文字起こしの効率的なやり方は？劇的に時短する3つのポイントを紹介
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議事録やインタビュー記事の作成のため、録音した音声を文字起こしする機会はよくあります。また副業や在宅ワークとして、文字起こしの案件に取り組まれている方も多いのではないでしょうか。その中で「文字起こしに時間がかかってしまい、ほかの作業ができない」「何度も聞き返してタイピングするのが面倒くさい」といったお悩みをよく聞きます。
文字起こしはちょっとしたポイントを押さえたり、ツールを使ったりすることで劇的に作業時間を短縮することが可能です。この記事では文字起こしの種類やメリット、効率化するためのポイントについて解説します。
文字起こしとはどんな仕事？
まずは基本的な文字起こしの定義と、種類について解説します。
文字起こしとは
文字起こしとはインタビューや会議などの音声を録音した音声ファイルを聞き取り、テキスト化する仕事です。テープ起こしと呼ばれることもあります。会議の内容を録音し文字起こしを行って議事録としてまとめたり、インタビューやセミナーの音声を文字起こしして記事の作成や内容の振り返りに活用したりすることが多いです。
文字起こしの種類
文字起こしと一言で言っても、求められるレベルによって以下の3種類に分けられます。
素起こし
聞き取った音声をそのまま一字一句正確に書き起こす方法です。「あー」「えー」などの意味を持たない言葉や、言い間違いなどもすべてテキスト化します。読みやすさよりもその場の雰囲気や正確性・証拠性が求められる場合に使用されます。よく用いられるのはカウンセリング、裁判証拠、研究などの場面です。
ケバ取り
「あー」「えー」「あの」など、意味を持たない言葉をケバといい、これを取り除いて書き起こす方法です。話しているときはあまり気にならなくても、テキストにするとケバによって読みにくいことがあります。ケバ取りをすることで、読みやすくすっきりとした文章になるのです。よく用いられるのは会議、インタビュー、セミナーなどの場面です。
整文
文章が読みやすくなるよう話し言葉を書き言葉に直し、ですます調に整える方法です。たとえば「いろんな」を「いろいろ」に、「食べれる」を「食べられる」に、など言い回しや表現を整えて美しく読みやすい文章に仕上げます。よく用いられるのは出版物、Webに公開する記事、資料作成などの場面です。
文字起こしをするメリット
文字起こしは時間がかかるにも関わらず、多くの場面で必要とされます。その理由は文字起こしをすることによって以下のようなメリットが得られるからです。
内容を確認して振り返ることができる
他の人へ共有できる
記録として残せる
目的の箇所を検索できる
音声を文字起こしする事によって以上のような効果が得られ、作業をスムーズに進行できることが文字起こしの魅力です。
文字起こしのやり方
文字起こしはいきなり始めるよりも、段階を踏んだ方がスムーズに進められます。ここでは、文字起こしのやり方を順番に紹介します。
文字起こしの事前準備
文字起こしの時間を短縮するため、なるべく早く作業に取り掛かりたいと思いがちです。しかし作業をする前にきちんと準備をしたほうが、結果的にトータルの作業時間は短くなります。文字起こしの前にしておくべき事前準備は以下のとおりです。
テーマについての知識をつけておく
文字起こしする音声の内容について知識をつけておきましょう。たとえば会議のアジェンダ、セミナーのテーマなどです。まったく知識のない状態で文字起こしを始めてしまうと、耳慣れない用語を何度も聞き返すことになり効率的ではありません。特に専門性の高いジャンルの場合は基礎知識だけでも頭に入れ、手元に用語集などを用意しておくと良いでしょう。
音声ファイルをチェックして整える
文字起こしを始める前に、音声ファイルを一度通して聞いてみましょう。ノイズが多い場合、ノイズ除去を行ってできる限り聞きやすい状態にしたほうがその後の作業がスムーズです。また再生速度を変えてみて、一番聞き取りやすい速度を確認しておきます。
よく使う単語を辞書登録する
タイピングの効率を上げるため、音声の中でよく使われている単語はPCの辞書登録機能を使用してあらかじめ登録しておきましょう。特に長い単語は一度登録すればすぐに変換できるため、大幅な時間短縮になります。ショートカットキーなども使いこなすとタイピングを効率化できるので、日頃から使い慣れておくのがおすすめです。
文字起こしをする
準備を整えたら、文字起こしを行います。音声を聞きながらタイピングを行いテキスト化していきましょう。どうしても聞き取れない箇所はテキストにタイムコードを記入して先に進みます。つまづいた箇所にこだわっていると作業効率が悪いです。ひとまず先に進み、作業を終えてからもう一度確認します。
文字起こしした内容の確認
最後まで文字起こしを終えたら、音声を一通り聞き返しながらテキストの内容を確認します。どんなに注意深く文字起こししても、ミスしてしまうことはあります。内容に齟齬が生じないよう、注意深く確認しましょう。
不要語を削除する
この時点では一字一句そのまま書き起こした素起こしの状態のため、意味のない言葉や言い間違いを取り除くケバ取りの作業を行います。必要な言葉のみになり、内容が読み取りやすくなるでしょう。
文章の間違いを訂正する
最後に、文章に違和感がないよう美しく整える整文の作業を行います。読者の立場で考え、内容が伝わりやすいように配慮しましょう。間違った日本語や違和感のある表現は修正することで格段に読みやすく、伝わりやすくなります。
文字起こしを効率化するポイント３つ
基本的な文字起こしのやり方を把握できたら、次はより効率化する工夫をしてみましょう。以下のポイントを取り入れることで、劇的に作業時間を短縮することが可能です。
状況に合わせて起こし方のポイントを把握しておく
文字起こしが必要な状況は複数人での会議や、単独の話者によるセミナーなどさまざまです。それぞれの状況に合わせたポイントを把握しておくとより効率的な文字起こしができます。たとえば以下のような違いが挙げられるでしょう。
複数人が参加する会議：各話者のイントネーションや特徴をメモして聞き分ける、意味のない相槌などはあらかじめケバ取りする、など
話者が単独で話すセミナー：音声のテーマを理解し事前に知識をつけておく、専門用語や略称を確認しておく、など
タイピングの速度を上げる
辞書登録やショートカットキーなどの活用は先に紹介しましたが、タイピングの速度そのものを上げることも大切です。日頃からタイピング練習をしたり、ブラインドタッチに自信のない方は改めて習得し直してみると良いでしょう。
AI文字起こしツールを活用する
文字起こしを短時間で行うためには、ツールの活用も検討しましょう。音声を自動で文字起こしするツールは、手作業では追いつかないスピードの音声でもスムーズにテキスト化してくれます。今までは精度に不安があるツールが多かったですが、近年は精度が飛躍的に向上しています。特にAIを搭載した自動文字起こしツールは句読点の挿入や話者の特定まで自動で行えるものもあり、かなり正確な文字起こしが可能です。
文字起こし効率的なやり方ー専用ツールーNotta
自動文字起こしツールのNottaは、リアルタイムでの文字起こしと録音済み音声ファイルの文字起こしが可能です。AIを搭載しており、その精度には定評があります。編集も簡単で、ケバ取りや整文をして共有する作業までツール内で完結するため、かなりの時短になるでしょう。
さらに多言語に対応しており、文字起こししたテキストをその場ですぐに翻訳することも可能です。話者特定もできるため、多言語での会議やインタビューの文字起こしにも最適ですね。
Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。
まとめ
文字起こしのやり方やメリット、効率化するためのポイントなどについて解説しました。文字起こしは仕事をスムーズに進めるために必要な作業です。しかし、作業には膨大な時間がかかることが多く、効率的とは言えません。
文字起こしの作業を効率化し、時短するためには今回紹介したポイントをぜひ意識してみてください。特にもっとも効果が期待できるのはツールの導入です。今まで苦労していた文字起こし作業をすべて任せることができるため、ぜひNottaの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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