テレビ会議とWeb会議って何が違う？おすすめの利用シーンと活用例

オンラインでの会議や打合せが普及してしばらく経ち、今では当たり前のように「テレビ会議」「Web会議」という呼び名を使っています。

 「テレビ会議（ビデオ会議）」も「Web会議」もどちらもオンラインで行うミーティングツールに違いはありませんが、「具体的に何が違うのか？」と思ったことはありませんか？

この記事では「テレビ会議（ビデオ会議）」「Web会議」の違いについてご紹介します。

テレビ会議（ビデオ会議）とは

テレビ会議とは、専用の会議室に据え置き型のモニタやテレビ、マイク、スピーカー、部屋を写すカメラなどを設置し、会議を行うシステムです。インターネット環境を使う場合もあれば、専用の回線を構築することもあります。

テレビ会議のメリットは、専用の回線を使うことで、音声や画像の品質が確保されるため、安定して使用することができます。セキュリティ面も安心でき、重要な場面での会議に適しています。

デメリットは、導入費用がかさむことや、会議室に集まる必要があること、また他のチームが会議室を使っていると使用できない点などです。

Web会議とは

Web会議とは、パソコンやスマートフォンをインターネットに繋ぎ、ソフトウェアやアプリ、ブラウザ上で会議を開催するシステムです。

Web会議のメリットは、ZoomやMicrosoftTeams、GoogleMeetなど、Web会議会議に特化したツールを使って、インターネット環境さえあれば、誰でもどこでも簡単に会議に参加できることです。また、資料の共有も迅速に行えることが魅力的です。

デメリットは、インターネット環境が不安定な場合や、速度制限がかかっている際には会議をスムーズに進行する事ができないことです。また、通信料が定額ではない場合、外出先でのパケット料金などコストがかかる恐れもあります。

テレビ会議とWeb会議の違い（仕組み）

テレビ会議とWeb会議の仕組みについて、具体的に比較してみましょう。

テレビ会議Web会議を導入するメリット・デメリット

ここまではテレビ会議・Web会議の違いをご紹介してきました。テレビ会議・Web会議はやり方自体は違いますが、どちらも「離れた場所にいる人同士が会話できる」リモート会議に含まれます。

ここからはリモート会議を導入するメリットとデメリットについてお話します。

リモート会議を導入するメリット

テレビ会議やWeb会議などいわゆるリモート会議を導入するメリットはいくつかあります。

円滑なコミュニケーションを測ることができる

リモート会議はカメラを通してお互いの表情を確認できるため、対面のときと変わらず円滑なコミュニケーションを測ることができます。

コロナウイルスなどの感染防止

カメラ越しの会議なので、実際に会って会話するときに比べてコロナウィルスやインフルエンザなどの感染リスクが大幅に減少します。

コストの削減

会議のたびに現地へ向かう必要が無いので、移動費用や移動時間のコスト削減が期待出来ます。また、オフライン会議のように紙ベースで資料を用意する必要が無くなり、時間・費用コストが減ります。

録音・録画が可能

会議を録音、録画することが可能なので、議事録の作成や見返し、参加できなかった人への共有がスムーズに行えます。

場所を問わず参加可能

インターネット環境やデバイスなど必要な者が揃えば、出席者が出張先や海外支部など、どこにいても参加することが可能です。

リモート会議を導入するデメリット

メリットに比べるとデメリットはそこまで大きくありません。

ITに不慣れな人への対応が必要

Web会議を行う場合、どうしても個人がパソコンやタブレットなどのIT端末を触る必要があるため、高齢の方やITに不慣れな方へ事前に対応する必要があります。テレビ会議の場合は、IT関連に得意な人が準備することで問題は解決されます。 

通信状態が重要

リモート会議ではインターネット通信や専用の通信回線を利用する為、会議の品質が通信の速度などに左右されるため、通信状況には注意が必要です。

テレビ会議の導入事例をご紹介

実際にテレビ会議を導入されている会社の導入事例を２例ご紹介します。 

経費削減のための遠隔システム導入～全国Aコープ協同機構 様～

年20回、全国から会議のたびに東京へ集合し、1回の会議あたり約92万円の出張経費がかかっていた全国Aコープ協同機構 様は、経費削減のためにテレビ会議システムを導入しました。 

テレビ会議システムを導入したことで、コストの課題は払拭され、情報共有もスムーズに行るようになりました。

テレビ会議を導入して感じたメリット

• 1会議あたり約92万円かかっていた出張コストを、ほぼゼロに抑えることができた

• これまで出張経費の問題から一部の代表者しか参加することが出来なかった会議に、複数スタッフが参加できるようになり情報の共有がスムーズになった

 引用：RICOH公式サイトより

拠点間の常時接続～株式会社ランドアート様～

製造卸し販売をされている株式会社ランドアート様は、鹿児島・広島・大阪の３拠点でテレビ会議を常時接続で利用しています。 

各支社でテレビ会議の設備・システムを構築し、常に繋げつづけることで離れた営業所とのコミュニケーションを測る事に成功しています。

テレビ会議を導入して感じたメリット

• 離れた営業所との間に、これまでに無かったコミュニケーションが生まれた

• 全社で伝わるべき言葉がリアルタイムで伝わるように

• 各営業所の状況もリアルタイムで把握できる

• 全社員での会議の際に、各営業所を閉める必要がなくなった

• 各拠点のスタッフの顔と名前が一致し、顔を見ながらコミュニケーションを取ることで安心感を感じる

• 新入社員の顔もすぐに認知できるようになった

引用：LoopGate公式サイトより 

テレビ会議もWeb会議もお任せ！–Notta

テレビ会議やWeb会議はとても効率的で便利なシステムですが、オフライン会議と同じく、後日議事録の作成や会話の内容をまとめる必要があります。また、当日会議に出席出来なかった人への情報共有の為にも、会議の内容をまとめた資料は重要です。 効率的に議事録を作成するためには、会議中にリアルタイムで文字を打ち出して行くか、後日録画された会議の動画を確認しながらテキスト化する文字起こしの作業をしなくてはなりません。数時間の会議の場合や大人数参加型のテレビ会議の場合は、その作業も一苦労です。そこでテレビ会議やWeb会議ツールと併用して使いたいのが、議事録自動作成ツール「Notta（ノッタ）」です。

Nottaは音声や動画を自動でテキスト化してくれるツールで、日本語・英語など58言語に対応し、wavやmp3など音声だけに限らずaviなどの動画形式にも対応しています。Nottaはリアルタイムでの文字起こしも可能で、会議中に自分でメモをとる必要がなく、全てテキスト化してくれます。更に3時間半の長時間会議でも、Nottaならたった数分で話者ごとにテキスト化されます。テキスト化された会議内容を、少し形を整えてやれば数分で議事録の作成が完了します。何時間もかけて議事録を作成する必要もなく、鮮度が大事な議事録を即日提出することが可能です。

つまり、Nottaの文字起こし機能を使えば、パソコン操作が苦手な方も、会議中に遅れをとることなく、会議内容をテキスト化できます。テレビ会議やWeb会議が主流となる今、Nottaはオンライン会議に必要不可欠なツールです。 

まとめ

リモート会議が主流となる昨今、利用シーンやニーズに合わせて「テレビ会議（ビデオ会議）」と「Web会議」を使い分けるために、双方の違いをご紹介しました。

どちらも「遠く離れた人とその場で会議ができるシステム」ですが、企業全体の大人数で行う会議の場合は「テレビ会議」、チームのミーティングや外部の方との打合せなど少人数で行う会議は「Web会議」をおすすめします。

また、テレビ会議・Web会議のどちらにも必要となってくる議事録の作成には、リアルタイムで文字起こしを行ってくれる「Notta（ノッタ）」の併用をおすすめします。