レポート要約の書き方を徹底解説！サンプルやおすすめツールもご紹介

レポート要約は、ビジネスや学術、研究など多くの場面で必要とされるスキルです。長いレポートや文書を短縮し、その主要なポイントを効果的に伝えることが目的です。

しかし要約を作成しようとしても、具体的な手順やコツなどが分からず困っている方も多いのではないでしょうか。要約の作成は、一見簡単そうに見えて実は多くの注意点と手順が必要です。本記事では、レポート要約の基本的な書き方から、注意点、コツ、さまざまな形式のサンプルに至るまで幅広く解説します。

要約作成に役立つツールを探している方に向けて、自動文字起こしサービス「Notta」についても触れますので、要約作成に自信がない方や効率的な作業を行いたい方はぜひ参考にしてください。

レポートの要約とは

レポートの要約とは、レポート全体の主要な内容を短く簡潔にまとめた文章のことです。読者がレポートの主題や重要なポイントを、すぐに把握できるように作成されます。

また要約は通常、レポートの冒頭に配置され、読者が全文を読むかどうかの判断材料として活用されることもあります。効果的な要約作成のためには、さまざまな段階を経て精度を上げる必要があります。

レポートの要約は事業などの意思決定、学術・研究、プレゼンテーション、教育、メディアなど幅広い場面で活用されます。全ての情報にアクセスしなくても重要な部分に触れるだけで、情報を効率的にキャッチするものとして重要です。

正確な要約であれば、時間とリソースを節約できる大事なツールになります。チームの作業効率のためにも、効果のある要約を作成できるようにしましょう。

レポート要約の書き方の手順

ここからはレポート要約の書き方の手順を5つのステップに分けて解説します。各手順に従ってレポートの要約を作成してみましょう。

【STEP 1】文章全体を把握する

まずは、レポート全体を読んで文章の流れや主旨を把握します。レポート全体を一気に読む必要はありませんが、レポートのタイトルや目次、導入部や結論部などを重点的に読んでください。

また文章中に出てくるキーワードや、専門用語をメモしておきましょう。このステップでは、文章全体の概要をつかむことが目的です。文章全体を把握するためには、以下のポイントに着目してみてください。

• 何について書かれているか？

• どんな問題提起や仮説を立てているか？

• どんな方法や手法で問題解決や検証を行っているか？

• 導き出している結果や考察にはどんなものがあるか？

• 結論や提言では何を述べているか？

上記に着目することで、レポート全体を効率よく把握できます。

【STEP 2】要点を抽出する

次にレポートから要点を抽出します。要点はレポートの内容や結論を伝えるために必要な情報です。要点を抽出する方法はいくつかありますが、以下のような方法が有効です。理由もつけてご紹介します。

• 文章中で強調されている部分や、繰り返されている部分を探す

  • 文章中で太字や下線などで強調されている部分は重要な情報である可能性が高い

  • 文章中で同じ言葉や表現が繰り返されている部分は主題や、主張を示している可能性が高い

• 文章中で問題提起されている部分や答えとなる部分を探す

  • 文章中で「問題」「課題」「目的」「仮説」「検証」「結果」「考察」「結論」などの言葉が使われている部分は、要点である可能性が高い

  • 文章中で「なぜ」「どうして」「どのように」などの疑問文や「だから」「したがって」「よって」などの結果を示す文が使われている部分は要点である可能性が高い

• 文章中で原因や結果、比較や対立などの関係性が示されている部分を探す

  • 文章中で「原因」「結果」「影響」「効果」などの言葉が使われている部分は要点である可能性が高い

  • 文章中で「比較」「対比」「対立」「共通点」などの言葉が使われている部分は要点である可能性が高い

要点を抽出したら、それらを箇条書きや図表などで整理し、文章全体から重要な情報として選び出してください。

【STEP 3】要約を作成する

要点を抽出した後は、要約を作成します。要約文を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

• 要点を簡潔かつ明瞭に表現すること

  • 要点を一つずつ文章にすること

  • 不必要な修飾や詳細は省くこと

  • 難しい言葉や専門用語は使わず、簡単な言葉や表現を使うこと

• 要点間のつながりや論理性を示す接続詞や副詞などを使うこと

  • 要点間の順序や関係性を明確にすること

  • 「しかし」「また」「そのため」などの接続詞や「最初に」「次に」「最後に」などの副詞を使うこと

• 要約文の長さは指定された範囲内に収めること

  • 要約文の長さはレポート全体の10%以下にすること

  • 要約文の長さはレポートの種類や目的に応じて調整すること

要約文を作成したら、それらを見出しに沿って並べます。ここでは文章全体を短くまとめることが目的です。

【STEP 4】内容を確認する

作成した要約は、内容をしっかりと確認してください。内容を確認する際のポイントは以下のとおりです。

• 要約文がレポートの構成や順序に沿っているかどうか

  • 要約文がレポートの見出しや段落の順番を変えていないかどうか

  • 要約文がレポートの論理展開や流れを崩していないかどうか

• 要約文が、読者にレポートの主な内容や結論を伝えられるかどうか

  • 要約文がレポートの問題提起や仮説、方法、結果、考察、結論などを含んでいるかどうか

  • 要約文がレポートの目的や意義、貢献などを明確に示しているかどうか

内容を確認したら、必要に応じて要約文を修正します。このステップでは、文章全体の品質を高めることが大事です。

【STEP 5】フィードバックを受ける

最後に作成した要約文に対して、フィードバックを受けます。フィードバックを受ける際も、単純に上司や同僚などに聞くだけでなく、以下のような方法が有効です。

• レポートの作成者や教員などの専門家に意見を聞く

  • 専門的な知識や見解を得られる

  • 評価や改善点を指摘してもらえる

• レポートの読者や同級生などの一般人に感想を聞く

  • レポートの内容や結論に関する一般的な理解度や興味度を計れる

  • レポートの要約文に対する感想や質問を聞ける

• レポートの要約文を読んで自分で評価する

  • レポートの要約文に対する自己評価や反省ができる

  • レポートの要約文に対する客観的な視点を持てる

フィードバックを受けたら、必要に応じて要約文を修正し、文章全体の改善点を見つけましょう。要約文は書くことが目的ではなく、読者にレポートの内容を完結に伝えることを忘れないようにしてください。

レポート要約の注意点とコツ

ここではレポート要約の注意点とコツを解説します。先に解説したステップを進める際に意識すると、完成度の高い要約が完成します。

• 要点を押さえる

レポート全体を読んで文章の流れや主旨を把握することが、要点を抑えるための第一歩です。その後、文章中で重要な部分や関係性が示されている部分を探して、それらを箇条書きや図表などで整理します。この時、要点間の順序や関係性も明確にしてください。

要点を押さえることと要点を抽出することは似ていますが、違いがあります。要点を抽出することは、レポートから必要な情報を取り出すことです。要点を押さえることは、レポートから取り出した情報に対して理解や分析を行うことです。

• 簡潔にまとめる

レポート要約では、押さえた要点を簡潔にまとめることが重要です。簡潔にまとめるためには、以下のような方法が有効です。

簡潔にまとめたら、それらを見出しに沿って並べます。この時、見出しや段落の構成も工夫します。このようなさまざまな点に気をつけることで、文章全体を短くまとめることができます。

• 適切な分量にする

レポート要約では、作成した要約の文章量を適切にすることが重要です。適切な分量にするための方法は下表を参考にしてください。

適切な分量にしたら、作成した要約文の文字数を確認しましょう。このときに文字数制限がある場合は指示に従ってください。さまざまな観点から適切な分量にすることで、文章全体のバランスを保つことができます。

• 正確性を保つ

レポート要約では、作成した要約文の正確性を保つことが重要です。正確性を保つために下表の内容を参考にしてみましょう。

正確性を確認したら誤字や脱字、文法や表記の誤りなどもチェックすると、文章全体の信頼性や品質が高まります。

• フィードバックを受ける

フィードバックを受ける際には、その内容や目的に応じて修正を行い、有用な意見は参考にしましょう。専門的な知識が必要な場合は、専門家からフィードバックを受けるのがおすすめです。一般的な理解度や興味度に関するフィードバックは、上司や同僚などの一般人から受けるのが効果的です。

フィードバックを求める相手は、要約文の目的に応じて選びましょう。またレポート全体と要約文の両方を提示することで、相手に内容を正確に伝えられます。フィードバックを求めるときは、具体的な質問や要望も伝えると、相手からより正確な回答を得られるでしょう。

レポート要約の書式サンプル

レポートの要約は種類に応じてサンプルを参考にすると効率的に作成できます。ここでは5種類のレポート要約の書式サンプルをご紹介します。

一般的なレポート

画像引用元：大学文章論

一般的なレポートでは、見出しをゴシック体にし本分を明朝体にすることで見やすくなります。また見出しの文字を大きくして、見やすさを向上させましょう。枚数が多くなる場合は、ページ数を振っておくと読者が整理しやすくなります。

余白については上下余白が25mm〜35mm、左右余白が20mm〜35mmが一般的です。数字を記載する際、算用数字は半角で書かれることが多く、漢数字は特定の場合に限られて使用されます。

実験・実習レポート

画像引用元：大学文章論

実験や実習レポートも一般的なレポートと同様に作成していきます。見出しをゴシック体にし本分を明朝体、ページ数が多くなるときの割り振り、余白などに気を付けて作成してください。また、図表やグラフを入れるときは、タイトルのつけ方に配慮が必要です。

表の場合は表の上、グラフの場合はグラフの下にタイトルをつけてください。複数の表やグラフを入れる際は「表1-1」「グラフ2-1」などを入れると、文章中にも引用しやすくなります。

報告書レポート

画像引用元：insource

報告書のレポートは、目的と対象者を明確にして三層構造（標題、内容要旨、詳細内容）で整理します。標題は15〜20字程度で「内容要旨」は「詳細内容」の短縮版として機能します。この内容要旨は、A4用紙1枚程度にまとめるのが一般的です。

書き始めは「標題の件につき、下記の通りご報告いたします」と簡潔に述べ、その後は箇条書きで主要なポイントを列挙します。最後に「以上」と記載することで、要約の内容が明確になります。

調査報告書

画像引用元：NotePM

調査報告書の作成時には主に3つのポイントがあります。まず、客観的に記述することが基本です。調査結果は事業展開などの基礎となるため、正確かつ客観的な情報が必要です。

次に文章を分かりやすくするために、調査結果と調査担当者の所感を別々に記述します。最後に報告の冒頭に要約を置くことで、読み手は調査結果をすぐに把握できます。これらのポイントを考慮することで、調査報告書はより効果的かつ信頼性が高まるでしょう。

研修報告書

画像引用元：NotePM

研修報告書は、研修で学んだ内容とその活用方法を上司に報告する文書です。書く際のポイントは、上司が何を知りたいのかを明確にして、その情報をまとめることです。具体的には、研修の内容や学んだ事項、感じたこと、そしてそれを仕事にどう生かすかを記載します。

ただし単に感想を述べるのではなく、自分の成長がどのように表れるかを強調することが重要です。特に「研修で学んだことを今後の仕事にどう活用するか？」を具体的に書くことで、報告書はより有用性を増します。

効率的なレポート要約にはNottaがおすすめ

効率的なレポート要約を目指すならば、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。特に注目すべきポイントとして、NottaにはAI要約機能が搭載されています。この機能は1時間の音声をわずか5分で文字起こしし、簡潔な要約を作成できます。

多量の音声やテキストデータをAIが処理し、重要なポイントの抽出が可能です。商談の振り返りや議事録の作成、情報の共有を効率化するためのツールとして非常に有用と言えるでしょう。

さらに、Nottaは高度なセキュリティ体制を有しており、情報の安全性も確保されています。目の前の音声を文字起こしする機能であれば無料で始めることができ、すでに多くの企業や個人ユーザーに利用されています。

Nottaを使えば、効率的なレポート作成が可能になり、時間とコストを大幅に削減することが可能です。この機会にNottaで、レポートの要約作成の効率を高めてみませんか。

気になる方は、Nottaの公式ホームページから試してみてください。

まとめ

今回は、レポート要約の書き方について解説しました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

• レポートの要約とは、レポートの内容を短く簡潔にまとめた文章のこと

• 作成手順は5つのステップ

• いくなり本文を書き始めないことが重要

レポート要約は、長い文書を短縮してその主要なポイントを伝えることです。効果的な要約を作成するには文章全体を把握し、要点を抽出してから要約を作成するという手順が基本です。さらに内容の確認とフィードバックの受け取りも欠かせません。

注意点としては要点をしっかりと押さえ、簡潔かつ適切な分量でまとめることが求められます。本記事では、さまざまなレポート形式に対応するサンプルも紹介しました。

もっと効率的にレポート要約を作成したい方には、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。AI要約機能以外にも、有用な機能を搭載していますのでNotta公式ホームページからチェックしてみてください。