どこでもあるカレンダーは、仕事や勉強の生産性を高めるための完璧なツール

更新日：2022-01-175分

カレンダーとはカレンダーの必要性カレンダーの使い方 NottaとGoogleカレンダー

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カレンダーとは

カレンダーといえば、伝統的な紙製の壁掛けカレンダーや卓上カレンダーが思い浮かびます。その主な機能は、単に日付を表示することです。ソフトカレンダー（outlook、Google）が登場したのは、パーソナルデバイスが普及してからです。その主な機能は日付を表示するだけでなく、イベントを制約なく追加し、いつでも繰り返し修正することが可能でした。この時のカレンダーは、基本的には「デイリープランナー」と言えます。

その後、開発の方向性に応じて、Googleのチームワーク機能のように、各社がカレンダーに付加機能をつけてアップデートしていきましたが、1日のスケジュールを正確に表示するという核心は変わりません。

しかし、私たちの多くは企業の忙しい上層部ではないので、ソフトカレンダーを使う必要があるのでしょうか？

カレンダーの必要性

実際、YouTubeやNoteで生産性を向上させる方法を検索すると、仕事・勉強のプロたちのアドバイスがたくさん出てきます。彼らの内容を少し要約すると、どのような方法や順番であっても、共通の核となるのは「スケジュール」です。

整然なスケジュールは、時間に対する認識を高めることができます。

金融投資については、「お金」が目に見える数字であることから、資産や元本をメモして、それをもとに投資先を選ぶことが多いです。しかし、時間管理には、時間が抽象的な性質であるために、具体的な時間の経過やそのコストに目を向けることができません。実際、1日に何時間くらい仕事に集中しているのでしょうか？どの時間帯が最も生産性が高いか？「感覚」だけでは、本当の結果を得ることは難しいです。また、スケジュールは、自分のやっていることに秩序を感じさせてくれます。統計により、オフィスワーカーは1日に200通以上のメッセージを受け取っています。メッセージが整理されていないと、すぐに対処すべきことと、しばらく延期してもいいことの区別がつかなくなってしまいます。スケジュールに頼ることで、時間に応じて優先順位をつけて整理することができ、効率的に1日を過ごせます。

成功例は同じではないかもしれませんが、失敗例はすべて、無秩序な計画と非効率的な労働日という同じ原因を持っています。

一方、この問題を解決するのがカレンダーです。

カレンダーの使い方

一、勤務時間の明確

レンダーを利用するには、まず自分の勤務時間を明確にすることが大切です。実際、多くの手帳にはすでにこのような使い方があります。
1日を2-4時間ごとに区切って、その中にタスクを埋めていくのです。もちろん、現実はもっと複雑で、週ごと、日ごとに違いますから、仕事に使える時間が何時間あるかを自分で考えることは、さらに重要です。勤務時間が決まれば、中の時間をより細かく分け、タスクを整理することができます。このステップでは、私たちの時間のコストを明らかにします。
時間は、再生不可能で平等な資源です。重要度に応じてそれぞれの仕事にどれだけの時間を割くべきかは、時間の価値をチャンクして定義することで決まります。
同時に、カレンダーを使って仕事とプライベートの時間を区別することで、心理的に仕事と生活をある程度切り分けることができ、生産性を高めることができます。

二、優先順位付け

第2ステップは、ワークフローの明確化、つまりタスクの優先順位付けです。
カレンダーを使用する際には、「絶対に起こることだけを記録する」という原則に沿って厳密に記入することが重要です。未確定なタスクをカレンダーに加えてしまうと、見た目が混乱になるだけでなく、実際に仕事を進めていく中で、やるべきことの多さに圧倒されてしまうでしょう。
これでは、カレンダーの本質を違反します。では、「絶対に起こること」とは何でしょうか？物事がいつ始まり、いつ終わるのかによって、仕事のタスクは4つのタイプに分類できます。

スケジュール - 開始時間と期限の両方がわかっている場合。
未確定なスケジュール - 開始時刻が既知で、終了時刻が未知であるもの。
タスク - 開始時刻が不明で、終了時刻が判明しているもの。
未確定なタスク - 開始時刻と終了時刻の両方が不明である。

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このうち、スケジュールや未確定なスケジュールは「絶対に起こること」というもので、スタート時間が決まっているので、時間が来れば今やっていることをやめて、それに向かわなければならないからです。
代表的な例としては、ネットミーティングやお客様との打ち合わせなどがあります。
仕事での会議やコミュニケーションを完全に避けることは誰にもできませんし、たとえフリーランスであっても、自分のニーズを雇用主に伝えるために時間を費やす必要があります。ですから、タイムマネジメントを行う際には、まずこのような管理できない時間をリストアップしてください。もう一つの「確実」なタスクのタイプは、仕事上の本当のデッドラインがあるタスクです。他の人の仕事に深刻な影響を与える可能性があるため、絶対に超えたくない、超えてはいけないものです。一日の基本的なワークフローを決めるのは、「スケジュール」「未確定なスケジュール」「締め切りのあるタスク」の3つのカテゴリーです。
カレンダーに書き込むことで、1日の流れを明確にすることができます。この3つのカテゴリー以外では、開始時刻と終了時刻が不明な「未確定なタスク」は、カレンダーに載せない方が良いでしょう。例えば、Googleカレンダーでは、スポーツをする、スキルを身につけるなど、目標のために時間を確保することが可能です。しかし、このようなものには客観的な締め切りがなく、人為的に開始時間と終了時間を設定しても、実際には実装できるほどの確率は高くありません。

三、ツールと連携

3つ目のステップは、カレンダーをより効率的に使うことです。カレンダーを使う理由は、日々の仕事の規則性や効率性を高めたいからです。一方で、私たちは普段の仕事の中で、メール（Gmail、Outlook）や会議ツール（ZOOM）など、さまざまなツールを使っていることも確かです。そのため、カレンダーを他のツールと組み合わせて使用することで、より効率的に使用することができます。例えば、ZOOMで予定されているWeb会議をOutlookのカレンダーに同期させることで、会議に参加した際に、ワンクリックでカレンダーからZOOMの会議にリンクさせることができます。カレンダーと効率性の間には強い相関関係があり、効率的なテープ起こしツールであるNottaは、最近、新たにGoogleカレンダーとの連携を明らかにしました。