不安に思っていることはありますか？
61) 自分のどんなところに自信がないのでしょうか？
62) 最近仕事でガッカリしたことはありますか？
64) どんな時にモチベーションが下がりますか？
65) 最近、仕事で面白いと思っていることは何でしょうか？
66) あなたはどんなことに自信がありますか？
67) うまくいったと思う仕事のやり方はありますか？
68) どんな時にモチベーションが上がりますか？
業務改善に関する質問例
69) 業務で課題だと思っていることはありますか？
70) 業務の改善点があれば教えて下さい？
71) 実際に改善してみてうまくいったことはありますか？
72) 仕事で行き詰まっていることがありますか？
73) 効率的に働くために上司ができることはなんでしょうか？
組織改善に関する質問例
74) プロジェクトチームの課題を教えてください？
75) プロジェクトチームの改善すべき点はありますか？
76) どうすればチームワークが良くなりますか？
77) 上司や同僚に何か要望はありますか？
78) 社内の人間関係でトラブルはありませんか？
能力開発、キャリア支援に関する質問例
79) どのような仕事にやりがいを感じますか？
80) あなたが一番得意な業務を教えてください？
81) 将来的に会社のどのような部署で働きたいですか？
82) あなたのキャリアビジョンを教えてください？
83) スペシャリストとマネージャーと、どちらの道を歩みたいですか？
このように、上司が部下に対して行う質問例はたくさんあります。企業の方針やビジネスのやり方にふさわしい質問を考えることも大切ですが、一番大事なのは社員（メンティー）のメンタルヘルスです。
1on1ミーティングの録音・文字起こしはNottaにお任せ
1on1ミーティングの録音・文字起こしはNottaが便利です。1on1ミーティングは部下と上司で行われる小さな会議なので、やり取りを全部録音しておけば AI により文字起こしされたデータを使ってすぐにミーティングの記録を残すことができます。
今までは、一般的には手書きで処理するところが多かったのですが、これからはボイスレコーダーや文字起こしツールがどんどん導入される時代です。 AI でできることは、できるだけ AI にやらせて、人間は1on1ミーティングそのものに集中できます。
Nottaとは
Notta(ノッタ)は、AI による音声自動テキスト化サービスですが、日本語、英語など58言語に対応しています。このサービスの利用者は世界で既に40万人を超えています。リアルタイムの文字起こしの他、録音されたデータの文字起こしも得意です。
Nottaの特徴・メリット
Nottaは、音声データも、テキストデータも、さまざまなファイル形式でデータを書き出すことができます。MP3というオーディオ形式にも対応しているし、DOCX・TXT・PDF・SRT（字幕）などのテキスト形式が簡単な操作でエキスポートできるのが特徴です。データの汎用性が高いので、Nottaを使うメリットは大きいです。
Nottaの使い方
1. 発話言語を設定し、録音とリアルタイム文字起こしを行います。
2. 録音時にマークを付けたり、画像を挿入したりすることができます。
3. 記録データ内の編集、検索が簡単にできます。
4. 必要に応じてデータをエクスポートしたり共有できます。
よくあるご質問
1.1on1ミーティングの時間は？
1回の1on1ミーティングの時間は30分から1時間といったところです。
2.1on1の読み方は？
英語読みをするので「ワンオンワン」となります。
3.1on1ミーティングで何を話せばいい？
仕事における課題や目標などを話すことが大切です。部下が仕事で直面している課題などを、上司は聞き取り調査をしましょう。
4.1on1ミーティングの上司の役割は？
上司（ メンター）は部下（メンティー）の意見をよく聞きながら適切なアドバイスをし、問題解決は部下（メンティー）にやってもらいます。
5.1on1ミーティングのデメリットは？
1on1ミーティングのデメリットはその効果が数字で判断できないということに尽きます。面談担当の上司が部下の成長を実感していても、管理部門からは評価されない場合もあります。
6.1on1ミーティングでは、どんな質問が多いのでしょうか？
1) プライベートの問題を確認する質問
2) 体調やメンタルの健康確認する質問
3) モチベーション向上のための手段に関する質問
4) 業務と組織課題が改善には何が必要なのかに関する質問
5) 目標の設定と評価方式の改善に関する質問
6) 能力開発とキャリアサポートに関する質問
7) 企業戦略とその方向性を共有することに関する質問
7.1on1ミーティングでどんなことをやるのでしょうか？
1) ミーティングの目的を共有すること
2) ミーティングの日程と議題を決めること
3) 上司と部下による1on1ミーティングを実施する
4) 次回のミーティングまでの具体的なアクションを決めること
8.1on1ミーティングとは何なのでしょうか？
1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で行う定期的な面談の事です。その頻度は1週間から2週間に1度といったところです。これを繰り返すことで問題解決をはかり、部下の成長を促します。
9.1on1ミーティングとは何か？
1on1ミーティングとは定期的に部下と上司が1対1で行う面談の事です。近年日本でも1on1ミーティングを導入するところが増えてきています。アメリカの流行に追従している形になっています。
10.1on1ミーティングの言い換えは？
1on1ミーティングは上司と部下が一週間に一度ほど面談することを言いますが、日本語に翻訳すれば「個人面談」ということになります。現在は日本でも「1on1ミーティング」というキーワードの方が幅広く使われるようになりました。「個人面談」というのはあまり使われません。
11.1on1ミーティングの始まりは？
1on1ミーティングの起源はアメリカのシリコンバレーといわれています。人材の争奪が激しいシリコンバレーで、上司と部下のコミュニケーションを見直す方法として1on1ミーティングがさかんに開催されるようになりました。
まとめ
タイミングを見計らった1on1ミーティングにより部下のやる気を引き出すことができます。 ミーティングの成果が上がったときには、すぐに部下をほめることがたいせつです。メンター（上司）がメンティー（部下）をほめることは、ミーティング最終段階の重要ポイントです。
1on1ミーティングは一週間に1度程度の頻度で繰り返すのが良いとされています。これだけ会議の頻度が高いと、毎回の会議はできるだけ簡単にすませるのが良いです。会議に AI 文字起こしアプリを導入すれば、その効果はとても大きいです。例えば、Notta文字起こしサービスを使えば、会議の記録を作成するという手間から解放されます。AI でできることは AI にやらせるのが得策です。
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