業務効率化ツールおすすめ15選！ツールの導入メリットと選び方！

更新日：2024-02-235分

業務効率化ツールとは？業務効率化ツールの種類・使用目的おすすめ業務効率化ツール15選業務効率化ツールを導入するメリット業務効率化ツールの選び方まとめ

音声文字起こし＆AI要約

業界トップの正確率で作業効率爆上げ！

業務効率化ツールとは、ITを活用することで様々なビジネス作業の効率化を図るツールのことです。現在、企業が抱える課題の解決やDX戦略の一環として、多くの企業で業務効率化ツールの導入が進められています。しかし、業務効率化ツールといってもその具体的な導入メリットや種類についてよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本稿では、業務効率化ツールについて詳しく知りたいという方に向けて、具体的なツールの種類や導入メリット、機能について解説いたします。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、ITを活用することで様々なビジネス作業の効率化を図るツールのことです。主に、社内外でのコミュニケーションやビデオ会議、事務処理に関する業務プロセスを効率化するために活用されます。

業務効率化ツールを活用すれば、作業に費やすマンパワーが少なくなるだけでなく、今まで対応しきれなかった業務やより生産性が高い業務に、時間や人員を割けるようになります。そのため、ビジネスのブラッシュアップや新事業の創出に大きく貢献するツールと言えるでしょう。

業務効率化ツールの種類・使用目的

業務効率化ツールを導入する際に考えてほしいのが、その「使用目的」です。主な使用目的について3点解説します。

1.コミュニケーション

コミュニケーション系の業務効率化ツールを活用すれば、業務に関する連絡や周知にかかる時間が大幅に短縮され、意思の伝達がスムーズになります。

また業務に関する連絡に限らず、社内外で気軽なコミュニケーションを図れるという観点から、組織の親睦を深めたり、社外のビジネスマンと交流したりなど、業務と直接関係しない部分でも効果を発揮するでしょう。

2.プロジェクト管理

プロジェクト管理系の業務効率化ツールを活用すれば、チーム単位でタスクを可視化・共有でき、タスクの抜け漏れや遅れが少なくなるだけでなく、プロジェクトをスムーズに進めることが可能です。

プロジェクト管理系の業務効率化ツールには、主にタスク管理やタスクの自動割り当て、ホームページ・ポートフォリオ作成、ドキュメント作成・管理、チャット機能など便利な機能が搭載されています。

3.情報共有

情報共有系の業務効率化ツールを活用すれば、時間や場所を問わず、登録者の業務内容が確認できます。誰がいつどこで何をしているのか、個別に確認する手間が省けるので、効率的な情報共有が可能です。特に業務報告が言語化しにくい営業担当者に活用してほしいツールになります。

またチャットツールを活用すれば、情報共有の際に関係者全員へメッセージを送っておけば、それぞれが任意のタイミングで確認できるので、わざわざメンバー全員で時間を合わせた報告会議や簡易ミーティングをする機会が減らせるでしょう。

おすすめ業務効率化ツール15選

ここでは、弊社がおすすめする業務効率化ツールについて15点解説します。先ほど解説した「業務効率化ツールの種類・使用目的」に対応しているので、使用目的に応じてそれぞれ導入を検討してみてください。

1.コミュニケーション

Zoom

（引用：Zoom）

Zoomは、ビデオ会議をする際、通信の安定性を求める企業におすすめです。

Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから複数人で映像と音声をやり取りできるビデオ会議ツールです。1対1であれば無料利用でき、3人以上でも40分までは無料で利用できます。

通信の安定性に定評があり、スムーズなビデオ会議が行える点が大きな強みです。HDビデオと音声に対応しているので、高品質な映像と音声でストレスがかからないリモートコミュニケーションを可能にしています。

機能：

音声通話・ビデオ通話
チャット
ミュート機能
画面共有
仮想背景の設定
録画・録音機能
ブレイクアウトルーム
ホワイトボード
リモートコントロール
スポットライトモード

特徴：

通信の安定性が抜群
最大1,000人のビデオ会議に対応でき、最大49名を画面上に表示できる
堅牢なセキュリティ設定で情報漏洩のリスクを軽減

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プラン（Basic）
20,100円（税込）／年（Pro）
26,900円（税込）／年（Business）
31,250円（税込）／年（Business Plus）
問い合わせが必要（Enterprise）

※ビジネス利用の場合

Google Meet

（引用：Google Meet）

Google Meetは、ビデオ会議に高品質な音声や映像を求める企業におすすめです。

Google Meetは、Googleが開発したビデオ会議アプリです。Googleアカウントを保持していれば、誰でも気軽に利用できます。マイクやスピーカーを接続すれば、高品質な音声や映像でビデオ会議が行える点が強みです。

なお無料プランでも同時に100人まで接続可能で、アプリをインストールすればスマートフォンやタブレットからでも利用可能。GoogleカレンダーやMicrosoftのOutlookカレンダーとの連携もできます。

機能：

音声通話・ビデオ通話
チャット
画面共有
会議の録画・保存
他参加者の強制ミュート
仮想背景
ホワイトボード
自動字幕生成
ブレイクアウトルーム
Q&A機能・アンケート機能

特徴：

会議の開催回数に制限なし
GoogleアプリおよびMicrosoft Officeアプリとの連携・統合が可能
プライバシー対策とデータ保護に定評がある

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
680円（税抜）／月（Business Starter）
1,360円（税抜）／月（Business Standard）
2,040円（税抜）／月（Business Plus）
問い合わせ（Enterprise）

Slack

（引用：Slack）

Slackは、連携したい外部サービスが多い企業におすすめです。

Slackとは、ビジネスに特化したチャットツールです。1対1でのダイレクトメッセージやグループチャット、音声でのコミュニケーションができるハドルミーティング、映像付きのビデオ会議など、状況に応じて様々なコミュニケーションが図れます。

また、約2200以上の外部サービスと連携できる点が魅力的で、情報を集約して業務の効率化が可能です。フリープランでは、直近1,000件までのメッセージが閲覧できます。

機能：

チャット（1対1、グループ、チャネル）
デジタルファイルの共有
動画・音声の撮影
音声・ビデオ通話
高度な検索機能
外部ツール連携機能
ファイル共有機能
セキュリティ機能
アプリ管理機能
ハドルミーティング機能

特徴：

拡張機能が充実しているので外部連携がしやすい
複数人への連絡がスムーズ
高度な検索機能で履歴の確認作業を効率化

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
1,050円（税込）／月（プロ）
1,800円（税込）／月（ビジネスプラス）
問い合わせ（Enterprise Grid）

Microsoft Teams

（引用：Microsoft Teams）

Microsoft Teamsは、Windowsをメインに使用する企業におすすめです。

Microsoft Teamsとは、Microsoft社が提供するビジネスチャットツールです。最大300人まで同時に高品質なWeb会議が行えます（映像を伴うビデオ会議は20人まで）。

Microsoft 365で利用できるofficeアプリや、Dropbox、Zoomなどのアプリケーションと連携することが可能で、チャットやビデオ会議の途中でもOfficeアプリの共同編集ができる点が強みと言えるでしょう。なお78言語に対応しており、日本語以外の言語で送信されたメッセージも自動で翻訳されるので、海外とのやりとりもスムーズに行えます。

機能：

1:1のチャット
グループチャット
音声のみの通話
ビデオ会議（バーチャル背景の変更、デスクトップ共有、ホワイトボード、ミュート機能など）
ライブイベント
会議記録（レコーディングも可能）
動画配信
ファイル共有/同時編集
招待メール送信
安全性管理設定（監査ログ、チャット/ファイルの検索/保持）

特徴：

Officeアプリとの連携がしやすい
Microsoft 365支援プログラムを通じて、最大10万人が参加するオンラインライブイベントを計画できる
安全対策/コンプライアンス対策に優れている

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
430円（税抜）／月（Microsoft Teams Essentials）
650円（税抜）／月（Microsoft 365 Business Basic）
1,360円（税抜）／月（Microsoft 365 Business Standard）
2,390円（税抜）／月（Microsoft 365 Business Premium）

Chatwork

（引用：Chatwork）

Chatworkは、社内外とのやり取りやタスクが頻発する企業におすすめです。

Chatworkとは、ビジネスに特化したコミュニケーションツールです。チャットグループを作成できるので、案件やチーム毎にチャットの管理ができます。

またチャット中に発生したToDoを、タスク化する機能が標準搭載されているので、自分が担当するタスクの一覧表示や期限設定が容易です。さらにAPIで他のツールと連携したり、社外の人をグループに追加したりもできます。

機能：

チャット
チャットへの参加
複数名で話すグループチャット
1対1で話すダイレクトチャット
自分専用のマイチャット
メッセージの閲覧/保存/検索/ブックマーク
タスク管理/追加/完了/担当者の設定
ファイル管理/共有/保存/プレビュー/保存容量の追加
ビデオ通話/音声通話
画面共有

特徴：

タスク管理機能が優れている
国内で生産された日本製ツールなので、導入実績やサポート体制が万全
UI/UX設計がわかりやすく、誰でも操作しやすい

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
600円（税抜）／月（ビジネス）
960円（税抜）／月（エンタープライズ）

2.プロジェクト管理

Notion

（引用：Notion）

Notionは、自社で手軽にWebサイトが制作したい企業におすすめです。

Notionとは、全世界で利用者数2000万人を超えるクラウド版ワークスペースツールです。メモやタスク管理、Wiki、データベースなどさまざまな機能を一元的に利用できます。

またシンプルで柔軟なUI/UX設計が魅力的。豊富な記述方式を持つブロックエディタで誰でも簡単にページを作成できます。データベース機能はビジネス用・プライベート用として幅広く利用されており、日記や目標管理などカスタムフローを構築できる便利機能として定評があります。

機能：

ホームページ・ポートフォリオ作成
ドキュメント作成・管理
メモ機能
タスク管理/ファイル管理
Todoリスト
データベース機能
プロジェクト管理
採用管理
エンジニアリングWiki
議事録作成

特徴：

データはすべてクラウド上で一元管理できる
豊富な記述方式を持つブロックエディタで独自のホームページ制作が可能
新規ページ作成時のテンプレートが豊富

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
10 $／月（プラス）
15 $／月（ビジネス）
問い合わせ（エンタープライズ）

Kintone

（引用：Kintone）

Kintoneは、プログラミングに関するスキルやノウハウがなくても簡単な独自アプリが作成したい企業におすすめです。

Kintoneとは、Excelファイルを読み込むだけで一括管理ができる顧客管理ツールです。簡単なドラッグ＆ドロップで利用でき、プログラミングのスキルやノウハウなしでも、日報やスケジュール管理、お問い合わせ管理、顧客管理、採用管理などのビジネス業務で実践的に使えるアプリを作成・運用できます。

また自社に合ったサポート体制を選べるのも特徴的で、ツールを導入後、「お役立ち資料・セミナー・相談しながら・応用編」の4段階で設計されたサポートを受けることが可能です。

機能：

顧客・案件管理
プロジェクト管理
ファイル管理
売上管理
採用管理
問い合わせ管理
日報・報告書
受発注管理
FAQ
基幹システムとデータ連携

特徴：

複雑なプログラミングのスキルやノウハウがなくても、簡単なドラッグ＆ドロップで利用できる
連携したアプリ間でデータ共有が可能
HDI格付けベンチマーク「モニタリング」にて最高評価の3つ星を獲得した充実のサポート体制が魅力的

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
780円（税抜）／月（ライトコース）
1,500円（税抜）／月（スタンダードコース）

Asana

（引用：Asana）

Asanaは、多くのツールやシステムと連携したい大企業におすすめです。

Asanaは全世界で7万社以上の導入実績があるプロジェクト管理ツールです。タスクやプロジェクトを一元管理できます。また企業向け仕事管理ソフトウェアSlackやDropbox、Googleカレンダーなど約200以上のツールとの連携も可能です。

「To Do・進行中・完了」など、タスクの進行度合いに合わせて進捗管理をすれば、業務をスムーズに進行できるでしょう。また独自のルールでルーティンタスクの自動処理ができるオートメーション機能も搭載されています。

機能：

タスク作成機能
ドキュメント管理機能
チャット機能
ガントチャート機能
オートメーション機能
バーンダウンチャート機能
バグ検索機能/バグ修正タスクの登録機能
ワークフロー機能
レポート作成機能
チャットサポート・ヘルプセンター

特徴：

タスクの自動振り分け機能を搭載
タイムライン機能でスケジュール管理をサポート
独自の設定でルーティンタスクの自動処理ができるオートメーション機能が魅力的

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

0円（税抜）／月（Basic）
1,475円（税抜）／月（Premium）
3,300 円（税抜）／月（Business）

Wikipy

（引用：Wikipy）

Wikipyは、シンプルかつ低コストでFAQシステムを作成・運用したい企業におすすめです。

Wikipyとは、マニュアル作成・編集に特化したマニュアル作成ツールです。マニュアルを書く際に必要な書式が豊富に用意されているので、誰でも簡単にデザイン性が統一されたマニュアルを作成できます。

またHTMLによる編集も可能で、写真や動画も挿入でき、スマートフォンにも対応している点が魅力的です。操作マニュアルや業務マニュアルのほかにも、FAQシステムの構築や社内wikiなどにも利用しやすいでしょう。

機能：

素材画像の取り込み
マニュアル作成/公開
バージョン管理
コンテンツ作成/公開/検索
印刷レイアウト対応
ファイルの一元管理
お気に入り登録
インポート・エクスポート
コメント
SNSシェア

特徴：

印刷レイアウトに対応している
インポート･エクスポート機能が搭載されている
作成したマニュアルをTwitter、Facebook、LINEなどのSNS上でシェアできる

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料お試しプランあり
3,000円（税抜）／月（スターター）
5,000円（税抜）／月（ベーシック）

Box

（引用：Box）

Boxは、画像や映像をセキュリティが高い環境で管理・共有したい企業におすすめです。

Boxとは、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのクラウドストレージです。社内外のコラボレーションと業務プロセスに関するコンテンツを一箇所に集約して管理・保護・共有・制御できます。

またMicrosoftOffice365やGoogle Workspace、Slack、Zoomなど1,500種以上のアプリと統合できるので、テレワーク中の業務効率化に役立つでしょう。

機能：

セキュリティとコンプライアンス
セキュアなファイル共有/検索機能
デスクトップ同期機能
ファイルロック機能
ログ検索機能
Eメール通知機能
電子サイン
多様な業務アプリとの連携
開発者ツールとAPI
IT管理と制御

特徴：

無制限にファイルが保管できる（容量無制限）
100種類以上の拡張子のファイルのプレビュー機能が魅力的
高度なセキュリティ制御や二要素認証などの世界最高峰のセキュリティを有しているので情報漏洩の心配が少ない

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり（Business Starter）
1,881円（税込）／月（Business）
3,135円（税込）／月（Business Plus）
4,620円（税込）／月（Enterprise）
問い合わせ（Enterprise Plus）

3.情報共有

Dropbox

（引用：Dropbox）

Dropboxは、セキュリティに配慮したファイル管理・共有が必要な企業におすすめです。

Dropboxとは、安全にファイルの共有・同期ができるオンラインストレージサービスです。アカウントへのリンク解除による同期の停止や、デバイスに残されたDropboxフォルダの遠隔削除に対応しています。そのため、万が一デバイスを紛失した際も安心です。

またDropbox上で直接クラウドコンテンツやMicrosoft Officeファイルなどを作成・編集できるので、アプリを切り替えたり、ファイルを詮索したりする手間が省けます。

機能：

複数メンバーの共同作業
ファイルとバージョンの復元
チームフォルダの状況把握や制御
自動フォルダ
ファイルの遠隔削除
リンクの権限設定
オンラインのみのストレージ
管理コンソール
ファイルのバックアップ
セキュリティ機能

特徴：

クラウド上のストレージとローカルのファイルを自動同期できる
共有フォルダで共同編集が可能
バックアップツールとしても最適

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
1,500円（税抜）／月（Plus）
2,500円（税抜）／月（Family）
2,400円（税抜）／月（Professional）
1,800円（税抜）／月（Standard）※1ユーザーあたり
2,880円（税抜）／月（Advanced）※1ユーザーあたり
問い合わせ（Enterprise）

※月間払いの場合

サイボウズ Office

サイボウズ Office

（引用：サイボウズOffice）

サイボウズOfficeは、従業員の残業を減らしたい中小企業におすすめです。

サイボウズOfficeは、中小企業をターゲットに制作された累計7万社以上の導入実績を持つグループウェアです。チャットや掲示板、ToDoリスト、タイムカード、スケジュール共有やワークフローなど、社内の情報共有を支援する便利な機能が豊富に搭載されています。

クラウドタイプのツールなので、時間や場所を問わず利用できるモバイル対応が魅力的です。なお追加オプションとして、セキュアアクセスやリモートサービス、ディスク増設などがあるので、外から社内LAN内にあるWebシステムへと安全にアクセスできるネットワーク環境にすることもできます。

機能：

トップページ
スケジュール
掲示板
ファイル管理
メッセージ
ワークフロー
報告書
電話メモ
ToDoリスト
タイムカード

特徴：

画面配置がカスタマイズできる
外出先からスマートフォンやタブレットからでも操作可能
ディスク増設やセキュアアクセスなど、追加で便利なオプションを利用できる

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
500円（税抜）／月（スタンダードコース）※1ユーザーあたり
800円（税抜）／月（プレミアムコース）※1ユーザーあたり

※クラウド版

Stock

（引用：Stock）

Stockは、タスク管理と情報共有を1つにまとめたい企業におすすめです。

Stockとは、チャット機能や情報共有、タスク管理に特化している情報共有ツールです。ノート形式で情報共有ができるだけでなく、タスク管理やメッセージ機能も利用できます。

記録した文字や表、画像ファイルがリアルタイムで任意のメンバーに共有されて、素早い情報共有が実現可能。情報やタスクが常に整理された状態で業務を遂行できます。顧客管理や社内ミーティングの議事録作成、顧客対応に関する履歴の管理、営業内容の記録などに最適です。

機能：

ファイル共有
メッセージング
フリーテキストでの検索機能
他システムとの連携
変更履歴の管理機能
チャット機能
タスク管理
メールとの連携機能
ドキュメントのテンプレート機能
ドキュメントへのタグ付け機能

特徴：

Slackなどチャットツールとの連携が可能
非IT企業でも直感的に使えるUI設計が魅力的
クラウド上でデータ管理ができる

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり
1,980円（税抜）／月（ビジネス5）
3,480円（税抜）／月（ビジネス10）
6,480円（税抜）／月（ビジネス20）
11,400円（税抜）／月（ビジネス30）

4.デザインツール

Figma

（引用：Figma）

Figmaは、ブラウザ上でUIデザインの共同編集が行いたい企業におすすめです。

Figmaは、UIやWeb、グラフィックなどさまざまなデザインがブラウザ上で作成できるツールです。誰でも簡単に利用できる操作性が強みで、プロのデザイナーでなくても導線設計や画面設計、デザイン、プロトタイプ作成などがしやすい環境になっています。

またPowerPointの代替ツールとしてプレゼン資料の作成にも活用可能。リアルタイムで複数人による共同作業もできるので、デザインに関する業務の効率化に最適なツールと言えるでしょう。

機能：

バージョン履歴
高度な描画ツール
オートレイアウト
無制限のファイルストレージ
クロスプラットフォーム
プロトタイプのビデオ
高度なアニメーション
PDF、PNG、JPG、SVGのエクスポート
閲覧者数無制限
キャンバス上のコメント

特徴：

ブラウザにて複数人で共同編集ができる
編集時にコメントを残せる
自動保存された内容はバージョン管理されるのでいつでも復元可能

対応OS：

Windows
macOS
iOS
Android

料金：

無料プランあり（スターター）
2,250円（税抜）／月（Figmaプロフェッショナル）
6,750円（税抜）／月（Figmaビジネス）※年払いのみ
10,040円（税抜）／月（Figma エンタープライズ）※年払いのみ

Canva

（引用：Canva）

Canvaは無料でパンフレットや組織図を作成してみたい企業におすすめです。

Canvaは、ドラッグ&ドロップの直感的な操作で簡単にデザインが作成できるオンライングラフィックデザインツールです。豊富なテンプレートが用意されているので、誰でも簡単にテキストや色をカスタマイズできます。

また画像や写真、イラスト、動画などさまざまな無料素材を利用することも可能。商用利用もできるので、無料でパンフレットや組織図を試しに作って利用したいという企業におすすめのサービスと言えるでしょう。パソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わず利用できるので、時間や場所に関係なくいつでもデザインワークが楽しめます。

機能：