ミーティングとは?目的、種類、進め方、成功のポイントを全面解説

初めてミーティングを主催する方は、どんな点に気をつければいいか迷っていませんか？ただ単に関係者を集めて話し合いをするだけでは、せっかく集まった参加者の時間を無駄にしてしまう可能性もあります。

この記事ではミーティングをなぜ行うのかやミーティングの種類、進め方や成功のポイントについて解説します。効率的にミーティングを進めるためのツールも、いくつか紹介します。

ミーティングを主催したことがない方でも、効果的なミーティングを開催できるように解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

ミーティングとは？その意味と目的を解説

ミーティングとは、複数人が集まり話し合いをすることを指します。ビジネスシーンにおいては、主にメンバー間でアイデア出しや意思決定をするために行われます。

アイデア出しのミーティングでは、参加者が持っているアイデアを集めることを目的としてミーティングが行われます。代表例としては、ブレインストーミングがあげられます。意思決定のためのミーティングでは、議題に対して参加者の意見を集約し、最終的な方針や解決策を決定することを目的とします。

ミーティングを効果的に行うためには、目的を明確にし、それに沿った議題を設定することが重要です。また、参加者全員が積極的に発言できる環境を作り、建設的な話し合いを促進することが求められます。

会議とミーティングの違いは何？よくあるミーティングの種類とメリット

ミーティングと似た言葉に「会議」がありますが、ここではそれぞれの違いについて解説します。またよくあるミーティングの種類ごとのメリットも紹介します。

会議とミーティングは、どちらも複数人が集まって話し合いを行うという点では共通していますが、その目的や性質には違いがあります。

例えば会議は、主に意思決定を行うことを目的としています。議題に沿って議論を進め、最終的に方針や解決策を決定することが会議の主な役割です。一方でミーティングは、情報共有やコミュニケーションを主な目的としており、必ずしも意思決定を行う必要はありません。

また参加者にも違いがあります。会議は通常、議題に直接関係する人々が参加します。意思決定に関わる権限を持つ人物の出席が不可欠です。しかしミーティングは、必ずしも全ての参加者が議題に直接関与している必要はなく、情報共有やチームビルディングを目的として、より幅広いメンバーが参加することがあります。

プロジェクトミーティングは、特定のプロジェクトに関わるメンバーが集まり、プロジェクトの進捗状況の確認、課題の共有、今後の方針の決定などを行うミーティングです。

主な目的は、メンバー間でプロジェクトの目標やゴール、起こりうる課題を共有し、共通認識を持つことです。また、メンバー同士の顔合わせや話し合いによるチームビルディング効果も期待できます。さらにプロジェクトの現状報告、課題の洗い出し、解決策の検討、今後のスケジュールの確認などが行われることもあります。メンバーそれぞれの役割や責任を明確にし、プロジェクトの円滑な進行を図ることが重要です。

プロジェクトミーティングには、プロジェクトに直接関わるメンバーが参加します。社内外を問わず、プロジェクトの成功に必要な知識やスキルを持つ人材が集まることで効果的なミーティングが期待できるためです。

1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で定期的に行うミーティングです。部下の業務状況や目標達成状況、悩みや相談事などを話し合い、部下のパフォーマンス向上やキャリア開発を支援することが大きな目的のひとつです。

また、部下のモチベーション向上や人材育成も、1on1ミーティングの目的です。上司が部下の業務上の悩みを早期に発見し、解決策を見出すことで、部下のエンゲージメントを高めることができます。また、より公平で納得感のある人事評価にも役立ちます。

1on1ミーティングは、多くて週に1回、比較的短いサイクルで頻繁に行われるのが一般的です。上司と部下双方のコミュニケーションが重要で、部下が主体的に話せる環境を作ることが求められます。会議とは異なり、対話型で双方向のコミュニケーションが特徴です。

ミーティングが非効率的になる原因と解決策

ミーティングが非効率的になる原因はいくつかありますが、ここでは特に重要な3つの原因と、その解決策について説明します。

ミーティングの議題が明確でない場合、参加者は何を話し合うべきかわからなくなってしまいます。議論が脱線したり、成果が得られなかったりする恐れがあります。

ミーティングの冒頭に目的を明確にし、議題を事前に参加者全員で共有することで議題が不明確になることを防げます。議題には、話し合うべき内容と目標を具体的に記載し、参加者が準備をして臨めるようにします。

ミーティングの目的が意思決定である場合、必ず意思決定者に参加してもらいましょう。もし決定権限を持つ人が参加していなければ、議論が平行線をたどり決定が先延ばしになる可能性があります。

ミーティングの目的に応じて、必要な意思決定者を参加させることが重要です。やむを得ず不在となる場合は、事前に意見を聞いておくか、代理の意思決定者を立てるなどの対応が必要です。

参加者がミーティングの準備を十分に行っていない場合、議論が深まらず、時間ばかりが過ぎていくことになります。

ミーティングの主催者は、ミーティングの議題と目的を事前に共有し、参加者に準備を促すことが重要です。必要な資料や情報を事前に配布し、参加者が内容を理解した上でミーティングに臨めるようにします。

良いミーティングの進め方とそれぞれのポイント

効率的で生産的なミーティングを行うためには、ミーティング前、ミーティング中、ミーティング後のそれぞれの段階で、適切な準備と進行が求められます。

ミーティングの目的とゴールを明確にし、参加者に事前に共有することが重要です。具体的には。招集メールやアジェンダに目的を明記し、参加者が準備をする上での方針を示します。加えて必要な資料を事前に配布し、参加者が内容を理解した上でミーティングに臨めるようにするとさらに効果的です。

ミーティングの冒頭で目的を再確認し、参加者の認識を統一します。ミーティングが始まったら議題に沿って話し合いを進め、時間管理を行いながら、参加者の意見を引き出します。アイスブレイクを取り入れるなど、参加者が発言しやすい雰囲気作りにも配慮しましょう。

ミーティングで決まったことや、宿題事項を整理し、参加者に共有します。さらにミーティングの評価を行い、次回のミーティングに向けた改善点を洗い出しましょう。参加者からのフィードバックを収集し、ミーティングの進め方に反映させることで参加者に信頼も獲得できます。

今流行っているミーティングシステム

ここでは、よく使われているミーティングシステムを紹介します。システムごとの特徴も紹介しますので、自分にあったものを見つけてください。

概要

Zoomは、世界中で利用されている人気のビデオ会議システムです。インターネット接続環境があれば、パソコンやスマートフォンから簡単にオンラインミーティングに参加できます。画面共有やテキストチャット、ブレイクアウトルームなどの機能も備えており、幅広い用途に対応しています。

強み

低速回線でも安定した通信が可能で、高品質な音声と映像でミーティングができます。また使いやすいインターフェースと豊富な機能により、幅広いユーザーに支持されています。無料プランでも基本的な機能が利用でき、手軽に始められるのが魅力です。

料金プラン

• Basic：0円/ユーザー/月

• Pro：2,125円/ユーザー/月

• Business：2,999円/ユーザー/月

• Business Plus：3,438円/ユーザー/月 

概要

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するビジネス向けのコラボレーションプラットフォームです。チャット、オンライン会議、ファイル共有、アプリ連携など、様々な機能を1つのツールに統合しています。 無料版と有料版があり、無料版でもオンライン会議や最大100人までのチャットが可能です。

強み

Teamsの強みは、Microsoft 365との連携にあります。Office 365のプランを利用している場合、追加料金なしですぐに使い始めることができます。また、Officeアプリケーションとのシームレスな連携により、効率的な作業が可能です。チャット、オンライン会議、ファイル共有などの機能を一つのツールに統合しているため、ユーザーの利便性も高いです。

料金プラン

Microsoft Teamsには、家庭向けプランと一般法人向けのプランがあります。家庭向けプランは無料でも利用可能です。一般法人向けの料金は以下のとおりです。

• Microsoft Teams Essentials：500円/ユーザー/月

• Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月

• Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月

概要

Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議サービスです。インターネット接続環境があれば、パソコンやスマートフォンから簡単にオンラインミーティングに参加できます。画面共有やテキストチャット、ブレイクアウトルームなどの機能も備えており、様々な用途に対応しています。

強み

Google Meetの強みは、Googleアカウントとの連携による使いやすさと、高い画質・音質です。また、セキュリティ面でも、主催者による参加者の絞り込みや強制退出などの機能が備わっています。さらに、Google Workspaceに含まれる機能の一つであるため、他のGoogleサービスとのシームレスな連携が可能です。

料金プラン

Google Meetには、3つの有料版が用意されています。無料版でも、最大100人までの参加者と60分までのミーティングが可能です。

• Business Starter：680円/ユーザー/月

• Business Standard：1,360円/ユーザー/月

• Business Plus：2,040円/ユーザー/月

ミーティングの効率を高めるポイント

ここで紹介するポイントを抑えることで、ミーティングの効率を高められます。今すぐできることを紹介しますので、ぜひ試してみてください。

ミーティングの時間は、あらかじめ明確に設定しておくことが重要です。目的に応じて十分な時間を確保しつつ、できるだけ短時間で終わらせるように心がけましょう。具体的にはミーティングの目的に合わせて、議論や意思決定に必要な時間を見積もります。

アジェンダを事前に共有し、各議題にかける時間を明示しておくと、時間管理がしやすくなります。ミーティング中は、司会者が時間を意識してファシリテーションをおこなってください。

ミーティングを効率的に進めるために、AI ミーティング アシスタントの利用を検討しましょう。どのアシスタントを使えばいいか迷っている方は、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。

Nottaとは

概要

Notta（ノッタ）は、AIを活用した高性能な自動文字起こしサービスです。会議や打ち合わせなどの音声をリアルタイムでテキスト化できるため、議事録作成などミーティングの効率化に役立ちます。また100以上の言語に対応しているため、リアルタイム翻訳ができる点も大きな特徴です。

おすすめポイント

• 高精度な音声認識とAI要約機能により、長時間の音声もスムーズにテキスト化できる

• マイク入力、音声ファイルのインポート、web会議の自動文字起こしなど、豊富な音声入力オプション。

• 音声ファイルをアップロード後、テキスト化までの時間が短い

NottaでWeb会議の議事録を作成＆要約する方法

Nottaは、議事録作成が簡単にできます。オフサイトミーティングの議事録作成の際は、画面録画もできるWeb会議を活用するのがおすすめです。

1. .Nottaを開いて「Web会議の文字起こし」をクリックします。

   

2. 文字起こし言語・Google MeetのURL・表示名を入力して「文字起こしする」をクリックします。

   ※Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsに対応

   

3. 「テキスト化中」と表示され、Google MeetでのWeb会議が終了するまで稼働します。

4. Web会議終了後は、タイトルをクリックすると文字起こしを確認できます。

5. あとはテキスト化されたデータを開き、画面左側の「AI要約」-テンプレートをクリック

   

6. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
   NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的な会議内容の把握が可能となります。

   

ミーティングの参加者は、議題に直接関係する必要最小限の人数に絞りましょう。参加者を厳選することで、議論の焦点がぼやけるのを防ぎ、意思決定の質を高めることができます。

厳選した参加者には事前に議題を共有し、ミーティングの目的を明確に伝えてください。関連資料を読み込んでおくよう促すことで、当日は十分な準備を持って臨んでもらえます。

効果的なミーティングを行うには、ファシリテーターの存在が欠かせません。ファシリテーターは、議題に沿って議論を進行し、全員が発言できる機会を作ります。参加者の意見をうまく引き出し、合意形成に導くのがファシリテーターの役目です。

ファシリテーターには、参加者の多様な意見を整理し、論点を明確化するスキルが求められます。時に対立する意見が出ても、冷静に議論をリードする能力が必要です。

まとめ

今回はミーティングの目的や種類、進め方など網羅的に解説しました。内容を簡単にまとめると、以下のとおりです。

• 会議よりも広い意味で使われるため目的の明確化が重要

• 効率的なミーティングのためには入念な準備が必要

• ミーティングを効果的に進めるには様々なシステム活用がおすすめ

中でもおすすめなアシスタントシステムは、自動文字起こしサービス「Notta」です。Nottaはマイク入力はもちろん、音声データのインポートや Web 会議の音声もテキスト化できます。

テキスト化したミーティング内容は、重要な部分をタグ付けしたりAI 予約機能を使ったりしてまとめられます。Nottaは無料でも月120時間の文字起こしができますので、気になる方Notta公式ホームページから試してみてください。