ケース会議とは？ケース会議の目的や進め方、役立つツールを紹介！

教育現場や福祉現場でよく行われる「ケース会議」というものをご存じでしょうか？「聞いたことはあるけど、目的はよくわからない」という方や「参加したことがあるけど、いまひとつ具体的な結論が出せなかった」という方も多いかもしれません。

ケース会議は教育現場や福祉現場で課題を抱える人のために欠かせないものです。この記事では、そもそもケース会議とはどのようなものなのかを解説し、具体的な準備方法や進め方、ケース会議を効率よく進めるツールについても紹介します。

ケース会議とは

ケース会議とは解決すべき課題を抱えて支援を必要としている人のために、関係者がチームとなって情報を共有し、より良い支援ができるようにするものです。課題のある事例を個別に検討することから、事例検討会とも呼ばれます。教育現場では支援を必要とする生徒が安心して学校生活を送れるよう、教職員や保護者、関係機関が参加し、具体的な支援や取り組みについて検討します。

また福祉施設では利用者が困っていることや支援が必要なこと、実際に起きた出来事などを担当者からスタッフ全員に共有し、支援方針を決定することが一般的です。ケース会議は事例の情報共有のみにとどまってしまうことも多いですが、より良い支援を行うためには各関係者が意見を出し合って深く検討し、具体的な支援方針を決定することが非常に重要です。

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ケース会議の目的と意義とは？

ケース会議では課題とされる事例に対し、関係者全員がチームとして支援方針や役割分担を決定します。ケース会議の目的は担当者一人では解決が難しい事例でも、さまざまな人の視点から意見を出し合い効果的な対応策を発見し、解決に向けて行動することです。支援の幅が広がり、状況を改善できる可能性が高まることには大きな意義があります。

またケース会議は一度行うだけで終わるものではありません。支援はそれぞれの事例に合わせて中長期的に継続して行う場合があるため、状況に合わせて方針の変更や新たな対応策も検討します。ケース会議の開催時期に決まりはなく、必要に応じて柔軟に行える体制が重要です。

ケース会議の前に準備しておくこと

せっかくケース会議を開催しても、話がまとまらず重要なポイントである支援方針を決定できないこともよくあります。会議の時間は限られているため、効率よく進めなければなりません。そのために重要となるのが事前の準備です。ケース会議の開催前に準備しておくべき2つのことについて解説します。

会議メンバーを選定し、役割を決定する

まずは会議に必要なメンバーを選定します。会議の主催者は事例についてきちんと理解し、必要と想定されるメンバーをリストアップします。あまりに人数が多いと話がまとまりにくくなるため厳選しなければなりません。ただし多様な視点からの意見は重要なため、あらゆる分野の関係者をバランスよく選定しましょう。

また、事前に参加者の役割を決めておきましょう。特に重要なのが会議を進行する司会者と、会議の内容を記録する記録者です。スムーズな進行と議事録の作成により、限られた会議の時間を有意義なものにすることができます。

事前に会議の目的を参加者へ伝える

事前に会議の目的や情報は参加者へ伝えておきましょう。当日まで目的を理解していないと、どのような意見が求められているのか理解するのに時間がかかり、会議が停滞してしまいます。

事前になるべく情報を集めて資料としてまとめ、参加者へ配布して目を通しておいてもらうのがおすすめです。参加者は自分の意見や考えを事前にまとめることができるため、有益な発言が期待できます。参加者全員が同じゴールを目指してケース会議に臨むことが大切です。

ケース会議の進め方は？

では、実際にケース会議はどのように進めたら良いでしょうか。ここでは具体的なケース会議の進め方について解説します。

情報を共有する

まずは参加者それぞれが支援を必要とする人に関する情報を出し合い、メンバー全体で共有します。実際に本人が困っていることや、本人との関わり合いの中で起きた出来事や感じたことなどを説明し、情報を整理していきます。

ただし思い込みや憶測だけで話すことは誤解を招くため注意しましょう。確認が必要なことは確認事項として記録し、誰がいつ確認するかを決めておきます。参加者それぞれが持つ情報を小さなことでも共有し、フラットな立場で理解することが大切です。

意見交換をする

全員が現在の状況を理解できたら、それぞれが解決に向けた対応策を考え意見を出し合います。まずはブレーンストーミング（複数人が自由に意見を出し合い、独創的なアイデアを引き出す集団思考法）の手法で各々の視点から発表しましょう。司会者はなるべく全員が発言できるように進行することが大切です。さまざまな人の意見を聞くことで、自分一人では考えつかなかった気づきや発見があることも多いでしょう。

支援方針を決める

全員が意見を出し終えたら、全体としての支援方針を決定します。近い内容の対応策をまとめたり、ほかの人の意見について質問したりしながらなるべく全員が理解・納得できるよう配慮しましょう。またもっとも大切なことは支援を必要とする本人の希望や願いを想定し、課題解決に近づけることです。そのためには課題の背景や原因、本人のニーズを考慮しなければなりません。最終的な意思決定者はあらかじめ設定しておくと良いでしょう。意思決定者は参加者の意見を聞いたうえで、支援方針を決定します。

役割分担をする

支援方針が固まったら、今後実際に行う取り組みについて役割分担をします。具体的に誰が、いつ、どのような取り組みを行うのかを明確にしましょう。参加者は話し合いの中で積極的に自分のできることを提案すると良いです。話し合いながらそれぞれが役割を担うことで、チームとして同じ目標を持ちながら一貫性のある支援を行えるようになります。

役割分担が決定したら取り組みを行う期日と次回のケース会議の日程を決定しましょう。ケース会議は一度開催したら終わりではなく、各自の取り組みの結果を共有し、さらに支援を改善できるよう定期的に見直すことが重要です。

ケース会議の事例

ケース会議で検討される事例には具体的にどのようなものがあるのでしょうか。事例は環境によって多種多様ですが、ここでは一部の例を紹介します。

教育支援

教育支援のためのケース会議は、生徒が安心して学校生活を送れるよう支援をすることが目的です。たとえば以下のような課題を生徒が抱えている場合、事例として検討します。

• 友だちとトラブルを起こしてしまう

• 部屋にこもりがちで、学校に通えない

• 自分の気持ちをうまく表現できない

生徒の担任教師だけでなく養護教諭や管理職、必要なら保護者や関係機関の人物を招集し、さまざまな視点から適切な支援を検討します。

就労支援

就労支援の場でもケース会議はよく行われます。たとえば「就労移行支援事業所」という、障がいを持つ人の一般企業への就職をサポートする通所型の福祉サービスなどがあります。このような環境では就職が最大の目的となりますが、具体的には以下のような課題を事例として検討します。

• 就職活動のパフォーマンスが上がらない

• 体調面や精神面に不安がある

担当職員だけでなく、施設の関係する職員全員で情報を共有して適切な支援方針を検討することで、効果的な就職活動をサポートします。また利用者が困っていることを解消し、前向きな気持ちで就職活動に臨んでもらうためにも有効です。

新型コロナウイルスの影響によるオンラインでのケース会議

近年の新型コロナウイルス流行の影響により、世界的にリモートワークが普及し会議の在り方も変化しました。現在ではオンライン会議ツールを利用したリモート会議が主流になっています。たくさんあるオンライン会議ツールの中でも日本では「Zoom」がもっとも高いシェアを誇り、多くの人に利用されています。

ケース会議ではなるべく多くの視点から支援方針について検討することが重要なため、関係する複数の人が参加します。一つの部屋に多くの人が集まると感染リスクが高いですが、オンライン会議なら感染リスクを減らせて安全なうえ、緊急で会議を行いたい場合にもメンバーを招集しやすいです。今後もオンライン会議は拡大し続けていくことが予想されます。

ケース会議を効率化するツール-Notta

ケース会議では決定した支援方針や具体的な取り組み、役割分担を記録して必要な人に共有したり振り返ったりするために議事録の作成が欠かせません。しかし、多くの人が参加するケース会議での議事録作成はペースが速かったり話者特定に苦労したりと、労力のかかる作業ですよね。

そこでおすすめなのが、自動文字起こしツール「Notta」を利用することです。Nottaは高度な音声認識により、会議音声の話者を特定しながら自動で文字起こしを行ってくれます。

またNottaには「Notta Bot」というWeb会議のアシスタントを行うAIサービスもあります。Notta BotはZoom、Google Meet、Microsoft TeamなどのWebミーティングに参加させることができ、リアルタイムで話者を特定しながらの文字起こしが可能です。議事録作成をNottaに任せることで、参加者は記録することに気を取られず会議に集中できるでしょう。ケース会議を効率化して有意義なものにするために、Nottaを導入することは非常におすすめです。

まとめ

ケース会議の目的や進め方、効率化するツールなどについて紹介しました。ケース会議を行うことにより、課題を抱える人に対する適切な支援を多様な視点から検討することができます。 

ただし限られた時間の中で支援方針を決定するには、効率よく会議を行うことを意識しなくてはなりません。参加者全員がケース会議の目的や意義を改めて確認したうえで、Nottaのような会議を効率化するツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。