商談議事録の書き方は？作成するコツやフォーマット、注意点を解説

商談議事録を作成すると、意思決定や成約率の向上に非常に役立ちます。しかし、「商談議事録の上手なまとめ方がわからない」「フォーマットがなく担当者によって内容がバラバラ」といったお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では商談議事録を作成するメリットや書き方、注意点などについてわかりやすく解説します。フォーマットの例も紹介しますので、ぜひ活用してください。

商談議事録とは

商談議事録とは、商談の出席者や議題、決定した内容などを記録するものです。また発言内容や全体の方向性などの進捗状況も記録します。

テキストで記録しておくことで、複数人が参加する商談でも内容を整理して方向性を明確にする役割があります。また、誰がどのような意見を持っているか、責任の所在を明確にできるため、商談後に認識をすり合わせるためにも便利です。

さらに後から商談の内容を振り返ったり、社内で共有するためにも商談議事録は有効です。商談を行う際には、商談議事録を積極的に作成しましょう。

商談議事録を作成するメリット

商談議事録を作成すると、主に次のようなメリットを得られます。

• 情報を正確に記録・共有できる

• 意思決定をスムーズに進められる

• 営業方法を改善できる

それぞれ詳しく解説します。

商談議事録を作成しない場合、せっかく行った商談内容の記憶は曖昧になってしまいます。とくにオンラインでの商談は記憶に残りにくいことが多いです。商談議事録を作成すると、いつ・誰が・どのような発言をしたのか、どのような方向で話が進んだのか、どういう結論に至ったのかを正確に記録できます。

この記録を後から社内で共有することはもちろんですが、顧客にも共有することで、契約内容などの細かな部分も確認してもらえます。また、自社のサービスへの理解も深めてもらえるでしょう。

商談議事録には、意思決定のプロセスや理由、関連するデータや意見が記載されています。これらをもとにすると、次にどのようなアクションを起こすべきか判断しやすいです。具体的なタスクや期限、担当者も明確になるため、プロジェクト進行もスムーズになるでしょう。また、会議に出席できなかった関係者も議事録を確認することで、会議の内容を迅速に把握し、必要なアクションを取ることができます。

商談がうまくいかなかった場合でも、商談議事録を見返すことで「どこが悪かったのか」「次にどのような提案が必要か」などを判断しやすいです。次回の商談までに戦略を改善できれば、成約率が向上するでしょう。顧客のニーズを把握するためにも役立ちます。

商談議事録の主な項目

商談議事録には主に次のような項目を記載します。

1. 参加者の情報

2. 商談の基本内容

3. 決定事項

4. 議論事項

5. 保留事項

6. 次のアクション

7. 次回の日程・議事内容

それぞれ詳しく見ていきましょう。

まずは参加者の氏名や所属会社、役職などを記載します。ポジションを明確にすると、見返すときにそれぞれの発言の重要性を把握しやすいため、なるべく詳しく記載しましょう。

商談の目的や、話し合う主要なトピック、製品・サービスの詳細を記載します。商談の背景を理解するために必要です。

商談で双方が合意した具体的な決定事項を記載します。たとえば取引条件や契約範囲、価格、責任範囲などです。あとからトラブルにつながらないよう、詳細に記載しましょう。

決定に至らなかった議題や、さらなる情報収集が必要な事項を記載します。保留事項を明確にしておくことで、次の商談までに準備すべきことを把握できます。

決定事項、保留事項に至るまでの経緯を記載します。自社の提案内容から顧客の反応、どのような流れで議論が進んだのかなど、なるべく細かく記録するとよいでしょう。顧客の課題やニーズ、決定に至るまでの傾向を把握でき、次の提案に活かせます。

商談で決定した、次に行うべきアクションを記載します。誰が・何を・いつまでにと詳しく記載すると、スムーズに進行できるでしょう。

最後に、次回の商談の日程と、その際に議論する内容について記載します。

商談議事録フォーマット・テンプレート

社内で商談議事録のフォーマット・テンプレートが統一されていると、担当者が違う場合でも内容を把握しやすいので便利です。ここでは、一般的な商談議事録のフォーマット例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

商談議事録例

作成日：20△△年〇月〇日

商談名：〇〇プロジェクト会議

商談日時：20△△年〇月〇日xx:xx～xx:xx

場所：弊社第三会議室

参加者：〇〇株式会社A部長、B次長、弊社部長I、J、K（議事録作成者）

議題：〇〇について

決定事項

保留・検討事項

議論事項

次のアクション

次回の商談日時：20△△年〇月〇日xx:xx～xx:xx

次回の議題：〇〇について

質の高い商談議事録の書き方

商談議事録を効果的なものにするには、次のようなコツを意識するとよいでしょう。

• 統一したフォーマットを使用する

• 重要なポイントを明確にする

• 24時間以内に作成する

• 要約力を養う

• 適切な議事録を作成するツールを選ぶ

• チームとのコラボレーションを促進する

それぞれ詳しく解説します。

統一されたフォーマットを使用して商談議事録を作成すると、誰にでも見やすく、別の商談との比較検討などもしやすくなります。担当者ごとに内容がバラつくこともないため、社内で統一するとよいでしょう。また、同じフォーマットで繰り返し作成すると、だんだんコツをつかんで作業スピードを効率化できるようになります。

商談の内容を記録することは重要ですが、ただやみくもに会話すべてを記録すると内容を理解しにくい議事録になってしまいます。なるべく無駄な情報は省いて、重要なポイントのみをしっかりと記録しましょう。

商談議事録の作成は商談が終わってからなるべく早い段階で着手するのがおすすめです。ICレコーダーなどを使用すれば音声の記録はできますが、その場の雰囲気や細かなニュアンスなどはどんどん記憶から薄れていきます。また、なるべく早く作成すればチームへの共有も早くできます。

商談議事録を作成する際には、会議の内容を正確かつ簡潔に要約する能力が求められます。普段から話の内容をなるべく簡潔にまとめるよう心がけたり、冗長な説明や詳細を省いてポイントを簡潔に言い換える練習をしたりするとよいでしょう。

効率的に議事録を作成するには、人が行っている作業をツールで代替することもおすすめです。たとえば自動音声文字起こしツールや、AIによる要約ツールなどが活用できるでしょう。

たとえば最新のAIを搭載した自動文字起こしツール「Notta」は、音声をリアルタイムで文字起こしし、そのまま要約までできるオールインワンのツールです。商談議事録の作成時間を大幅に短縮できます。

商談議事録はチーム内で共有することも多いです。そのため、作成した議事録をスムーズに共有できる仕組みづくりをしておくとよいでしょう。

「Notta」は議事録の作成だけでなく、専用のURLを発行して簡単にチームメンバーへ共有できます。また、チームでの共同作業に適したビジネスプランも用意されており、チームのコラボレーションを促進できます。

商談議事録の注意点

商談議事録を作成する際には、次のようなポイントに注意することでトラブルを回避できます。

• 情報の漏洩を防ぐ

• 正確に記録する

• 参加者の意見をバランスよく反映する

それぞれ詳しく解説します。

情報の漏洩を防ぐ

商談には機密性の高い情報が含まれることが多いため、商談議事録の内容が外部に流出することのないよう注意しなければなりません。議事録にアクセスできる人を限定し、社員に適切なセキュリティ教育を行うことが大切です。また、ツールを利用する場合はしっかりとセキュリティ対策が実施されている製品を選びましょう。

正確に記録する

商談議事録の信頼性を保つためには、商談中の発言や決定事項を正確に記録することが重要です。しっかりとメモを取り、言い回しなども意味が変わらないように注意しましょう。人の手で正確にメモを取るには限界があるので、自動で文字起こしができるツールを活用するのがおすすめです。

参加者の意見をバランスよく反映する

商談では多様な意見が交わされるため、議事録作成者は中立的な立場で記録する必要があります。全員の意見を聞き、一部の意見だけを強調しないように注意しましょう。また、意見と事実を明確に区別することも大切です。

商談議事録に関するよくある質問

最後に、商談議事録についてよくある質問と回答をまとめます。

商談議事録は次の理由から、商談において非常に重要です。

• 情報を正確に記録・共有できる

• 意思決定をスムーズに進められる

• 営業方法を改善できる

商談をスムーズに進めたり成約率を向上させたりすることに役立つのはもちろん、営業方法を改善するためにも効果的です。ビジネスを成長させるために重要な役割を果たします。

商談議事録には、次のような内容を記載しましょう。

• 参加者の情報

• 商談の基本内容

• 決定事項

• 議論事項

• 保留事項

• 次のアクション

• 次回の日程・議事内容

これらの内容を含めて事前に社内で共通のフォーマットを作っておくのがおすすめです。複数の商談でも内容が統一されて比較しやすく、担当者ごとのバラつきも発生しません。

商談議事録を作成するには、メモをとって要約し、編集して清書するなど、非常に手間がかかります。そこで、作業を効率化する次のようなツールを活用するとよいでしょう。

• 自動文字起こしツール

• 自動要約ツール

• ドキュメント共同編集ツール

• オンライン共有ツール

これらの機能を一つのプラットフォームで提供するのが「Notta」です。最新のAIが自動文字起こし・要約まで行い、その場で編集やチームメンバーへの共有ができます。

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まとめ：商談議事録の作成はツールで効率化しよう！

商談議事録は、商談をスムーズに進めたり成約率を向上させたりするために欠かせません。事前にフォーマットを作り、必要な項目を記載して業務に活用しましょう。ただし、商談議事録を作成するには膨大な時間と手間がかかります。

そこで、商談議事録作成に適したツールを活用することがおすすめです。自動文字起こしツール「Notta」は、最新のAIが音声を正確に文字起こしし、重要なポイントをピックアップしてわかりやすく要約します。セキュリティ対策も万全なため、機密情報が外部へ流出する心配もありません。ぜひ一度Notttaを試してみてください。

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