【ビジネスマン必見】社内社外でよくある面談の記録方法は？書き方とポイントを解説

商談や就職などビジネスの世界では「面談」を行うことは日常的です。ビジネスパーソンによっては、1日に何度も面談を行うことがあります。面談を行う際には、後で面談内容を忘れないように「面談記録」を取ることが重要です。

しかし、若手のビジネスパーソンにとっては、面談記録を取ることが苦手な方も少なくはありません。面談記録の作成は、書き方や注意すべきことを把握することで効率化が可能です。

そこで本記事では、面談の記録方法が苦手な方に向けて、面談の種類や面談記録の重要さ、面談の目的、面談記録の書き方、面談記録作成に役立つAIツールについて解説しています。本記事を参考にすることで、面談記録の作成が苦手な方でも効果的な面談記録を作成できます。

記録が必要なよくある面談をそれぞれ説明

面談には、さまざまな種類があります。特に記録が必要な面談としては、就職や転職などで行われる「採用面談」やビジネス上の顧客との「営業面談」、自社の経営者や社員などと行われる「人事面談」などが代表的です。以下では、記録が必要な、これらのよくある面談をそれぞれ解説していきます。

就職や転職の際、企業の人事担当者と応募者が事前に会って、仕事の詳細や勤務条件について話し合うのが採用面談です。職務内容や勤務条件といった重要なポイントを正確に把握し記録しておくことで、入社後に職務内容が期待と異なるという不一致を回避できます。また採用面談は、リラックスして会話ができるカフェなどで行われるケースも多いです。

営業面談では、営業担当者が顧客が抱える悩みや要望を把握し、それに最適な改善策やソリューションを提案します。営業面談を詳細に記録することで、担当者は後から客観的に内容を分析したり、漏れた情報がないかを再確認できるようになります。さらに、記録をもとに上司や先輩からのアドバイスを求めることも可能です。

人事面談は、管理職と従業員または人事部と従業員が一対一で行う、人事評価を目的とした面談です。目標達成度や仕事への取り組みに関しての意見交換が行われ、これを人事評価や指導のために活かします。面談で得た情報は、業務の割り当てや人事異動の判断材料としても使用されることがあります。面談の詳細を記録しておくことで、発言を後で確認したり、第三者からの評価を加えることが可能です。それにより、公正な人事評価が行えるようになります。

面談の内容を記録するのが大事

面談の内容を記録することの重要性は、どのような点にあるのでしょうか。面談の記録が大事な理由は、面談を行った者と対象者が話し合った内容を正確に把握し確認するためです。

また面談の記録は、双方が会話した内容を共有し合った証明にもなります。以下では、面談の内容を記録することの重要性を解説していきます。

面談で会話した内容を記録することで、お互いの理解が一致しているか確認できます。そして、後で認識の違いが起こらないように、要約した内容を共有しておくことが重要です。そのためには、会話のポイントをメモに記録し、メモを参照しながら再確認しなくてはいけません。記録を取らずに会話を続けると、時間が経つにつれて理解や解釈が微妙に変わる恐れがあり、意図しない誤解や信頼関係の崩壊につながる可能性があります。

将来的に「言った、言わない」のような認識のズレが生じたとしても、面談の内容を記録して共有しておけば、事実を振り返ることが容易になります。自分の記憶に依存せずに、書面に残した情報で意見を交換することは、信頼を維持する上で重要です。

口頭でのやり取りでは主観が入り込むことが避けられず、事実を客観的に伝えることが難しくなります。また面談の際には、情報共有を容易にするために、統一されたフォーマットの記録シートを使用すると良いでしょう。

まずは面談を記録する目的を明確する

面談の内容を記録する場合は、記録する目的を明確にすることが重要です。記録の主な目的として、備忘録として利用することが挙げられます。さらに、話の流れを整理し、理解を深めるためにも記録を取ります。

また、面談の内容を他者と共有するためにも記録が役立ちます。以下では、面談を記録する目的について詳しく解説します。

面談の詳細を記録しておくことは、情報を忘れずに保持する上で役立ちます。日々多くの人との面談がある場合、会話の内容を覚えておくのが難しくなることがあります。

時間が経過すると、一週間や一ヶ月前の面談内容を思い出すのがさらに困難です。しかし、記録を参照することで、「あの時何を話したのか」という疑問を解消できます。

会話を聞きつつ同時に頭で整理する作業は、かなりの労力を要します。しかし、面談内容を文字にして記録することにより、視覚を通して内容を整理しやすくなります。

面談中に記録を参照することで、見落としたり聞き逃したりした点がないかをチェックできる上、不足している情報についてはその場で質問して確認できます。

面談内容の記録は、情報を他者と共有する際に役立ちます。口頭での報告よりも、記録を共有する方が効率的に情報を伝えられます。

さらに、記録をもとにして、上司からの具体的な指導やアドバイスを受けることも可能です。もし自分が不在になった場合でも、記録を見ることで業務の引き継ぎが行えるようになります。

良い面談記録の書き方と必須の項目5つ

効果的な面談記録を作成するには、まず一貫した表現や言い回し、文体を用いることが重要です。また、話の流れを時系列で追う形で記録することにより、内容の理解が容易になります。さらに不要な情報は省略し、要点を簡潔にまとめるといいでしょう。

そして、効率的に記録を取り始めるためには、事前にテンプレートを用意しておくべきです。テンプレートに必須の項目は、以下の5つの項目になります。

1. 目標
   目標を設定する際には、具体的な数値やデータを用いて、明確に測定可能な形で記録します。

2. 進捗
   現在の進捗状況を、一目で理解できる形で記録します。

3.  成果
   これまで達成した成果の詳細を記録します。

4. 不安や問題
   人間関係の問題や自己のキャリアに関する懸念など、あらゆる不安や問題点が存在する場合は、それらを記録に残しましょう。

5.  アドバイス
   上司からのアドバイスや自身が行ったアドバイスを記録します。

面談記録の作成におすすめAIツール

面談記録の作成には、相手の話を慎重に聞きつつ適切な瞬間にメモを取る必要があります。そのため、一部の人にとっては難しいかもしれません。

面談記録を手書きで作成しなくてもいいように、AIツールの使用を検討してみてはいかがでしょうか。今回紹介するおすすめのAIツールは「Notta」です。以下では、「Notta」について詳しく解説します。

Nottaは文字起こし精度98％という高精度の音声認識機能を搭載したAI文字起こしツールです。個人や企業を問わず200万人以上のユーザーがNottaを活用しています。

Nottaを活用することで、面談の内容を見逃したり忘れたりすることはありません。さらに、「言った、言わない」のような誤解が生じることも防げます。面談の記録を行うには、Nottaは最適なツールといえるでしょう。

Nottaには高精度な音声認識機能以外にも、面談記録に役立つ数多くの機能が備わっています。具体的には、Nottaにはスケジュール機能があり、面談予定を効率的に管理できます。

また録音機能も備えており、面談の内容を聞き損じることはありません。文字起こししたデータは、AI要約機能を使えばかんたんに要約し、行動項目として生成できます。以下では、これらの機能について詳しく解説します。

面談のスケジュール管理

Nottaのスケジュール機能を使用すれば、面談のスケジュールをGoogleカレンダーで集中管理できます。この機能により、自分のスケジュールに合わせて面談の日程を選択することが可能になり、重複予約を避けることが可能です。さらに、参加不可の日を事前に伝えることで、余計な調整の手間を減らせます。

関連記事：スケジュール機能の利用方法

面談を完璧に記録する

Nottaには、録音機能やリアルタイム文字起こし機能が搭載されています。この機能を活用すれば、面談中の音声をNottaが録音して、リアルタイムで文字起こしが可能です。

商談の振り返りや採用面談での勤務条件など、聞き逃してはいけない面談内容も完璧に記録できます。完璧に記録ができるため、記録忘れの不安から開放されます。

関連記事：録音・リアルタイム文字起こし

面談後の行動項目が生成

面談後の行動項目もNottaなら自動で生成できます。Nottaに備わっているAI要約機能を使うことで、面談内容を僅かな時間で要約可能です。

要約される内容は、「要約」「チャプター」「行動項目」の3つの項目が生成されます。そのため、手書きメモから面談内容を確認して、行動項目を作成する手間が大幅に省けます。

関連記事：AI要約機能

今回はNottaのアプリ版の音声・動画ファイルからの文字起こし機能の使い方について解説します。

1. 「＋」ボタンをタップします。
   

   

   
   画面上に「インポート」「録音開始」「Web会議の文字起こし」ボタンが表示されます。
   

   

2. 「インポート」ボタンをタップします

3. 音声または動画ファイルの言語を選択します。

   ※発言者を識別したい場合は、「発言者を識別する」チェックボックスにチェックを入れてください。
   

4. 文字起こししたいファイルを選択します。
   

   

   対応ファイル形式

   音声ファイル：wav、mp3、m4a、caf、aiff

   動画ファイル：avi、rmvb、flv、mp4、mov、wmv、wma

   最大サイズについて

   アップロードできる音声ファイルの最大サイズは、1GBまたは5時間のいずれか小さい方です。

   アップロードできる動画ファイルの最大サイズは、10GBまたは5時間のいずれか小さい方です。

   ※クリアでノイズが少なく、十分な音量の音声・動画ファイルを準備してください。

5. アップロードが終わると、自動的に文字起こしがスタートします。文字起こしが完了後、アップロードされたファイルは「ホーム」を選択し確認できます。

   ※文字起こしにかかる時間は、ファイルの長さや「発言者識別」機能の使用有無によって変わります。

6. 文字起こし結果を「AI要約」で要約、チャプター、行動項目を自動生成。
   

   

まとめ

本記事では、面談の種類や面談記録の重要さ、面談の目的、面談記録の書き方、面談記録作成に役立つAIツールについて解説しました。面談記録記録は主に「採用面談」「営業面談」「人事面談」の3種類があり、それぞれ面談の記録を取ることが後に役立ちます。

面談を記録する理由としては、面談内容を確認するためや面談内容を他社と共有するためなどがあります。面談内容を記録するには、相手の話を聞き漏らさないためにタイミングを見計らいながらメモする必要があります。

今回紹介したAI文字起こしツール「Notta」であれば、そのような手間は必要ありません。Nottaは高精度の音声認識機能に加えて、スケジュール管理や録音、AI要約機能による面談後の行動項目の生成など、面談記録には必須の機能を備えています。面談記録の作成の効率化を検討している方は、Nottaの活用をおすすめします。

Nottaが選ばれる理由は？

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
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