「敬称略」とは？細かな意味と正しい使い方を細かく解説！

議事録や会議資料、企業の社内報などで見かけることの多い「敬称略」。なんとなく理解しているつもりでも、明確に説明できない方も多いのではないでしょうか。敬称略とは「○○社長」「○○様」など、呼び捨てしないために使われる敬称を略す、といった意味があります。この記事では、敬称略のより細かな意味と、正しい使い方について解説します。これからの社会人生活をより高めるためにも、本記事を活用して知識を取り込みましょう。

敬称略とは

敬称略を説明する前に、敬称について簡単に説明します。敬称は対象となる人物を呼ぶ際、呼び捨てでは失礼になるため、経緯を表すために名前の後ろに付ける言葉です。その種類は以下の2つです。

敬称

1. 人名や官職名などの下につけて、または単独に用いて、その人に対する敬意を表す語。「様」「先生」「閣下」など。

2. 相手または相手方の事物について、敬意を表す言い方。「あなた」を「貴兄」、「相手の原稿」を「玉稿」という類。

引用：weblio辞書/敬称の意味・解説

敬称は日本では広く使われ、主にビジネスシーンで見聞きすることの多い言葉です。使用シーンは、取引先の担当者や目上の方へのメールや手紙などです。しかし、使い方を誤ってしまうと使った本人の印象が大きく変わる恐れがあります。なぜなら敬称略とは、敬称を省略することであり、「敬称を略す必要があるシーン」に限り有効だからです。

では、具体的な使い方について見ていきましょう。

敬称略の具体的な使い方

敬称略の使い方を誤らないためにも、社会人として細かく理解する必要があります。敬称略は先ほど紹介した敬称を略す意味があるため、大人数での会議に使ったり、式典などで使ったりします。

敬称略を使う一般的な理由は、ひとり一人に敬称を付けることで読みにくくなったり、わかりにくくなったりすることを避けるためです。書類などの冒頭に「敬称略」と書いておくだけで、「敬称を使いたい気持ちはあるけれど、読みにくくなるため略していますよ」といったニュアンスを目を通した人全てに伝えられるようになります。

どんな時に「敬称略」を使うのか？

敬称略の主な使い方は、会議資料や式典の名簿、議事録を作成する場合です。多くの人の参加によって、ひとり一人敬称を付けることで、読みにくくなったりわかりにくくなったりすることを避けるために使います。

使い方の例を挙げると以下のようになります。

「敬称略」を使うときの注意点や誤用の例

敬称略を使うときは注意点に留意する必要があります。押さえておきたい3つについて紹介します。

 少人数の場合でも敬称略を使ってしまう

会議や式典など、大勢の人が集まる場合には敬称略を使うことで名簿や書類をシンプルに見せる特徴があります。しかし、少人数であるのにも関わらず敬称略を使うのはマナー違反です。

なぜなら、少人数での参加の場合、その敬称を略さずとも記載できるからです。具体的に何人の参加なら敬称略を使う、といった決まりはありません。しかし、参加者が9人程度までであれば敬称は略さず記載することが望ましいといえるでしょう。

二重敬語

敬称略の使い方を明確に理解していないことから、日本語の間違いとして使われやすい二重敬語になるケースも少なくありません。 

たとえば、社内では「○○社長」と役職で呼ぶことが多いですが、書類作成などの機会で、より丁寧な表現にしようと「○○社長様」と記載する方もいます。

これは二重敬語となり、NGな使い方であるため、「○○社長」または「○○様」と記載しましょう。なお、社内で使う書類や社内報は呼び方と同様の「○○社長」で統一するのが望ましいです。

敬称略であると記載しない

敬称略は、書類や社内報、名簿などの冒頭に「敬称略」と記載することで初めて意味を成します。そのため、「敬称略」を記載しなければ、単純に呼び捨てになるため、敬称略での書類・社内報・名簿作成の際は、必ず「敬称略」と記載しましょう。

「敬称略」の正しい例文 

では、敬称略を正しく使うためにいくつかの例文を紹介します。この記事をきっかけに正しい敬称略の方法を身につけましょう。

社内文書

社内で使う文書や議事録などではこのような使い方が望ましいです。

社外の人が含まれる

社外の人が含まれる場合の敬称略は以下の通りです。

社会人生活をより快適にするには、Nottaの活用がおすすめ

ビジネスシーンでは、今回ご紹介した「敬称略」などのマナーが重視されます。特に新社会人の方は、慣れないマナーや仕事に苦労されることも多いのではないでしょうか。仕事をスムーズかつ快適に進めるには、なるべく業務を効率化することが重要です。

そこでおすすめなのが、自動文字起こしサービスのNottaです。NottaはPCやスマホで利用でき、音声を入力すると自動でテキストデータに変換してくれます。会議の議事録や資料を作成する時間や手間を大幅に効率化できるでしょう。会議中にメモを取る必要がないため、内容に集中できます。また、編集も簡単に行えるので敬称略などを使用して正しい文書に整えることも可能です。

ぜひ仕事を効率化して社会人としてのレベルを向上させるために、Nottaの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

敬称略は、意味を理解していなければ社会人としての知識が不足していると受け止められ、大きな誤解やトラブルを招く可能性があります。ビジネスシーンでは広く使われるため、しっかりと押さえておきましょう。

また、参加者が少ない場合は、9人までであれば敬称は略さずに記載することが望ましいです。敬称略とは、「敬称を書きたいけれど、読みにくくならないように省いています、申し訳ありません」といった思いを出席者に伝えるための言葉です。この記事を活用して敬称略の意味と使い方をマスターし、社会人としてのレベルアップを目指しましょう。