会議を効率的に進めるには？無駄を省くコツや便利なツールを解説

更新日：2023-02-273分

会議の効率化が求められる原因非効率な会議の特徴とは？効率よく会議を進めるためのコツ会議を効率化するツール「Notta」を使って会議の無駄を削減しよう！まとめ

音声文字起こし＆AI要約

業界トップの正確率で作業効率爆上げ！

業務を進めるうえで欠かせない会議ですが、長時間に及ぶこともよくありますよね。しかし時間をかけた割には結論に至らなかったり、話が脱線してしまったりして無駄な時間を過ごしてしまった、と感じることも少なくないのではないでしょうか。時間やコストを無駄にしないために、会議の参加者全員が意識したいのが会議の効率化です。今回は、会議を効率的に進めるコツや便利なツールについて解説します。

会議の効率化が求められる原因

効率の良い会議を行うことは時間やコストの無駄を削減し、社員それぞれが活動時間を確保して業務をスムーズに進めることにつながります。特に近年会議を効率化することが重視されていますが、それはなぜでしょうか。おもに以下のような理由が考えられます。

競争力を高めるため

企業の競争率を高めるには、生産性を向上させることが欠かせません。近年は特にスピード感が重視され、さまざまな業務において効率化を高める試みが実施されています。その中でも、特に会議の効率化を心がけることが最優先事項といえます。

なぜなら大きな会議であればあるほど、意思決定までの時間やコスト、人的リソースを要するからです。無駄な時間を省いて各自が生産性を上げ企業の競争力を高めるためには、会議の効率化から着手するのがもっとも近道です。

人手不足

近年の人口減少による人手不足は、多くの企業で深刻な問題となっています。会議に多くのリソースを取られてしまっては、ほかの業務に手が回らない状態となってしまいます。人材を有効活用するためにも、会議を効率化することが求められているのです。

働き方改革

働き方改革の推進も影響しています。長時間労働が見直され始め、長時間の会議も問題視されるようになりました。会議に無駄な時間を取られてしまい、ほかの業務が終わらずに残業をするというような事態は防がなければなりません。

音声を一分で自動的にテキスト化！

会議やオンライン研修など、さまざまなシーンで手軽にご利用いただけます。

非効率な会議の特徴とは？

非効率な会議の特徴とは

では、非効率な会議とはどのようなものでしょうか？効率的でないとされる会議の特徴や問題点について紹介します。もし自社での会議が以下のポイントに当てはまる場合、改善が必要かもしれません。

会議の目的が明確に設定されてない

会議の日程は設定されているのに、会議の目的や最終的なゴールが明確に設定されていないということがあります。会議にはさまざまな種類があり、アイデア出し、コーチング、問題の発見・解決、報告・連絡などそれぞれ目的は違います。明確な目的があらかじめ設定されていない場合、話が脱線して本来の目的が果たせないといった問題が発生するでしょう。

参加メンバーが適切に絞られていない

参加メンバーが適切に選定されておらず、とりあえず関係者を全員招集するといった会議も多いです。参加者が多いほど話がまとまらず、時間がかかってしまう傾向にあります。本当に必要なメンバーだけを厳選し、その他のメンバーには会議で決定した事項をあとから共有するようにしましょう。

意思決定をしない

会議の種類にもよりますが、最終的な意思決定を必要とする会議は多いです。会議の時間内に明確な意思決定ができない場合、次の段階へ進めることができません。参加者全員が事前にアジェンダについて検討して意見を持ち寄り、意思決定を意識しながら会議に参加することが大切です。

効率よく会議を進めるためのコツ

では、会議を効率化するためには具体的にどのようなことを心がければ良いでしょうか。会議の前に準備しておくことと、会議中に注意することに分けて効率良く会議を進めるためのコツを紹介します。

事前に準備しておくこと

会議は事前の準備が非常に大切です。効率的な会議を実現するためには、入念な準備をしておきましょう。具体的には以下のようなポイントがあります。

会議の目的とゴールを理解しておく

まずは何のためにその会議を行うのか、目的と最終的なゴールを理解しておくことがもっとも重要です。目的が曖昧なまま開催される会議は意外と多いもので、せっかく参加してもどのような意見を求められているのかわからず話が脱線しがちということがよくあります。

参加者の場合、事前にアジェンダがわからない場合は主催者に確認して自分の意見をまとめておくのがおすすめです。自分が主催者の場合はきちんと目的を明確にし、参加者全員に伝えておくことで有意義な会議を実現できるでしょう。

事前に資料を共有する

上の「会議の目的とゴールを理解しておく」ことにつながりますが、参加者にアジェンダを共有する手段として、事前に作成した資料を配布して目を通しておいてもらうことが効果的です。当日の会議で討論すべき内容が可視化され、全員が同じ目的を持つことができるため進行もスムーズに行えます。

事前に設備やツールの使い方を把握する

会議を行う部屋の準備はもちろん、資料を映し出すためのディスプレイやプロジェクター、マイクなどが必要になる場合があります。またテレワークが増えたことによりPCやオンライン会議ツールなどを使用する機会も多いでしょう。

会議当日に必要な設備やツールの使い方がわからなかったり慣れていなかったりすると、スムーズに進行できません。事前に使い方を把握し、使いこなせるようにしておきましょう。

会議の司会者と参加者を決める

会議を計画する際には、メンバーの役割を考えながらメンバーを厳選します。具体的には会議の司会者や最終的な意思決定権者、状況の報告や連絡を行う現場担当者など本当に必要な役割を持つメンバーだけに厳選すると良いでしょう。参加者にもあらかじめ役割分担を伝えておくとよりスムーズに会議が進みます。

会議中に注意すべきこと

次に、会議の最中に注意すべきことについて紹介します。

会議のマナーを守る

基本的なことですが、会議のマナーを一人ひとりがきちんと守ることが大切です。たとえば携帯やスマホはマナーモードにするか持ち込み自体しないなど、ルールを徹底しましょう。良い会議の環境は一人ひとりの意識から作られます。

また、発言をする際には短く的確に伝えることを心がけましょう。長くてポイントのわかりにくい発言は理解されにくく、ほかの人が発言する時間も奪ってしまいます。伝えたいポイントを整理して、なるべく結論から伝えるよう意識するのがおすすめです。

予定通りに会議を進める

会議の時間は限られているため、最終的に目的を達成するには時間管理が必要です。ある程度進行内容のスケジュールを設定しておき、なるべくスケジュールに沿って進めるようにすべきです。司会者はもちろんですが、参加者全員が予定どおりに会議を進めるよう意識すればより有意義な会議になります。司会者以外のメンバーにタイムキーパーをお願いするのもおすすめです。

会議を効率化するツール「Notta」を使って会議の無駄を削減しよう！

Notta

最後に、効率的な会議を行うために効果的なツールを紹介します。会議を非効率にするもう一つのポイントは、議事録作成やメンバーへの共有作業ではないでしょうか？文字起こしアプリ「Notta」を使用すれば、これらの作業を劇的に効率化することが可能です。

Nottaで会議を効率化できる理由

Nottaは文字起こし機能をはじめとするさまざまな機能を搭載しています。会議を効率化できる理由として、以下のようなものがあげられます。

議事録作成を効率化

Nottaはリアルタイムで音声の文字起こしができます。高度なAIによる精度の高い音声認識が特徴で、話者特定も可能なため誰の発言であるかもきちんと記録できます。Nottaを利用することで議事録作成に時間を取られることなく、会議の内容に集中できるでしょう。また会議の音声を録音しておけば、あとからNottaに音声ファイルをインポートして文字起こしすることも可能です。

メンバーとの共有も簡単

Nottaを使用すれば、文字起こしした議事録をほかのメンバーと共有するのも簡単です。リンクを発行して送信するだけで、ほかのメンバーも作成された議事録へアクセスできます。会議に参加していないメンバーにもスムーズに会議の内容を共有できることは生産性アップにつながるでしょう。

翻訳作業を効率化

Nottaには翻訳機能も搭載されています。会議の議事録を翻訳して、海外支社に共有しなければならないケースもあるのではないでしょうか。議事録を作成して翻訳まで行うには、大変な手間と時間がかかりますよね。Nottaなら議事録作成から翻訳までアプリ内で一括して行えます。58言語に対応しているので、あらゆるパターンを網羅できるでしょう。議事録作成から翻訳まではNottaに任せて、ほかの大切な業務に注力できますね。

まとめ

会議を効率化する重要性やコツ、おすすめのツールNottaについて紹介しました。会議を効率化して有意義な時間にすることで、さまざまなメリットが期待できます。会議は長引いてしまうことも多いですが、今回紹介したポイントを意識することで大幅に効率化することが可能です。さらに時間や手間を省くには、Nottaを活用するのがおすすめです。Nottaは無料で体験することもできるので、ぜひ一度試してみてください。