【フォーマット付き】議事録の書き方や具体的なポイント4選をご紹介

議事録といえば会議の内容をただ文字に起こすだけでなく、後で見返した際、誰が見ても分かるよう正確かつ簡潔にまとめる必要があります。

しかし、「誰が見ても分かるように簡潔にまとめるってどうすれば良いの？」と議事録の書き方に悩む方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、議事録のフォーマット、具体的な書き方、議事録を作成する目的や意味、必要性必要項目、書き方のポイント、作成を効率化できるツールなどについて解説します。

議事録のフォーマット、議事録の書き方について知りたい方や今後会議で書記を担当する予定がある方は、ぜひご一読ください。

議事録の目的と意味とは？

議事録とは、会議の内容を記録し、共有するための文書です。会議で議論された内容や決定事項、今後のアクションなどを詳細に記録することで、会議の参加者や関係者全員が会議の内容を正確に把握できます。

議事録の必要性

会議の内容をどれだけ正確に伝えようと思っても、メモ書きや口頭では、話の内容が食い違っていたり、勘違いがあったりするものです。

また実際に会議や打ち合わせに参加していたとしても、参加者間で認識のズレが生じることもあります。ビジネスにおける情報や認識のズレは、大きなトラブルの元です。

そのため、議事録として、会議の内容を1つの文書に集約することで、正確かつ簡潔な情報共有が可能になります。

【議事録を作成する主な理由】

• 決定事項を共有できるから

• 認識の共有ができるから

• タスクの明確化ができるから

• 備忘録として保管できるから

• 責任の所在を明確にできるから

• 法的証拠の役割を果たすから

議事録の必要項目

議事録の必須項目は、主に以下のとおりです。作成時の参考にしてみてください。

議事録の書き方例

議事録の書き方例としては以下を参考にしてみてください。

議事録を書く際に役立つフォーマット5選【無料】

先ほど紹介したフォーマット以外にも、インターネットには無料でダウンロードできる議事録のフォーマットが多数あります。ここでは、5点紹介します。

（出典：Nottaの議事録テンプレート）

Nottaが無料で公開する議事録フォーマットです。

視覚的にシンプルで見やすく、各項目が整理されたフォーマットのため、スマートな議事録を作成したい方におすすめです。

また各項目の説明が充実しているため、初心者でもフォーマットに沿って簡単に情報をまとめられます。

（参考：「議事録テンプレート02」）

最もシンプルな議事録フォーマットです。会議で使用する基本的な項目が記載されています。項目ごとに広めの余白が設けられているため、記録すべき内容が多くても安心です。

（参考：すぐに使える議事録テンプレート｜ビス研）

表形式の議事録フォーマットです。項目ごとに枠が設けられているため、スッキリとした見た目の議事録を作成できます。複数の議題を扱う会議におすすめです。

（出典：Team meeting agenda｜Microsoft Create）

英語表記の議事録フォーマットです。各項目が英語で記載されているため、外国人を交えた国際会議にも活用できます。テキストは自由に編集可能です。

（出典：理事会議事録｜Microsoft Create）

理事会・PTA会議に役立つ議事録フォーマットです。理事会やPTA会議でよく議論されがちな項目に加え、時刻枠が設けられているため、会議の内容を正確かつ詳細に記録できます。

議事録の書き方のポイント4選

ここでは、議事録を上手に書くポイントについて4点解説します。ぜひ参考にしてみてください。

ここからは議事録作成のポイントについて4つの観点から解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

議事録作成する際は、まず始めに事前準備が重要になります。

1.会議の要点・目的を知る

会議に参加する際は、会議の要点や目的を把握してから臨みましょう。

「今回は〇〇に関する会議だから、〇〇に関することは話しそうだな」と重要ポイントを事前に把握しておくと、会議当日のメモ書きもスムーズにできるはずです。

特に5W1Hを意識しながら要点や目的を整理すると、うまく内容がまとまりやすいため、積極的に活用しましょう。

• When（いつ）

• Who（誰が）

• Where（どこで）

• What（何を）

• Why（なぜ）

• How（どのように）

2.会議前に構成を決める

会議の要点や目的がある程度把握できれば、会議を事前にシミュレーションでき、会議前でもある程度、議事録を書いておけます。

できるだけ、本番に近い形で会議をシミュレーションするには、会議前に大まかなアジェンダ（※）の構成を決めておくことが重要です。

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※ビジネスにおけるアジェンダとは、会議などで話す概要、実施計画、議事日程、行動計画、予定表、協議事項のこと

3.フォーマットを決めておく

会社や部署で統一されたフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。

もしない場合は、先ほどご紹介したフォーマットをご活用ください。

議事録作成にあたっては参加者の発言を正確に記録することが重要です。

1.メモを取る

会議後、より正確な議事録を作成するために、会議中のメモ書きは必須です。

しかし、会議中の会話をその場ですべて書き取ることはほぼ不可能です。

そのため、自分に合ったメモの取り方を工夫してみてください。

メモの取り方には、以下のようなコツがあります。

• 主語と目的語を必ずメモする

• 要点だけを重点的にメモする

• 文章ではなく図式化する

• 手書きではなく、パソコンを利用する

• 使い慣れたツール、エディタを準備する

2.決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者などは必ずメモを取る

メモ書きをする際は、決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者を必ずメモしましょう。

特に、実施した会議で「何が決まったのか？」や「決定を受けて、今後すべきことは何か？」などは議事録で最も確認したいポイントです。

決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者は、項目ごとに記載しておきましょう。

【メモの取り方例】

3.定量的な情報を記録する

発言の中に日時・人数など、具体的な数字が出てきた場合は必ずメモを取りましょう。より詳細で分かりやすい議事録が作成できます。

【メモの作成例】

3.無駄な情報をできるだけ省く

議事録は、会話内容をすべて書けばよいわけではありません。

開始終了の挨拶や世間話など、会議の議題に不必要だと感じる内容は、記録する優先度を下げ、本来伝えなければいけない情報の要点を重点的に記述しましょう。

【メモの作成例】

議事録を書く際は、論理的なまとめ方を意識することも重要です。

1.メモを元に要点を簡潔に編集する

議事録を書く目的は、会議に参加していなかった人に向けた情報の共有です。

そのため、どうまとめれば多くの人に読みやすい議事録になるか、要点を簡潔に編集する必要があります。

2.PREP法を意識する

PREPとは、「Point（結論）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（まとめ）」の頭文字を合わせた造語です。

議事録のみならず、ビジネス文書全般で重要視される考え方のため、理解しておきましょう。

ポイントは、常に結論ファーストで文章を書くことです。

【PREP法を活用した例文】

• Point（結論）：私は芸人さんが大好きです。

• Reason（理由）：面白い芸人さんを見ると、元気がもらえるからです。

• Example（具体例）：例えば、私が仕事でミスしてしまい、落ち込んでいる時、頑張っている芸人さんを見ると「明日もまた頑張ろう！」と勇気づけられます。

• Point（まとめ）：だから私は芸人さんが大好きです。

3.5W1Hを意識する

5W1Hの中から必要な項目を入れて議事録を書くことで、読み手に分かりやすい文章になるでしょう。

【5W1Hを活用した例文】

1週間後に予定している先方とのミーティング。案件獲得を目指した草案を私がプレゼンすることになったので、今からパソコンで準備に取り掛かる

議事録を書く際は、明瞭性も心がけましょう。

1.内容は明確で理解しやすいようにする

議事録の定義は「会議にいなかった人が読むことを前提に、分かりやすく書かれた文書」です。

そのため、読み手によって、解釈が異ならないようシンプルな表記を心がけましょう。

2.結論を明確に書く

議事録を書く際は、結論を明確にしましょう。

理由は、議事録を確認する人の中には、会議の内容すべてを把握したい人もいれば、結論だけを知りたい人もいるためです。

逆にいえば、結論だけを読めばその会議の内容がおおよそ把握できるような議事録がベターといえるでしょう。

3.意思決定の過程とその結果をまとめる

意思決定の過程から結論に至るまでの経緯を書く際、「誰が」「何を」発言したかを必ず書きましょう。

「これについて誰が言ったんだ？」と水掛け論になることを防いだり、後々のトラブルを防いだりできます。

ただし、発言内容をすべてそのまま記録する必要はありません。

会話口調をそのまま記載すると論点が分かりにくくなるためです。

重要な部分のみを切り出したり、意味合いを変更せずに表現を短くしたりなど、各自の執筆テクニックを駆使しましょう。

4.読みやすいレイアウトを意識する

適切な見出しを使ったり、箇条書きや段落を活用したり、適宜空白を入れたりすることで議事録が読みやすくなります。会議の参加者や関係者全員が読みやすいと感じる議事録を意識しましょう。

議事録マスターが活用する便利なツール：Notta

（出典：Notta）

会議中、メモを取ることが苦手だという方は、AIによる音声自動テキスト化サービス「Notta」を活用しましょう。Nottaとは、1時間の会議内容の議事録をわずか5分で作成できるAIツールです。98.86%の高精度な音声認識で、リアルタイムでの文字起こしや音声・動画・URLの文字起こしなどに対応できます。また、AI要約や翻訳、テキストデータの自動校正などにも対応。議事録の内容は編集したり、txt、pdf、docxなどのさまざまな形式でエクスポートできたりします。

会議の議事録作成・翻訳・共有は簡単！｜AI文字起こしサービスNotta

まとめ：初心者でもフォーマットの活用により簡単に議事録を作成

今回は「議事録の書き方」に焦点を当て、議事録を作成する目的や意味、必要性必要項目、具体的な書き方、役立つフォーマット、書き方のポイント、作成を効率化できるツールなどについて解説しました。

ただなんとなく、議事録を作成しているという方は意外に多いかと思います。

しかし、質の高い議事録が作成できるようになることで、ビジネスマンとしての成長や会社からの評価にもつながります。

ぜひ本記事を、今後、議事録を作成する際の参考にしてみてください。

本記事が少しでも皆様のお役に立てましたら幸いです。

参考記事

見やすい議事録のフォーマットは？作成のコツとツールを全面解説

Excelで議事録を作成しよう！おすすめのExcelテンプレートサイト3選【無料】

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