情報共有ツールってなに？メリット・デメリットとおすすめの情報共有ツール7選

オンライン会議やテレワークなど、オンラインでの業務が増えるにつれて、さまざまな情報共有ツールが出現しました。情報共有ツールの種類はとても豊富で、どのサービスを使えばいいのか迷っているかたもいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、プライベートで使う「LINE」のように、紙資料より共有しやすく・メールよりも素早く・電話より正確な「ビジネスで使える情報共有ツール」についてご紹介します。

情報共有ツールとは 

ビジネスにおいての情報共有ツールとは、データの共有やコミュニケーションがとれる「情報を円滑に共有できる」ソフトウェアやクラウドサービスのことです。

情報共有ツールの選び方

必要な機能を確認

情報共有ツールはものによって、搭載されている機能に違いがあります。

• チャット機能

• ボイスチャット機能

• Web会議機能（※画面共有など対応可能なツールもある）

• ファイルの共有（※共有できるデータの形式や、容量制限に注意する）

• スケジュール機能

• 同時修正・編集機能

利用する人に併せて選ぶ

利用する人がITに自信がない場合は、余計な機能がなく、操作が簡単なツールを選択しましょう。他にも、利用する端末（パソコン・スマホ・タブレットなど）の確認など、利用者が使いやすいツールを選びます。 

共有できる人数で選ぶ

情報共有ツールによっては、共有できる人数に制限がかかるものもあります。有料でプラン変更することで人数を増やせるツールもありますので、あらかじめ利用する人数を把握しておきましょう。

コストを確認する

情報共有ツールに払う予算を決めましょう。必要な機能や人数を決めて、それに見合った無料で使えるツールがあるのか、または有料プランで月額いくら払う必要があるかを確認します。

情報共有ツールのメリットは？

効率的に情報を共有できる

情報共有ツールの多くは、データをアップロードするだけで、他の利用者がいつでも情報を確認できます。例えば、メールでの情報共有は「前に送った時は宛先に入っていなかったから再送しなければならない」など２度手間になる可能性があります。更に紙媒体での情報共有となれば、郵送・宅配便などの手間がかかります。

セキュリティ対策が万全

情報共有ツールに参加する場合は、「招待」を送り、その後管理者に「参加の承認」をとることが殆どです。そのため、全くの部外者が参加する恐れや、スパム行為などの被害にあうことがなく、安全に利用できます。

だれでも編集可能

情報共有ツールで共有したデータは、参加者のだれでも編集できるように権限を付与することができます。チーム内でのスケジュール管理や、計画書などをその都度更新することができるので、常に最新の情報をリアルタイムで共有することができます。

情報共有ツールの一覧–7選

Slack

slack公式ページより引用

チームのすべてを１ヶ所で共有！

「Sslack」の主な機能とメリット・デメリット

Zoom 

zoom公式ページより引用

あらゆるデバイスから対面ミーティングとメッセージの共有！ 

「Zzoom」の主な機能とメリット・デメリット

Notta

Notta公式ページより引用

音声データから文字起こしも可能なAI搭載

「Notta」の主な機能とメリット・デメリット 

Chatwork

Chatwork公式ページより引用

国内利用者数No.1！中小企業向けビジネスチャット

「Chatwork」の主な機能とメリット・デメリット

Google WorkSpace

GoogleWorkSpace公式ページより引用

Googleだからこその機能が満載

「Google WorkSpace」の主な機能とメリット・デメリット

LINE WORKS

LINE WORKS公式ページより引用

LINEのような使い勝手で、その日から直ぐに使いこなせる

「LINE WORKS」の主な機能とメリット・デメリット

Notion

Notion公式ページより引用

豊富なツールでカスタマイズ自由、単なるドキュメントやテーブルでは終わりません

「Notion」の主な機能とメリット・デメリット

情報共有ツールのデメリットと注意点

文面だけのコミュニケーションが多くなる

情報共有ツールを使っていると、各自都合の良い時間に更新内容やチャットを確認する為、リアルタイムで対面・通話する機会が減ってしまいます。

対面的なコミュニケーションの減少を防止するためにも、毎週何曜日に定例会議をビデオ通話で行うなどの対策をとりましょう。

集中力を持続できない

情報共有ツールは、更新の度に通知が届いたり、どこにいても自由に共有内容を確認できるため、時間の区切りなどがなくなり、自身の業務に集中することが難しくなります。こまめにチェックすることも大切ですが、メリハリをつけて普段の業務と両立して利用しましょう。

情報量が多い

チャットや共有資料など流れてくる情報量がとても多いため、重要な場面での見逃しや資料が埋もれてしまう可能性があります。特に自分の業務に関係のある書類には、タグ付けやフォルダ分けなどをして、目に留まるように心がけましょう。

まとめ

一人一台スマートフォンを所持することがあたりまえになり、ビジネスの場面でもパソコンやタブレット端末を使う機会が大きくなりました。紙媒体としては荷物となりかさばる資料でも、情報共有ツールを使えばどこにいても、いつでも確認することができます。

情報共有ツールは種類も豊富ですが、機能面でかなり差が生まれますので、自社に適したツールを選択しましょう。また、契約前にはフリープランで試してみることもおすすめします。

より正確な情報共有が可能に

Nottaが選ばれる理由は？

①人手による時間と人件費が大幅に削減。

②高音質な音声の書き起こし精度は98.86%に達しています。

③国内唯一のZoom/Google Meet/Teams連携で、 社内会議、オンライン授業を文字起こしできます。

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