業界トップの正確率で作業効率爆上げ!
スケジュール管理とは、期日のある仕事やプライベートの予定を確実に遂行・実行するためにはどうすれば良いか計画しやすくするための方法を指します。具体的には、「何を、いつまでにやるべきか」を洗い出し、それぞれに優先順位をつけて無理なくこなしきることを目的としています。
現代には、ビジネスやプライベートの予定をモバイル端末で管理できるさまざまなスケジュール管理アプリ・ツールがあります。しかし、種類が豊富すぎるゆえ、「どのアプリ・ツールを利用すれば良いのか」「現状の自分にどのアプリ・ツールが最適なのか」がわからないという方は多いのではないでしょうか?
そこで本稿では、スケジュール管理アプリ・ツールについて詳しく知りたいという方に向けて、その概要や選び方、活用メリット、おすすめのアプリ・ツールなどについて解説いたします。
(出典:Googleカレンダー)
Googleカレンダーは、ビジネスシーンでGmailやGoogleマップを利用するユーザーに最適です。
Googleカレンダーとは、Googleが提供するクラウド上で予定を管理する無料のスケジュール管理アプリです。リマインドや繰り返し設定、日/3日/週/月での表示切り替えなどスケジュール管理に欠かせない機能が多数搭載されています。デバイスごとに同期させれば、スマートフォンやタブレット、パソコンなど複数のデバイスから簡単に予定の確認や管理が可能です。また1つのカレンダーに複数アカウントのスケジュールを表示させることもできます。スケジュールの共有範囲は指定でき、予定有無だけを共有することも可能です。
メリット:
複数のカレンダーでスケジュールを管理できる
メンバー間でスケジュールを共有できる
共有や公開範囲などの設定が簡単
デメリット:
Googleアカウントの取得が必須
UIのデザイン性に物足りなさがある印象
重要なスケジュールが第三者に流出するリスクがある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
完全無料
(出典:Yahoo!カレンダー )
Yahoo!カレンダーは、アプリのデザインを独自でカスタマイズしたいユーザーに最適です。
Yahoo!カレンダーとは、Yahoo!が提供する無料スケジュール管理アプリです。スタンプで予定を登録したり、スケジュール種別での色分けしたり、デザインをカスタマイズができたりなど便利な機能が豊富に搭載されています。またスポーツイベントの日程をカレンダーに表示させたり、宅配便の配達予定などの情報をデータ連携させたりすることも可能。予定と一緒に1週間の天気や六曜をカレンダー上で確認することもできます。Yahoo! JAPAN IDを取得すれば、PC版のYahoo!カレンダーとの連携も可能です。
メリット:
Yahoo! JAPAN IDを取得すれば、パソコン版のYahoo!カレンダーサービスとの連携が可能
着せ替えテーマやスタンプが豊富なのでオリジナリティ溢れるアプリに独自でカスタマイズできる
1週間分の天気やプロ野球の日程など各種イベントが自動入力されている
デメリット:
連携できるカレンダーアプリが少ない
お知らせメールの頻度が多いので煩わしいと感じる場合がある
アプリ自体にバックアップ機能が搭載されていない
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
完全無料
(出典:Microsoft To Do)
Microsoft To Doは、Microsoftサービスを頻繁に利用するユーザーに最適です。
Microsoft To Doとは、Microsoft社が提供するクラウド型の無料スケジュール管理アプリです。日ごとにToDoを組み合わせて予定を作成する仕組みで、その日に完了すべきタスクを毎日考える習慣が身につきます。またタスクを種類別にリスト化し、管理することも可能。リマインダーや期限設定など、搭載機能は必要最小限に厳選されているので、複雑な操作などはなく、タスクの追加・完了の操作に集中できるでしょう。なおMicrosoftアカウントを保持していればさまざまなデバイスと同期できるので、デバイスを変更しても内容を引き継ぐことができます。
メリット:
シンプルで利用者を選ばないUI設計が魅力的
クラウド管理でデータ共有が簡単
Microsoftサービスにアクセスしやすい
デメリット:
タスクの期間設定がない
タスクが1行しか入力ができない(タスクの詳細情報が記載できない)
スタンプ機能などの絵文字が少ない
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
完全無料
(出典:シンプルカレンダー)
シンプルカレンダーは、アプリにシンプルで見やすいUI設計を求めるユーザーに最適です。
シンプルカレンダーとは、シンプルで見やすいUI設計を追求した無料のスケジュール管理アプリです。スケジュールの共有が簡単にできたり、テンプレート機能でスムーズに予定を登録できたりします。また祝日・六曜にも対応。週表示や日表示の切り替えも簡単です。他にも学校の時間割管理やアルバイトのシフト管理などが設定できます。30分前通知に対応しているので、時間を設定して通知機能をONにしておけば大事な予定も忘れることはありません。なお文字サイズだけでなく、文字スタイルも調整可能です。
メリット:
見やすい文字サイズやデザインに変更可能
1回課金すれば無期限に広告を非表示にできる
Googleカレンダーと同期できる
デメリット:
無料版では広告の量が気になる
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
広告削除:980円
(出典:Any.do)
Any.doは、直感的に操作できるアプリを探すユーザーに最適です。
概要
Any.doとは、シンプルイズベストを追求した無料のスケジュール管理アプリです。タスク入力や共有、リマインドなどの基本機能が充実しています。別アプリの予定を同期できることはもちろん、メールやオンラインストレージなどとも同期が可能です。また簡易的なチャットアプリとしても活用可能。ビジネスアプリとしても活用できるでしょう。さらにドラック&ドロップやスワイプで予定の追加や整理、削除などができるなど操作性に優れているので、初心者でも利用しやすいアプリになっています。
メリット:
シンプルなUI設計と初心者でも簡単に扱える操作性が魅力的
チャット機能が利用しやすい
パソコンやタブレット、スマートウォッチなどと同期可能
デメリット:
海外アプリなのでサポート対応が英語のみ
充実した機能が豊富なゆえにアプリ内で動作が重くなるときがある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
Premium:
650円/月
2,800円/半年
6,500円/1年
(出典:Asana)
Asanaは、多くの外部ビジネスツールと連携させたいユーザーに最適です。
Asanaとは、複数人やチーム単位でプロジェクトを進める際のスケジュール管理やタスク管理に優れたアプリです。DropboxやSlack、GoogleDriveなどの外部ビジネスツールとも連携可能。カレンダーでタスクの期限を確認したり、タイムライン機能で次に取り組むべき業務を明確にしたりできます。1つのカレンダーでチーム全員のスケジュールを管理できるので、個人だけでなくチーム全体の連携強化や業務効率化にもつながります。また手作業が多かった仕事の依頼やタスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」も魅力的。70以上のカスタムビルダーとプリセットルールが用意されているので反復の多い手作業を自動化できます。
メリット:
100以上のアプリと連携が可能
チーム内での作業スケジュール管理が簡単
カスタマイズ性が高いので多様な業務シーンで活用可能
デメリット:
操作性が少し難しい
利用人数が増えると別途料金がかかる
検索機能が弱いので必要な情報を探しにくい傾向にある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
Premium:1,200 円/月/1ユーザー (年間払い)
Business:2,700 円/月/1ユーザー (年間払い)
(出典:Timepage)
Timepageは、天気予報機能や移動経路確認機能が搭載されたアプリを希望するユーザーに最適です。
Timepageとは、スケジュールやプロジェクト作成ができる無料カレンダーアプリです。カレンダーが特徴的で、5〜10日間のうち自分で設定した日数分をタイムライン形式で表示できます。無駄な装飾が無いシンプルなデザインが特徴的ですが、デザインに物足りなさを感じる方に向けて背景は好きな色に変更できます。さらにGoogleやOutlookなど外部ツールとの同期も可能。スケジュール管理アプリとしては珍しい天気予報機能が搭載されており、予定日の天気や気温の確認が簡単なタップ操作で確認できます。他にも外出時の移動先や経路なども確認可能です。
メリット:
日付の色の濃淡で予定の多さを感覚的に把握できる
天気予報が見やすい設計で、気温の変化がグラフでわかりやすい
目的地までの移動時間と交通手段を検索できる
デメリット:
有料でしか利用できない機能がある
独自のカスタマイズ性がやや不足
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
月間メンバーシップ:250円
年間メンバーシップ:1,900円
(出典:Time Tree)
Time Treeは、グローバル展開する企業や複数人で予定を共有したいユーザーに最適です。
Time Treeとは、プライベート&共有で利用できる無料カレンダーアプリです。利用アカウントを保持していなくてもメールやチャットで送付されたURLから100人までスケジュールの参加設定が許可できます。また複数のカレンダーに分けて予定を共有できるので、プロジェクト毎にスケジュールを共有したいなどのニーズにも対応可能。日本語だけでなく英語や中国語、韓国語など14言語に対応しているので、グローバル展開する企業でも利用しやすいです。他にもスケジュールに関連したタスクなどをメモ欄に記入する事ができるので、細かいスケジュール管理に有効なアプリと言えるでしょう。
メリット:
複数のユーザーでスケジュールの共有ができる
スケジュールに関連したタスクなどをメモ欄に記入できる
対応言語が多いのでグローバル展開する企業にも最適
デメリット:
ジャンルや参加者の色分けの種類が少ない
過去の予定を探し出したいときにやや検索しにくい
通知設定に柔軟性が足りない
対応OS :iOSに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
TimeTreeプレミアム:300円(月額払い)
TimeTreeプレミアム:3,000円(年額払い)
(出典:LINE WORK)
LINE WORKは、日常的にLINEを利用するユーザーに最適です。
LINE WORKとは、多くの人が使い慣れているLINEの形式でスケジュール管理ができる無料アプリです。UI設計や操作性がLINEと非常に似ているので、日常的にLINEを利用している方にとっては利用しやすいアプリと言えるでしょう。またカレンダーやToDoリスト、リマインダー、ファイルサーバーなど仕事で役立つ機能多数。共用備品や設備の予約機能も搭載されており、予定の作成時にカレンダーから直接予約ができます。もちろん会社内でスケジュールを共有することも可能です。
メリット:
LINEと操作感が似ているのでLINEユーザーには利用しやすい
リマインダー、メール、ノートなどビジネス業務でよく用いる機能が網羅されている
管理者側はメンバーの権限を細かく設定できる
デメリット:
グループトークが多くなると管理しにくい
機能が多すぎて初心者は慣れるまで時間がかかる
アプリの不具合でアカウントの切り替えができなくなることがある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
STANDARD:450円/ユーザー/月(年払い)
ADVANCED:800円/ユーザー/月(年払い)
(引用:Senses)
Sensesは、ビジネスや営業のスケジュール管理に対応したアプリを探すユーザーに最適です。
Sensesは、契約継続率98%のマーケティングから顧客管理までを一元管理できるクラウド型SFAツールです。更新頻度に応じて色分けすることで状況を直感的に把握しやすいです。PCやスマートフォンなどのマルチデバイスで利用できます。アラート機能も優秀で、タスクの対応漏れ・遅れの心配はありません。移動中や外出先、出張先など時間や場所を問わずスケジュールを確認できるので、業務を効率化できます。またGoogleやOffice365と連携することができるので、効率的でスマートな予定管理ができるアプリと言えるでしょう。
メリット:
直感的な操作性で初心者でも簡単に利用できる
サポートが手厚く簡単な相談事にも早急に対応してくれる
Chrome拡張機能に対応
デメリット:
運用コストがかかる
カスタマイズ性に乏しい
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
Starter:27,500円~/月
Growth:110,000円~/月
Enterprise:330,000円~/月
(出典:Lifebear)
Lifebearは、自分好みのデザインで楽しくスケジュールを管理したいユーザーに最適です。
Lifebearとは、無料クラウド型電子手帳サービスです。日記やノート、カレンダー、ToDoリストなどの機能がひとつのアプリに集約されています。とくにカレンダーのスケジュール機能が優秀で、スタンプをドラッグ&ドロップするだけで予定入力が可能です。また着せかえショップで課金することで、さまざまな見た目のキャラクター、手描きイラスト、デザインなどを購入できます。その日の出来事を残せる日記機能も便利で、重要事項のメモ書きとして活用できるでしょう。なおよりカスタマイズ性が高くパスコードロックなど高機能な有料プランもあります。
メリット:
カレンダーやToDo、ノート、日記を一括管理できる
スタンプをドラッグ&ドロップするだけで、手軽に予定入力が可能
クラウド型なのでデータ消失の心配がない
デメリット:
iPhoneのウィジェット登録ができない
カレンダーの共有機能がない
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
ベーシックプラン:248円(月額)
プレミアムプラン:498円(月額)
(出典:ジョルテ)
ジョルテは、これまで紙の手帳を使用してきたユーザーに最適です。
ジョルテとは、世界で2000万人以上が利用するカレンダー&システム手帳アプリです。紙の手帳を使うようにスワイプでカレンダーをチェックできます。また日、週、月、バーティカルへの切り替えも簡単です。iOSカレンダーと連携できるので、すでにスマートフォンに入っている予定を容易に組み込めます。「うずらフォント」や「あずきフォント」など個性あふれるフォントに変えたり、ベースカラーを変更したり、全チェンセットで好きなキャラクターのデザインも利用できたりもします。
メリット:
iOSやGoogleカレンダー、Yahoo!カレンダーなどの外部サービスとの連携が可能
仕事のタスクを漏らさずに管理できるToDo機能やメモ機能が完備されている
ニュースや天気などの公式カレンダーと連携し、アプリ内で情報を一括確認できる
デメリット:
アプリを直感的に操作しにくく、全体的にUIが利用しづらい印象がある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金が有ります
ジョルテ プレミアム:300円/月・3000円/年(※Androidの場合)
ジョルテ プレミアム:360円/月・3600円/年(※iOSの場合)
ジョルテプラス:480円(年額)
アイコン・きせかえ使い放題:240円(月額)
(出典:RefillsLite)
RefillsLiteは、装飾より機能性を重視したアプリを求めるユーザーに最適です。
RefillsLiteとは、機能性を重視したスケジュール&タスク管理アプリです。画面がシンプルで見やすく、日・週・月の切り替えが簡単にできます。また予定をタップすればすぐに詳細の確認が可能です。白い背景と黒いラインで非常にシンプルなデザインかつ視認性も高く、初心者でも利用しやすいスケジュール&タスク管理アプリとして定評があります。
メリット:
紙の手帳のように直感的な操作が可能
文字サイズを8段階で調整できる
視認性が高い
デメリット:
ドラッグ&ドロップができないので不便に感じるシーンがある
googleタスクとの同期ができない
シンプルすぎるUI設計ゆえに、予定が詰まっている箇所は画面が見づらい傾向にある
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
完全無料(2023年4月現在)
(出典:サイボウズOffice)
サイボウズOfficeは、スケジュール管理だけでなくビジネスに必要な多機能が揃ったアプリを探すユーザーに最適です。
サイボウズOfficeは、中小企業をターゲットに制作された累計7万社以上の導入実績を持つグループウェアです。チャットや掲示板、ToDoリスト、タイムカード、スケジュール共有やワークフローなど、社内の情報共有を支援する便利な機能が豊富に搭載されています。個人の予定管理だけではなく、部署・チームメンバーの予定管理・共有もでき、会議の予定に合わせて施設や備品の予約が可能です。また、登録された予定が種類ごとに色分けされて表示されるので、毎日の予定を直感的に把握できます。
メリット:
少人数から利用できる
画面配置が独自でカスタマイズできる
システム管理がしやすい
デメリット:
毎月固定の維持費がかかる
他のカレンダーアプリと同期・連携できない
モバイルアプリでグループのスケジュールを参照できない
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
500円(税抜)/月(スタンダードコース)※1ユーザーあたり
800円(税抜)/月(プレミアムコース)※1ユーザーあたり
※クラウド版
(出典:ルナルナアプリ)
ルナルナアプリは、働く女性や悩める女性ユーザーに最適です。
ルナルナアプリとは、次の生理日や排卵日、妊娠しやすい・しづらい時期、おすすめのダイエット時期や日々の体調管理など、女性が気になる情報が詰まった生理日管理アプリです。 過去の生理日を入力すると、次の生理予定日を提示してくれます。また生理周期からみた肌の状態やダイエットに最適な時期などの登録者のカラダの状態も管理してくれます。自分の体調を管理アプリを用いて把握することで、休むべき時はしっかり休む、頑張る時はしっかり業務をこなすなど自分のパフォーマンスを最大限に発揮できるようになるでしょう。
メリット:
開始日を入力をするだけで、予定日が一目瞭然
ダイエット、美容、妊娠、恋愛など女性に向けたコラムが満載
周期で変わる体調に合わせた的確なアドバイスが付いている
デメリット:
時刻を指定したスケジュール管理ができない
デザイン変更ができない
対応OS :iOS、Androidに対応
料金:
基本無料
App内課金有り
プレミアムコース:400円
スケジュール管理アプリ・ツールを利用すれば、タスク管理がしやすくなるのでタスク漏れを防げます。またリマインダー機能を利用すれば、アラームで予定を知らせてくれるので、予定の抜けや漏れも防止できます。さらに複数人で予定を共有すれば、万が一自分がタスクや予定を忘れていたり、勘違いしていたりした場合でも、他の方からフォローを受けることができるでしょう。
スケジュール管理アプリ・ツールを利用してどの業務・作業にどれだけの工数・時間をかけているかを「見える化」すれば、業務・作業の効率化につながります。業務・作業の効率化ができれば、より会社のコアな業務に多くの時間を割けるようにもなりますし、生産性が向上し、会社の売上にもつながりやすくなるでしょう。
スケジュール管理アプリ・ツールで1日のやるべきことを可視化すれば、業務効率化・生産性の向上につながります。無駄な作業や時間を減らせれば、日々の業務に余裕が生まれ、より難しい業務にも対応できます。社員一人一人の自信やモチベーションの向上につながり、業務をこなす達成感を得られるようになるでしょう。
スケジュール管理アプリ・ツールにはカレンダー機能以外にもさまざまな機能があります。自分が今一番必要とする機能が何かを精査し、その機能が搭載されたアプリ・ツールの利用を検討しましょう。
【機能例】
todoリスト機能
日記・メモ機能
リマインダー(通知機能)
ウィジェット機能
バックアップ機能
外部連携
他人とのカレンダー共有
スケジュール管理アプリ・ツールを選ぶ上で操作性は非常に重要です。便利な機能が豊富に搭載された多機能アプリ・ツールは、さまざまな悩みを解決してくれるメリットがあります。しかし、機能を利用する際の操作が難しいアプリ・ツールを利用してしまうと操作に時間を取られがちになり、効率的な運用につながりません。そのため、難しい設定や複雑な機能がなく、初心者でも直感的に利用できるアプリ・ツールを利用することがおすすめです。
スケジュール管理アプリ・ツールには無料・有料のものがあります。基本的な機能は無料で利用できるアプリ・ツールだとしても、有料プランでしか利用できない便利な機能もあります。利用頻度や目的、自社がかけられる予算などと相談し、アプリ・ツールを選択すると良いでしょう。
スケジュール管理アプリ・ツールを選ぶ際は、多言語に対応しているかを確認しましょう。スケジュール管理アプリ・ツールには、サポートが英語にしか対応していないものもあります。特に外国語にあまり自信がない方は、できるだけ日本語に対応したアプリ・ツールを選択しましょう。
複数人でスケジュールを共有できる機能は確かに便利ですが、共有範囲を明確にしないとプライベートの予定まで社内に共有してしまったり、社外への情報漏洩につながったりとさまざまなリスクが生じます。スケジュール管理アプリ・ツールを選ぶ際は、共有範囲を細かく設定できる機能や、ロック機能などセキュリティ対策が充実したものを選択しましょう。
ここまで、弊社がおすすめするスケジュール管理アプリ・ツールについて15選ご紹介しました。しかし、「どれも魅力的すぎて、どれを利用すれば良いか最終的に決まらなかった」という方も多いのではないでしょうか。そんな方はNottaのスケジューラー機能を利用してみてください。
Nottaのスケジューラー機能とは、Googleカレンダーと連携することで、日々の業務で発生する面倒な日程調整を効率化できる機能です。会議スケジュールを簡単に調整・管理できるので、時間の衝突による見逃しを防止します。以下では、初回設定時の手順から利用方法まで解説します。ぜひ参考にしてみてください。
1.Nottaにログイン後、左サイドバーにある「スケジュール」>「初回設定を始める」をクリックします。
2.次に「Googleアカウントでログイン」をクリックします。
3.連携したいGoogleアカウントを選択し、「続行」をクリックします。これにて連携は完了です。
4.候補日程を抽出するカレンダーと予定を登録するカレンダーを選択し、「次へ」をクリックします。
5.お仕事の時間帯を設定後、「完了」をクリックします。
1.ダッシュボード画面にて、「予約ページを作成」をクリックします。
2.「タイトル」「会議形態」「概要・説明」などの必要事項を入力し、「次に進む」をクリックします。
3.「所要時間」「タイムゾーン」「相手が選択できる日時」を選択後、「作成する」をクリックします。
4.その後、ダッシュボードに作成した予約ページが表示されていることを確認します。「リンクをコピー」し、スケジュールを調整したい方に送付しましょう。
予約ページの「・・・」をクリックします。「編集」または「削除」をクリックすると、予約ページを編集または削除できます。
1.担当者から送付された予約ページのリンクを開き、ご都合の良い日時を選択して「確定」をクリックします。デフォルトは予約ページを開く際に使用したタイムゾーンに設定されています。またドロップダウンリストからタイムゾーンを変更することも可能です。
※ブラウザの言語設定が日本語以外の場合は、英語表記で表示されます。
2.予約フォームの内容を入力し、「予約を確定」をクリックします。
3.以上で予約ページからの予約は完了です。
予約者(ゲスト)の場合 | 担当者(ホスト)の場合 |
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予約フォームで入力したメールアドレス宛に招待メールが届きます。 | 予定が担当者のGoogleカレンダーに自動的に登録されます。 |
今回は、スケジュール管理アプリ・ツールについて詳しく知りたいという方に向けて、その概要や選び方、活用メリット、おすすめのアプリなどについて解説しました。予定を管理してくれるスケジュール管理アプリ・ツールを選択する際は、使用用途や目的に対応した機能が搭載されているかどうかを確認することが大切です。ぜひこの機会に自分だけのアプリ・ツールを見つけ、今後の予定管理に役立ててみてはいかがでしょうか。
また外部カレンダーと連携して日々の業務で発生する面倒な日程調整を効率化したいという方は「Nottaのスケジューラー機能」を活用してみてください。またNottaは自動文字起こしツールとしてもご活用いただけます。AIを用いた高精度音声認識エンジンが搭載されているので、日常会話であれば8〜9割認識可能です。Nottaを導入すれば業務の効率化や生産性の向上が期待できます。時間を有意義に使い、業務の質を高めるためにもこの機会にぜひNottaを導入してみてはいかがでしょうか。
本記事が少しでも皆様のお力に添えましたら幸いです。
Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。