議事録の書き方を徹底解説！効率的に議事録を書くためのツールも紹介

初めて会議の議事録作成を任されて、何を書けばいいか悩んでいませんか？またどんな準備をすればいいか、分からない方も多いと思います。

この記事では議事録の書き方、議事録が大事な理由やよくある種類などを解説します。効率的に会議内容を要約し、簡単に議事録を作成できるツールも紹介します。

上司が認める議事録を作成したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスシーンで議事録が大事な理由

ビジネスシーンにおいて、議事録は非常に重要な役割を果たします。議事録は会議の内容を正確に記録し、参加者全員で情報を共有するためのツールです。

議事録の主な目的は会議で決定した事項や議論の流れを明確にし、関係者間で認識を合わせることです。会議に参加できなかった人にも情報を伝えることができ、業務の効率化につながります。

また議事録は責任の所在を明らかにする役割も持っています。会議で決まったことを文書化することで、後から確認できるようになり、トラブルを防ぐことができるのです。

良い議事録を作成するためには、会議の目的や結論、決定事項、担当者と期限などを明確に記載することが大切です。またフォーマットを活用することで、初心者でも簡単に作成できます。

議事録を適切に活用することで会議の内容を正確に伝え、業務の効率化や意思決定のスピードアップにつながるでしょう。

議事録の目的

議事録の目的は、会議で話し合われた内容を正確に記録に残すことです。議事録は会議の記憶を留めるための重要な資料であり、後から会議の内容を振り返る際に役立ちます。

また会議の決定事項や課題を明確にし、参加者間で共有することも目的のひとつです。議事録には、会議で下された決定や今後の行動計画などが記されます。参加者全員が会議の結果を把握し、認識を合わせることができるのです。

さらに議事録を作成することで、会議に参加できなかった人に情報を伝達することも可能です。欠席者がいた場合でも議事録を読むことで、会議の内容を把握し決定事項を確認することができるためスムーズな情報共有ができます。

よくある議事録の種類

議事録の種類は、会議の目的や内容によって使い分けるのが一般的です。正確な記録が必要な場合は会話形式、効率的な情報共有が求められる場合は要約形式や報告書形式を選ぶとよいでしょう。

概要

会話形式の議事録は、会議中の発言内容を時系列に沿って詳細に記録したものです。

利用シーンとメリット

議論の流れを正確に把握したい場合や、正確な記録が求められる場合に効果的です。発言者や発言内容が明確になるため、会議の雰囲気や決定に至る経緯が分かりやすいというメリットがあります。一方、デメリットとしては記録量が多くなりがちな点が挙げられます。

概要

要約形式の議事録は会議の重要なポイントを抽出し、要点をまとめたものです。

利用シーンとメリット

必要な情報をまとめる要約形式の議事録は、スピーディな情報伝達が求められる場合に役立ちます。会議の結論や決定事項を簡潔に記録するため、内容を素早く把握できるメリットがあります。ただし、発言者や発言の詳細は省略されるため、議論の経緯が分かりにくくなる可能性があるため注意が必要です。

概要

報告書形式の議事録は、会議の内容を整理し第三者にも分かりやすく伝えるために作成されます。

利用シーンとメリット

コンサルティング会社などで利用されることが多く、会議の概要や結論、今後の方針などを明確に記載するのが特徴です。関係者間で情報を共有し、効率的に業務を進めるためのツールとして活用されています。

概要

会議で話し合われた内容を、議題やトピックごとにまとめて記録する形式のことです。

利用シーンとメリット

トピック形式の議事録は、複数の議題が話し合われる会議や参加者が多数いる会議で特に有効です。会議の全体像を把握しやすく、特定の議題に関する情報を探しやすい点がメリットです。会議の内容を整理し、重要な情報を見落とさないようにするのに役立ちますので、後から必要な情報を素早く見つけることができるでしょう。

概要

会議の進行に沿って、発言や決定事項を時間の流れに従って記録する形式のことです。

利用シーンとメリット

時系列形式の議事録は、議論の経緯を詳細に記録したい会議の議事録に有効です。会議の流れを忠実に再現できるほか、発言者や発言内容を詳細に記録できる点がメリットです。重要な決定事項が多数ある会議や、法的な記録として議事録を残す必要がある場合には、時系列形式の議事録が役立つでしょう。

ビジネスにおける議事録作成で一番大事なのは？

議事録を作成する際、会議の要点と目的を知っておくことは重要です。議事録の主な目的は、会議で決定した事項や議論の経緯を関係者間で共有し、備忘録として残すことだからです。

会議の要点を押さえることで、議事録をわかりやすくまとめられます。また、会議の目的を理解していれば、読み手が知りたい情報を的確に記載できるでしょう。

議事録を効率的に作成するためには、会議前に議事録の構成を決めておくことが大切です。事前に会議の目的を明確にし、議論の道筋やストーリー構成を考えておきましょう。

会議前に準備することで、会議中はスムーズにメモを取ることができます。事前に決めたフォーマットに沿ってメモを取ることで、重要なポイントを見落とすリスクを減らせるでしょう。

上司を唸らせるような議事録を作成するためには、会議前の準備が欠かせません。議事録の構成を事前に決めておくことで、効率的で質の高い議事録を作成しましょう。

議事録を作成する際、参加者の発言を正確に記録することが大切です。そのためには、会議中にメモを取ることが欠かせません。

手書きでメモを取る場合は、図式化することでスピードアップを図ることが可能です。発言者や固有名詞、数字、提案などの重要なポイントを抜け漏れなく記録しましょう。

5W1HやPREP法を意識してメモを取ることで、伝えるべき内容を的確に捉えられます。一言一句書き起こす必要はありませんが、要点を押さえて効率よくメモを取ることが大切です。

仕事ができる人の議事録例文と学ぶ作成のコツ五つ

議事録の項目

• 会議の開催日時

• 場所

• 出席者

• 欠席者

• 目的

• 議題

次に、議題ごとに議論の内容をまとめていきます。発言者の氏名や役職を記録し、発言の要点を簡潔に記します。決定事項や合意事項があれば、明確に記述することが重要です。また議論の過程で出た意見や提案、懸念事項なども漏れなく記録します。課題や宿題事項があれば、担当者と期限を明記しましょう。

続いて仕事ができると言われるためのぎじろくを　書くコツを5つ紹介します。

事前に会議の目的や議題を確認し、議事録のフォーマットを準備しておくことで、スムーズにメモを取れます。また事前に構成を決めておくことで、議事録を作成する際の時間を大幅に短縮できるでしょう。コツは会議の流れを予測し、重要なポイントを押さえておくことです。

会議中にメモを取る際、発言者や固有名詞、数字、提案などのポイントを抜け漏れなく記録する方法です。発言の要点をつかみ、簡潔にメモを取ることが大切です。5W1HやPREP法を意識しながら、発言の本質を捉えられます。

発言を時系列で記載するのではなく、議題ごとにまとめて記載する方法です。議事録の目的は、会議の内容を正確に伝えることです。議題ごとにまとめることで、読み手にとってわかりやすい議事録を作成できます。コツは会議の流れを踏まえつつ、要点を整理しロジカルに記載することです。

会社や部署によって、議事録のフォーマットが定められている場合があります。フォーマットに沿って作成することで、統一感のある議事録を作成できます。フォーマットの意図を理解し、必要な情報を過不足なく記載することで効果的な議事録が作成できます。

議事録は会議の内容を伝えるだけでなく、意思決定の記録としても重要な役割を果たします。上司や関係者が求める情報を的確に記載することで、議事録の価値を高めることができます。読み手の視点に立ち、必要な情報を選択し、わかりやすく伝えましょう。

上司も認める議事録を作成するの流れ

上司も認める議事録を作成するには、会議前、会議中、会議後の流れを意識することが大切です。

議事録の用途と求められる品質レベルを確認し、準備と構造化を行います。議事録のフォーマットを整え、主要な要素を整理しておきましょう。

議題だけでなく、論点の経過や結論についても記録します。会議の名称や開催日時、参加者、決定事項、決定に至る経緯、次回までの課題などを漏れなく記載することが重要です。

議事録として適しているかどうかをチェックします。メモの取り方から要約の仕方まで、一連の流れを意識して仕上げましょう。

この流れを踏まえて議事録を作成することで、上司に一目置かれるスキルを身につけられます。

議事録の書き方の例

ここでは、実際の議事録の書き方の例をいくつか紹介します。これらの例を参考にすることで、議事録の書き方のイメージがより明確になるでしょう。

会話形式の議事録の例

田中部長「新製品の販売戦略について、皆さんの意見を聞きたいと思います。山田さん、いかがでしょうか？」

山田課長「はい。私は、SNSを活用した販促キャンペーンを提案したいと思います。具体的には...」

新製品の販売戦略について

議題1：新製品の販売戦略について

• 山田課長からSNSを活用した販促キャンペーンの提案があった。

• 佐藤係長からは、インフルエンサーとのコラボレーションを提案。

• 最終的に、両案を組み合わせて実施することが決定した。

報告書形式の議事録

会議の目的

新製品の販売戦略について議論し、具体的な施策を決定する。

議論の内容

1-1. SNSを活用した販促キャンペーンの提案（山田課長）

• Instagram、Twitterを中心としたキャンペーンを実施

• キャンペーン期間：6月1日～6月30日

• 予算：100万円

1-2. インフルエンサーとのコラボレーション提案（佐藤係長）

• 人気インフルエンサー3名と契約

• 各インフルエンサーに新製品を提供し、SNSで紹介してもらう

予算：50万円

決定事項

• 山田課長、佐藤係長の提案を組み合わせ、SNSキャンペーンとインフルエンサーコラボを実施する。

• 詳細な実施計画は、山田課長と佐藤係長が中心となって作成する。

効率的な議事録作成ツール

議事録の作成は、会議の内容を正確に記録するために重要ですが、手作業で行うと多くの時間と労力を要します。そこで、効率的な議事録作成に役立つツールを紹介します。

音声認識ツールを使えば、会議の音声を自動的にテキスト化できます。話者の声を認識し発言内容を文字起こしするため、手作業でメモを取る必要がありません。

代表的な音声認識ツールとしては、Google音声文字変換、Amazonトランスクライブ、Notta（ノッタ）などがあります。

要約ツールは、会議の議事録から重要なポイントを自動的に抽出し、要約を作成してくれます。AI技術を活用し、文章の内容を分析して要点をまとめるため、手作業で要約を作る手間を大幅に削減できます。

代表的な要約ツールとしては、Text-Sum、QuillBot、Nottaなどがあります。

議事録作成テンプレートを使えば、議事録の構成や書式を統一することができます。テンプレートには会議の日時、出席者、議題、決定事項などの項目が予め設定されているため、書く内容を忘れずに済みます。

Microsoft Wordやクラウドサービスで提供されているテンプレートを活用することで、効率的に議事録を作成できるでしょう。

議事録をクラウド上で共有することで、関係者が簡単にアクセスできるようになります。Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージサービスを活用すれば、議事録の共有や編集を効率的に行えます。また、リアルタイムで複数人が同時に編集できるため、議事録の作成にかかる時間を短縮できるでしょう。

ツールを上手に組み合わせることで、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、生産性を向上させることが可能です。

わかりやすい議事録作成の効率化がAIで実現

Nottaとは

Nottaは58の言語に対応した、自動文字起こしサービスです。累計ユーザーは400万人を超え、2000以上の企業が導入しているツールです。目の前の会話を録音しながら、音声をテキスト化できます。リアルタイムでタグ付けができますので、重要なポイントを後から見つけやすくなります。

Nottaの調べでは、議事録作成にかかる時間が97%削減できるとされています。また時間だけでなく費用も85%削減できますので、リソースを他の重要な業務に使えます。

Nottaの優れた機能

Nottaには多くの機能が搭載されていて、幅広い場面でのサポートが得られます。

Notta Botを参加させれば、Web会議の内容をテキスト化できます。リアルタイム翻訳も可能なため、英語や中国語など海外の相手とのミーティングに役立ちます。またブラウザ上ではもちろんスマホアプリもありますので、出張先ではスマホで録音しオフィスに戻ってからパソコンで編集することも可能です。

またカレンダーツールと連携すれば、ワンクリックで録音から文字起こしが可能です。またNotta Botを活用することで、Web会議の文字起こしも簡単にできます。中でも最もおすすめしたいのは、AI要約機能です。Nottaを使えばテキスト化した面談の内容を、簡単に要約できます。

Nottaでリアルタイム文字起こしと会議を要約する方法

1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

   

2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

3. 会議の内容が文字起こしされました

4. 画面左側の「AI要約」-「議事録」のテンプレートをクリック

   

5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
   NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

   非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

   頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。

会議の議事録作成・翻訳・共有は簡単！｜Notta

議事録のコツ

議事録は、会議に参加していない人にも情報を伝える役割があります。読み手が理解しやすいように、わかりやすい言葉で記述しましょう。

議事録は、会議の内容を正確に記録することが大切ですが、詳細すぎる記述は避けましょう。要点を簡潔にまとめ、ポイントを押さえた記載を心がけてください。

議事録には、会議の目的、日時、場所、参加者、議題、決定事項、アクションプランなどを記載します。5W2H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら）を意識して漏れなく記載しましょう。

議事録のテンプレートを活用することで、書き漏れを防ぎ、効率的に作成することができます。社内で統一されたテンプレートがある場合は、積極的に使用しましょう。

会議中は、発言者や発言内容、決定事項などを簡潔にメモしましょう。図式化することでスピードアップを図ることも可能です。

参考記事

議事録のコツを7つ紹介！誰でも効率的に議事録を書く方法を紹介

議事録の書き方が上手い人の裏ウザは？会議の議事録を効率的に書くコツ五つ

議事録の書き方をマスターしよう！

今回は議事録の書き方について解説しました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

• 適正な議事録を作成することで組織の発展に貢献できる

• 仕事ができる人は事前に構成を決めている

• 効率的な要約には自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめ

初めて議事録を作成する際は、何をどう書けばいいのか迷うかもしれません。

会議前であれば議事録のフォーマットを用意したり、固有名詞を確認しておきましょう。会議中は適切にメモし、会議に参加していない人にも議論の内容が伝わるようにします。

もしも会議中の記録や要約を効率化したい場合は、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。Nottaは無料でも月120分の文字起こしができます。気になる方は、Notta公式ホームページから試してみてください。