操作マニュアルとは？作成手順・成功のポイント・活用事例を徹底解説

現代のビジネスやソフトウェアの世界では、効率的な業務遂行のために「操作マニュアル」が欠かせません。

操作マニュアルには、効率的な業務遂行だけでなく、業務品質の向上や属人化の解消、従業員の教育コスト削減といったメリットがあります。

しかし

「どうやって操作マニュアルを作成すればよいのかわからない」

「操作マニュアルを作成しても使われなくなるかもしれない」

といった課題に直面することも少なくありません。

本記事では、操作マニュアルの概要や作り方、作成時のポイントや注意点、おすすめツールや活用事例について解説します。

マニュアル作成でお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

操作マニュアルとは？

操作マニュアルとは、ソフトウェアや機械、業務手順などの使い方をわかりやすく説明した文書のことです。

主に新しいツールやシステムを導入する際、誰でもスムーズに操作できるようにするために作成されます。

操作マニュアルには、テキストだけでなく画像や動画、図解などを取り入れることで、視覚的に理解しやすくする工夫が必要です。

また、紙のマニュアルだけでなく、PDFやウェブページ、アプリ内ヘルプとして提供されるケースも増えています。

適切な操作マニュアルがあれば、ユーザーの習熟度を高め、業務効率を向上させることが可能ですが、不十分なマニュアルでは作業ミスや問い合わせが増え、結果的に生産性の低下につながることもあります。

そうならないためにも、使いやすさを意識したマニュアル作成が非常に重要です。

操作マニュアルの作り方

効果的な操作マニュアルを作成するには、ユーザーの視点に立ち、誰でも理解しやすい内容にすることが重要です。

以下の手順に沿って作成すると、わかりやすく実用的なマニュアルになります。

最初に、操作マニュアルの目的をはっきりさせることが重要です。

操作マニュアルは単なる説明書ではなく、ユーザーがスムーズに作業を進めるための手順書です。

そのため、「この操作マニュアルは何のために作るのか」「どのような状況で使用されるのか」を明確にしましょう。

たとえば、初心者向けの操作マニュアルなら専門用語を避け、基本的な操作から詳しく説明する必要がありますが、上級者向けであれば簡潔な手順とポイントを押さえた構成が求められます。

このように、目的や対象ユーザーを明確にすることで、適切な言葉遣いや説明のレベルを設定できます。

操作マニュアルには多くの情報を盛り込めますが、すべてを網羅しようとすると、かえって分かりにくくなります。

そのため、ユーザーが本当に必要とする情報を見極め、適切に取捨選択することが大切です。

具体的には、次のようなポイントを考慮しましょう。

• ユーザーが最も知りたい情報は何か？（基本操作、トラブル対応など）

• ユーザーがつまずきやすいポイントはどこか？（エラーメッセージの対処方法など）

• どの手順を優先的に説明すべきか？（必須の設定、初期登録など）

例えば、ソフトウェアの操作マニュアルなら、「基本的な使い方」「よくあるエラーとその対処法」「便利なショートカット」など、実用的な情報を厳選して掲載するのが効果的です。

操作マニュアルの内容が決まったら、分かりやすい構成に整理しましょう。ユーザーが直感的に情報を見つけられるようにするため、一般的には以下のような構成が適しています。

各項目の中では、簡潔かつ具体的な表現を心がけましょう。

「〇〇をクリックする」「〇〇を選択する」といった指示を明確にし、必要に応じて画像やスクリーンショットを活用すると、さらに理解しやすくなります。

また、箇条書きや番号付きリストを使うことで、視認性を向上させることも重要です。

操作マニュアルは作成しただけで終わりではなく、作成者や実際のユーザーに試してもらい、フィードバックを得ることが重要です。

テストを実施する際は、主に以下の点を確認しましょう。

• 手順に抜けや間違いがないか（操作が実際に正しく行えるか）

• 説明が分かりやすいか（初心者でも理解できるか）

• 曖昧な表現となっていないか（誰が見ても同じ解釈ができるか）

• 情報は探しやすいか（必要な項目がすぐに見つかるか）

特に、対象ユーザーと同じレベルのユーザーに試してもらうと、実際にどの部分が分かりにくいのかを正確に把握できます。

その結果をもとに、表現を見直したり、図解を追加したりすると、より分かりやすいマニュアルに仕上げられます。

また、操作マニュアルは定期的に更新することも重要です。ソフトウェアのアップデートや業務手順の変更に合わせて、最新の情報に保つよう心がけましょう。

分かりやすい操作マニュアルを作成する5つのポイント

操作マニュアルは、単に手順を羅列するだけでは十分ではありません。

ユーザーが迷わず活用できるよう、以下の5つのポイントを押さえることが重要です。

長い文章や専門用語が多いと、ユーザーが混乱し、必要な情報を見落としてしまう可能性があるため、操作マニュアルはできるだけ簡潔で分かりやすい表現を心がけることが大切です。

例えば、文章は短く区切り、具体的な言葉を使いながら説明すると、伝わりやすくなります。

また、「〇〇をクリックする」「〇〇を選択する」といった明確な指示を取り入れることで、ユーザーが迷うことなく操作を進められるようになります。

専門用語が必要な場合は、簡単な説明を加えることで、初心者でも安心して読み進めることができるでしょう。

文章だけで説明するよりも、スクリーンショットやイラストといった視覚的な要素を活用すれば、直感的に理解しやすい操作マニュアルとなります。

特に、複雑な操作や難解な設定手順では、実際の画面をキャプチャして重要なボタンや入力欄を赤枠などで強調することで、誰が操作しても間違えることがない操作マニュアルが仕上がります。

また、スクリーンショットやイラストはまとめて表示するのではなく、手順ごとに適切なものを表示してあげることで、ユーザーがスムーズに作業を進めることができるでしょう。

オンラインマニュアルの場合は、動画を活用することで実際の動きを見せられるため、ユーザーが理解しやすくなります。

操作手順を細かく分けてステップごとに区切ることも、分かりやすい操作マニュアルを作成するポイントのひとつです。

複数の操作手順を一か所に詰め込むと、ユーザーが混乱しやすくなるため、1ステップに1つの操作を記載するのが理想的です。

手順を整理する際には、「STEP 1」「STEP 2」といった見出しを活用することで、ユーザーが認識しやすくなります。

特に、初心者向けの操作マニュアルでは、一つひとつの操作を丁寧に解説し、途中で迷わないように工夫することが求められます。

また、情報が詰め込まれすぎてしまうと、逆に分かりづらくなるため、不要な情報は削ぎ落とし、重要なポイントだけを強調することが大切です。

ユーザーが必要な情報を素早く取得できるように、操作マニュアルの構成を工夫することが重要です。

適切な構成ができていないと、ユーザーが探している情報にたどり着けず、操作マニュアルの利便性が低下してしまいます。

基本的な構成としては、「基本操作」「応用操作」「トラブルシューティング」など、目的別に整理するのが効果的です。

初心者向けの操作マニュアルでは、「最初に行うべき設定」などの導入部分を用意し、経験者向けの操作マニュアルでは、「ショートカットキー一覧」や「カスタマイズ方法」など、より専門的な情報をまとめると、より効率的にユーザーの理解度が向上します。

また、冒頭に目次を設けることで、どこに何が書かれているのかをすぐに把握できるようになり、検索性を向上させることができます。

操作マニュアルは作成したら終わりではなく、ユーザーテストを行い改善することで完成度を高めることができます。

作成者の視点だけで作った操作マニュアルは、分かりやすさに欠けることがあるため、実際のユーザーに試してもらい、フィードバックを収集することが大切です。

ユーザーがどこでつまずくのか、どの部分が分かりにくいのかを把握し、改善を重ねることで、より実用的な操作マニュアルに仕上げることができます。

特に、初心者にとって操作が直感的に分かるかどうかをチェックし、適宜表現や構成を見直すことが重要です。

また、新しい機能が追加された場合やシステムの仕様が変更された際には、操作マニュアルも最新の情報に更新することが求められます。

現場で使われなくなる操作マニュアルの注意点

ここからは、現場で使われなくなる操作マニュアルの主な注意点を5つ解説します。

操作マニュアルが現場で使われなくなる大きな原因の一つは、情報が古くなってしまうことです。

特に、ソフトウェアやシステムの更新が頻繁に行われる場合、操作マニュアルに記載された手順や設定が無効になってしまうことがあります。

最新の情報に更新されていない操作マニュアルは実際の操作と乖離してしまうため、結果として役に立たなくなり、使用されなくなってしまう可能性が高まります。

そうならないためにも、半年に一回など定期的に操作マニュアルを見直し、必要に応じて内容を見直して更新することが重要です。

操作マニュアルがすべてのユーザーに対応していない場合、その操作マニュアルは使われなくなります。

例えば、初心者向けと上級者向けで必要な情報が異なるのにもかかわらず、同じ操作マニュアル内に情報を詰め込んでしまうと、両方のニーズを満たすことが難しくなり、初心者と上級者どちらにも有益とはいえない操作マニュアルとなってしまいます。

そのため、操作マニュアル作成時にターゲットとなるユーザーを明確にし、そのニーズに合わせた内容を提供することが大切です。

初心者向けと上級者向けのどちらの操作マニュアルも作成したい場合は、別々の操作マニュアルを作成したり、セクションごとに難易度を分けて提供できるとよいでしょう。

操作マニュアルに記載された手順が長すぎたり、細かすぎたりすると、ユーザーはその情報を簡単に実行することが難しくなります。

その結果、操作マニュアルを使わずに、他の方法で作業を進めてしまうことが増えてしまい、操作マニュアル通りに実行してもミスが増えてしまう可能性があります。

そうならないためにも、操作マニュアルに記載する手順はできるだけ簡潔で、わかりやすく説明しましょう。

また、どうしても複雑になってしまう手順は図解やイラストを利用してわかりやすくつたえる工夫が必要です。

操作マニュアルが使いにくいと、最終的には利用されなくなってしまう可能性があります。

例えば、操作マニュアルのフォーマットが統一されていなかったり、検索機能が不十分だったりすると、必要な情報をすぐに見つけることができません。

また、情報量が多すぎてどこに何が書いてあるのか分からない状態だと、ユーザーに負荷がかかってしまい、結局操作マニュアルを使わなくなります。

そのため、操作マニュアルは論理的に整理し、使いやすさを重視して設計する必要があります。

目次を設けたり、各セクションに明確な見出しを付けたりすることで、ユーザーが求める情報をすぐに見つけやすくなります。

さらに、検索機能を追加したり、PDF版での提供など、アクセス性を高める工夫も重要です。

ユーザーの意見を汲み取らずに操作マニュアルを作成した場合、その操作マニュアルは現場に適応できず、使われなくなる可能性があります。

ユーザーがどこでつまずくのか、どの部分が理解しづらいのかをフィードバックとして受け入れ、操作マニュアルに反映させることが重要です。

また、実際に使用する現場の声を反映させるために、定期的にアンケートなどを実施してユーザーからの意見を収集し、必要に応じて改善を行いましょう。

操作マニュアル作成に役立つツール5選

ここまで、操作マニュアルの作り方やポイント、注意点などを解説してきました。

しかし、「実際に操作マニュアルを作成するには、どんなツールが必要なのかわからない」とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。

そんな方に向けて、ここからは操作マニュアル作成時に役立つツールを5つ紹介します。

• 概要

「Notta Showcase」は、AIによる動画の文字起こし・翻訳・吹き替え機能を備えたマニュアル作成ツールです。

このツールは、マニュアルや手順書に付随する動画をアップロードするだけで、AIが自動で音声を文字起こしし、15ヵ国もの言語への翻訳や話者の声に近い吹き替え音声を生成します。

文字起こしの際には字幕も同時に作成されるため、多言語のマニュアルや手順書の理解をよりサポートすることができます。

動画の入力方法も多様で、ファイルのアップロードやYouTubeのリンク指定が可能です。さまざまな動画を多言語対応させられるため、幅広いユーザーに向けた情報提供がより簡単になります。

• 料金

フリープラン：無料

プレミアムプラン：5,250円/ 月（年間プランで割引あり）

• こんな方におすすめ！

操作マニュアルや業務手順を動画で説明し、文字起こしや翻訳を行いたい方

取扱説明書やガイド動画を効率的に多言語化したい方

参考：「Notta Showcase」公式ホームページ

• 概要

Googleが提供する「Google ドキュメント」と「Google スプレッドシート」は、それぞれの特長を活かしながら、業務の効率化や情報共有ができるツールです。

「Google スプレッドシート」は表計算ソフトで、関数を使用したデータ管理や計算、業務の自動化に適しています。一方、「Google ドキュメント」は文章作成ソフトで、テキストベースのマニュアルや手順書の作成に便利です。

どちらのツールもリアルタイム共同編集が可能で、チームでの文書・データ管理がスムーズに行えます。

またデバイスを問わずアクセスでき、クラウド上で自動保存される機能や変更履歴の記録機能により安全にデータを共同で編集することができます。

• 料金

無料（一部有料プランあり）

• こんな方におすすめ！

テキストとデータを効率的に整理・管理しながら作成したい方

Google スライドやフォームとも連携し、業務資料を一元管理したい方

参考：

「Googleドキュメント」公式ホームページ

「Googleスプレッドシート」公式ホームページ

• 概要

Microsoftが提供する「Microsoft Word」と「Microsoft PowerPoint」は、業務文書やプレゼン資料を効率的に作成・共有し、ビジネスの生産性を向上させるツールです。

「Microsoft Word」は文書作成に特化したソフトで、操作マニュアルや手順書の作成、フォーマット管理に適しています。一方「Microsoft PowerPoint」は、視覚的に情報を整理してプレゼン資料や研修用スライドを作成するのに最適です。

どちらも高度な編集機能を備え、テンプレートやデザインオプションが豊富で、より分かりやすく高品質な文書・資料を作成できます。

クラウド機能（OneDrive）と連携すればオンラインでの共同編集やファイル共有も可能なため、操作マニュアルやプレゼン資料の作成・管理・共有を効率的に行うことができます。

• 料金

Microsoft Word：無料

Microsoft PowerPoint：無料

【個人向け】

Microsoft 365 Personal：21,300円/ 年

Microsoft 365 Family：27,400円/ 年

【ビジネス向け】

Microsoft 365 Apps for business：1ユーザーにつき1,236円/ 月

Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーにつき1,874円/ 月

• こんな方におすすめ！

操作マニュアルやプロジェクト資料をWordでまとめ、PowerPointで視覚的に伝えたい方

クラウドを介して、リアルタイムでの共同編集やファイル共有を行いたい方

参考：

「Microsoft Word」公式ホームページ

「Microsoft PowerPoint」公式ホームページ

• 概要

「Teachme Biz」は写真や動画を利用したわかりやすいマニュアルを、クラウド上で誰でもかんたんに作成・共有できるシステムです。

また、マニュアルの作成だけではなく、業務課題の分析・改善もできるため、人材育成や業務効率化に有効なツールとして注目されています。

マニュアルの作成方法のひとつとして、テンプレート機能が用意されており、画像・動画と文字を入れるだけで、誰でも簡単に品質の高い操作マニュアルが作成できます。

さらに、20もの言語に対応している自動翻訳機能も搭載されているため、外国人スタッフの教育にも活用できる点は大きな魅力です。

タブレットやスマホ等端末での確認ができ、PDF出力やQRコードでの共有、タスクとして配信もできるため、どんな現場でも利用できます。

• 料金

スタータープラン：59,800円/ 月

ベーシックプラン：119,800円/ 月

エンタープライズプラン：319,800円/ 月

• こんな方におすすめ！

人材育成もできる操作マニュアル作成ツールをお探しの方

多種多様な現場で働く業務形態を想定した操作マニュアル作成ツールをお探しの方

参考：「Teachme Biz」公式ホームページ

• 概要

「Notion」は、情報整理やプロジェクト管理、チームコラボレーションに優れたツールとして知られていますが、マニュアル作成にも非常に有用です。

シンプルで直感的なインターフェースなうえに、非常に柔軟なカスタマイズが可能で、テキスト、画像、動画、表、チェックリストなど、さまざまな形式のコンテンツを一つのページに組み合わせて、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。

また、Notionはページの階層構造を自由に設定できるため、大規模なマニュアルでも簡単に整理・管理できます。

さらに、チームでのリアルタイム編集が可能で、複数人でのスムーズなマニュアル作成や修正作業が実現可能です。

チームでの作業時にはリンク機能やタグを活用して、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすれば、効率的に作業を進めることもできます。

• 料金

フリープラン：無料

プラスプラン：1,650円/ 月

ビジネスプラン：2,500円/ 月

エンタープライズプラン：要相談

• こんな方におすすめ！

複数の人で話し合いながら、同時に作業することが多い方

さまざまな機能が備わっているツールを自分好みにカスタマイズするのが好きな方

参考：

「Notion」公式ホームページ

操作マニュアルの活用事例（業種別）

操作マニュアルは、さまざまな業界で業務の標準化や効率化を目的に活用されています。

業種ごとに必要とされるマニュアルの内容や形式は異なりますが、共通して言えるのは、適切なマニュアルを整備することで、業務の属人化を防ぎ、作業ミスを減らし、新人教育の負担を軽減できる点です。

ここでは、主要な業界ごとの操作マニュアルの活用事例を紹介します。

IT業界では、社内システムの運用手順やソフトウェアの使用方法を詳しく説明するマニュアルが不可欠です。

特に、新しいツールやシステムを導入する際には、具体的な操作手順をまとめたマニュアルを用意することで、社員のスムーズな適応を支援できます。

例えば、社内で利用するプロジェクト管理ツールの操作マニュアルを作成し、新規プロジェクトの立ち上げからタスク管理の方法、メンバーの権限設定までを詳細に解説すれば、ツールの定着率が向上し、業務の効率化が図れます。

また、エンジニア向けには、開発環境のセットアップ手順やAPIの利用ガイドなどの技術マニュアルが活用されることが一般的です。

製造業では、設備の操作方法や安全管理のためのマニュアルが重要です。

工場の生産ラインでは、特定の機械や装置の操作手順を統一することで、作業ミスや事故を防ぐことができます。

具体的には、新しく導入された機械の使用方法を詳細に記したマニュアルを作成し、写真や図解を用いて視覚的に理解しやすい形にすることで、現場作業員の習熟度を高めることができます。

また、作業標準マニュアルを整備し、誰が作業しても同じ品質を保てるようにすることも重要です。

医療機関では、医療機器の操作方法や診療・看護業務の手順を統一するためのマニュアルが必要不可欠です。

医療現場では一つのミスが重大な影響を及ぼすため、適切なマニュアルの整備が患者の安全を守るうえで重要な役割を果たします。

医療業界では主にMRIやCTスキャンの操作マニュアルを作成し、操作方法や注意点、緊急時の対応を明記することで、医療スタッフが正確かつ安全に機器を扱うことができます。

また、新人看護師向けに点滴や注射の手順を記したマニュアルを用意することで、現場の教育負担を軽減し、医療の質を均一化することができます。

飲食業では、料理のレシピや調理手順、接客ルールを統一するためのマニュアルが活用されています。

特に、多店舗展開している飲食チェーンでは、各店舗で同じクオリティの料理とサービスを提供するために、詳細なマニュアルが求められるのです。

ハンバーガー店であれば、「バンズの焼き加減」「具材の配置」「提供までの時間」などを細かく定めた調理マニュアルを作成し、新人スタッフでもすぐに業務を習得できるようにします。

また、接客のマニュアルを用意し、挨拶の仕方や注文の取り方、クレーム対応のフローを明確にすることで、誰でも品質の高い接客ができるようになるため、顧客満足度の向上につなげることができるでしょう。

教育機関では、eラーニングシステムの利用方法や教材作成の手順を記載したマニュアルが活用されています。

特に、リモートでのオンライン授業が普及する中で、教師がスムーズに授業を行えるよう、PCツールの操作マニュアルが求められています。

主なPCツールの操作マニュアルとしては、「Zoomの設定方法」「資料の共有手順」「録画データの保存方法」などがあり、それらをまとめたマニュアルを作成することで、教師が授業を中断することなく、スムーズに授業を進行できるようになるのです。

また、生徒向けに「オンライン授業の受講方法」や「課題提出の手順」を記したマニュアルを用意することで、学習環境を整えることもできます。

小売業では、POSレジの操作方法や在庫管理の手順を統一することで、新人スタッフでもすぐに業務に慣れることができます。

特に、アルバイトやパートスタッフが多い業界では、分かりやすいマニュアルが業務の円滑な運営に欠かせません。

例として、「商品のスキャン方法」「クレジットカード決済の対応」「返品・交換手続き」などのレジ操作マニュアルを用意することで、ミスを減らし、スムーズな会計業務を実現できます。

また、倉庫での在庫管理マニュアルを整備し、入荷・出荷のフローを明確にすることで、在庫の過不足を防ぎ、業務の効率化を図ることができます。

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まとめ：操作マニュアルを活用して業務の効率化を図ろう

本記事では、操作マニュアルの概要や作り方、作成時のポイントや注意点、おすすめツールや活用事例について解説してきました。

操作マニュアルは、業務の標準化を促進し、作業の属人化を防ぐために不可欠なツールであり、適切に作成・運用することで、新人教育の負担を軽減、業務のミスを削減、作業効率の向上ができます。

しかし、情報が古くなったり、実際の業務と乖離したりすると、せっかくのマニュアルが活用されなくなる可能性があるため、チームや現場の声を反映させながら改善していくことも重要です。

本記事を参考にして、自社の業務に最適な操作マニュアルを作成し、継続的に改善を行いながら、よりスムーズな業務運営を実現していきましょう。

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