会議進行が上手い人の特徴を解説｜会議の各段階からデキる会議が達成

会議の進行役は、会議をスムーズに進めるためにも重要な存在です。しかし、この役割を担うことが不安やプレッシャーになる方もいるでしょう。一方で、会議を巧みに進行する人も少なくありません。

では、会議進行が上手い人には、どのような特徴があるのでしょうか。会議進行が上手い人の特徴を知ることで、これまで進行役を避けていた人も、自信を持って会議を進行できるようになります。

本記事では、会議進行が苦手な方に向けて、会議進行が上手い人の特徴や会議の事前準備、会議進行のポイント、会議終了後に必要なこと、スムーズな会議進行に役立つAIツールなどについて解説します。

本記事を読むことで、会議進行のテクニックが身につくだけでなく、会議に関する業務の効率化も可能です。会議の進行が苦手な方は、ぜひともご覧ください。

会議進行が上手い人の特徴

会議を上手く進行するには、さまざまな能力と技術が必要です。会議には多くの参加者がいるため、コミュニケーションスキルが欠かせません。

また、会議の議題を適切に理解できる優れた洞察力も必要です。さらに、会議の時間を管理する能力も求められます。以下では、会議進行が上手い人の特徴を紹介します。

会議を上手く進行するには、参加者の反応や感情に注意を払い、柔軟に対応することが重要です。参加者の心理を理解して、議論を目標に向けて導くためには、優れたコミュニケーションスキルが求められます。

日頃から他者の話を注意深く聞き、会話を得意とする人は、会議をスムーズに進行できるでしょう。

優れた洞察力があることも、会議進行が上手い人の特徴です。会議をスムーズに進行するには、参加者のコメントを的確に捉える洞察力が求められます。

自分が不慣れな話題である場合、議論の内容が理解できず、話が本筋から逸れてしまうこともありえます。参加者の発言を理解し、内容を整理することで、全員の理解を一致させることが可能です。

会議進行が下手な人の場合、会議時間が長くなって非効率になる可能性が高くなります。会議を効率的に進めるには、適切に時間を管理できる能力が必要です。

会議を進行する目的は、ただ速く終わらせることではありません。重要な議題には十分な時間を割きつつ、単純な議題に関しては素早く決断を下すようにしましょう。

どの議題にどれだけの時間を割くべきかを見極め、会議の流れを管理できれば、効率的な会議を進められます。

会議の事前準備から心かける

会議を上手く進行するためには、入念な事前準備も重要です。会議の準備として必要なことは、会議の目的を把握することやアジェンダを設定することが挙げられます。また、自分の役割を明確にすることも重要です。以下では、会議の事前準備について解説します。

会議の目的は、最終的に結論を導き出すことにあります。どれだけ充実した議論が交わされても、結論が得られなければその会議は目的を果たしていないと言えます。

そのため、効果的な会議進行には、何のためにその会議が開かれているのか、的を明確に理解することが重要です。目的を明確にしておくことで、話が脱線してもすぐに本線に戻し、結論へと導くことが可能になります。

会議の目的を理解できたら、アジェンダの設定を行います。アジェンダは、会議の目的や議論すべき項目などが記された計画表です。

アジェンダを事前に参加者に提供することで、会議の流れや議論のポイントをあらかじめ理解できるようになります。参加者は議題についての準備ができるため、結果として議論がより活発になり、スムーズに進む可能性が高まります。

会議に臨む前に、自分の担当する役割を明確に理解しなくてはいけません。会議を主導する立場にある場合、「司会」と「ファシリテーター」とでは役割が大きく異なります。

事前に自分が司会なのか、それともファシリテーターなのかを、明確に把握しておくことが重要です。以下では、司会とファシリテーターとの違いについて解説します。

司会

司会の主な役割は、会議の進行を担うことです。そのため、意見をまとめ上げることなどは行いません。

あらかじめ決められた会議時間を守るように、会議を進める能力が求められます。なお、参加者が多い場合や意見がまとまりにくい会議では、ファシリテーターと司会の双方が参加することがあります。

ファシリテーター

ファシリテーターは、会議において参加者から意見を引き出し、合意に向けて議論を進める役割を果たします。会議の過程では、参加者の思考や感情、相互関係が変わっていくことで、最終的な合意点に至ります。このため、ファシリテーターの役割は単に会議を進行させることだけでなく、参加者同士の対話と協力を促すことに焦点を当てます。

会議進行中のポイントは「時間厳守」

会議を進行する際に、重要になってくるのが会議の時間を守ることです。会議の時間が予定より長くなると意見がまとまらず、ムダな会議になる可能性が高まります。

そのようにならないためにも、会議進行中のポイントは「時間厳守」です。そのためには、会議の初めにゴールとルールを発表することや軌道修正を時々意識する必要があります。以下では、これらの会議進行中の重要ポイントについて解説します。

会議を開始する際には、最初にゴールを明確に設定し参加者に共有することが重要です。これが欠けると、議論が本来の目的から逸脱し、結果として不適切な結論に至るリスクが生じます。

さらに、会議の進行における基本ルールを参加者に予め伝えることも大切です。ルールが設定されていないと、一人の参加者が過度に時間を取ってしまい、会議が不必要に長引くことがあるためです。また、ルールを設けることで、参加者が自由に意見を共有できる環境を整えることができます。

会議をしていると、参加者の意見が本来のテーマから外れることがあります。そのため、議論が目指すべき方向から逸れないように、議論の軌道修正をすることも必要です。

しかし、意見交換が活発に行われている場合には、その流れを妨げないよう時間管理を柔軟に行い、状況に応じてスケジュールを調整することも求められます。

会議が終わっても気は抜けない

会議が終了した後も、引き続き行うべき作業があります。最初に着手すべきは、会議の議事録の作成です。

通常、会議中にはメモ取りを担当する書記がいます。会議の議事録の作成は書記が行うのが一般的です。ですが、進行役が議事録作成を担うこともあります。

議事録が完成した後には、議事録をもとにして決定事項と行動項目を、関係者に共有します。以下では、会議終了後に必要なことについて解説します。

会議で話し合った内容をメモで記録して、メモから会議の議事録を作成します。議事録を作成するためにも、会議中のメモの正確さが重要です。

また、会議参加者だけでなく、他の関係者にも理解しやすい形で作成する必要があります。さらに議事録の作成作業では、会話の流れを理解して編集できる能力も求められます。これらは、時間と手間がかかる作業であることも、あらかじめ把握しておくようにしましょう。

会議の議事録が完成したら、議事録の内容を要約して、決定事項と行動項目をわかりやすく記載します。この決定事項と行動項目が、会議の成功を左右します。

決定事項と行動項目が間違っていたら、会議が行われたことがすべてムダになってしまいます。決定事項と行動項目も、会議の参加者や不参加の関係者に共有します。

【TIPS】会議をスムーズになるコツ

これまで会議を進行するために必要なことを解説してきました。会議の進行が上手い人は、すべてがアナログというわけではありません。

会議をスムーズに進めるために、最新のAIツールを活用する人も多くいます。今回紹介する会議をスムーズにするAIツールは「Notta」です。本章では、AI文字起こしツール「Notta」について解説します。

「Notta」とは、200万人以上のユーザーや700社以上の企業が利用している人気AI文字起こしツールです。高精度の文字起こし機能があり、1時間の音声を5分で文字起こしします。そのため、議事録の作成や要約もわずかな時間で可能です。

Nottaを使えば、人手による文字起こし時間と比較して、文字起こし時間を97％削減できます。会議の内容を素早く把握したいなら、Nottaの活用をおすすめします。

Nottaには、会議で活用できる便利な機能が多く備わっています。会議に役立つ機能の例としては、スケジュール機能やリアルタイム文字起こし機能、AI要約機能、共有機能などが挙げられます。

これらの機能を使うことで、会議に関する業務の効率化とコスト削減が可能です。以下では、会議に活用できるNottaの機能について紹介します。

会議を予約

Nottaには、会議の日程調整がかんたんにできるスケジュール機能があります。スケジュール機能とは、Googleカレンダーと連携して、会議の参加者の日程調整を効率化する機能です。

会議の予約を効率的に管理して、日程調整にかかる時間をおよそ90％削減できます。またスケジュール機能は、完全無料で利用可能です。

関連記事：スケジュール機能の利用方法

議事録自動作成

手間がかかる会議の議事録も、Nottaならかんたんに作成できます。音声を録音するだけで、Nottaが自動的に議事録を生成します。そのため、手作業でのメモ取りが不要になります。

さらに、リアルタイム文字起こし機能を搭載しており、会議中に録音しながら同時にテキスト化が可能です。この便利な機能を使うことで、議事録作成の作業時間を大幅に削減できます。

関連記事：録音・リアルタイム文字起こし

行動項目と決定事項を自動生成

Nottaを活用することで、会議後の行動項目と決定事項を短時間で手軽に作成できます。行動項目と決定事項を自動生成するには、NottaのAI要約機能を使います。

AI要約機能とは、会議の議事録など文字の量が多い文章でも、AIが短時間で重要な部分を抽出して、要約を生成する機能です。また、AI要約機能は要約文だけでなく、チャプターや行動項目も自動で生成されます。

関連記事：NottaのAI要約機能とは？使い方を画像付きでわかりやすく解説！

カンタンに社内共有

Nottaは、便利な共有機能を搭載しています。Nottaの共有機能は、共有リンクのURLを自動で生成します。URLを社内のメンバーに伝えるだけで、手軽に議事録などを共有可能です。

また、Web上での公開やSNSへの共有にも対応しています。共有できるSNSは、現在は「X（旧Twitter）」「Facebook」「LinkedIn」「LINE」「WhatsApp」の5種類です。

関連記事：文字起こしデータを共有する

Nottaを使えば、会議の議事録と要約を素早く作成できます。以下では、Nottaを使った会議の議事録と要約の作成方法を紹介します。

1. Nottaにログインした後に、ホームの「録音開始」ボタンをクリックします。クリック後、自動で文字起こしが開始されます。
   

   

2. 自動文字起こしが終わったら、「AI要約」のテンプレートを選択します。

   

3. 要約が自動生成されたら、内容を確認します。生成された要約は、後から編集可能です。
   

   

以上の手順だけで、会議の議事録と要約を作成できます。

まとめ　会議進行の上手い人を目指せ

今回の記事では、会議進行が上手い人の特徴や会議の事前準備、会議進行のポイント、会議終了後に必要なこと、スムーズな会議進行に役立つAI文字起こしツール「Notta」の使い方などについて解説してきました。

会議の進行が上手い人は、コミュニケーションスキルや洞察力、時間管理能力が優れています。スムーズに会議を進行するには、事前準備を入念に行うことが重要です。また会議中は、会議の時間を適切に管理しなくてはいけません。会議が終わった後は、会議の議事録を作成して、決定事項と行動項目を社内のメンバーに共有します。

さまざまな業務が伴う会議を効率化するには、今回紹介したAI文字起こしツール「Notta」を活用することをおすすめします。Nottaを使えば、会議の議事録などが素早く作成でき、大幅な業務効率化とコスト削減が可能です。

Nottaが選ばれる理由は？

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
（カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現）

⑤ 一つのアカウントでWeb、APP、Chrome拡張機能が利用でき、データの同期と共有はカンタン

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