Notionを使って仕事を劇的に効率化する方法【今すぐ会議に使える！テンプレート付き】
業界トップの正確率で作業効率爆上げ！
「情報がいろんなところに散らばっていて、わかりづらい・・」
「プロジェクト毎に進め方が違って、やりづらい」
「誰が何を担当しているかわからない」
「リモートワークになってから、メンバーとの情報共有がうまくいかない！」
などなど、大きな会社になればなるほど増えてくる、「効率化」や「情報共有」に関する悩み。
特にリモートワークが増えてきている今は、効率的な情報共有やプロジェクト管理の重要性が増しているのではないでしょうか。
今回は、こういった悩みを一挙に解決できるワークスペース“Notion”の活用による業務効率化・情報共有のヒントをお届けします。
特に業務効率化においては、時間浪費に悩まされやすい「議事録作成」の観点からお話ししています。
2021年10月に日本語版が導入されて以降、日本でのユーザー数も右肩上がりに増えているNotion。Notionをオススメする理由や、具体的な活用方法まで徹底的に解説していきます。
Notionとは
Notionはオールインワンの作業管理ツールで、ノート作成やプロジェクト管理、ドキュメントの共有などさまざまな機能を統合したプラットフォームです。初心者でも使いやすく柔軟性があり、どんな職種でも重宝するツールです。
テキストや画像、リンクやチェックリストなどさまざまな要素を組み合わせて、ノートを作成できます。例えばプロジェクトの進捗状況を確認するためにタスクリストを作成し、コメントやファイルを追加することが可能です。
また顧客情報やプロジェクトの進捗管理のため情報を蓄積し、データベースとして情報を整理することもできます。カレンダー機能やToDoリスト作成も可能で、使い方によっては全てのビジネスパーソンに役立つでしょう。
＜Notionでできること＞
チームやプロジェクト毎のワークスペースの立ち上げ
タスク内容や担当者の管理
データの保管・共有
個人参照用のデータ整理
プロジェクトのロードマップ作成
メンバーのスケジュール管理
ロードマップや議事録作成用のテンプレート入手
Notionをオススメする理由
ワークスペースを提供するサービスは、今や探すのに困らないほどたくさん。
その中でもNotionをオススメする理由を解説していきます。
Notionをおすすめする理由① 圧倒的な導入実績
Notionをオススメする１番目の理由は、圧倒的に導入実績が多い点。
マクドナルドやSamsungなど、大手企業にも導入実績があります。世界中に拠点を持つグローバル企業に利用されている事実から、機能性やサービスの質の高さが伺えます。
誰でも使いやすいシンプルなインターフェイスと、使い勝手の良さから、世界中で重宝されるサービスとなっています。
Notionをおすすめする理由② 仕事に役立つ特徴が盛りだくさん
Notionには、「え、こんな機能まで！？」と驚くような機能が盛りだくさん。
ここでは、役に立つ機能をいくつか紹介していきます。自分が使っているところをイメージしてみてくださいね。
▼Notionの基本単位「ブロック」
Notion上ではさまざまな情報を保管できます。その時の最小単位が「ブロック」と呼ばれるもの。
テキストや画像はもちろん、リストにしたり、リンクを貼ったりと、内容は自由に変えることができます。
ブロックは自立しているので、他の場所へ移動して組み込むのもカンタン。余計な手間を浪費することなく、スルスルと情報整理ができます。
▼ブロックを収納！「ページ」
基本単位であるブロックを収納する場所が、「ページ」と呼ばれるもの。
とてもシンプルなインターフェイスだからこそ、カスタマイズがしやすい仕様になっています。自分がわかりやすいようにブロックを並べることで、自分だけのデータベースが完成します。
また、ページは指定したメンバーと共有できるので、共同作業や情報共有もストレスフリーに行うことができます。
▼今すぐ使える「テンプレート」
Notion愛好家が作成した便利なテンプレートがたくさん。たとえば自動文字起こしサービスNottaは、初心者向けのNotionテンプレートを配布しています。Nottaと相性のいい議事録テンプレートや、To Doリストテンプレートなど、シンプルで使いやすいテンプレートが揃っています。
「自分でカスタマイズできるのはいいけど、わかりやすく整理するのって難しい・・」という人は、テンプレートを使うことで誰でも見やすいページを作ることができます。
また、Notionが作成した公式テンプレートもありますよ。
▼共同作業もラクラク！「ワークスペース」
複数のチームメンバーを抱えていると、メンバーのタスクやスケジュール管理が煩雑になりがち。
Notionのワークスペースは、メンバーを招待してチーム毎のスペースを作ったり、個人のスペースを作ったりと、用途に分けて作成することが可能です。
ワークスペース内ではページをチームに共有することで、情報共有や共同作業をとても楽に行うことができます。また、プライベートスペースとチーム用のスペースを分けられるので、一つのプラットフォームで全ての情報管理ができてしまうことも魅力の1つ。
リモートワークが主流になってきた今、情報共有の重要性が増してきています。Notionのワークスペースを使うことで情報格差を最小限に留め、全員が最新情報を把握できるようになります。
【基本編】Notion便利な機能をご紹介
用途に合わせた編集が可能
Notionの主な機能である「ナレッジ」「タスク」「データベース」には様々な機能が搭載されています。画像保存やトグルリスト、テーブルなど自在にドキュメントを編集することが可能です。
単純にアイデアをメモしておくだけでなく、ToDoリストの作成や見出し作成などの編集機能や、カレンダーなどを活用したデータベースを追加できます。高いカスタマイズ性を持っていますので、議事録や社内Wikiなど幅広く利用できます。
リアルタイムで同時に編集できる
Notionはオンライン上にデータが存在するため、複数人で同時に同じデータを編集できます。タイムラグもほとんどなく、快適に作業できる点が魅力の1つです。
「Share」機能でリンクを共有すれば、チーム全員でドキュメントを共有できます。また「ワークスペース」と呼ばれるスペースでは、複数人が集まってドキュメントを共有できます。
【応用編】Notta AIで議事録を作成する
ここでは、Notta AIで議事録を作成する方法を紹介します。NottaはNotionと連携でき、スムーズにデータ転送ができますので、効率的な議事録作成をしたい方は参考にしてみてください。
Nottaで文字起こし・Notionに転送Nottaで録音したデータをNotionに転送する方法です。
1.転送したいデータを開き「…」から「Notionに転送」をクリック。
2.転送先のデータベースを選択して「転送する」をクリック。
3.Notionにデータが転送されました。
Notion AIで議事録を作成する
Nottaで文字起こししたデータから、Notionに搭載されたAI機能で議事録を作成する方法です。
1.議事内容を選択し、メニューから「AIに依頼」をクリック
2.「要約する」をクリック。
4.要約文が生成されました。続きを書いたり、長くしたりしたい場合はAIに指示しましょう。
今すぐNotionで仕事効率化！具体的な方法を解説
Notionの仕様や魅力がわかってきたところで、最後に業務効率化につなげるための具体的な方法をお伝えしていきます。
今回注目したいのは、時間を取れがちな「会議」。
セッティングから始まり、議事録作成など、会議は何かと時間のかかるもの。その分、効率化できるヒントがたくさん隠されているのです。
会議の観点から、Notionを活用して効率化を実現するヒントをご紹介します。
1. 会議の流れを整理する
会議において意外と重要になるのは、事前準備。
なぜなら、会議の目的や流れをはっきりさせておかないと、議論が右往左往してまとまりがつかなくなり結果として会議が長引く原因となってしまうからです。
会議の流れや議題を事前に配布する
事前にNotionのワークスペース上に議題をアップしてメンバーが目を通しておくことで、全員が議題を頭に入れた状態で会議がスタート。
「あれ、今日って、何を話すんだっけ・・？」と参加者が混乱する状況を避けられ、冒頭で長々と会議の説明をする手間が省くことができます。
議事録の作成
議論の内容や結論が見返せるように、議事録は必ず残しておきましょう。
手間はかかりますが、テキストで残した方が情報共有も楽ですし、後で「言った、言わない」の議論になってしまうことも避けられます。
事前に、「誰が作成し、どのように共有するか」が決まっていると議事録作成もスムーズですね。
会議後のコメントもNotion上で
会議終了後の追加コメントはできるだけ避けたいもの。どうしても、という場合はNotionの議事録ページにコメントとして残しておくと、全員と共有できて無駄になりません。
議事録作成者に、追加コメントを残したことを一報するのもマナーですね。
Notion用テンプレートを活用する
議事録作成には、Notion上で使えるテンプレートを活用するのも手。
議論の目的や結論などが一目でわかるよう整理されているので、議事録の構造自体に頭を悩ませる必要が省けます。Nottaでは議事録用のテンプレートも配布しています。
さらに時短になるヒント：文字起こしアプリNottaからNotionに議事録を送付！
手間になる議事録作成ですが、文字起こしアプリNottaを会議中に起動しておくと、リアルタイムで議事録の内容の文字起こしができます。AIを搭載しているので、誤字脱字も最小限に抑えられ、驚くべき制度で会議内容を記録することが可能です。
さらに、NottaはNotionと連携する新機能も開始。Notion上の議事録内容を転送したいページを選択するだけで、自動的にNottaからNotionにデータが送られます。
議事録作成の手間も、Notionへの焼き直しの手間も省け、格段に議事録作成の効率がアップする機能。議事録作成に時間を取られて頭を悩ませている人はぜひ試して欲しい機能です。
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2. 会議後はTo Doリストを作成する
会議が無事に終わったら、次のステップは「To Doリストの作成」。
「会議をして満足」してしまうのではなく、会議内容を踏まえて確実に前に進まないと、会議の意味がありません。プロジェクトを前に進めるために、To Doリストの作成は必須です。
To Doリスト作成の重要性
会議を次のアクションに繋げないと意味がありませんので、次のアクションを明確にしておくことは非常に重要です。会議を無駄にしないためにも、「誰が何を、いつまでに仕上げるのか」という明確なタスクリストを作っておく必要があります。
Notion上でTo Doリストを作るメリット
Notion上でリストを作る際、対応するタスクのページに直接連携させることが可能です。
連携させることで、担当者が混乱しないだけでなく、周りもタスクの進捗状況を簡単に確認することができます。
To Doリストもテンプレートを使おう
To Doリスト用のテンプレートも、Nottaが提供しています。タスク管理がどうしても苦手・・という人は、テンプレートを使うことでタスクをきれいに整理することができます。
テンプレートでは、担当者やタスク期限・関連情報までまとめることができますので、必要な情報をもれなく管理できます。
まとめ
使い勝手のよいワークスペースを提供するサービス”Notion”の基本情報から、Notionをオススメする理由、そしてNotionを使って具体的に業務効率化する方法を紹介しました。
「自由に使えすぎて、ページを使いこなすのが難しそう・・」という人でも、テンプレートを使えば簡単に見やすく美しいページを作成することができます。
業務効率化にあたって今回注目したのは議事録の作成。意外と時間が取られて困っている・・という人が多いのではないでしょうか。今回の記事を読んで、「ここは真似できるかも！」というポイントがあれば、ぜひ積極的に取り入れてみてくださいね。
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