情報収集能力を高める方法とは？ツールの活用して「価値ある情報」の収集方法を紹介
業界トップの正確率で作業効率爆上げ！
ニュース、ブログの記事・コメント、SNS・本からの一文、他人の言葉、ラジオ内で流れている会話、頭の中のアイデア発想など、私たちは日々、さまざまなソース、さまざまなシーンから、さまざまな種類の情報が溢れています。
読んだ内容から新たなアイデアを得ることができる人もいます。ただ読み飛ばして、学んだことを忘れてしまう人もいます。たまにいくつかの知識のポイントが思い浮かぶのですが、よく考えてみると思い出せないこともよくあります。
ご存知の通り、知識は単にコピー&ペーストするだけではありません。 ごちゃごちゃした情報を自分の脳内に留めておくことは誰でもできません。それを保存し、整理して、新たなアイデアを形成する「外部の脳」が必要なのです。それが個人のナレッジベースを持つことの意味なのです。
ただし、情報を取得する手順が面倒くさくと、価値ある情報のかなりの割合が「ちょっと面倒だな」と感じて「放置」されて、後で「忘れてしまう」可能性が高いです。情報の形態・種類を問わず、価値ある情報をより早く取り込み、気楽に利用できるになればどうなりますでしょうか。
この問題を解決するために、自分の「ナレッジベース」の構築方法の中で、一番大事の「情報収集」の効率化についてお話しします。
＜こんな方にオススメの記事です＞
・ 「情報収集」を効率化したいが、具体的に何をすべきかわからない方
・価値ある情報をより早く取り入れ、使いやすくしたい方
情報収集とは？
まず、コンセプトを明確にして、「情報収集」とは一体何なのかを考えてみましょう。
価値ある記事が見つかると、すぐにブックマークに追加したり、グループチャットやSNSにシェアしたりして、「この知識を既に身につけた」という錯覚を起こしていることがわかりました。
実際、ブックマークした情報は、インターネット上に散在する情報と何ら変わりないことを、心の中では分かっているはずです。
ここでは、より重要な基準をいくつか挙げてみます。
情報の出所にかかわらず、情報を集約し、カテゴリー別に整理することができます。
本文に情報を追加したり、タグを付けたり、フォーマットを変更したりすることができます。
何年も、何十年も見向きもされないまま放置されるのではなく、あらかじめ決められたプロセスに情報が統合されます。
収集・加工・選別することで、情報はより簡単に取り出せるようになるのです。
ここで述べた「情報収集」は、ナレッジベースの構築において最も重要なステップの一つであり、その後の情報の処理、分類、検索、エクスポート、分析の大前提となるものであります。
情報収集力が高い人の特徴
定期的に情報を収集することを行っている
例として、朝食をとりながら新聞を読むと、簡単に習慣的な読者になることができます。通勤中にスマホでニュースをチェックすれば、情報収集もなりやすいです。そして、寝る前に本を読むと、夜の読書習慣を簡単に身につけることができます。情報を収集するための時間帯とタイミングをスケジュールに組み込むことで、それらを簡単に習慣に変えることができます。
自分の情報収集システムを構築している
Googleニュース・SmartNewsというようなキュレーションサイトなど、さまざまな方法で情報を収集できます。定期的にアクセスするサイトや、情報を共有する友達のネットワークを利用して、独自の情報収集ルートを作成できます。
質問することを恐れない
知識を強く望んでいる人は、常に質問をし、答えを求め続けます。
情報を収集する際にどのような情報を収集する必要があるかが容易に理解できるため、適切な情報を効率的に取得し、必要・正しい情報のみを取得できます。
情報の取捨選択ができる
利用可能な膨大な量の情報を整理して並べ替えることができます。
したがって、収集した情報を、無関係な情報や誤った情報に惑わされることなく、効果的に使用することができます。
複数の情報ソースを活用する
収集する情報の信憑性を知るために、1つではなく複数のソースを使用して情報を収集します。
複数の情報源を利用することで、情報量も増やすことができます。複数の情報源を使用することにより、偏りなく情報を収集できます。
適切な判断ができるようになる
適切な決定を下すには、それを行うのに役立つ適切な情報が必要です。
人々が情報を収集する能力を向上させることにより、情報の正確性を判断し、適切な情報に基づいて決定を下すことができるようになります。
情報収集力を高めるコツ
情報収集の目的を明確にする
情報を収集する前に、「どのような情報を収集したいですか？」を決定する必要があります。
仕事の種類や役職によって、優先して収集する必要のある情報は異なります。
目的が明確でない場合、どのような情報を収集すればよいかわからないため、質の高い情報が得られない可能性があります。
情報収集の目的を明確にすることで、どのような情報が必要かが明確になり、有用な情報を効率的に収集できるようになります。
信頼できる情報源を見つける
探している情報が信頼できるかどうかを見分けるのは難しいです。
信頼できる情報源を見つければ、調査を行うときに信頼できる情報を収集できるようになります。
疑わしいと思われる情報に出くわした場合は、複数の情報源をチェックして、信頼できる情報源を確認しましょう。
客観的なデータと主観的な意見を区別する
情報には、客観的なデータと主観的な意見の両方が含まれます。
両者を区別できないと、情報をうまく整理できず、出力するときに納得できなくなります。
慎重に収集された情報が誤って送信されたり、「根拠はどのくらいか」と指摘されるという可能性があります。
そのため、まずデータと主観的な意見を意識して分離しましょう。
情報収集の価値・メリット紹介
情報収集の方法に価値を見出さない人が多いです。
多くの人は、「ただ情報を保存するだけで、何がそんなに技術的なのだろう」と思っているからです。
逆に、これは情報管理で最も大事なことです。以下では、その理由を説明します。
1. 情報収集は、情報管理プロセスの中で最もコストに重要な段階である
スマホで特に価値のある記事を見かけ、それをドキュメントに保存したいと思ったとき、あなたならどのようにしますか？
記事を開く
全文をコピー
新たにドキュメント文書を作る
全文をペースト
保存して名前を変更する
全体のプロセスは約1分で終わりますが、組版の問題や画像の欠落がある場合は、もっと時間がかかることもあります。
方法が正しくすれば、たった1秒の間に、すべてのプロセスを何十倍にも効率化することができます。
つまり、収集の段階でプロセス最適化を考えないと、本来は取得すべき価値の高い情報を見逃してしまうことになるのです。
2. 収集した情報の質が、後処理や検索の難易度を左右する
情報収集の時間差に加え、次の編集作業のコストを左右する完成度の差もあります。
例として、素晴らしい講演を聴いた後、その2時間の録音を直接パソコンのディスクに保存するということ、講演を聴きながらメモを取ったり、文字起こしサービスを利用するよりも時間とコストを節約することができます。しかし、今後は音声の内容を「直接」に検索することができないので、すぐに話の要点を確認することができず、他の人と共有したい場合は、「音声の最後くらいに要点があるから聞いてみて」と大雑把にしか伝えられず、ひどい経験になります。
そのため、最初は時間を短縮できるように見えますが、検索にかかるコストは全く収集しない場合と大差ないとしても、その後の作業にかなりの負担を加えてしまいます。
録音時に文字起こしツールを利用することで、効率化を図ることができる！
そこで、後述するプロセスでは、「収集した情報の質」を十分に考慮し、最初のステップで可能な限り多くの情報を前処理することができるようにしています。
もっと大事のは、このプロセスが必ずしも余分なコストを追加するものではなく、時には時間を節約するものであるということです。
3. 情報収集には「システム化」に必要
情報収集はかなり難しいことです。
日常生活の情報のテーマ、内容、コンテンツ、フォーマットはすべて異なるので、いくつかの手法で解決できる小さな問題ではなく、シナリオごとのアプローチが必要ですし、情報の種類が異なるので、それを取り込んで保存するためのツールも同じものではありません。
情報管理のプロセスとして、この部分の最適化の繰り返しにはほとんど終わりがなく、技術の進化とともに、より効率的な情報の取り込み方が出現してくるでしょう。情報収集をより簡単に、より便利にするツールが増えています。
例として、「Notta」という文字起こしアプリは、声を識別して音声認識で素早くテキスト化ができます。
参考記事：
仕事はもっと効率化できる！記録作業は、文字起こしアプリ“Notta”で高性能AIにアウトソース
複数の情報源を活用しよう！情報収集の対応策
ここでは、仕事や勉強の中で、情報の種類と、それらをいち早く取り込む方法をそれぞれが最適の生産性ツールを紹介します。
紙の本
紙の本を読むことで、どのように重要な情報をナレッジベースに取り込むことができるのか。ラベルにメモを書いて本に貼ることを提案する人、いろいろな色の蛍光ペンで走り書きしたり、単にアンダーラインを引くことを提案する人など、やり方はさまざまです。いずれにせよ、テキストをコンピューターに入力するというステップを省略することは難しいです。
せっかく読んだ本なのに、もう一度ページをめくり、重要な情報を打ち込まなければならないのは、非常に手数がかかります。幸いなことに、OCR技術の発展により、以前は面倒だったこの作業を手助けし、体験を向上させて、より自動化のツールが登場しています。
iOS 15の「テキスト認識表示」の機能を例として、使い方はとても簡単で、読書中に素敵な文章や例文に出会ったら、それをスマホで撮影して、スキャン範囲を調整すれば、ワンクリックで紙の本の文章を編集可能なテキストとして認識し、コピーすることができます。
読み終わった本は、ワンクリックで丸ごとエクスポートして保存でき、本の中の優れた文章は自分のナレッジベースとなり、将来いつでもアクセスできるようになります。
参考記事：
効率化の新常識！文字起こしアプリ「Notta」で学習効率を爆上げしよう
Webページ
スマホは便利になってきましたが、まだパソコンで読まなければならないシーンは多く、特に何十、何百もの記事を一度に読まなければならない場合もあり、先と同様に、Webページの内容をいかに素早く取り込むかも解決しなければならない課題となっています。そこで、情報管理強力なツールである「Evernote」と「Notion」を紹介します。
お使いのブラウザに合わせて「Evernote」や「Notion」の拡張機能をダウンロードし、インストールしてログインするだけで、価値ある記事を読んだら拡張機能をクリックするだけで自動的に記事が保存されます。
この拡張機能が、本文のテキストからスクリーンショットまで、さまざまなフォーマットに対応しています。インストールが必須のブラウザ拡張の中でもトップ5に入る製品と言われています。
もちろん、この拡張機能を試す以外に、直接コピー&ペーストする方法も忘れずに試してみてください。
参考記事：
作業効率・生産性を爆上げ！おすすめのGoogle Chrome拡張機能10選【2022年版】
アイデア発想と心に残る名言・格言
アイデア発想を記録することは面倒、どうすればより良いものができるかを考えました。
そこで、NottaというAI自動音声認識ツールを利用して、タイピング要らず、アイデア発想メモ素早く作成することができ、必要に応じてテキストを編集・画像の追加することもできます。
日記
書ききれないほどの思い、苦しい時の感想、成功した時の感動、訴訟にもならない、日記はそんな情報の最適の手段です。
このようなものを記録するために、Day Oneに試してみました。 Day Oneを選んだ理由は、良いデザインのMarkdownレイアウト、豊富な閲覧方法、地域情報の自動取得、過去の日記を自動整理・表示など、良い体験を生み出していたからです。
日記を書くことで、人生の些細なことをより多く思い出すことができ、自分自身をよりよく理解することができるようになります。 Day Oneを開くと、これまで生きてきた年月が目の前に写真のように現れ、自分の人生を無駄にはしていないと感じることがあります。
また、文字を記録する時、Nottaでひらめきやアイデアを短時間内に記録することができ、タイピングの無駄な時間を省くことができます。
まとめ
実は情報も整理する必要があります。整理しない情報は価値に転換できず、ただの文字だけです。この記事では何度もメモツールに言及していますが、このツールはナレッジベースの構築により、非常に豊富な機能を持っており、「情報整理力」向上のおすすめツールでもあるのです。
最初は、情報のインプットと管理をすべてEvernoteやNotionなどのメモツールに任せてみて、メモツールは情報・ナレッジマネジメントセンターになれば、一括で保存・管理することができます。
後期では、情報のターゲティングの精度を高めて、文章・パスワード・日記・タスク管理などの情報タイプを、Ulysses、1Password、Day Oneなどのより専門的なアプリに移管します。
最初から上記のツールをすべて使う必要はなく、EvernoteやNotionで保存だけでも良いのですが、時間の経過とともに徐々に専門的なツールに移行していくのが良いでしょう。
「一つのツールで一括管理」ではなく、それぞれのツールが得意とすることをさせることが、ここ数年生産性向上ツールを使ってきて得た感想です。
それでは、それぞれのツールがもたらす便利性を楽しんでください。
生産性向上・仕事効率化参考記事：
コロナ禍で生き残るために役立つ5つの神ツール！社会人としての競争力を高めよう
効率化の新常識！文字起こしアプリ「Notta」で学習効率を爆上げしよう
Notionを使って仕事を劇的に効率化する方法【今すぐ会議に使える！テンプレート付き】
会話を句読点も自動的に入れてテキスト化
Nottaが選ばれる理由は？
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