グループウェアの選び方は？便利な機能やおすすめ製品10選を紹介！

グループウェアとは共通のタスクに取り組む人たちのコミュニケーションを円滑にして目標の達成を支援するソフトウェアです。業務効率化を目的に多くの企業で利用されています。またテレワークが主流となりつつある昨今、これから導入を検討されている企業も多いでしょう。しかしグループウェアはたくさんの製品があるため、どれを選んだら良いか悩んでしまうかもしれません。

この記事ではグループウェアの機能や選び方、おすすめの製品10選などを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは英語で「Group ware」または「Collaborative software（共同ソフトウェア）」と表記されます。ネットワークを介して情報共有やコミュニケーションの活性化を行い、業務を効率化することを目的とした複数のアプリケーションの総称です。

企業では複数のメンバーで業務やプロジェクトを進行する機会が多くあります。業務を円滑に進めるにはメンバー間の意思疎通や進捗確認、情報共有などが欠かせません。こうしたコミュニケーションに役立つのがグループウェアです。

特に近年は新型コロナウイルス感染拡大の影響をはじめ、働き方に大きな変化がありました。今までとは違うコミュニケーション手段が求められるようになり、グループウェアのニーズが高まっています。

グループウェアの便利な機能は？

グループウェアは各製品によって提供される機能は異なりますが、ここでは代表的な機能を5つ紹介します。

Webメール

多くのグループウェアで中核機能となっている、Webブラウザ上で使用できるメーラー機能です。会社ごとに独自ドメインを取得して使用することも可能で、端末に依存せずグループウェア上でメールを送受信できます。直感的な操作ができたり、迷惑メール対策が組み込まれていたりなど各製品で使いやすい工夫がされています。

ビジネスチャット

メールや電話よりも気軽にコミュニケーションを取りやすいチャット機能です。部署やプロジェクトごとにグループを分けてメッセージやファイルのやりとりができます。メールよりもリアルタイム性があるため、スムーズな情報共有が可能です。

オンライン会議

オンライン上で会議ができる機能です。参加者はインターネット環境があればどこからでも参加できるため、テレワークが普及した昨今は特に重要な機能となっています。グループウェア上でのオンライン会議ならほかの機能とも連携できるため、会議中の資料共有などにも便利です。

スケジュール管理

個人・グループのスケジュールを管理できる機能です。各メンバーのスケジュールが確認できるため、ミーティングや社内行事など複数人の日程調整を行う際に役立ちます。また会議室や備品の予約システムと連携して、カレンダーからミーティングと同時に会場や備品を予約できる製品もあります。

ファイル共有

ドキュメントや画像などのファイルをメンバーに共有できる機能です。ストレージが共有され、そこへアップロードしたファイルをメンバーが確認できるようになります。メールにファイルを添付して送信するよりもスムーズに共有でき、手間も減るでしょう。共同作業が必要な場合にも活用できます。

グループウェア導入のメリット・デメリット

グループウェアを導入することで以下のようなメリットが得られます。

•  社内のコミュニケーションの活性化

• 情報共有の効率化

• テレワーク環境の整備

グループウェアにはさまざまな使いやすいコミュニケーションツールが搭載されているため、社員同士の業務連絡や情報共有がスムーズになります。また働く場所に関係なく必要な情報にアクセスしたりミーティングに参加したりすることが可能になるため、快適なテレワーク環境を実現できるでしょう。

一方で以下のようなデメリットも存在します。

• コストがかかる

• 自社に適した製品選びが難しい

グループウェアには無料で提供されるサービスもありますが、制限が多く有料のサービスのほうが機能が充実しています。有料のサービスには当然費用が発生するため、初期費用と月額費用を導入前に確認しなければなりません。

また数あるグループウェア製品それぞれの特徴を理解せずに適当に選定してしまうと、求める効果が得られない場合があります。

グループウェアの選び方

たくさんのグループウェアの中から自社に適した製品を選ぶには、以下のポイントを確認しましょう。

必要な機能

まずはグループウェアを導入する目的を明確にし、そのために必要な機能を洗い出します。たとえば「プロジェクトごとに情報共有できる場を作る」という目的があれば、グループ別にチャットやファイル共有のできるサービスが搭載されたグループウェアを選びます。ニーズに合わせた製品を選ぶことで、せっかく導入したのにあまり活用されないといった失敗を防ぎます。

利用人数

グループウェアを使用する人数によっても適した製品は変わります。特に無料製品では数名〜数十名前後と人数が制限されていることも多いです。自社の利用規模を想定し、対応できる製品を選びましょう。

コスト

グループウェアは継続的に利用するため、月額のランニングコストも重要なポイントです。どれだけ良いサービスであっても、コストが負担になり継続できなければ意味がありません。必要なサービスを利用した場合に予算内にきちんと収まるか事前に確認しておきましょう。

使いやすさ

グループウェアの使いやすさにも注目しましょう。もし操作性が悪ければ、せっかく導入してもなかなか使われないということも考えられます。なるべく複雑な操作が必要なく、誰でも直感的に使えるサービスを選べば社内に受け入れられやすいでしょう。

セキュリティ

社内の重要な情報のやりとりを行うグループウェアは、セキュリティ面にも配慮しなければなりません。不正アクセスや情報漏えいなどのセキュリティ事故が起きれば企業に大きな損害を与えます。各製品のセキュリティ対策について確認し、自社のセキュリティ要件に合うものを選びましょう。

グループウェアおすすめ10選

Notta チーム版

法人向けの議事録自動作成ツール

Notta チーム版は、チームメンバーが共同で議事録の作成・編集・共有ができる法人向けの文字起こしツールです。チームメンバーは一つのワークスペースを共用し、会議の議事録や必要な資料をスムーズに共有できます。

Nottaは高度な音声認識による正確な文字起こしが強みで、ミーティングの音声をリアルタイムでテキスト化できます。各メンバーがミーティング後に内容をすぐに確認したい場合に最適です。また部署ごとにグループ化して一元的に管理することも可能で、耐久性の高いバックアップデータの保管などセキュリティにも配慮されています。

料金は1ユーザーあたり月額4,180円/月で、12ヶ月プランなら2,508円/月となります。

Google Workspace

業務を効率化する定番のビジネスアプリとコラボレーションツール

Google WorkspaceはGoogleが提供するサービスで構成されるグループウェアです。メールやチャット、スケジュール管理、ドキュメント、オンラインミーティングなどグループウェアに求められる代表的な機能が揃っています。

複数人がリアルタイムで共同編集できるドキュメントや、カレンダーからの会議室予約など業務を効率化できるサービスが多いです。現在Googleのサービスを多く利用している人は特に使いやすいでしょう。 

料金は1ユーザーあたり月額680円〜、さまざまなプランが用意されています。

Microsoft365

サブスクリプションでOfficeアプリを使用 

Microsoft365はMicrosoftが提供する、Google Workspaceと並んで知名度の高いグループウェアです。WordやExcelなどのOffice製品をはじめメール、チャット、カレンダー、オンラインミーティングなど必要な機能は一通り揃っています。

多くの人が使い慣れているWordやExcelなどの共同編集が可能なため、生産性の向上に役立ちます。一般法人向け、大企業向けなどプランが分かれており、小規模から大規模までニーズに合わせてさまざまな企業に対応できることが特徴です。

料金は1ユーザーあたり月額650円〜、さまざまなプランが用意されています。

Garoon

日本企業に合わせた使いやすいUIが魅力のグループウェア 

Garoonはサイボウズが提供するグループウェアです。利用人数は10人〜数万人まで対応しており、グループウェアの基本的な機能が揃っています。さらに国産ならではの日本企業に合わせた設計がされており、現場社員にも管理職にも浸透しやすい製品になっています。

ITが苦手な人でも理解しやすいUIが特徴で、スムーズな導入・運用が可能です。教育コストをかけたくない企業に向いています。

料金は1ユーザーあたり月額845円〜、さまざまなプランが用意されています。

J-MOTTOグループウェア

低コストと多彩なサービスを提供するグループウェア

J-MOTTOグループウェアはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するグループウェアです。グループウェアだけでなくWEB給与明細やWEB勤怠など多様なサービスを展開しています。

1ユーザーあたり月額165円〜と圧倒的な低コストと最大3ヶ月の無料お試しが可能であることも特徴です。機能はオプションで追加できるため「必要な機能だけ利用したい」「まずは試してみたい」という方に適しています。

NotePM

強力な検索機能を備えたマニュアル作成・ナレッジ管理サービス

NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供するマニュアル作成・ナレッジ管理サービスです。社内Wikiediaとして社員がさまざまな情報を書き込み蓄積することによって、欲しい情報をスムーズに見つけたり属人化を防いだりするのに役立ちます。

強力な検索機能が特徴で、あらゆる形式のファイルを一括で検索できます。ほかにも情報整理や外部ページ共有、コメント、チャット機能などが搭載されており情報共有やナレッジ管理を効率化したい企業におすすめです。

料金は閲覧だけのユーザーは無料、8名までの利用で月額4,800円〜など、利用人数に応じてさまざまなプランが用意されています。

Chatwork

コミュニケーションに特化したビジネスチャットツール 

ChatworkはChatwork株式会社が提供するビジネスコミュニケーションに特化したビジネスチャットツールです。中小企業向けビジネスチャットとして広く利用されており、一度は利用されたことがある方も多いのではないでしょうか。

チャットのほかにファイル共有やタスク管理、オンライン会議も可能なため社内のコミュニケーションを活性化できます。操作もしやすくセキュリティも万全なため、特にコミュニケーションを強化したい企業に向いています。

料金は制限付きですが無料プランもあり、有料プランは1ユーザーあたり月額500円〜用意されています。

サイボウズ Office

シンプルで導入しやすい中小企業向けグループウェア

サイボウズOfficeはサイボウズが提供するグループウェアです。先に紹介した同社が提供するGaroonと比較すると、こちらは100人以下の中小企業向けの製品とされています。

少人数での運用を想定したシンプルな機能や導入のしやすさが特徴です。まずは手軽にスケジュール共有などを利用したい中小企業に向いています。

料金は1ユーザーあたり月額500円〜利用できます。

LINE WORKS

LINEのビジネス版グループウェア

LINE WORKSはワークスモバイルジャパン株式会社が提供する企業向けのクラウド型ビジネスチャットツールです。SNS「LINE」のビジネス版という位置づけであり、LINEと同じ使い勝手でチャット、情報共有、スケジュール管理、タスク管理などグループウェアの基本機能が使用できます。

LINEに使い慣れている人は多いので、スムーズな導入ができるでしょう。またさまざまなサービスとの連携にも幅広く対応しています。使い慣れたUIでコミュニケーションを活性化しながら業務を効率化したい企業におすすめです。

料金はフリープランなら100人までという利用人数制限がありますが無料で利用できます。有料プランは1ユーザーあたり月額450円〜用意されています。

iQube

社内ノウハウの蓄積に特化したグループウェア

iQubeは株式会社ガイアックスが提供する、社内ノウハウを蓄積して業務効率化を実現するクラウド型のグループウェアです。スケジュール管理やファイル共有、メッセージ機能などが揃っていますが、特に社内Wiki機能が充実しており適切な情報共有や属人化の排除が可能です。

共有する情報はユーザー同士でコメントしあうことができるため、ブラッシュアップして業務効率化に活かせます。スムーズな情報共有やノウハウをストックする方法について悩んでいる企業にはぜひおすすめしたい製品です。

料金は最大3ヶ月無料で10人まで使用できるエントリープランのほか、有料プランは1ユーザーあたり月額275円〜用意されています。

まとめ

グループウェアは社内の十分なコミュニケーションと業務効率化のために欠かせないツールとなっています。特に多様な働き方が広がっていることにより、今後さらに注目されるでしょう。 

今回紹介したように市場にはたくさんのグループウェアが存在します。必要な機能やコスト、使い勝手などのポイントを確認しながら、ぜひ自社に合ったグループウェアを検討してみてください。