上司も認める報告の仕方と注意すべきポイン、伝え方を全面解説

プロジェクトの進捗や商談の結果などを上司に報告する際、どのように報告すればいいか迷っていませんか？

この記事では、上司への報告が重要な理由や注意すべきポイント、簡単に要点を整理した報告をするための方法、上司に納得してもらうための伝え方などを解説します。

上司が認めてくれるような報告をしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ上司への報告の仕方が重要なのか？

会社や職場において、部下が上司に報告することは重要です。

というのも、自分の業務がどれくらい進んでいるかを共有する必要があるためです。適切なタイミングでの報告を通じて、業務の進捗状況や成果を上司と共有でき、組織全体の透明性が確保されます。また途中で進捗を報告することで、上司からの適切なフォローアップが得られ自分の仕事が間違った方向に進むことを防げます。

具体的には1週間に1回程度、自分のプロジェクトの進捗を上司に報告し、進行状況や課題について詳細を共有しましょう。ただし重要な事象や予期せぬ課題が発生した場合は、すぐに上司へ報告すれば解決策を見つけるために協力を得られます。

ただし上司へ報告する際は、報告する情報が正確かつ信頼性があり、上司が適切な判断を下せるようにしましょう。自分の主観や感想、定性的な情報ではなく、事実や数値に基づいた情報提供が必要です。

また適切な報告は、組織としての透明性を向上させます。上司としても自分の部下の業務が、どのように進んでいるかを把握することで業務の透明性が確保され、組織全体が同じ目標に向かって協力できます。

上司に報告する際は、伝えることと伝えないことを区別して、必要な情報を提供することが重要です。上司の時間が無い場合は必要最低限の報告にするなど、TPOに合わせた報告を心がけましょう。

良い報告のために注意すべきポイント5つ

上司に報告する際は、タイミングの見極めが必要です。具体的には、上司の状況と報告内容の重要度によって異なります。

上司が忙しい場合、部下の報告を聞くことよりも重要なことがあるかもしれません。例えば取引先との商談前であれば、商談に集中するために報告を後回しにしてほしい可能性もあります。

ただし報告内容が重要な場合は、上司が忙しくても伝える必要があります。5分後に商談する取引先の情報や、取引状況が変わった場合などは、すぐに上司に伝えるべきでしょう。

上司への報告は、正確であることが重要です。報告する前に、伝える内容が正確であるかを確認しましょう。

報告を受けた上司は、情報に基づき判断をしなければいけません。「～かもしれない」や「～だと思う」のように曖昧な表現も避けるべきです。

数値を用いて報告する際は、間違った数字を使っていないか改めて確認しましょう。報告を受ける上司の時間だけでなく、報告し直す時間も無駄になってしまいます。

報告を受けた上司が、スムーズに理解できるように結論から報告しましょう。結論から述べることで、その後の細かい説明も理解してもらいやすくなります。

特にネガティブな事柄を報告する際は、最初に何があったかをシンプルに報告しましょう。前段の経緯や理由、結論に至るまでの流れは後から報告しても構いません。

説明の冒頭に、経緯や理由などを長々と説明されると上司は、結局何が言いたいのかわからなくなってしまいます。口頭での報告はもちろん、メールや報告書などの文章でも結論から報告することを心がけましょう。

報告は、一度だけではなく複数回行うことを心がけてください。することで伝える情報の精度が向上したり、業務に対する方向性を揃えられるからです。

例えば組織として重要なプロジェクトの場合、部下だけでなく上司や経営幹部と情報を共有することが重要です。部下と上司で認識している情報が異なってしまうと、円滑な組織運営ができません。

また報告を受けた上司の主な仕事は、フィードバックをすることです。ある程度プロジェクトが進んでから、違う方向性にフィードバックを受けないためにも、プロジェクトの初期や中期にも報告しましょう。

報告書を用いた報告やプレゼンテーションを行う際は、適切なフォーマットを使用しましょう。報告の都度、伝えるべき情報の項目を考えなくても済みます。

日時や場所、プロジェクトの相手や関係者など前もって必要な項目を整理しておくことで、簡単に適切なフォーマットが作れます。報告の際はフォーマットに沿って記入をすることで、スムーズな報告書作成ができるでしょう。

またプレゼンテーションを行う際は、視覚的な要素を取り入れて情報が効果的に伝わるような工夫もおすすめです。報告の目的は「伝わること」ですので、報告だけして満足しないようにしなければいけません。

報告に一番重要なのは「要点」

上司への報告の際は、要点を整理することが重要です。ここでは、要点を押さえた報告が重要である理由や、簡単に要点を押さえる方法を紹介します。

要点を整理することで、複雑な情報も簡潔かつ効果的に伝えることが可能です。特に多くの部下がいる上司は、限られた時間で多くの情報を処理しなければいけません。必要な情報を抽出し要点を整理することで、的確かつ迅速な意思決定ができるようになります。

また要点を整理することで報告の焦点を明確にし、重要な事項に集中できます。報告の中に、意思決定に不要な情報も含まれていると、上司は主要な課題や成果を見失う可能性もあります。戦略的な方向性を的確に示してもらうために、要点を押さえた報告を心がけましょう。

要点を整理した報告をするためには、正確な記録が重要です。ビジネスにおける取引先との商談内容などを正確に記録するのには、自動文字起こしサービス「Notta」です。

Nottaは目の前の会話を録音し、自動で文字起こしできるサービスです。パソコンを使ってブラウザで録音もできますし、スマホアプリで商談内容を記録できます。

GoogleアカウントやMicrosoftアカウント、メールアドレスなどで登録でき、誰でも無料で月120分の文字起こしを体験できます。録音したデータはクラウドに保存されるため、出張先からでも同僚や上司に内容を共有できます。

Nottaは多彩な機能を搭載しているため、職場内の多くの場面で活用できます。

例えば過去の取引やミーティングの音声データがあった場合、データをインポートするだけで文字起こしができます。音声ではなくテキストで保存しておくことのメリットは、閲覧の自由度が高まる点です。動画の場合、見た目では何を話している場面なのか分かりにくく、再生してみなければいけません。しかしテキストだと一目で全体を把握できるため、効率的に目的の場面を探せます。

またWeb会議でNottaを使うことで、円滑に会議をすすめられます。Web会議にNotta Botを参加させることで会議の内容を録音でき、リアルタイムでテキスト化することも可能です。またNottaは100ヶ国以上の言語に対応しているため、スムーズに海外とのミーティングや商談ができます。

またAI要約機能を使うことで、面倒な議事録や報告書作成も簡単に作成することが可能です。

以下の手順で、会議の内容を簡単に要約できます

1. トップページの右側「録音開始」をクリック
   

   

2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

3. 会議の内容が文字起こしされました

4. 画面左側の「AI要約」-「商談」をクリック
   

   

5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
   

   

上司に納得してもらうための報告の伝え方と注意点

報告の冒頭で、報告の目的を明示しましょう。たとえばプロジェクトの進捗報告ならば、なぜその進捗状況が重要か、プロジェクト目標にどう寄与するかを簡潔に説明します。

そのうえで、各ポイントや結論にはデータや事実に基づく根拠を提示します売上に関する報告であれば、具体的な数値や市場調査の結果を引用して、なぜそのような結論に至ったかを裏付けます。

専門用語の説明: 専門用語を使用する場合、初心者でも理解しやすいように補足説明を行います。例えば、特定の業界用語や略語があれば、それをわかりやすく解説して、報告文を読む人が迷わないように工夫します。

具体例を用いることで、抽象的な意見や結論だけでなく、明確に上司にイメージしてもらうことができます。新しい営業戦略の提案であれば、以前同様の戦略で成功した経験や競合他社の成功事例を挙げることで説得力を高められます。

主に未来のことや自社に存在しないことを報告する際は、具体例を用いるのが効果的です。過去の出来事や自社であれば上司もイメージしやすいかもしれませんが、自分の経験にないことは具体例を提示してビジョンを共有しましょう。

上司に納得してもらいやすくするために、普段からコミュニケーションをとっておくのもおすすめです。自分の人柄や考え方を知ってもらうことで、適切なフィードバックを得られるからです。

また上司の考え方のポイントや重要と考えがちな部分を把握しておけば、何を報告すべきなのか優先順位をつけやすくなります。もちろん話しかけやすくなり、緊張しなくなることも期待できる効果のひとつです。

まとめ

今回は、上司への報告の仕方について解説しました。

内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

• 組織としての方向性を一致させるために報告は重要

• 報告をする際は要点を整理してから行う

• 要点の整理にはNottaがおすすめ

上司へ伝わりやすい報告をするには、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。Nottaは無料で利用でき、メールアドレスなどがあれば誰でも登録できます。

月120分の文字起こしができるほか、音声データのテキスト化も可能です。上司が納得してくれる報告をしたい方は、Notta公式ホームページから試してみてください。

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