【テンプレートあり】仕事ができリ人のビジネスノートの書き方

業務上のメモやタスク、会議の内容など、さまざまな情報をビジネスノートに記録する機会は多いです。ビジネスノートを活用すれば、商談や会議の振り返りなど、ビジネス上で大いに役立ちます。

しかし、新入社員や若手社員などの方には、ビジネスノートの書き方に不安がある方もいるでしょう。

そこで本記事では、ビジネスノートの書き方がわからない方に向けて、ビジネスノートの書き方や作成時の重要ポイント、効果的なまとめ方、記録が無駄になるビジネスノートの特徴、ビジネスノート作成に役立つAIツールなどについて解説します。

本記事を参考にして、効果的なビジネスノートの書き方を習得して、今後のビジネスでビジネスノートを活用してください。

業務効率化できるビジネスノートの書き方

ビジネスノートを活用して業務効率化するには、書き方のポイントを理解しておくことが重要です。書き方のポイントを実践し、業務を円滑に進めるノートを作成しましょう。以下では、業務効率化できるビジネスノートの書き方について解説します。

ビジネスノートを取る際には、ページを広く利用して余白を作ることを意識しましょう。例えば、文章やリストを記録する時には、各項目間にスペースを開けて書くことで、読みやすさが向上します。

それにより、重要な情報が目立つようになります。逆に、余白を設けずに隙間なく書き込むと、文字が詰まって読みにくくなり、新たな情報を追加するスペースも失われます。そのため、ノートの視覚的な整理と内容の整理のためにも、適切な余白の確保が重要です。

情報を効果的に整理し記録するためには、ビジネスノートに記入する際のルールを事前に決めることが重要です。例えば、営業活動のメモでは、商談の詳細と感想を一緒に書き留めると、後で見返したときにどの情報がビジネスに役立つかが把握できません。

書き方のルールをあらかじめ決めておくことで、情報の記述方法や配置が統一され、重要な情報の見落としを防ぐことができます。

整理されたビジネスノートを作成するためには、記入ルールを設定することが有効です。また、ページに事前に罫線を引いておくなど、記入時の手間を軽減できます。

付箋やペンを活用することで、ビジネスノートに書かれた情報の整理がしやすくなります。例えば、チェックリスト機能が付いた付箋を活用すれば、ビジネスノートに直接チェックボックスを描く必要が減ります。

「問題点は赤色で、改善策は青色で」といった具合にペンの色を定めておくと、求めている情報を即座に見つけ出すことが可能です。後で情報をすぐに見つけられるように整理しておくことで、作業の効率化につながります。

ビジネスノートを活用するには、「日常的な習慣」にすることが欠かせません。習慣化することで、知識や技術が積み重なり、情報が価値ある資産へと変わっていきます。例えば、毎日決まった時間にビジネスノートの整理をするといった習慣を継続することが重要です。

目次や見出しを設けることで、必要な情報に素早くアクセスできるビジネスノートになります。例えば、目次に合わせてページの端を色分けしてマークすることで、必要なページを一目で見つけ出すことが可能になります。このように情報を素早く探し出せるようにすることで、ビジネスノートの利便性を高めることが可能です。

ビジネスノートを書く時のポイント6つ

ビジネスノートを書く際には、いくつかの重要なポイントがあります。まず、情報や重要な点が後で簡単に理解できるようにすることです。また文字のサイズを調整したり、色を加えたりすることも役立ちます。

重要な内容は、目立つように大きく書いたり、色を使って区別したりするとよいでしょう。さらに、内容の再現性を考慮して記述することが望ましいです。

加えて、ビジネスノートの序盤と終盤で内容を区分けすると理解しやすくなります。ほかにも、企業名や人名は省略形で記載すると便利です。以下では、業務効率化できるビジネスノートの書き方について解説します。

ビジネスノートの1ページに過剰な情報が詰まっていると、後で振り返った際に「目当てのデータを見つけるのに時間がかかる」や「全体像を理解するのが煩わしい」といった問題が生じる可能性があります。

そのような状態では、ビジネスノートとしての役割を果たせません。ビジネスノートとして役立てるには、書く量を制限し、長文を避けてポイントを箇条書きでまとめることが重要です。

余計な情報が多すぎると重要なポイントが見えにくくなり、これは作業の効率化につながりません。必要な情報のみを抽出し、要点を明確に書きましょう。

また、視覚的な要素として図表を活用することもおすすめです。何が中心的なテーマであるかが、一目で理解できるように書くことを心がけましょう。重要なポイントがわからないと、作業速度にも悪影響を及ぼすことになります。

文字のサイズや色などの工夫をすることも、ビジネスノートを書くためには重要です。文字のサイズや色が同じだと、重要なポイントが目立たないため、可能ならば重要な内容は異なる色のペンを使用することをおすすめします。異なる色のペンが手元にない場合は、文字を大きくするなどして差別化を図りましょう。

ビジネスノートに仕事での出来事や重要なポイント、行うべきタスクを記録することは、これらの内容を忘れないようにするためです。ただし、単に単語を書き留めるだけで「その時の状況が思い出せない」ような記録方法では、業務効率化にはつながりません。記入した際の状況を思い出せるように、内容の再現性に重点を置いてください。

一般的に、ビジネスノートは前のページから順番に使用すると考えられがちです。しかし、自分で書き方ルールが固定化されていると、予期せぬメモや計画外の内容を書き留めるためのスペースが不足することがあります。

このような状況に直面した際には、ノートの序盤と終盤で内容を区分けするといった方法がおすすめです。そうすることで、1冊のノートをフルに使いこなすことができます。

時間に追われている状況、例えば会議中に情報を手早くまとめるには、企業名や個人名などを省略形で記述するといいでしょう。重要なのは、自分にとって理解しやすい方法で書くことで、それが守られていれば問題はありません。さらに、固有名詞を明記しないことで、セキュリティの観点からもメリットがあります。

ビジネスノートの整理とまとめが大切

ビジネスノートを活用するには、整理とまとめが大切です。無計画に情報を書き連ねるだけでは、業務効率化はできません。情報を効果的に整理するためには、「3ワードノート術」や「コーネル式ノート術」がおすすめです。これらは方法と目的がそれぞれ異なるため、自分の状況に応じて適切に選択し、利用してみましょう。

3ワードノート術とは、確実に自分が覚えたい内容や情報をまとめるノートの書き方です。必要なものは、ノートと黒ペン、3色の色ペンです。3ワードノート術の書き方は、以下のような手順になります。

3ワードノート術の書き方

1. 資料や商談など記憶する内容のタイトルを書きます。

2. 記憶したい内容が書いてある資料のページ番号を書きます。

3. 記憶したい内容のうち、注目する3つのキーワードを書きます。

3ワードノート術で復習（記憶）する方法

3ワードノート術は、ビジネス書や資料などの内容を記憶したい場合に向いています。3ワードノート術で復習（記憶）する方法は、以下のように行います。

1. 3つのキーワードを見て、他人に説明できるレベルか確認します。

2. 説明できるレベルなら「◯」、できないなら「✕」を書きます。

3. 「✕」の場合は、再度復習をします

ペンの色を使い分けるときのルールは、以下の通りです。

1. ノートを記入する際は黒色を使用

2. 最初の復習時には緑色を使う

3. 2度目の復習では青色を選ぶ

4. 3回目以降の復習には赤色を用いる

【3ワードノート術のテンプレート】

ペンの色を変えることで、復習の回数と内容をかんたんに把握できます。そして、情報を繰り返し見ることで、記憶力を強化する効果も期待できます。

コーネル式ノート術とは、コーネル大学のWalter Pauk氏によって考案されたノート術です。1ページを3分割して、「メモを取るエリア」「重要な用語やキーワードをまとめるエリア」「要約を書くエリア」に割り当てます。

「メモエリア」と「キーワードエリア」はページの上部2/3を占め、そのうちの半分から2/3を使い、「要約エリア」は残りの下部1/3に配置されることが多いです。このノート術は、キーワードと要約を確認するだけで、主要な内容や要点をすぐに把握できるのがメリットといえます。

【コーネル式ノート術のテンプレート例】

記録が無駄になるビジネスノートの特徴4つ

ビジネスノートを作成しても、役に立たないケースがあります。記録が無駄になるビジネスノートの特徴としては、まとめ方が雑で理解できないケースや情報量が多すぎるケース、事実だけをメモして要点がないケース、ノートの種類が使用目的に適していないケースなどが挙げられます。

以下では、これらの4つの記録が無駄になるビジネスノートの特徴について解説します。

まとめ方が雑な場合、後で見返しても内容を理解できないことが多いです。まとめ方が雑なビジネスノートは、1つのノートに無秩序にメモしたり、見聞きした内容が中途半端にメモしてあったりして、重要なポイントを理解することが難しくなります。

このような状態のビジネスノートは、後で見返しても内容の意味を理解することができず、ノートを取る目的が果たされていません。ビジネスノートの目的は、当時の状況や情報を後から振り返ることができるようにすることです。

情報量が多すぎるビジネスノートも役に立ちません。このようなビジネスノートを開くと、長文がずらりと並び、読み進めるのも一苦労です。

内容が過剰にまとめられていると、何が重要なのか見極めることが困難になります。情報が多過ぎて内容を振り返るのに時間がかかるノートは、業務の効率化には逆効果です。

単に事実を羅列したビジネスノートは、長期的に見て効果が薄れる傾向にあります。このタイプのビジネスノートは、目的のない長ったらしい記述が多く、思考の流れが見られないことが特徴です。

重要なポイントが把握できず、記載された内容をもとに次のステップへと進めなくては、ビジネスノートを取る価値はほとんどありません。

ノートの種類が使用目的に適していない場合、うまく使いこなせない可能性が高まります。ノートには、利用目的別にさまざまな種類があります。

例えば、ノートに罫線やマス目が入っていると自由に書き込めないと感じる方もいるでしょう。すなわち、価格や見た目ではなく、利用目的を決めてノートを選ぶことが重要です。

ビジネスの記録は「Notta」に任せ

ビジネスノートを作成するのは、手書きで行うだけではありません。最新のAIツールを活用すれば、手書きをせずに自動的にビジネスノートを作成できます。

AIツールを使えば、ビジネスノート作成の業務の効率が向上します。今回紹介するビジネスノート作成に役立つAIツールは、AI文字起こしツール「Notta」です。以下では、AI文字起こしツールNottaについて解説します。

Nottaとは、200万人以上のユーザーが利用している人気のAI文字起こしツールです。高精度の音声認識能力を備え、音声録音やリアルタイム文字起こし、話者識別機能、AI要約機能など、さまざまな機能を搭載しています。

これらの機能を活用すれば、会議の内容をかんたんに記録して、自動的にまとめを生成できます。会議の内容をまとめる時間と手間が削減できるため、業務効率化やコスト削減も可能です。

Nottaを使って会議の内容を記録してまとめるには、以下の手順でかんたんに行なえます。今回はNottaのWeb版を使った、会議を記録してまとめる方法を紹介します。

1. Nottaにログインした後に、ホームの「録音開始」ボタンをクリックして、自動文字起こしを開始します。Nottaには話者を自動で識別する機能が備わっており、複数人が会議に参加している場合でも話者を識別できます。
   

   

2. 自動文字起こしが終わったら、「AI要約」をクリックしてテンプレートを選択。
   

   

3. 要約が自動生成されたら、内容を確認します。生成された要約は、後から編集可能です。
   

   

以上の手順を行うだけで、会議の内容を記録してまとめることができます。

参考記事：AI要約機能

まとめ　効率的にビジネスノールの書き方をマスターしよう

本記事では、ビジネスノートの書き方や作成時の重要ポイント、効果的なまとめ方、記録が無駄になるビジネスノートの特徴、ビジネスノート作成に役立つAI文字起こしツール「Notta」などについて解説しました。ビジネスノートは、会議や商談などさまざまな場面で重要なツールになります。

しかし、正しいビジネスノートの書き方を知らないと、作成した意味がなくなる可能性が高まります。効果的なビジネスノートを作成するには、過剰に情報を記入しないことや要点を絞って記入する、文字のサイズや色を工夫するなどが必要です。

また、今回紹介したAI文字起こしツール「Notta」を活用すれば、ビジネスノート作成の手間が省け、正確に記録ができます。ビジネスノートを作成する機会が多い方は、Nottaを活用してみてはいかがでしょうか。

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