マニュアルと手順書の違いを徹底解説！使い分けのポイントとは？

全国のビジネスパーソン約10,000人のうち、仕事でマニュアルや手順書を「作成する」の割合は43%で、「作成しない」の割合は57%となっています。そのため、マニュアルや手順書を作成しない方が多いです。

もしマニュアルと手順書の違いをわかっていない場合、内容や使い分けで悩んでしまう場合があります。そこで今回は、マニュアルと手順書の違いやそれぞれの作成手順、作成ポイントなどを解説します。

実際の活用事例や作成に役立つツールなども紹介しているので、マニュアルや手順書作成を始める方は読んでおいてください。

マニュアルと手順書の違いとは？

マニュアルと手順書は、役割や内容には明確な違いがあります。マニュアルは、業務全体の流れやルール、考え方などを体系的にまとめたものです。業務の基本知識やフローを整理し、業務の全体像を把握するために活用されます。

新人研修や業務の方針を共有する場面で役立ち、業務の進め方や判断基準の理解を深めるための資料といえます。ノウハウや暗黙知の明文化を目的としており、組織全体で共有される場合が多いです。

手順書は、特定の作業や業務プロセスを詳細に記載した文書であり、標準作業手順書（SOP）などとも呼ばれます。目的は、誰が実行しても同じ品質で作業を完了できるようにすることで、具体的なフローやツールの使用方法、チェックポイントなどが細かく定められています。現場で実際に作業をおこなう人が使用し、業務の標準化やミスの防止に役立ちます。

マニュアルは業務全体の理解を助ける指針となるのに対し、手順書は個々の作業を確実に遂行するための詳細な手引きです。

マニュアルと手順書の3つの違い

マニュアルと手順書の目的・役割・記載内容での違いを紹介します。

マニュアルと手順書の違いは、その目的にあります。マニュアルの目的は、業務全体の流れやルール、背景を伝えることです。業務の基本知識や作業フローを体系的に整理し、仕事の進め方や考え方を学ぶために作られます。

新人教育や業務の標準化、トラブル対応の指針として活用されます。たとえば、会社の営業マニュアルなら、営業活動の流れやコミュニケーションの基本ルール、成功事例などが記載される場合が多いです。

一方、手順書の目的は、特定の作業を誰でも同じように実行するためにあります。業務の標準化を目指し、作業の詳細な手順を記載すると、ミスを防ぎ、効率を向上できます。たとえば、営業の契約手順書なら、契約書の作成手順や必要な書類のチェックリスト、確認すべきポイントが具体的に説明されます。

マニュアルと手順書は、それぞれ異なる役割を持っています。マニュアルは、業務全体を理解し、判断が必要な場面で基準となるものです。業務の背景やルール、目的を説明し、業務の全体像を把握するための手助けとなります。そのため、新しく業務を始める人や、業務の方向性を確認したい人にとって役立ちます。

手順書は、決められた作業を正確に実行するためのガイドです。作業者が手順通りに進めることで、ミスを減らし、一定の品質を保つことが目的です。たとえば、「電話対応手順書」では、電話の受け方や応答の仕方、トラブルが発生した際の対応方法など、具体的なステップが明確に書かれています。

そのため、マニュアルは業務の全体を説明する役割を持ち、手順書は作業を正しくおこなうための具体的な指示書として機能するという違いがあります。

マニュアルと手順書では、記載される情報の種類や詳細さが異なります。マニュアルには、業務全体の流れや目的、背景、ルールなどが含まれます。具体的には、以下の通りです。

・会社の方針や業務の目的

・業務全体の流れや背景

・ルールや判断基準

・必要な知識やノウハウ

・トラブル時の対応策

手順書には、作業の具体的な手順や実施方法が細かく記載されています。手順書には、次の情報が含まれます。

・作業の手順と進め方

・必要な道具やツール

・作業時間やチェックポイント

・注意点やトラブル対策

マニュアルと手順書の使い分け（3つの業種別活用例を紹介）

飲食業では、接客や調理、衛生管理など多くの業務が存在し、業務の統一や品質の向上が求められます。そのため、マニュアルと手順書を適切に使い分けるのが重要です。

飲食業での活用ポイント

新人研修ではマニュアルを活用し、実務では手順書を参考にすると教育の効率を高められます。

・手順書：調理や接客などの具体的な作業のやり方を示すのに使う。

・マニュアル：店舗運営の基本ルールや業務の考え方を伝えるのに使う。

マニュアルの活用例

マニュアルは、店舗運営に関する基本的なルールや考え方を伝えるために使用されます。たとえば、接客マニュアルでは、顧客対応の基本方針や話し方、服装規定、クレーム対応の考え方などが記載されます。

また、食品衛生マニュアルでは、食材の管理方法や調理場の清掃ルール、衛生基準について説明されます。そのため、従業員が店舗全体の運営方針を理解し、適切な判断ができます。

手順書の活用例

手順書は、特定の作業を誰でも同じようにおこなうために必要です。たとえば、ハンバーガーの調理手順書では、使用する食材の種類や量、焼き加減、盛り付けの順番、提供時間の目安などが細かく記載されます。

レジ操作手順書では、会計の方法やお釣りの渡し方、割引処理のやり方がステップごとに説明されます。そのため、新人スタッフでも短期間で業務を覚えられ、高い品質の調理が可能です。

製造業では、製品の品質を一定に保ち、安全な作業環境を確保するために、マニュアルと手順書の両方が必要です。手順書は作業の属人化を防ぎ、誰でも一定の品質で業務を進行するために活用します。

製造業での活用ポイント

・マニュアル：安全管理や品質基準などの基本方針を伝えるのに使う。

・手順書：具体的な作業の進め方を細かく説明し、作業品質の均一化を図るために使う。

マニュアルの活用例

マニュアルは、工場全体のルールや品質基準、安全管理の考え方を伝えるために必要です。たとえば、安全管理マニュアルでは、作業中に使用する保護具の種類や着用ルール、事故が発生した際の対応手順が記載されます。

また、品質管理マニュアルでは、製品の検査基準や不良品の処理方法、顧客への対応方法などがまとめられます。そのため、作業者が業務の背景を理解し、適切な判断が可能です。

手順書の活用例

手順書は、製造ラインの作業を正確におこなうために必要です。たとえば、機械の操作手順書では、スイッチの入れ方や調整方法、点検項目、異常が発生した際の対応手順が細かく記載されます。また、部品組み立ての手順書では、使用する工具の種類や組み立て順序、確認ポイントが示されており、誰が作業しても同じ品質で製品が完成します。

IT業界では、システム開発や運用、トラブル対応など、複雑な業務が多いため、マニュアルと手順書を適切に活用することが重要です。

IT業界での活用ポイント

作業の標準化を図ることで、チームのスムーズな運営をサポートする。

・マニュアル：システムの概要や業務の進め方を伝えるために使う。

・手順書：具体的な作業手順やトラブル対応の流れを示すために使う。

マニュアルの活用例

IT業界におけるマニュアルは、システムやツールの使い方、プロジェクトの進め方など、業務の全体像を理解するために必要です。たとえば、開発マニュアルでは、プログラミングのルールやコーディング規約、バージョン管理の方法、チームの作業フローが記載されます。

また、社内ITツールの利用マニュアルでは、業務システムの基本操作やデータの管理方法、アクセス権限の設定などが説明されます。

手順書の活用例

手順書は、システム運用やトラブル対応の際に役立ちます。たとえば、サーバーのメンテナンス手順書では、バックアップの取り方や更新作業の流れ、エラー発生時の対応方法が細かく記載されています。

また、プログラムのデプロイ手順書では、ソースコードのビルド方法やデータベースの更新手順、テスト実施の方法などが説明されており、作業者がミスなく対応可能です。

マニュアルの作成手順4ステップ

マニュアルを作成する際、最初に決めるべきなのが「何のために、誰のために作るのか」という目的です。目的と対象範囲を明確にしないと、無駄に長くなったり、必要な情報が抜け落ちたりしてしまいます。まず、マニュアルの目的を設定しましょう。たとえば、以下のような目的が考えられます。

・新入社員の教育

・作業の標準化による品質向上

・業務の属人化を防ぎ、誰でも対応できるようにする

・ミスを減らし、効率を上げる

次に、マニュアルの対象範囲を決めます。たとえば、「接客業務のマニュアル」を作る場合、店舗運営全体をカバーするのか、レジ対応だけに絞るのかを明確にします。範囲が広すぎると、マニュアルの作成に時間がかかるうえ、利用者にとっても読みにくくなる可能性が高いです。反対に狭すぎると、必要な情報が不足してしまう可能性があります。

対象範囲を決める際のポイントは、以下の通りです。

・どの業務をマニュアル化するのかをリストアップする

・業務の流れを簡単に書き出し、どこまでをマニュアルに含めるか決める

・目的に沿って、必要な情報を取捨選択する

マニュアルの内容を整理し、わかりやすい構成を作ることが次のステップです。いきなり文章を書き始めるのではなく、目次（構成）を先に決めると、抜け漏れのないマニュアルを作成できます。

構成を決めるポイントは、以下の通りです。

・基本情報の整理

・マニュアルの目的・対象範囲の説明

・マニュアルを読む人が知っておくべき前提知識

・業務の全体像（たとえば、業務フロー図を入れるとわかりやすい）

・実際の業務の流れ

・作業のステップを順番に並べる

・作業の前後関係がわかるようにする

・重要なポイントや注意点をまとめる

・トラブル対応や応用編

・よくあるミスや失敗例とその対処法

・FAQ（よくある質問と回答）

・参考資料や関連書類の記載場所

また、マニュアル作成のスケジュールを決めておくことも大切です。たとえば、「○日までに目次を決定し、△日までに内容を書き終える」といったように、計画を立てることで作業がスムーズに進みます。

構成が決まったら、実際にマニュアルを書き始めます。書き始めは、誰が読んでもわかるように、わかりやすい表現を心がけることが重要です。

わかりやすいマニュアルを書くコツは、以下の通り。

・簡単な言葉を使う（専門用語はできるだけ避ける）

・箇条書きや図を活用する（長文になりすぎないようにする）

・具体的な例を挙げる

・統一したフォーマットを使う（表や図を使うと視覚的に理解しやすくなる）

たとえば、飲食店のレジ操作マニュアルなら、以下のような形式で記載するとわかりやすくなります。

マニュアルは作成したら終わりではありません。実際に使ってみて、改善点を見つけ、アップデートしていくことが重要です。

仮運用のポイントは、以下の通りです。

・フィードバックを集める

・少人数のチームで試しにマニュアルを使ってみる

・修正・改善を繰り返し、より実用的なマニュアルに仕上げる

・実際にマニュアルを見ながら作業を実施し、問題点をチェックする

また、マニュアルは業務の変化に応じて定期的に更新する必要があります。たとえば、新しいシステムが導入されたり、作業フローが変わった場合には、マニュアルも最新の情報に書き換えなければなりません。

改善・更新のポイントは、以下の通りです。

・現場の意見を定期的に収集する

・最新の業務フローに沿って内容を見直す

・変更点がわかりやすいように更新履歴を記録する

手順書の作成手順4ステップ

手順書を作成する際、最初にやるべきことは作業の洗い出しです。手順書は、誰が作業しても同じ結果を得られるようにすることが目的のため、作業の抜け漏れを防ぐために、作業の最小単位まで細かく分解する必要があります。

まず、対象となる作業全体を整理し、それぞれの作業を小さな単位に分けてリストアップしましょう。作業を細かく分けると、「どの順番で何をすればよいのか」が明確です。たとえば、飲食店での「お客様の案内」という作業を細かく分けると、次の通りです。

・お客様に「いらっしゃいませ」と声をかける

・予約の有無を確認する

・人数を確認する

・席へ案内する

・メニューを渡す

また、現場で働く人の意見を聞きながら作業を整理することも大切です。実際に業務を実施している人にヒアリングすると、普段の流れに基づいた手順がわかり、実務と合わない手順書を作るリスクを避けられます。

最初の段階でしっかりと作業を洗い出しておくと、誰でも迷わず作業できるわかりやすい手順書を作れます。

作業の洗い出しが完了したら、次に手順書の構成（目次）を決めます。手順書は、単に手順を並べるだけではなく、「どのように整理すると読み手が理解しやすいか」を考えて作ることが重要です。

手順書を構成する際のポイントは、次の3つです。

・作業の流れに沿って記載する

・作業ごとの詳細を記載する

・視覚的にわかりやすくする

見出しや番号をつけて整理し、必要に応じて画像やイラストを使うと、よりわかりやすくなる。たとえば、飲食店での接客手順書なら、以下のような構成が考えられます。

・基本ルール（身だしなみ、挨拶、接客時の態度）

・お客様の案内（来店時の対応、席への案内）

・注文の取り方（メニューの説明、オーダーの記録）

・料理の提供（料理の運び方、提供時の声かけ）

・会計（レジ操作、お釣りの渡し方）

構成が決まったら、実際に手順書の内容を記載していきます。記載する際には、できるだけわかりやすく、実践しやすい表現を心がけることが大切です。

手順書の記載時に気をつけるべきポイントは以下の3つです。

・短く簡潔に書く

・具体的な行動を示す

・必要な情報を漏らさない

伝わりやすいマニュアル・手順書に欠かせない5つのポイント

マニュアルや手順書は、誰が読んでも迷わず作業ができることが最も重要です。しかし、内容がわかりにくかったり、情報が抜けていたりすると、業務のミスや混乱を招く原因になりがちです。伝わりやすいマニュアル・手順書を作成するための5つのポイントを紹介します。

マニュアルや手順書を作成するときに大切なのは、「読む人の目線」に立つことです。作業に慣れている人が作ると、専門用語や曖昧な表現を使ってしまいがちです。しかし、新人や未経験者にとって理解しにくいものになってしまいます。そのため、以下のポイントをおさえて記載しましょう。

・誤解を生む表現を避ける

・抽象的な表現を避け、具体的な数値を入れる

・5W1H（いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識して書く

マニュアルや手順書には、作業の流れだけでなく、「なぜこの方法でおこなうのか」という理由を記載する必要があります。理由を記載すると、読み手が手順の意味を理解し、臨機応変な対応ができたり、間違った方法を選ばないようにできます。

どれだけ内容が正しくても、読みづらいマニュアルや手順書では活用されません。フォントやレイアウトを統一し、視覚的に整理されたデザインにすることで、誰でもスムーズに理解できます。

以下のポイントをおさえて、見た目を整えると、誰でもすぐに理解しやすい手順書になります。

・情報をグループ化する

・強調したい部分を目立たせる

・フォントの種類・サイズを統一する

・似た内容をまとめ、箇条書きを活用する

・重要な注意事項は赤字や枠囲みで強調する

・見出しは大きく、本文は統一されたサイズにする

文章だけでは伝わりにくい内容も、イラストや図を活用すると理解度が大幅に向上します。機械の操作や複雑な作業手順は、写真やフローチャートを入れると、よりわかりやすくなります。

図解を活用するポイントは、以下の通りです。

・注意点はイラストで強調

・手順の流れはフローチャートで示す

・機械の操作は写真やスクリーンショットを使用

・作業の手元写真を入れることで、直感的に理解しやすくなる

視覚的に説明すると、初めての人でもスムーズに理解できます。

マニュアルや手順書を作成する人は、その業務に詳しい人が多いため、無意識のうちに専門用語を使いがちです。しかし、業界経験の浅い人や新人にとっては、その言葉の意味がわからず、手順書の内容が理解できなくなる場合があります。

そのため、以下のポイントをおさえて、専門用語を避けましょう。

・難しい表現を避ける

・一般的な言葉に言い換える

・専門用語を使う場合は注釈を入れる

マニュアル・手順書作成を効率化するツール4選

Notta Showcaseは、AI技術を活用した動画翻訳・吹き替えサービスです。ユーザーが動画をアップロードするだけで、AIが自動的に動画内の音声を解析し、15以上の言語に翻訳・吹き替えします。この際、話者の声の特徴や話し方を忠実に再現する「ボイスクローニング」技術を採用しており、自然で一貫性のある視聴体験を提供します。

動画の内容をもとに、AIが自動的にマニュアルの構成と内容を作成する機能も備えており、動画から効率的に多言語対応のマニュアルを生成することが可能です。

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型の社内Wiki・ナレッジ共有ツールです。高機能なエディタと豊富なテンプレートを備え、誰でも簡単にマニュアルや業務手順書を作成できます。

また、WordやExcel、PDFなどのファイル内も対象とした強力な全文検索機能により、必要な情報を迅速に見つけることが可能です。さらに、柔軟なアクセス制限や変更履歴の自動記録、コメント機能などを通じて、情報の共有と管理を効率的におこなえます。

Dojoは、株式会社テンダが提供するマニュアル作成ツールで、操作手順の記録からマニュアル作成までを自動化し、効率的なドキュメント作成を支援します。ユーザーが対象のアプリケーションやシステムを通常通り操作するだけで、Dojoが自動的に画面キャプチャを取得し、操作説明文を生成します。そのため、マニュアル作成の工数を最大96%削減することが可能です。

COCOMITEは、コニカミノルタ株式会社が提供するオンラインマニュアル作成・運用サービスです。基本レイアウトに沿ってテキストや画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointなどを組み込むだけで、誰でも簡単に統一感のあるマニュアルを作成できます。また、PC、スマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応しており、いつでもどこでも作成・閲覧が可能です。

最大5階層までのフォルダ分けや、フォルダごとのアクセス権限設定が可能で、組織やプロジェクトに応じた柔軟な管理ができます。

実際の導入成功事例3つ

ミニストップ株式会社では、ファストフードの調理手順を動画マニュアル化しました。多国籍なスタッフが在籍する同社では、紙のマニュアルでは言語の壁や理解度に課題がありました。動画マニュアルを導入すると、視覚的にわかりやすく伝えることが可能となり、スタッフの調理スキルの均一化と教育時間の短縮に成功しています。

ASKUL LOGIST株式会社は、物流・配送業務において、紙ベースの手順書やOJTによる教育に課題がありました。動画マニュアルを活用すると、動きや注意点を視覚的に伝えられるようになり、教育内容の理解度が向上。現場での教育工数が削減され、多様な従業員にも均質な教育が可能にしています。

芝浦機械株式会社では、熟練者の製造技術やノウハウの伝承に課題を抱えていました。言語化が難しい技術を動画マニュアルとして記録すると、手の動きや作業のコツなどを視覚的に伝えることが可能となり、技術習得のばらつきを解消。結果として、品質の均一化と新人教育の効率化に成功しています。

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まとめ：マニュアルと手順書の違いを理解し、適切に活用しよう

マニュアルと手順書は、それぞれ役割が異なります。マニュアルは業務全体の流れや考え方を整理し、新人研修や業務の標準化に活用されます。手順書は特定の作業を詳細に記載し、誰でも同じ品質で作業できるようにするのが目的です。

適切に使い分けると、業務の効率化やミスの削減が可能です。たとえば、飲食業では接客マニュアルを用いて基本ルールを伝え、調理手順書で作業の標準化を図れます。

また、わかりやすいマニュアル・手順書を作成するためには、簡潔な表現や図解を活用し、利用者目線で構成しましょう。定期的な見直しを実施し、業務の変化に対応すると、より実用的なものにできます。業務の質を向上させるためにも、マニュアルと手順書の違いを理解し、適切に活用してみてください。

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