英語での議事録の書き方は？簡単に議事録を作れるツールも解説

「英語で議事録を書く必要が出てきたんだけど、どこに気を付ければいいの」

「議事録作成が楽になるようなメール例文やテンプレートも知りたいな」

このように考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

英語で議事録を書くのは簡単ではないので、あらかじめコツを押さえて取り組みたい方も多いはずです。

そこで今回の記事では英語で議事録を書く方法を徹底紹介します。

より効率よく英語の議事録を作成したいという方にとって必見の内容です。

議事録は英語で何という？

議事録は英語で「minutes」といいます。正式には「minutes of the meeting」や「meeting minutes」とも呼ばれます。議事録には会議で話し合われた内容や決定事項、出席者などが記録されることがおおいです。

ほかにも法的な手続きや公式な場での記録を指す「Record of proceedings」や、会議ノートや会議メモのような意味で使われる「Conference note」も関連する言葉です。 

議事録を作成する時によく使う英単語やフレーズは、ある程度限られています。

以下の表に頻出単語やフレーズをまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

英語での議事録作成準備

英語で議事録を作成する際には、次のような準備を事前にしておくとスムーズです。

• 会議の目的と議題を明確にする

• 参加者のリストを準備する

• 必要な文書や資料を整理しておく

それぞれ詳しく解説します。

まず、会議の主な目的を明確に定義します。これにより、参加者全員が会議の理由を理解し、関連するトピックに集中することができるでしょう。次に、目的に応じた議題を検討します。議論するトピックや議論の順序、各項目に割り当てる時間を決定しましょう。これにより、会議の進行がスムーズに進み、議事録も作成しやすくなります。

会議の参加者のリストを作成します。名前や役職、所属部門などを含めるとよいでしょう。事前にこれらの情報をまとめて把握しておくことで、英語で議事録を作成する際にも記録しやすくなります。

会議に必要な文書や報告書、資料などは会議の前に参加者に配布しておきましょう。これにより全員が事前に情報を確認し、準備できます。とくに議事録の作成者は、事前に文書や資料に目を通して、会議の内容を頭に入れておくと記録しやすいです。

英語の議事録に必要な項目と構成

英語の議事録で必ず書くべきこととして、以下の８つが挙げられます。

1. 会議のタイトル (Title of the meeting)

2. 開催日時 (Date and time of the meeting)

3. 参加者名 (Names of the participants)

4. 会議の目的 (Purpose of the meeting)

5. アジェンダ・審議内容 (Agenda items and topics discussed)

6. アクション・アイテム (Action items)

7. 次回開催日時・場所 (Next meeting date and place)

8. 報告書に含まれる文書 (Documents to be included in the report)

それぞれの詳細について、順を追って見ていきましょう。

まずはどの会議なのか分かりやすくするために、タイトルを必ず入れましょう。

会議のタイトルを入れていないと、どの会議なのか分かりづらく読み手が混乱する恐れがあります。

会議のタイトルを入れる場合は以下のような形で入れてみましょう。

1. Minutes of the May Management Board Meeting.
   5月度経営役員会に関する議事録

2. Minutes on Improvement of New Content.
   新規コンテンツの改善に関する議事録 

英語で議事録を作成する場合は、開催日時も明記しましょう。

いつ行われたのか分かりやすいと、読み手側にとって親切です。

見やすいように日付⇒月⇒年の順で記載するといいでしょう。

開催日時を記載する場合の例は、以下の通りです。

June 15, 2022 3:00 p.m. - 5:00 p.m.

2022年6月15日 15時～17時

英語の議事録を作成する場合は、誰が参加したのか明記しましょう。

多くの人が見る可能性もあるので「会社名、氏名、役職」まで明記すると親切です。

参加者名を記載する際は以下のように行いましょう。

<abc company>

・Jun Matuo(Sales)

・Kanako Itou(Sales Manager)

会議の目的が議事録に明記されていると、その会議で目指していることが分かりやすくなります。

会議の目的を明記する場合は以下のように簡潔な形で記載しましょう。

Determination of the selling price of the next service.

次期サービスの販売価格の決定

アジェンダ・審議内容を記載する場合は、結論から書くと読み手のストレスを軽減できます。 

結論を先延ばしにしたアジェンダ・審議内容を書いてしまうと、分かりづらくなってしまうので注意が必要です。 

アジェンダ・審議内容を結論から書く場合は、以下のようにしましょう。

・Matsuo successfully proposed an upsell.（松尾さんはアップセルの提案に成功した。）

・Sales are expected to increase by 10% from next month. （来月からの売上が10％アップする見込みだ。）

議事録には担当者が行うべき次のアクション、次回までに必要なことについても記載しましょう。

「誰が」「いつまでに」といった詳細な情報まで盛り込めると、読み手にとって親切です。

Matsuo will contact you via chat by July 3 regarding the schedule for the next term.（来期の予定に関しては松尾さんが7月3日までにチャットで連絡します。）

All: Please read the attached documents by tomorrow.（全員、添付資料を明日までに読み込んでおいてください）

全員に行動を促す場合は、このように期日を書いておくと分かりやすいです。

議事録を書く際は次回開催日時・場所を明記して、読み手に伝わるようにしましょう。

The next plenary session will take place on August 22.（次の全体会議は8月22日に行われます。）

The location of the next meeting will be in the 1st floor conference room.（次回の会議の場所は1F会議室です。）

シンプルに伝えて、読み手のストレスを軽減できると理想的です。

報告書に含まれる文書には、議論・質疑応答の内容をシンプルに記載しましょう。

シンプルに記載されていると、読み手側が内容を即座に理解できます。

記載する場合は以下の例を見本にするといいでしょう。

[Discussion points / Q&A]（[議論・質疑応答]）

What are the improvements that customers are looking for?（顧客が求めている改善点はどこなのか？）

→Improvement of website UI.（→WebサイトのUI改善。）

→Renewal of the entire website design.（→Webサイト全体のデザインリニューアル。）

英語の議事録をとるポイント

英語の議事録をとる際は、次のポイントに注意します。

• シンプルで明確な言葉を使う

• 重要なポイントを強調する

• 一貫したフォーマットを維持する

• 正確な時間と発言者を記録する

• 適宜補足説明を加える

わかりやすい英語議事録を効率的に作成するために、一つずつ確認しましょう。

英語の議事録は、できるだけシンプルで明確な言葉を使って書くことが重要です。複雑な表現や専門用語は避け、誰が読んでも理解しやすい文章を意識しましょう。

たとえば、"Facilitate the integration of cross-functional teams to optimize operational efficiency.（多機能チームの統合を促進して業務効率を最適化する）"の代わりに "Work together to make our operations more efficient.（協力して業務効率を向上させる）"とするなど、簡潔な表現を使用します。

明確な言葉で具体的に伝えることで、読者が内容をスムーズに理解できるでしょう。

英語の議事録には、会議で議論された重要なポイントや決定事項を強調して記載しましょう。これにより、読者が重要な情報を見逃すことなく、要点をすぐに把握できます。

たとえば、重要な決定事項を目立たせるために太字を使ったり、箇条書きを使用したりすることが効果的です。視覚的な工夫をすることで、情報の伝達を一層効果的にします。

英語の議事録を書く際には、一貫したフォーマットを維持することが大切です。これにより、各会議の議事録が統一され、後から確認する際に読みやすくなります。

たとえば、各会議で使用するテンプレートを決めておき、議題、出席者、議論内容、決定事項、アクション・アイテムなどの項目を常に同じ順序で記載するとよいでしょう。議事録の整理が容易になり、情報の検索が効率化されます。

英語の議事録には、各議題について議論された時間と発言者を正確に記録します。これにより、誰がいつどのような意見を述べたかを後から確認することができます。

たとえば、「At 10:15 AM, John raised a concern about the project timeline（午前10時15分に、ジョンがプロジェクトのタイムラインについて懸念を表明した）」というように記録するとよいでしょう。詳細な記録は、会議後のフォローアップや責任の明確化に役立ちます。

英語の議事録には、必要に応じて補足説明を加えることが重要です。これにより、議論の背景や文脈を理解しやすくなります。

たとえば、専門的な議論があった場合、その内容について簡単な説明を追加しましょう。こうした補足情報により議事録を読む人が議論の意図や重要性をより深く理解できるようになります。

英語で議事録を書くためのテンプレート

議事録テンプレートがあると、業務効率を圧倒的に高めることが可能です。 

テンプレートを配布しているAdobe Expressであれば以下の２つのテンプレートがおすすめです。

引用：Adobe Express

1つ目のテンプレートであれば、すっきりとしたデザインになっているため、一目で内容を把握しやすいです。 

また、2つ目のテンプレートであれば、見出しの区切れが分かりやすいことから読み手に内容を伝えやすくなっています。

また、Microsoft社のテンプレートも使いやすいのでおすすめです。

引用：Microsoft

こちらのテンプレートであれば見やすく整えられている上に、色の使い分けも行われているので読み手にとって理解しやすくなっています。 

見やすさを最優先に考慮して、自社に合ったテンプレートを選びましょう。

関係者への英語議事録送付メール例文

関係者に対して議事録を送る場合は、当日か遅くとも翌日には送りましょう。

議事録を送るのが遅れてしまうと、関係者が不安に感じる場合があります。 

また、議事録を書く際と同じく、シンプルで読みやすい文章を送るように心がけましょう。

Subject: regarding the minutes of the 9/22 meeting

Ladies and gentlemen

Thank you for taking the time today to discuss additional suggestions regarding the system.

Please find attached the minutes of the meeting.

We would appreciate it if you could let us know if you have any questions.

If you have any other questions, please feel free to contact me.

 

Thank you in advance for your cooperation.

Takuya Kato

件名：9/22の議事録の件について

皆さま

 

本日はシステムに関する追加提案の件でお時間いただきありがとうございました。

議事録を添付しているのでご覧ください。

ご不明点がありましたらお知らせいただけると幸いです。

その他ご質問などはお気軽にご連絡ください。

 

以上、よろしくお願いします。

嘉藤卓也

英語で議事録を書くおすすめの方法は？

母国語ではない英語で議事録を書くのは、とても大変な作業です。ここでは、少しでも作業を効率化するためのおすすめの方法について解説します。

英語が苦手な人は、まずシンプルで明確な言葉を使うことを心がけましょう。専門用語や複雑な表現は避け、基本的な文法と語彙を使って書くことが大切です。

また、事前に会議の議題や重要なポイントを把握しておくと、議事録をスムーズに書き進められます。辞書や翻訳ツールを活用しながら、徐々に英語に慣れることを目指しましょう。

英語の議事録を効率的に書くためには、自動文字起こしツールや翻訳ツールの活用が非常に効果的です。自動文字起こし機能を使うことで、会議の音声をリアルタイムでテキストに変換できます。これにより、手動でメモをとる手間を大幅に削減することが可能です。

また、翻訳ツールを使うことで、英語への翻訳をスムーズに行うことができます。これらのツールを組み合わせて使うことで、議事録作成の効率が飛躍的に向上するでしょう。

サンプル議事録を参考にすることで、形式や表現の仕方を学ぶことができます。インターネット上には多くのサンプルが公開されており、これを活用することで、自分の議事録の質を向上させることが可能です。サンプルを参考にして、どのように情報が整理され、どのようなポイントが強調されているかを理解することが効果的な議事録作成に役立ちます。

他の英語で書かれた議事録を参考にすることも有効です。実際の企業が作成した議事録を見ることで、実務に即した表現や構成を学ぶことができます。

公開されている議事録や、信頼できる情報源からのサンプルを読むことで、自分の議事録に取り入れるべき要素を見つけることができるでしょう。より質の高い議事録を書くことができるようになります。

文章校正ツールを活用することで、議事録の品質を高めることができます。文法やスペルのミスをチェックし、読みやすさを向上させるためのアドバイスを提供してくれるからです。とくに英語に自信がない場合や、限られた時間で正確に議事録を仕上げる必要がある場合に非常に効果があります。

英語の議事録作成には自動作成ツールが便利

英語の議事録作成には時間と労力がかかりますが、最新の技術を活用することでその負担を大幅に軽減できます。とくにおすすめなのが自動文字起こしツール「Notta」です。このツールは、会議の音声をリアルタイムでテキストに変換し、翻訳・要約までできるため、効率的に議事録を作成するために役立ちます。

Nottaの特徴とメリットは次のとおりです。

Nottaは会議中の音声をリアルタイムでテキストに変換します。これにより、手動でメモをとる必要がなくなり、会議の内容を正確に記録することが可能です。音声認識の精度も高く、さまざまなアクセントや話し方に対応しています。

Nottaには強力な翻訳機能も備わっており、文字起こしされたテキストをほかの言語に数秒〜数分で自動で翻訳することができます。これにより英語が苦手な方でも、正しい表現でスムーズに英語の議事録を作成できます。

Nottaは文字起こししたテキストから自動的に重要なポイントを抽出し、簡潔な要約を作成します。会議の内容を短時間で把握し、議事録としてまとめるのに非常に便利です。長時間の会議でも、議事録作成を効率化できるでしょう。

「すぐに英語議事録の作成！」英語文字起こし｜AI文字起こしサービスNotta

まとめ：英語での議事録作成を効率化しよう！

英語での議事録作成は重要ですが、時間と労力がかかる作業です。そこで、自動文字起こしツールNottaを活用することで、その負担を大幅に軽減できます。

Nottaはリアルタイムで会議の音声を高精度でテキスト化します。さらに、翻訳機能によりスムーズにさまざまな言語を英語に翻訳し、要約機能により会議の重要ポイントを簡潔にまとめることが可能です。

Nottaを利用して、英語の議事録作成を効率化し、業務の生産性を向上させましょう。

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