【例文あり】就活の折り返し電話での事前準備や注意するポイントを徹底解説！
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就活をするにあたって、企業から電話がかかってきていたことに気付けず、就活生から折り返し電話をするケースは少なくありません。
どんな内容でかけてきたのか、どんな企業なのかによって、折り返し時に伝える内容は異なりますが、適切な電話マナーを知り対策しておくことで、スムーズに電話ができるうえに好印象を与えられるメリットがあります。
しかし、就活生の中には
「折り返し電話をするときに気を付けておくべきことって何があるのだろう？」
「実際に折り返し電話をする際に、どんな切り出し方をして、どんなお礼を言えばよいのかわからない」
という方が圧倒的に多いでしょう。
そんな方に向けて、本記事では折り返し電話の際に準備しておくことや、折り返し電話時のポイントと例文、お役立ちツールをご紹介します。
折り返し電話で失敗したくない、スムーズに折り返して好印象を与えたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
就活での折り返し電話でするべき準備
折り返し電話をする際、事前にいくつか準備しておくと、よりスムーズに電話ができます。
以下でどんな準備をすればよいのかをいくつかご紹介します。
日時、企業名、担当者名を控えておく
企業によっては就活生に対して留守番電話を残してくれるパターンがあります。
その際に、日時や企業名、担当者名などをしっかりとメモしておきましょう。
そうすれば折り返し電話をする際に「○月○日に○○様から○○の件でお電話をいただきましたので、折り返しお電話をさせていただきました」と伝えられるため、企業側は簡単かつスムーズに電話を取り次げるのです。
スケジュール帳と筆記用具を手元に置いておく
折り返し電話中には重要な内容がいくつも伝えられ、すべて正確に把握していなければなりません。
そのため、メモをしていないと情報を誤って把握したり、大事な内容が欠けていたりしてトラブルにつながる恐れがあります。
また、企業と就活生の間で面接などの日程調整を行う場面も多いため、同じ日時に複数の予定を入れてしまう「ダブルブッキング」とならないようにスケジュール帳を見ながら慎重に日程調整をしましょう。
上記のことから、就活中はメモ帳とスケジュール帳はいつも手の届くところに置いておくか、外出する際には常に持ち歩くことをおすすめします。
落ち着いて電話ができる場所を確保する
折り返し電話をしても、電波が悪くて途切れ途切れになってしまったり、騒がしい場所で雑音が多かったりすると、企業と就活生の意思疎通ができず、お互いに伝えたい内容をスムーズに伝えられません。
そのため、折り返し電話をする際には、電波状況が良好で車や人通りの少ない場所や屋内の静かな場所を確保してから電話をかけましょう。
また、静かな場所の方が落ち着いて話せるため、会話に集中できるメリットもあり、就活を有利に進められるといえます。
折り返し電話をかけるタイミングを検討する
折り返し電話をかけるタイミングも重要なポイントのひとつです。
企業によって異なりますが、一般的に始業は9時、就業は18時、12時から13時は休憩時間としている企業が多いため、これらを考慮して折り返し電話をかけましょう。
つまり、上記の例の場合は始業直後や就業直前、休憩時間中の折り返し電話は避け、9時30分から12時、13時から17時30分の間に電話をかけることをおすすめします。
就活での折り返し電話をかける際のポイントと例文
ここからは、実際に折り返し電話をかける際のポイントと例文を6つご紹介します。
「実際にどんな切り出し方をすればよいのだろう」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
①最初の挨拶をする
【例文】
「お忙しいところご対応いただきありがとうございます」
もしくは
「ご多忙のところ恐れ入ります」
「○○大学に所属している○○と申します」
【ポイント】
まずは企業に対して、業務を止めて自分の電話に対応してもらっていることへの配慮や感謝の気持ちを伝えましょう。
そのあとは、自分の所属している学校名、次に名前を名乗ります。
企業には学生の他にも顧客や取引先、自社の社員からの電話など、さまざまな人から電話がかかってくるので、まずは学生であることがわかるように伝えるとスムーズに把握してもらえます。
間違っても挨拶や名乗りもせずに、第一声で「折り返し電話をさせていただいたのですが」とは言わないようにしましょう。
②用件を伝え、担当者に取り次いでもらう
【例文】
「○月○日の○時○分に、○○部の○○様からお電話をいただいておりまして、折り返しのお電話をさせていただきました」
「お手数をおかけしてしまい申し訳ありませんが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」
（担当者に取り次いでもらうことになった場合）
「ありがとうございます」
もしくは
「恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」
【ポイント】
いつ、誰が電話をかけたのか、またそれに対しての折り返し電話であることを明確にしましょう。
また、そのまま担当者がいるのかどうかを確認すると同時に、取り次いでもらえるのかどうかを確認します。
取り次いでもらえることになった場合は、忘れずに謝意を伝え、落ち着いて待機します。
③担当者に対して、再度挨拶をする
【例文】
「お忙しいところ恐れ入ります」
「わたくし、先ほどお電話いただきました□□大学の○○と申します」
「お電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？」
（担当者に忙しいので後でかけ直すと言われた場合）
「承知しました。ご都合よろしい時間をご指定いただけたら、おかけ直しいたします」
【ポイント】
担当者に繋がったら再度挨拶をしてから、折り返し電話であることを伝えつつ、自分の大学名と名前を名乗りましょう。
電話に出られなかったお詫びの言葉を伝えると、より丁寧な印象を与えることができます。
この後、用件を話す前には、相手の都合を確認することが大事です。状況によっては「忙しいの後ほどかけ直す」と言われるケースもあります。
その際にはこちらから都合のよい時間をお聞きして、多忙な相手への気遣いができるとよいでしょう。
④用件の確認を行う
【例文】
「本日、○時ごろに頂いたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました」
【ポイント】
相手が対応可能であれば、電話に出れなかった理由などは説明せず、すぐに本題に入りましょう。
余計な話をするとその分相手の時間を奪うことになるため、用件のみを簡潔に伝える方がよいでしょう。
電話をもらった時間帯なども併せて伝えると、相手も何の用件で電話をしたのか思い出しやすくなります。
面接日程の候補日などを伝えられる場合もあるため、あらかじめスケジュール帳で予定を確認しておき、その場で返答できるようにしましょう。
⑤認識のすり合わせを行う
【例文】
担当者「それでは、◯月△日の◯時に弊社ビルの7階受付までお越しください」
「◯月△日の◯時に御社の7階受付ですね。かしこまりました」
【ポイント】
電話の場合だと、内容を聞き取れなかったり間違えて聞き取ったりする可能性があります。
そのため、面接の日時や場所など、重要なことを伝えられた場合は、メモを取るだけでなく相手の言葉を必ず復唱し、間違いがないか確認しましょう。
間違った内容をそのままメモしていた場合、面接の機会を失ったり相手からの印象を悪くしてしまう可能性もあるので、復唱して確認を行うことは非常に重要です。
⑥聞き取れないとき・理解できなかったときは、聞き返す
【例文】
「申し訳ありませんが、今お話しいただいた内容が聞き取れません（理解できません）でした。お手数をおかけしますが、もう一度お話いただいてもよろしいでしょうか？」
【ポイント】
相手の声が聞き取りづらく内容が聞こえなかった、また内容が理解できなかった場合は、
相手に丁寧に伝えましょう。
内容を把握していない状態のままにならないよう、必ずその場で確認することが重要です。
また、条件反射的に「え？」「は？」などと返事をするのは悪い印象を与える可能性があるので注意しましょう。
⑦お礼の言葉と挨拶を述べてから切る
【例文】
「お忙しいところ、ありがとうございました」
「それでは、失礼いたします」
【ポイント】
用件がすべて終了したら、時間を割いてくれたことへのお礼の言葉を述べ、「失礼いたします」などの挨拶をしましょう。
また、一般的に「電話は目上の人物が先に切る」というマナーがあるため、目下の人物である若者が先に電話を切ること自体を失礼だと感じる方もいます。
そのため相手が電話を切るのを待ってから、通話を終了する方がいいでしょう。
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就活の折り返し電話でNottaを活用して効率化！
就活中は企業と電話をする機会は多く、さまざまなやり取りを行います。
しかし、その中で一つひとつの内容を振り返り、どんな部分を改善すべきかを検討するとなると、時間がかかってしまいます。
しかし、Nottaを利用すれば、高性能なAIによる発言内容の文字起こしができるため、電話で受け答えをした内容をテキストベースで素早く確認し、振り返りや改善点の洗い出しができるのです。
ここからは、実際にNottaを利用して音声データを文字起こしする方法を画像付きでわかりやすく解説していきます。
Notta Web版で文字起こし
まずはNotta Web版での文字起こし方法を解説していきます。
1. Notta Web版の起動後、「インポート」ボタンをクリックする。
2. 「音声/動画ファイルをドラッグ＆ドロップ、あるいはファイルを選択する」欄にファイルをドラッグ＆ドロップする。
3. 文字起こし記録をクリックして文字起こし結果を確認する。
以上が、Notta web版での音声データを利用した文字起こし方法です。
リアルタイム文字起こしを行う場合はホーム画面で「録音開始」ボタンをクリックするだけでできますので、ぜひお試しください。
Notta アプリ版で文字起こし
次にはNotta アプリ版での文字起こし方法を解説していきます。
1. アプリ起動後、「＋」ボタンをタップします。
2. 「インポート」ボタンをタップします。
3. 「ファイルからインポート」をタップします。
4. 文字起こししたいファイルを選択します。
5. 文字起こし記録をタップして文字起こし結果を確認する。
以上がNottaアプリ版での音声データを利用した文字起こし方法です。
アプリ版でリアルタイム文字起こしをする場合は、ホーム画面で「＋」ボタンをタップし、「録音開始」ボタンをタップするだけでできます。
このように、Nottaを利用すれば簡単に文字起こしができ、電話にて企業と受け答えした内容を素早く振り返ることができるのです。
無駄な時間を使って失敗したくない、効率的に就活を行いたいと考えている方は、これを機にNottaの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
よくあるご質問
ここからは、就活での折り返し電話に関してよくあるご質問をまとめました。
折り返し電話に関して疑問をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
就活中に電話がかかってきた場合、折り返すべきですか？
面談・面接中は携帯の電源を切っておくべきなので、電話がかかってきた場合はすぐには電話に出ず、面談・面接が終わった後に折り返しましょう。
また、移動などで急いでいる場合もすぐには電話に出ずに、落ち着いてゆっくり話ができる状態になってから折り返すことをおすすめします。
就活で電話を取れなかった時はどうしたらいいですか？
企業側も必ず就活生が電話に出てくれるとは考えていません。
また、電話に出れなかったからといって印象が悪くなることもありません。
なので、落ち着いてゆっくり話せる状況をつくり、始業前や終業後、休憩中などのタイミングを避けたうえで折り返し電話をかけましょう。
就活で電話を折り返すのは、いつまでですか？
なるべく当日中に電話を折り返した方がよいですが、場合によっては予定時間が合わなかったり、終業時間を過ぎてしまう場合もあります。
その場合は電話がかかってきた次の日、もしくは休日明けに折り返し電話ができれば問題ありません。
就活で知らない電話を折り返すには？
企業側によっては部署ごとに違う電話番号を使っていたり、非通知設定にしたりしていることも考えられます。
そのため就活中であれば、たとえ知らない番号からであっても折り返しておくことをおすすめします。
注意点として、相手の対応や発言内容から自分が志望した企業からの連絡であるのかどうかは初めに確認しておきましょう。
まとめ
本記事では折り返し電話の際に準備しておくことや、折り返し電話時のポイントと例文、お役立ちツールとしてNottaをご紹介しました。
就活時には折り返し電話をする機会が多いため、最低限のマナーやルールをしっかりと把握したうえで、効率的に受け答えできると、スムーズに就活ができます。
また、Nottaなどのツールを活用して受け答え内容を改善すれば、志望した企業から内定をもらえる可能性が格段に上がるといっても過言ではありません。
ぜひ、本記事を参考にして就活を有利に進めていただければ幸いです。
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