面接の日程変更はメールでもOK？失礼にならないマナーと例文を紹介
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就職活動をしていると、複数の企業の面接日程が被ってしまうことがあります。また、予期せぬ事態でどうしても変更できない予定が入ってしまう場合もあるでしょう。
「面接の日程変更はネガティブな印象になる？」
「企業への日程変更の連絡はメールでも大丈夫？」
このような悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。この記事では、面接の日程変更を検討している方に向けて、適切な日程変更の伝え方やメールで連絡する際のポイント、具体的な例文まで詳しく解説します。
面接の日程変更はできる？
面接の日程を企業と設定したあとで、どうしても日程変更が必要になる場合もあります。結論から言うと、面接の日程変更が理由で不採用になることはありません。どれだけ慎重にスケジュールを管理していても、予期せぬ事態は誰にでも起こりうるからです。採用担当者も日程変更は想定済みのため、これが理由でマイナスな評価につながることもありません。
ただし、日程変更を申し出る際には相手へのマナーと配慮が必要です。日程変更の必要があるとわかった時点で、なるべく早く相手に伝えましょう。直前の連絡になればなるほど、相手はスケジュールが調整しにくくなり、面接のために確保していた時間を無駄にしてしまいかねません。常に相手の立場に立って考え、配慮する必要があります。
面接の日程変更はメールでも大丈夫？
就活において企業とのやりとりはメールで行うことが多いです。では、面接の日程変更についてもメールで連絡して問題ないのでしょうか？
基本的には、日時が正確に記録できるメール連絡で問題ありません。しかし、場合によっては電話連絡が適切なケースもあります。それぞれのパターンについて詳しく解説します。
日程に余裕がある場合はメール連絡でOK
面接までの日にちに余裕がある場合は、メールでの連絡で問題ありません。採用担当者が確実にメールを確認できるうえ、文面として残るためお互いに正確な日程を調整・把握できるからです。電話では忙しい相手の時間を作ってもらう必要があるため、緊急でない場合はメールで連絡しましょう。
前日・当日の日程変更は必ず電話で連絡する
面接の前日や当日に日程変更が必要になった場合は、必ず電話で採用担当者に連絡しましょう。なるべく急な日程変更は避けるべきですが、急用や体調不良などが発生する場合もあります。面接の前日・当日は採用担当者がメールを確認しない可能性があり、無断欠席と判断されてしまうかもしれません。緊急の場合には確実に相手との意思疎通を確認できる電話で連絡をしましょう。電話をしたあとに、確認としてメールを送信するのもおすすめです。
繰り返し日程変更をするのはネガティブな印象を与える
日程変更自体に問題はありませんが、同じ企業に対して何度も繰り返し日程変更をすることはマイナスな印象を与えかねません。企業にとっては何度もスケジュールを調整する労力がかかるうえ、応募者の入社意欲が低いとも感じられてしまいます。
なるべく面接の日程変更は一度までにとどめるべきです。やむを得ない日程変更は仕方がないですが、できる限り日程変更をしないで済むよう慎重に設定しましょう。
メールで面接の日程変更を連絡する際の5つのポイント
企業に対してメールで面接の日程変更をお願いする際には、マナーと相手への配慮が必要です。メールを書く際に採用担当者にネガティブな印象を与えないために、注意すべき5つのポイントについて解説します。
丁寧で正しい言葉遣いを心がける
企業とのやりとりでは日程変更に限らずすべてにおいて言葉遣いに注意が必要ですが、日程変更をお願いする場面では特に意識して丁寧で正しい言葉遣いを心がけましょう。「早く連絡しなくては」と急いでメールの文面を作成すると、意図せず乱雑な文章になったり、間違った言葉遣いになったりしがちです。
メールを作成したら送信する前に何度も文面を読み返し、正しい敬語が使えているか、誠意が伝わる文章になっているかを確認しましょう。
新たな候補日を3つ以上挙げる
日程変更の連絡をする際は、相手が何度もやりとりする手間を省くために自分から新たな候補日を提示しましょう。その際に、候補日はなるべく相手のスケジュールに配慮して1つだけではなく3つ以上挙げるようにします。
できるだけ予定が多く入っていない日を選び、時間の幅を大きく持たせると良いでしょう。次のように、相手にわかりやすく具体的にメールの文面で提示することが大切です。
第一希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
第二希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
第三希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
できる限り迅速に返信する
面接の日程変更の連絡をして、採用担当者から返信があった場合はなるべく早く返信しましょう。遅くとも24時間以内に、できるだけ相手企業の営業時間内に返信すべきです。もし返信が遅れると、その間は相手もスケジュールが確定しないため迷惑をかけてしまいかねません。
もしスケジュールの確認が必要ですぐに回答することが難しい場合でも「日程を確認し、◯日までに改めてご連絡します」ということだけでも伝えておきましょう。
ビジネスメールのルールを守る
相手に失礼にならないように、最低限のビジネスメールのルールを確認し、きちんと守ることが大切です。一部ですが、具体的には次のようなポイントに配慮します。
件名は「面接日程変更のお願い」など端的にわかりやすくする
企業名や担当者名は正式名称で間違いのないようにする
自身の名前や連絡先を記載する
やりとりの記録が残るように引用返信をする
いきなり本題ではなく、文頭に挨拶を入れる
基本的なことですが、焦っていると忘れてしまうこともあります。送信する前に改めて確認するのがおすすめです。
必ず謝罪とお礼の気持ちを伝える
やむを得ない日程変更の場合でも、相手にはスケジュールを調整する労力をかけさせてしまうことになります。まずは必ず謝罪の意思を伝えることが大切です。謙虚な姿勢でお願いすることで、相手にも誠意が伝わりやすくなります。反対に横柄な態度だと相手に感じさせてしまうと、一度の日程変更でも不採用につながりかねません。
また、日程変更を調整してもらった際には忘れずに感謝も伝えましょう。「お忙しいなかご調整いただき誠にありがとうございます」など、一言添えるだけで印象はアップします。
日程変更を連絡する際のメール例文３つ
では、具体的に企業の担当者へ日程変更を連絡する際の例文を紹介します。3つのパターンに分けて紹介しますので、自身の状況に合った例文を参考にしてください。
面接の日程変更をお願いするメール例文
まずは、一度決まった面接の日程変更をお願いする際の基本的なメールの例文です。これは面接日までの日数に余裕がある場合に適しています。
件名：面接日程変更のお願い 大学名/氏名
◯◯株式会社
◯◯部 採用担当
◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部4年の、◯◯と申します。
先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
お忙しいところ大変申し訳ありませんが、いただいた面接日に急遽ゼミの発表が入り、貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。誠に申し訳ございません。
勝手なお願いで恐縮ですが、下記の候補日で面接を再度ご調整いただくことはできますでしょうか。
第一希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
第二希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
第三希望：◯月◯日 ◯時〜◯時まで
お忙しい中、お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。
何卒、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
氏名
電話番号：080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
電話で日程変更を伝えたあとの確認メール例文
次に、前日や当日に急遽電話で日程変更を伝えたあとに送る確認メールの例文です。
件名：面接日程変更のお願い 大学名/氏名
◯◯株式会社
◯◯部 採用担当
◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部4年の、◯◯と申します。
さきほどお電話にてご連絡させていただきましたが、念のためメールでもご連絡いたします。
本日◯時より面接のお時間をいただいておりましたが、体調不良のためお伺いすることができなくなってしまいました。せっかくお時間をいただいたにも関わらず、直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。
本来であれば選考を辞退すべきですが、ぜひ貴社に入社したいと考えており、改めて面接の機会をいただきたく存じます。
誠に勝手ながら来週◯日以降で、再度ご検討いただくことは可能でしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。
何卒、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
氏名
電話番号：080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
面接日程調整後のお礼メール例文
最後に、どのようなケースでも日程変更の対応をしてもらったあとに送るお礼メールの例文を紹介します。
件名：Re：（元のメールの件名をそのまま使用する）
◯◯株式会社
◯◯部 採用担当
◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部4年の、◯◯と申します。
面接の日程についてご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、◯月◯日の◯時に貴社にお伺いいたします。
この度は私の都合でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
お忙しいなかご調整いただき誠にありがとうございます。
面接当日はどうぞよろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
氏名
電話番号：080-ΧΧΧΧ-ΧΧΧΧ
日程変更のスケジュール管理にはNottaを活用しよう
面接の日程変更にはスケジュール管理が重要です。ただし、複数の企業とやりとりをする就職活動中のスケジュール管理は非常に難しく、ミスが発生することもあるでしょう。万が一ダブルブッキングなどが発生し、何度も日程変更をしてもらうような事態は避けたいですよね。
そこでおすすめなのが、Nottaスケジュール機能です。NottaとはAIによる自動文字起こしサービスですが、便利なスケジュール機能も搭載しています。Nottaスケジュール機能はGoogleカレンダーと連携して日程の予約ページを作成し、相手に選択してもらうことができます。自分が空いている日程の中から選択してもらうため、ダブルブッキングを確実に防ぎます。また予約が確定すると自動的にGoogleカレンダーに予定が登録されるため、ミスを防ぎながら効率的なスケジューリングが可能です。
シンプルかつ効率的にスケジュール管理をしたい方は、ぜひ一度Nottaスケジュール機能を検討してみてはいかがでしょうか。
Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。
メールでの面接日程変更に関するよくある質問
最後に、メールで面接の日程変更をする際によく寄せられる質問に回答します。
Q：面接の日程変更の際、相手にどのような配慮が必要ですか？
メールで面接の日程変更をお願いする際は、相手への配慮として次のポイントに必ず注意しましょう。
丁寧で正しい言葉遣い
なるべく早めに連絡する
新たな候補日を複数提示する
謝罪とお礼の気持ちを伝える
Q：面接日程変更の理由をメールに記載する必要はありますか？
日程変更の理由を相手に伝えることは必須ではありません。しかし、できるだけ明確に理由を伝えることが好ましいです。その理由として次のようなものが挙げられます。
相手の理解を得やすい
明確な理由を伝えることで、なぜ日程変更が必要なのかを相手に理解してもらいやすくなります。特に急な変更など、相手に迷惑をかける場合にはなるべく詳しく伝えましょう。
信頼性を高める
理由を伝えることで変更の必要性を示すことができ、相手から自分への信頼性を高めることにつながります。
Q：面接日程変更メールの送信タイミングはいつが適切ですか？
面接日程を変更する必要があることがわかったら、できるだけ早く相手に伝えることが大切です。直前に日程変更をお願いする場合でも、相手になるべく迷惑をかけないように可能な限り早く連絡しましょう。
日程に余裕がある場合や緊急の場合など、ケースに応じてメールや電話などの適した連絡方法を選択することが大切です。また、まだ予定がはっきりしない場合でも日程変更の可能性がある場合は早めに調整しておいた方が間違いないかもしれません。
メールでの面接の日程変更は相手へのマナーと配慮が大切
一度決まった面接の日程を変更しなければならないことは、誰にでも起こり得ます。日程変更をしたからと言ってマイナスな評価につながることはありませんが、相手へのマナーと配慮が大切です。
面接までの日程に余裕がある場合は、メールでの連絡でも問題ありません。メールでの日程変更は、適切な言葉遣いや新たな候補日の提示、謝罪や感謝を伝えるなど、マナーを守って担当者に誠意を伝えましょう。
面接での日程変更で欠かせないのが、確実なスケジュール管理です。スケジュール管理にミスがあると、相手に迷惑をかけてしまう事態になりかねません。効率的でミスのないスケジュール管理をするには、Nottaスケジュール機能の活用を検討してみてください。
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