見やすいマニュアルの作り方｜失敗しないコツと効率化ツールも紹介

マニュアル作成支援市場における規模の推移と予測では、2020年の時点で約30億円だったのが、2026年には76億円と予測されています。マニュアルへの需要が高まっており、今後もテレワークの広まりによって、クラウドで同期してチームで活用する場面も増える可能性が高いです。

そこで今回は、見やすいマニュアルの特徴や失敗例、注意点なども解説します。見やすくするためのコツやツールも紹介するので、マニュアル作成を円滑的に進めたい方は最後まで読んでみてください。

見やすいマニュアルとは？基本の特徴

見やすいマニュアルには、情報が適切に整理されている特徴があります。情報が整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、読み手の負担が大きくなります。特に、業務マニュアルや操作マニュアルでは、知りたい情報をすぐに見つけられることが重要です。

以下のような方法で情報を整理すると、マニュアルの使いやすさが向上します。

・見出しを活用して、章やセクションを明確に分ける

・目次を作成し、全体の構成を一目でわかるようにする

・重要な情報を太字や枠線で強調する

・手順やステップごとに区切り、順序がわかるようにする

情報を整理すると、読み手は必要な情報を素早く見つけ、迷うことなく活用できます。

見やすいマニュアルには、視覚的に整理されたデザインが欠かせません。人間の脳は、文章だけの情報よりも、画像や図、アイコンを含んだ情報の方が理解しやすいといわれています。そのため、文字だけで説明するのではなく、視覚的な工夫をすると、より直感的に理解できるマニュアルになります。

視覚的にわかりやすいデザインにすると、読み手がストレスを感じず、自然に情報を理解できるマニュアルの作成が可能です。

マニュアルのフォントや色使いも、見やすさに大きく影響します。適切なフォントを選ばないと、小さすぎて読みにくかったり視認性が悪くなり、見づらいです。また、色使いが多すぎたり、コントラストが弱すぎたりすると、情報が埋もれてしまうこともあります。

適切なフォントや色使いを意識すると、長時間読んでも疲れにくく、スムーズに理解できるマニュアルを作れます。

・色の使いすぎを避け、3〜4色程度に抑える

・タイトルや見出しは太字にし、本文とのメリハリをつける

・フォントは1〜2種類に統一し、サイズは本文16pt以上を目安にする

・背景と文字のコントラストを意識し、読みやすい配色にする（例：黒文字 × 白背景、濃い青文字 × 薄いグレー背景）

見づらいマニュアルの特徴と失敗例

マニュアルに情報を詰め込みすぎると、かえって必要な情報が見つけにくくなり、理解しづらくなります。初心者向けのマニュアルでは、「すべての情報を載せよう」とするあまり、ページが膨大になり、どこを読めばいいのかわからなくなりがちです。

以下のように情報が多すぎると見づらいため、読者が本当に必要な情報を優先し、シンプルにまとめることが重要です。

・目次がなく、知りたい情報にたどり着けない

・重要なポイントが埋もれ、強調されていない

・1ページに複数のテーマが詰め込まれ、どこに何が書いてあるかわからない

マニュアルのデザインが統一されていないと、どこに何が書いてあるのか直感的に把握しづらくなります。見出しのデザインがバラバラだったり、フォントや文字サイズが統一されていなかったりすると、読者は毎回フォーマットを読み解く必要があり、ストレスを感じます。

次のようなケースにならないよう、注意しながら統一感のあるレイアウトを作ると、読者がストレスなく情報を探せるマニュアルになります。

・ページごとにフォントや色が異なり、統一感がない

・同じ種類の情報（例：注意点やポイント）のデザインが統一されていない

・段落の配置や改行のルールがバラバラで、読みづらい

文字や図を詰め込みすぎると、ページ全体が窮屈になり、読む気をなくす原因になります。特に、長時間マニュアルを読む必要がある場合、適切な余白がないと、目が疲れやすくなり、理解力も低下します。

文章が詰め込まれすぎていて、改行やスペースがないか、画像や表がギチギチに詰まっていて、見やすさより情報量を優先していないかをチェックしてみてください。適宜余白を多めにとり、ページ全体に余裕のあるデザインにしましょう。

マニュアルは作成して終わりではなく、定期的なフィードバックと更新が必要です。古い情報がそのままになっていると、読者は誤った知識をもとに行動してしまい、業務に支障をきたす可能性があります。

以下の場合、フィードバックができていないため、チェックして情報を更新しましょう。

・過去のルールや手順がそのまま記載されており、最新の業務フローと異なっている

・利用者からの「ここがわかりにくい」というフィードバックが反映されていない

・作成した担当者が異動・退職し、マニュアルの更新がストップしている

見やすいマニュアル作成の注意点

マニュアルは、誰が読むのかを明確に想定して作成することが大切です。

読み手の知識レベルや目的に合っていないと、理解しにくくなったり、逆に情報が不足したりすることがあります。例えば、新入社員向けと経験者向けでは、必要な情報量や説明の仕方が大きく異なります。

具体的には、以下のような工夫をするとよいでしょう。

初心者向けなら、専門用語を減らし、簡単な言葉を使う

経験者向けなら、詳細な説明は省き、要点を簡潔にまとめる

業務別にマニュアルを分け、必要な情報だけを提供する

読み手を意識することで、無駄のない、必要な人に最適化されたマニュアルを作れます。

マニュアルには、必要な情報だけを厳選して載せることが大切です。情報が多すぎると、どこを読めばいいのかわからなくなり、逆に理解しにくくなることがあります。すべての情報を詰め込むのではなく、重要なポイントを整理し、わかりやすく伝えることが重要です。

以下の方法で情報量を適切にコントロールすると、読みやすく、活用しやすいマニュアルになります。

・1ページに1つのテーマをまとめ、情報を分散させない

・不要な説明を省き、要点だけを箇条書きでまとめる

・「詳細情報」や「よくある質問」を別ページに分け、必要な人だけが見られるようにする

マニュアルは、作って終わりではなく、継続的に改善することが必要です。業務の流れが変わったり、新しいツールが導入されたりすると、古いマニュアルでは対応できなくなってしまいます。

また、実際に使用した人からのフィードバックをもとに、改善を重ねることで、より実用的なマニュアルになります。マニュアルは常に進化するものです。使う人の意見を取り入れながら、よりよいものに改善していきましょう。

・定期的にマニュアルを見直し、最新情報に更新する（半年～1年に1回が目安）

・読者にアンケートを取り、「わかりにくい部分」を洗い出す

・フィードバックをもとに、改善点を明確にして次回の修正に活かす

見やすいマニュアルを作るには、人間の視線の動きを考えたデザインを意識することが重要です。人は、ページを見るときに一定のパターンで視線を動かすことがわかっています。そのため、視線の動きを意識してレイアウトを設計すると、自然に重要な情報が伝わるマニュアルになります。

以下のデザイン心理学を活かすと、読む人が迷わず、スムーズに理解できるマニュアルを作成できます。

・目を引く色（視線誘導色）を使って、重要部分を強調する

・「Zの法則」を利用し、視線の流れに沿って情報を配置する

・「Fの法則」を活用する（人は左上から右へ、次に左下へ視線を移動する）

見やすいマニュアルを作るためのレイアウトのコツ10選

マニュアルの最初に「この資料で何がわかるのか」を短くまとめ、読者が迷わないようにする。

「◯◯するにはどうすればいい？」など、読者が知りたい疑問を見出しにすることで、情報を探しやすくする。

ただ正しい手順を示すのではなく、間違った例も示し、読者が誤解しないようにする。

順序立てて説明する際に、架空の登場人物が学んでいくストーリー形式にすることで、直感的に理解しやすくなる。

迷ったときに「はい・いいえ」で分岐し、適切な手順へ誘導する設計を取り入れる。

1ページに複数の重要ポイントを入れない。1ページで1つのことだけを伝えると、理解度が向上します。

画像や矢印、アイコンだけを見ても概要が把握できるようにし、文章を補助的な役割にする。

紙やPDFだけでなく、クリックで展開する「よくある質問」や動画の埋め込みを活用し、学習しやすい環境を作る。

例えば、注意喚起の部分に暖色系（赤・オレンジ）を使い、安心感を与える部分には寒色系（青・緑）を使うことで、無意識に伝わるデザインを作る。

「これだけやればOK！」とすぐ実行できるチェックリストや、3ステップで完了する手順をまとめた枠を作る。

見やすいマニュアル作成に役立つツール

Notta Showcaseは、AIを活用して動画の音声を自動で文字起こしし、字幕や翻訳を生成するツールです。多言語対応の吹き替え機能を搭載し、ワンクリックで最大15言語に対応したマニュアル動画も作成できます。

画面録画するだけでAIが自動的にマニュアルの構成を作成し、必要に応じてテキスト編集や翻訳も可能です。機械的な合成音声ではなく、オリジナルの声に近い自然な吹き替えを実現できるのも特徴です。

Canva（キャンバ）は、初心者でも簡単に視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるオンラインツールです。テンプレートを活用すれば、統一感のあるデザインを短時間で仕上げられ、PDFやPowerPoint形式でのエクスポートもできます。

Canvaには業務マニュアルや取扱説明書向けのテンプレートが豊富に用意されており、一からレイアウトを考える手間を省略可能です。また、アイコン・イラスト・図表を活用すると、文章だけでは伝わりにくい内容も直感的に理解できます。

フォントやカラーを統一できるため、デザインに一貫性を持たせやすく、視認性も向上します。クラウド上でチームとリアルタイムで編集・フィードバックができるため、スムーズな更新と共有が可能です。

Microsoft PowerPointは、プレゼンテーションツールとして知られていますが、視覚的にわかりやすいマニュアル作成にも最適なツールです。スライド形式のため、情報を整理しやすく、画像や図表を活用すると、直感的に理解しやすい資料を作成できます。

ChatGPTは、自然言語処理技術を活用したAIで、ユーザーの質問に対して自然な対話形式で回答を提供できる生成AIです。膨大なテキストデータを学習し、業務マニュアルの作成にも活用できます。ChatGPTを使えば、時間と手間がかかる作業も短時間で正確なドキュメントを生成でき、業務の効率化が可能です。

また、情報の更新も容易で、変更点を入力するだけで最新の内容を反映できます。さらに、AIによる一貫性のある情報提供により、人為的なミスを減らし、品質の高いマニュアルを維持できます。

今すぐ使える！見やすいマニュアルの無料テンプレートサイト

Office テンプレートは、Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Office製品で使える無料のテンプレート集です。2,000点以上のデザインが用意されており、誰でも手軽に資料や作品を作成できます。

年賀状やカレンダー、ビジネス用の収支管理表や領収書管理表など、幅広いジャンルのテンプレートが揃っており、必要な項目を編集するだけで簡単にオリジナルのデザインに仕上げられます。

bizoceanは、ビジネス向けの書式テンプレートを無料で提供するプラットフォームです。登録会員数は362万人を超え、2.9万点以上の無料テンプレートが用意されており、企画書や契約書、経理・財務書類、マーケティング資料など幅広い書式に対応しています。業務効率化を目的としたテンプレートが豊富に揃っており、企業のバックオフィス業務をサポートできます。

プレゼンデザインは、プレゼンテーション資料の品質向上と作成時間の短縮を両立させることを目的としたテンプレート集です。デザインルールを明確に定義し、統一感のある資料を短時間で作成できるよう設計されています。

スライドサイズは「A4」と「ワイド画面」の2種類があり、用途に応じて使い分けが可能です。見出しや箇条書き、表などのデザインパーツ集が提供されており、コピー＆ペーストするだけで資料の構成を整えられます。テーマカラーの変更機能も備え、企業のブランドイメージに合わせたプレゼン作成が可能です。

経費削減実行委員会では、企業で頻繁に使用される業務書類やビジネス書式のテンプレートを無料でダウンロードできるサービスを提供しています。契約書、請求書、企画書、会議資料、スケジュール管理表など、実用性の高いテンプレートが豊富に揃っており、業務の効率化に役立ちます。

テンプレートを活用すると、書類作成の時間短縮だけでなく、ミスの削減やペーパーレス化の促進にもつながります。

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まとめ｜見やすいマニュアルで業務効率化を実現しよう

見やすいマニュアルを作成すると、業務の効率化が図れるだけでなく、情報共有の精度が向上し、作業ミスの削減にもつながります。マニュアル作成は、情報を整理し、視覚的にわかりやすいデザインを取り入れ、読み手に配慮したフォントや色使いを意識することが重要です。

一方で情報を詰め込みすぎたり、統一感のないレイアウトにしたりすると、読みにくくなり、かえって業務の妨げになります。また、フィードバックを収集し、定期的に更新すると、常に最新の情報を提供できるマニュアルを維持できます。

無料で使えるテンプレートサイトを利用するのも、作業時間を短縮する有効な手段です。見やすいマニュアルを導入し、業務の標準化と生産性向上を目指しましょう。

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