アクションプランの書き方を徹底解説｜具体的な作成手順も紹介

アクションプランは目標の達成に向けて、重要な役割を持っています。しかし具体的な作成手順や書き方がわからず、悩んでいる人も多いかもしれません。

この記事ではアクションプランの目的や重要性、具体的な作成手順について解説します。職種別の書き方や効率的に作成するコツ、効果的なプランを立てるのに役立つデジタルツールなども紹介します。

アクションプランを立てたあとも、適切に活用できるよう解説しますのでぜひ最後までご覧ください。

アクションプランとは？

アクションプランとは、目標達成のために必要な行動を具体的に計画し、実行に移すための戦略的な計画書のことを指します。ビジネスや個人の目標に向けて、何を、いつまでに、どのように行うのかを明確にし、体系的にまとめたものです。

アクションプランは、目標達成に向けた道筋を示すロードマップのような役割を果たします。目標を細分化しそれぞれの行動項目を洗い出して、優先順位や期限を設定することで効率的かつ確実に目標に近づくことができるのです。

また進捗状況を確認し、必要に応じて軌道修正を行うためのツールとしても活用できます。計画と実際の差異を把握し、問題点を特定して改善策を講じることで、目標達成の確度を高めることが可能です。

アクションプランの目的とその重要性

アクションプランの主な目的は、目標達成のための具体的な行動を明確にし実行に移すことです。漠然とした目標では、何から手をつけていいのか分からず、結局は目標達成に至らないことが多いものです。アクションプランを作成することで、大きな目標を小さなタスクに分解し、一つ一つの行動を具体化できます。

また、進捗管理のツールとしても非常に重要な役割を果たします。計画に沿って行動を進めていく中で、定期的に進捗状況を確認し、必要に応じた調整ができます。これにより、目標達成に向けて常に最適な方向に進んでいくことが可能となります。

さらに、関係者間の意思疎通を図る上でもアクションプランが欠かせません。プロジェクトなどで複数人が関わる場合、アクションプランを共有することで全員が同じ目標に向かって協力して行動することができるのです。

アクションプランの作成手順

アクションプランを作成する手順は、以下のとおりです。

• 目標の設定から始める

• タスクの明確化とリソース割り当て

• 期限と優先順位の決定

• モニタリングと調整のプロセス

効果的なアクションプラン作成のために、ひとつずつ確認しながら進めましょう。

アクションプランを作成する第一歩は、達成すべき目標を明確に定義することです。目標は具体的で測定可能なものであるべきです。例えば、「売上を20％増加させる」や「顧客満足度を90％以上にする」といった具体的な目標を設定します。

目標を設定する際には、SMART原則を活用するのがおすすめです。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-bound（期限がある）の頭文字を取ったものです。この原則に沿って目標を設定することで、より効果的なアクションプランを作成できます。

目標が設定できたら、次はその目標を達成するために必要なタスクを明確にします。大きな目標を小さなタスクに分解し、各タスクに優先順位をつけていきます。

タスクを分解する際、人員や予算、設備など各タスクに必要なリソースを割り当てることも重要です。リソースが適切に割り当てられていないと、アクションプランの実行が困難になってしまいます。

また各タスクには担当者を決め明確な責任分担を行うことで、アクションプランの実行がスムーズに進むようになります。タスクの明確化とリソース割り当ては、アクションプラン作成における重要なステップと言えるでしょう。

アクションプランを作成する際、各タスクに期限を設定し優先順位をつけることが重要です。期限を設定することで、目標達成に向けたペース管理ができます。また優先順位をつけることで、より重要なタスクから着手し効率的に進めていくことが可能となります。

期限設定の際は、現実的かつ達成可能な日程を設定するよう心がけましょう。無理のない期限設定は、アクションプランの実行を円滑に進める上で欠かせません。一方であまりにゆるい期限設定は、目標達成への意欲を低下させてしまう恐れがあるので注意が必要です。

優先順位の決定には、タスクの重要度と緊急度を考慮するとよいでしょう。重要度が高く、緊急度も高いタスクを最優先で取り組むべきです。また他のタスクに影響を与えるような重要なタスクは、優先的に完了させる必要があります。

アクションプランを実行に移した後は、定期的にその進捗状況をモニタリングし、必要に応じて調整を加える必要があります。モニタリングでは各タスクの進捗状況を確認し、期限内に完了できそうかどうかを判断します。

万が一進捗が遅れている場合は、その原因を分析し対策を講じる必要があります。またアクションプランの実行中に新たな問題が発生した場合にも、迅速に対応することが求められます。

調整のプロセスではモニタリングの結果を踏まえて、アクションプランの修正を行います。例えばタスクの優先順位を変更したり、期限を延長したりするなどの調整が必要な場合があります。また当初の計画では想定していなかった新たなタスクが発生した際にも、柔軟にアクションプランに組み込んでいく必要があるでしょう。

職種別アクションプランの書き方

アクションプランは分野に合わせて作成することで、大きな効果を発揮します。ここでは一例として、以下の職種別の書き方を紹介します。

• 営業

• 看護

• 教育

営業職のアクションプランを作成する際は、売上目標の達成に向けて具体的な行動計画を立てることが重要です。年間や四半期ごとの売上目標を設定し、それを達成するために必要な行動を洗い出します。

例えば新規顧客の開拓に力を入れる場合、以下のようなアクションプランを立てることができるでしょう。

1. 潜在顧客リストの作成

2. 営業メールや電話でのアプローチ

3. 商談の設定

4. プレゼンテーションや提案書の準備

5. クロージング

6. アフターフォロー

各タスクに期限を設定し、優先順位をつけることで、効率的に営業活動を進めることができます。

看護師のアクションプランは、患者の健康状態の改善や回復を目的として作成されるのが一般的です。患者の現状を把握し、目標とする健康状態を明確にすることから始めましょう。

例えば術後の患者のケアを行う場合、以下のようなアクションプランを立てられます。

1. バイタルサインのモニタリング

2. 疼痛管理

3. 創傷ケア

4. 感染予防対策

5. リハビリテーションの支援

6. 患者・家族への指導

タスクごとに優先順位をつけ、具体的な実施方法と時間割を決定します。また必要な医療資源や他の医療スタッフとの連携も、忘れないようにしましょう。

教育現場におけるアクションプランは、学習者の知識や能力の向上が一般的な目的です。学習者の現在のレベルを把握し、到達すべき目標を設定することから始めます。

例えば英語教育のアクションプランを立てる場合、以下のような項目が考えられます。

1. 学習者のレベル診断

2. 目標設定（例：TOEICスコアの向上）

3. カリキュラムの設計

4. 授業方法の選択（例：コミュニカティブアプローチの導入）

5. 教材の準備

6. 評価方法の決定

各項目の具体的な内容と実施時期を決定し、必要なリソース（予算、人員、設備など）の割り当てを行います。

アクションプランのメリット

アクションプランを作成することには、様々なメリットがあります。ここでは、アクションプランを活用することで得られる主な利点として、以下を紹介します。

• 目標が明確になる

• 生産性が向上する

• 進捗が可視化できる

アクションプランを作成する際には、達成すべき目標を明確に定義することが求められます。漠然とした目標では、具体的な行動に結びつけることが難しいからです。

明確な目標を持つことで、やるべきことに対する意欲や責任感が高まります。目標達成に向けて、自発的に行動するようになるでしょう。また様々な選択肢の中から目標達成に最も適した方法を選びやすくなり、迷いなく意思決定ができます。

さらに、具体的な目標があれば達成度を測ることも可能です。評価基準が明確になることで、進捗状況の把握や改善点の発見がしやすくなります。明確な目標を持つことは、効果的な行動を促し、成果の達成につながるでしょう。

具体的な行動計画を立てることで、無駄な作業を削減し、効率的に目標達成に向けて動くことができます。

アクションプランでは、タスクの優先順位を決定します。重要かつ緊急なタスクから着手することで、限られた時間を有効に活用できるようになります。また具体的な行動計画があれば、目標達成に必要のない作業を見極めることが可能です。不要なタスクを削ることで、生産性の向上につながるでしょう。

さらに明確な目標とタスクがあることで、仕事への集中力が高まります。一つ一つのタスクに集中して取り組むことで、効率的に成果を出すことができるのです。時間を有効に活用し、効率的に目標達成に向けて動くことができるようになるでしょう。

アクションプランのもう一つの大きなメリットは、進捗状況を可視化できることです。具体的な行動計画を立てることで、目標達成までの道のりを明確に把握することができるからです。

またアクションプランでは、各タスクの進捗状況を管理します。完了したタスクや遅れているタスクを明確に把握することで、全体の進捗状況を可視化できるのです。

アクションプラン作成時に、大きな目標に向けた中間地点となるマイルストーンを設定することも可能です。マイルストーンごとの進捗を確認することで、目標達成までの道のりを視覚的に捉えられるでしょう。

加えて、進捗状況を可視化することで問題点を早期に発見することが可能です。計画通りに進まない部分があれば、速やかに対策を講じることができるのです。

効率的なアクションプランを立てるためのコツ

ここではアクションプランを効率的に立てるためのコツとして、以下の3つを紹介します。

• フレームワークを活用する

• デジタルツールを取り入れる

• 重要事項の明確化

アクションプランを作成する際に、フレームワークを活用することは非常に有効です。フレームワークを用いることで、体系的かつ網羅的にプランを立てることができるからです。

代表的なフレームワークの一つに、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルがあります。PDCAサイクルは以下の4つのステップで構成されています。

• Plan（計画）：目標を設定し、具体的な行動計画を立てる

• Do（実行）：計画に沿って行動を実行する

• Check（評価）：実行結果を評価し、問題点を洗い出す

• Act（改善）：評価結果をもとに、計画を修正・改善する

PDCAサイクルを活用することで、継続的な改善を図りながらアクションプランを進められます。

またSMART原則もアクションプラン作成に役立つフレームワークです。SMARTは以下の5つの要素から成ります。

• Specific（具体的）

• Measurable（測定可能）

• Achievable（達成可能）

• Relevant（関連性がある）

• Time-bound（期限がある）

SMART原則に沿って目標設定を行うことで、より効果的なアクションプランを立てることができるでしょう。

アクションプランを効率的に立てるためには、デジタルツールを活用することも重要なポイントです。適切なツールを使うことで、プランの作成や管理がスムーズになり、生産性の向上が期待できるからです。

アクションプラン作成に役立つデジタルツールには、以下のようなものがあります。

• プロジェクト管理ツール

Trello、Asana、Monday.comなどのプロジェクト管理ツールを使うことで、タスクの割り当てや進捗管理を効率的に行うことができます。

• マインドマップツール

MindMeister、XMindなどのマインドマップツールを活用すれば、アイデアの整理やプランの可視化が容易になります。

• コラボレーションツール

Slack、Microsoft Teamsなどのコラボレーションツールを用いることで、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にし、連携を強化することができるでしょう。

デジタルツールは日々進化しています。新しいツールや機能にも目を向け、自分に合ったものを取り入れていくことが、アクションプランの効率化につながるでしょう。

アクションプランを立てる上で、重要事項を明確にすることは欠かせません。優先すべきタスクや目標を明らかにすることで、より効果的なプランを作成することができるからです。

重要事項を明確化するためのポイントは以下の通りです。

• 目標との関連性

各タスクが目標達成にどのように関連しているのかを明らかにしましょう。目標に直結するタスクを優先的に取り組むことが重要です。

• 影響度の評価

タスクが及ぼす影響の大きさを評価します。影響が大きいタスクほど、重要度が高いと言えるでしょう。

• 緊急度の判断

期限が迫っているタスクや、他のタスクの前提となるようなタスクは緊急度が高いと判断できます。緊急度の高いタスクから着手することが求められます。

重要事項を洗い出す際は、マトリックス図を活用するのも一つの方法です。縦軸に重要度、横軸に緊急度を取ったマトリックスを作成し、各タスクを配置していくことで、優先順位が明確になるでしょう。

アクションプラン実施のためのポイント

計画を実行に移し目標を達成するためには、いくつかのポイントに留意する必要があります。ここではアクションプランを実施するためのポイントとして、以下の5つについて解説します。

• 具体的な目標にする

• 定期的にレビューする

• 役割を明確にする

• 変更を加える

• プランを立てて満足しない

どれも大切なポイントなので、ひとつずつ確認しながら進めてください。

アクションプランを実行する上で、具体的な目標を設定することは非常に重要です。抽象的な目標では、実際の行動に結びつけることが難しいからです。

目標を数値化することで、達成基準が明確になります。例えば「売上を20％増加させる」のように、具体的な数字を目標に盛り込むことが効果的です。また、目標達成の期限を明確に設定することも重要です。期限があることで、行動に緊張感が生まれ、実行力が高まります。

目標の行動レベルを、具体的に定義することも大切です。例えば「毎日10件の新規顧客にアプローチする」のように、実際の行動に落とし込んで目標を設定します。漠然とした目標ではなく、明確で具体的な目標を掲げることが、成功への第一歩と言えるでしょう。

アクションプランを実施する際は、定期的にレビューを行いましょう。計画通りに進んでいるかを確認し、必要に応じて軌道修正を行うことで、目標達成の確度が高まるからです。

具体的には、各タスクの進捗状況を確認し予定通りに進んでいるかをチェックします。遅れが生じている場合は、その原因を分析し、対策を講じる必要があります。アクションプランが、目標達成に向けて適切なものであるかを確認しましょう。環境の変化などによって、当初の計画では目標達成が難しくなることもあるでしょう。

人員や予算など、タスク遂行に必要な資源が適切に配分されているかも重要な視点です。過不足がある場合は、調整を行う必要があります。

レビューの結果は、次のアクションに反映させることが大切です。レビューで得られた知見をもとに、アクションプランを改善しより効果的なものにしましょう。

アクションプランを実行する際には、関係者の役割を明確にすることが重要です。誰が何をするのかを明らかにすることで、責任の所在が明確になり、スムーズに計画を進めることができるからです。

各タスクについて、誰が責任を持って遂行するのかを明確にしましょう。担当者の能力や経験を考慮しながら、適切に割り当てることが重要です。各担当者に対しては、期待される成果を明示してください。達成すべき目標や求められる品質レベルを明確に伝えることで、担当者のモチベーションを高められます。

タスク遂行に必要な権限を担当者に付与することも重要です。適切な権限がなければ、スムーズにタスクを進めることができないからです。また役割分担は、アクションプランの実行中も柔軟に見直すことが必要です。状況の変化に応じて、役割を調整してみてください。

状況の変化に応じて柔軟に変更を加えることは、アクションプラン実施のための重要なポイントです。当初のプランに固執するのではなく、必要に応じて軌道修正を行うことが目標達成への近道となるからです。

アクションプラン策定時の前提条件が変化した場合、プランの見直しが必要です。市場環境や顧客ニーズの変化など、プランに影響を与える要因を常にモニタリングし、変更の必要性を見極めましょう。アクションプランを変更した場合、目標達成にどのような影響を与えるのかを評価することが重要です。変更によって目標達成が難しくなるようであれば、別の方法を検討する必要があるでしょう。

変更を加えた後は、新しいアクションプランを明確にすることが大切です。変更点を具体的に示し、関係者全員で共有しましょう。変更を加える際は、慎重に判断することが求められます。安易な変更は、かえって混乱を招く恐れがあるからです。目標達成への影響を見極め、関係者の合意を得ながら適切なタイミングで変更を行いましょう。

素晴らしいプランを立てたとしても、それを実行に移さなければ意味がありません。プランを実行に移すには、行動を起こすことへの強いコミットメントが必要です。自分自身に行動を起こす責任があることを自覚し、実行に移す決意を固めましょう。

プランを実行に移す際のポイントは、小さな一歩から始めることです。大きな目標に向かって一気に進もうとすると、挫折してしまうかもしれません。まずは小さな行動を積み重ねていくことが重要です。また、アクションプランの実行を習慣化することも効果的です。毎日決まった時間に行動を起こすことを習慣づけることで、自然と行動が継続されるようになるでしょう。

アクションプランはあくまでも目標達成のための道筋を示すものです。プランを立てることで満足するのではなく、実際の行動に移してこそ意味があるのです。小さな一歩を積み重ね着実に目標に向かって前進していくことが、アクションプランの真の価値を発揮することにつながるでしょう。

アクションプランを効率的に立案するための議事録作成ツール

アクションプランを効率的に立案するためには、会議での議論を正確に記録し共有することが重要です。ここでは、そのためのツールとして自動文字起こしサービス「Notta」を紹介します。Nottaは、音声データを自動でテキスト化してくれるサービスです。目の前の音声はもちろん、会議の録音データをアップロードするだけで高精度な文字起こしを行ってくれます。

Nottaは最先端の音声認識技術を活用しているため、高い精度で音声をテキスト化できます。方言や専門用語にも対応しており、幅広い会議での利用に適しています。また、発言者ごとに文字起こしを区別する機能も搭載されています。誰がどのような発言をしたのかを明確に把握することができるので、議論の流れを追いやすくなります。

文字起こしの結果は、Notta上で簡単に編集することができます。誤認識の修正や不要な部分のカットなどを行い、より正確な議事録を作成することが可能です。さらにSlackやGoogleカレンダーなど、外部サービスとの連携が可能です。情報共有やスケジュール管理が簡単にできるため、効率的な作業ができます。

Nottaを活用することで、会議の内容を正確に記録し関係者間での共有も簡単にできます。無料で月120分の文字起こしができますので、気になる方はNotta公式ホームページから試してみてください。

まとめ：効果的なアクションプランを書くためにツールを取り入れよう

アクションプランは、目標達成のための強力な武器です。本記事では、アクションプランの意義や作成手順、職種別の書き方などについて詳しく解説してきました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

• 目標を明確にし具体的な行動計画を立てる

• フレームワークを活用して体系的にプランを立てる

• デジタルツールを取り入れる

効果的なアクションプランを作成したい場合、会議での議論を正確に記録し共有することが欠かせません。自動文字起こしサービス「Notta」を活用することで、プラン作成までの議論の流れを関係者に共有できます。

本記事で紹介したポイントを踏まえて、効果的なアクションプランを作成し、目標達成に向けて着実に前進していきましょう。

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