定例会議って必要なの？必要性や目的や効率化する方法を解説！
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仕事を計画的に進めていくために、定例会議を行うことは一般的です。しかし、実際のところ、
「目的もなく行なっている」
「雑談の場になっている」
「他の作業をした方がいい」
のように、定例会議の必要性に疑問を感じている人は多いはずです。一度の定例会議で、最低でも30分、長くなると2時間くらいかかることもあるでしょう。せっかく貴重な時間を使うなら、有意義なことについて議論したいですよね。そこでこの記事では、定例会議って必要性や目的、定例会議を進める上でのポイント、定例会議に役立つツールについて解説します。「無駄な時間」だと思われがちな定例会議ですが、明確な目的意識を持って行うことで、売り上げアップや労働環境の改善に繋がるので、ぜひ活用しましょう。
定例会議とは？
定例会議とは、月ごと・週ごとなどの決まった間隔で定期的に開催される会議のことです。参加者はプロジェクトや部門メンバー、経営層など社内でのさまざまな単位ごとに実施されます。通常の会議と違い一定期間ごとに開催されるため、進捗状況を可視化したうえでの情報共有や意見交換が行われます。
定例会議の目的とは？
単なる雑談や意味のない報告で終わらせないためにも、定例会議の目的を意識しましょう。
具体的には、
情報共有
ブレインストーミング
意思決定
などが挙げられます。
情報共有
定例会議を行う大きな目的は、「情報の共有」です。タスクの達成状況といった個人レベルの情報であれば、チャットツールやメール上での共有で問題ないでしょう。しかし、プロジェクト全体の進捗状態、職場環境の問題点、経営状況など、重要度の高い情報は、全員が集まる定例会議といった場で共有すべきです。
ブレインストーミング
定例会議は、ブレインストーミング行う絶好の時間です。自分1人で考えるのもいいですが、会社やチームのメンバーと意見を出し合うことで、情報を整理したり、革新的なアイデアを生み出すことができます。例えば、
職場環境の改善点を洗い出す
売り上げ低下の原因を特定する
新事業のアイデアを出し合う
といった議論を行うことで、定例会議が生産的になります。
意思決定
上記で述べた情報共有やブラインストーミングについては、必ずしも会議でする必要はありませんが、意思決定については、定例会議で行うことが推奨されます。特に、 全員が集まらないと解決できない課題、プロジェクトリーダーや関連部門の協力が必要な問題といった事項に関しては、定例会議で次のアクションを決めることが大事です。
定例会議のコツは？
定例会議に限らず、生産的な会議を行う上で欠かせないのが「入念な準備」です。ここでは、定例会議の基本的な準備方法、定例会議を行う際の注意点をいくつかご紹介します。
定例会議の準備
1.事前に情報を共有する
定例会議は情報共有の場ですが、「事前に知っておくべき情報」に関しては、事前に共有しておきましょう。例えば、次のようなものが挙げられます。
売り上げの推移
顧客対応の課題
市場調査の結果
資料を作成する際は、図形やグラフを活用して分かりやすくまとめておきましょう。事前に情報共有しておくことで、「報告だけで定例会議が終わってしまった」という事態を避けることができ、現在抱えている問題への対応策やアイデア出しに時間を割くことができます。
2.会議テーマについてアンケートを取る
事前の情報共有と併せて重要なのが、「アンケート」です。事前にアンケートを取っておくことで、メンバーの意見やプロジェクトの問題点を把握することができ、次のようなポイントが明確になります。
定例会議のテーマ
会議中に決定すべき事項
準備しておくべき資料
3.会議設備やツールの操作に事前に慣れる
定例会議を行う際、パソコン、スピーカー、プロジェクターなどの会議設備やデバイスが正常に動作するか確認しておきましょう。また、後ほど紹介しますが会議の内容を記録しておきたい場合は、文字起こしツールなどを事前に用意しておくのがおすすめです。
定例会議を行う際する時の注意点
1.議事録を作成する
定例会議をする際は、必ず議事録を作成するようにしましょう。議事録に含めるべき情報は会議によって異なりますが、一般的に次の情報は最低限必要です。
会議の内容
決定事項
次のアクション
責任の所在
議事録を作成しておくことで会議の内容を再確認できますし、定例会議に参加できなかった人への情報共有も簡単に行えます。
2.議題は30分以内に終わらせるよう
定例会議は長ければいいというものではありません。内容にもよりますが、30分程度で終えることができれ、その他の業務への支障も少なく、作業全体の効率アップに繋がります。定例会議をスムーズに終えるためにも、最低限の情報は事前に共有しておき、会議が始まったら素早く本題に取り掛かれるよう準備しておくことが重要です。しかし、会議の規模が大きかったり、話し合う事柄が多かったりする場合は、会議時間が長くなることがあります。その際もなるべく資料やアンケートをフル活用し、会議で行うべきことを明確にしておきましょう。
3.オンライン会議（Web会議）を活用する
新型コロナウイルスの影響で、対面会議からオンライン会議に移行している会社は多いと思います。最近は、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、Web会議ツールがたくさんあるので、積極的に利用しましょう。さらに、これらのツールには、録画、画面共有、字幕といった便利機能が搭載されているので、併せて活用することをオススメします。
【対処法あり】ムダな定例会議になってしまう原因とは
多くの人が定例会議の目的を理解しているにも関わらず、実際には効果を感じられずに「ムダ」と思われがちです。なぜそのようなイメージが定着してしまったのでしょうか？ここでは定例会議がムダになってしまう原因と、その対処法について解説します。
情報共有のみで終わってしまう
各メンバーからの進捗報告や連絡のみで会議の時間が終わってしまい、有意義な議論や意思決定ができない場合があります。これでは企業として新たな価値を生み出すことができません。なるべく無駄を省くために簡単な報告は事前に資料にまとめ、参加者も必ず目を通しておきましょう。全員が状況をある程度理解したうえで会議に臨み、活発な意見交換や議論をすることが理想的です。
ダラダラと時間が長引く
結論が出ないままダラダラと会議が長引いてしまうこともよくあります。この場合、参加者の集中力は途切れ、モチベーションも下がってしまいがちです。これを回避するには、会議の終了時間を厳格に設定し、司会者やタイムキーパーの役割を任命しておくことが効果的です。さらにその日の会議の明確な目的やゴールをあらかじめ全員に共有しておきましょう。
議事録が共有されない
前回の議事録が作成されなかったり、共有されなかったりする場合、せっかく定例会議を行っても次のアクションに移せません。また、会議の記録を確認できないため次回以降の定例会議で同じ議論をするなど、無駄につながる可能性が高いです。議事録はとても重要な役割を果たすので、必ず作成し会議の参加者全員にスムーズに共有しましょう。
定例会議をおこなう際の注意点
定例会議は、ちょっとした心掛けで有意義なものにすることができます。ここでは、定例会議を行う際に注意したいポイントについて解説します。
1.事前準備を徹底する
定例会議を無駄にしないためにもっとも重要なことは事前の準備です。必要な資料は事前に作成して参加者に共有することを徹底すれば、無駄な時間を大幅にカットできます。参加者も資料を読むことで自分の発言内容を事前に考えられるため、スムーズで有意義な意見交換ができるでしょう。
2.進行役を決める
進行役（ファシリテーター）を決めることで、スムーズな会議進行ができます。進行役が決まっていないと、誰がリードするのかが明確ではなく全員が遠慮してしまいがちで議論が進みません。進行役が時間を管理し、参加者に話を振ることでタスクをクリアしつつ議論も活発になるでしょう。
3.必ず議事録を作成する
定例会議はその場の議論も大切ですが、会議後の振り返りやアクションが重要です。議事録を必ず作成し、参加者全員が振り返られるようにしておきましょう。しかし、議事録の作成には時間がかかるため、文字起こしツールなどを活用して効率化することもポイントです。業務を効率化しつつ、定例会議の効果を最大化させましょう。
定例会議を効率化する文字起こしツール「Notta」
定例会議を効率化する上で、あると便利なのが文字起こしツールです。会議の内容を文字起こしすることで、後で再確認できますし、資料として他の人に共有したりもでいます。文字起こしをする際、会議ツールの字幕機能やスマホの録画アプリを使うのもいいですが、精度や手間が気になる方には、文字起こしツール「Notta」をオススメします。
Nottaは、自動文字起こしサービスです。58の言語に対応しており、リアルタイムで文字を起こしてくれるので、会議の内容に集中しながら文字起こしをすることが可能です。さらに、長時間の音声データであっても、数分でテキストにしてくれるので、1時間を超えるような定例会議の内容であっても、簡単にテキストデータを作成できます。その上、
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デバイス間のデータ同期
テキスト編集やタグ付け
などの便利機能を搭載しています。Nottaのアプリ版では、
無料録音
3分リアルタイム文字起こし
3分音声・動画ファイル文字起こし
の3機能が無料で利用できますので、定例会議を記録する際は、ぜひNottaの文字起こしサービスを試用してみてください。
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１時間の音声データなら５分前後でテキスト化が完了。
定例会議に関するよくある質問
1.定例会議はどのような頻度で開催されますか？
定例会議の頻度は企業によってそれぞれ違い、1週間に1回や2週間に1回、月に1回などさまざまです。しかし、理想は基本的に週1回程度とされています。なぜなら、週1回程度のスピードで組織としての意思決定ができれば、社内の状況や市場のトレンドの変化に乗り遅れないからです。ただし議論すべきことがない場合は時間を短縮したり、中止したりなどの臨機応変な対応が求められます。
2.定例会議の参加者は誰ですか？
定例会議の参加者は、会議の目的によって異なります。一例ですが、次のようなメンバーで開催されることが多いです。
部門・チームのメンバー
経営層
関係部署の代表者
以上のようにさまざまな単位で区切られ、関係するメンバーが召集されます。もし会議に必要のないメンバーが召集されてしまうと、その人の時間を無駄にしてしまったり、話が脱線したりして効率的ではありません。また、最終的な意思決定ができる権限を持つメンバーが参加していないと、結論が出せずに無駄になってしまうこともよくあります。
そのため、会議の参加者を決定する際には本当に必要なメンバーを慎重に検討しましょう。
3.定例会議で取り扱われる内容はどのようなものですか？
定例会議の内容は企業やチームの目的や状況によって異なりますが、一般的には以下のようなテーマが多いです。
プロジェクトの進捗報告
課題の報告・解決策の相談
経営状況の共有や戦略の策定
組織全体に関わる重要な連絡
業界のトレンド分析・行動計画
定例会議はこのようなテーマを通して組織全体の状況や今後の方向性を確認したり、メンバー間のコミュニケーションを活性化したりする重要な機会です。
まとめ
この記事では、定例会議の重要性、定例会議の準備の進め方や注意点、定例会議に役立つ文字起こしツールなどをご紹介しました。一見、時間の無駄に見える定例会議ですが、適切な準備と目的意識を持って行うことで、
会社やプロジェクトの状況を把握できる
素早く意思決定できる
活発な議論ができる
といったメリットがあります。「自分の会社の定例会議は生産性が低い」と感じている方がいたら、ぜひこの記事で紹介したポイントを取り入れ、会議を効率化してみてください。
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