議事録とは？意味や目的、正しい書き方をわかりやすく解説！

議事録を書く際のポイントや注意点、効率的に開く方法がわからず悩んでいませんか。

今回は初めて議事録を書く方のために、議事録の形式や正しい書き方、フォーマットや雛形を解説します。さらに議事録スキル向上のコツやトレーニング法、効率的に書くためのツールを紹介します。

本記事を参考に、わかりやすくて意義のある議事録を書けるようにしましょう。

議事録とは何か？基本的な意味と定義

議事録とは、会議や打ち合わせなどで話し合われた内容を記録した文書のことをいいます。会議の参加者や関係者に対して、会議で決定した事項や今後のアクションなどを正確に伝えるための重要な役割を担っています。

議事録の基本的な意味は「会議の記録」ですが、より具体的には以下のような目的で作成されます。

• 会議で話し合われた内容や決定事項を明確にし、参加者間で共有する

• 会議に参加できなかった関係者に対して、会議の内容を伝達する

• 後日、会議の内容を振り返る際の資料として活用する

• 決定事項の実行状況を確認し、進捗管理に役立てる

• 問題が発生した際の証拠資料や備忘録として保存する

つまり議事録は単なる記録ではなく、会議の成果を確実なものにするための重要なコミュニケーションツールと言えるでしょう。議事録を適切に作成し活用することで、会議の効率化やプロジェクトをスムーズに進められます。

議事録の形式

議事録の形式には大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。それぞれの特徴を理解し、目的や状況に応じて適切な形式を選びましょう。

会話形式の議事録は、会議での発言をできるだけそのまま記録する方式です。この形式は、議論の経緯を正確に残したい場合や、発言者の責任を明確にする必要がある場合に適しています。例えば、重要な意思決定が行われる会議や、法的な記録が必要な場合などが挙げられます。

誰がどのような発言をしたのかを詳細に記すため、会議の流れや雰囲気が分かりやすいというメリットがあります。ただし、発言をそのまま書き起こすと分量が多くなり、要点が埋もれてしまう恐れがあります。会話形式を採用する場合は、発言の重要度を見極め、適宜要約を加えるなどの工夫が必要です。

要約形式の議事録は、会議の内容を簡潔にまとめる方式です。発言者は明記せず、議論の内容や結論を中心に記録します。定例会議やプロジェクトの進捗確認など、議事録を参照して効率的に情報共有を行いたい場合に適しています。細かい議論の経緯よりも、結論や次のアクションを重視する場合に選ばれることが多いでしょう。

会話形式に比べてコンパクトにまとめられるため、要点を素早く把握できるのが利点です。ただし、要約の仕方によっては重要なニュアンスが損なわれたり、意見の違いが明確でなくなったりする可能性があります。要約形式で議事録を作成する際は、公平な視点で要点を的確に抜き出すスキルが求められます。

議事録の正しい書き方

議事録を正しく書くためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。ここでは、以下の3つについて解説します。

• 誰の発言かを記録する

• 次のアクションを明確にする

• 決まったことを明らかにする

議事録を作成する際は、発言者を明記することが重要です。誰がどのような発言をしたのかを正確に記録することで、議論の流れや各参加者の立場が明確になります。

特に重要な決定事項や意見が出た場合は、必ず発言者を明記しておきましょう。後から内容を確認する際に発言者を特定すでき、議事録の信頼性を高めることにもつながります。

発言者を記録する際は、参加者の名前や役職などを正確に記載します。例えば、「営業部の山田氏より、新商品の販売計画について提案があった」のように、発言者を明確にしておきましょう。

ただし、発言者を記録する際には注意が必要です。個人的な意見や非公式な発言まで逐一記録する必要はありません。あくまでも、会議の目的に沿った重要な発言を記録することがポイントです。

議事録には、会議で決定した事項だけでなく、次に取るべきアクションも明記しておくことが大切です。

具体的には、誰が何をいつまでに行うのかを記録します。次のアクションを明確にすることで、会議の決定事項が確実に実行に移されるようになります。参加者全員が自分の役割と期限を理解し、責任を持ってタスクに取り組めるのです。

またアクションを明記することで、進捗状況の確認がしやすくなります。次回の会議では、前回の議事録を参照しながら、各タスクの進捗を報告し合えば、プロジェクトの管理がスムーズに行えるようになるでしょう。

議事録の最も重要な役割は、会議で決定した事項を明らかにすることです。議論の末にたどり着いた結論や合意事項は、漏れなく記録する必要があります。

決定事項を書く際は、できるだけ具体的に記載します。例えば、「新商品の販売価格を1,500円に設定する」のように、数値や期日などを明記してください。抽象的な表現は避け、誰が読んでも内容を正しく理解できるようにしましょう。

また、決定事項は箇条書きにすると分かりやすくなります。重要度の高い順に並べたり、関連する事項をまとめたりするなど、読みやすさを意識した工夫も大切です。

議事録を書く際のポイント

議事録を書く際には、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。ここでは以下の5つの観点から、議事録を書く際のポイントを解説します。

• 一目で内容が分かるようにする

• 読み手を意識する

• 議題ごとにまとめる

• メモを活用する

• 事実と意見を分けて書く

議事録は、会議の内容を正確に記録するだけでなく、読み手にとって分かりやすいものでなければなりません。特に、後日議事録を参照する際には、必要な情報にすぐにたどり着けることが重要です。

そのためには議事録の構成を工夫し、一目で内容が把握できるようにすることが大切です。具体的には、以下のような方法が効果的です。

• 見出しや番号を使って、議題ごとに内容を整理する

• 重要なポイントは太字やアンダーラインで強調する

• 箇条書きやインデントを使って、情報を階層化する

• 図表や画像を活用し、視覚的に分かりやすくする

読みやすさを意識して議事録を作成することで、情報の検索性が高まり、議事録の活用度が上がります。

議事録は会議の参加者だけでなく、会議に出席していない関係者も読む可能性があります。そのため、読み手を意識して議事録を書くことが重要です。

読み手によって必要な情報や理解度が異なるため、議事録の読み手が誰なのかを明確にしましょう。例えば会議の参加者には詳細な内容が必要ですが、上司には要点をまとめた簡潔な報告が求められるかもしれません。

また読み手の立場に立って、分かりにくい専門用語や社内用語は避けるようにします。必要に応じて用語の説明を加えるなど、読み手に配慮した記述を心がけましょう。

議事録は、会議中の発言を時系列で記載するのではなく、議題ごとにまとめて記載するのが効果的です。議題ごとに区切ることで情報が整理され、読み手にとって分かりやすい議事録になります。

会議の冒頭で議題を確認し、それぞれの議題に番号や見出しをつけましょう。そして、議事録を作成する際には、その番号や見出しに沿って内容をまとめていきます。

各議題では、議論の内容や決定事項、次のアクションなどを簡潔に記載します。必要に応じて、発言者の名前を記すことも大切です。ただし、詳細な発言内容まで逐一記録する必要はありません。あくまでも、議題に対する結論や重要なポイントを押さえることが目的です。

議事録を作成する際には、メモが大きな助けになります。会議中にメモを取ることで、重要なポイントを見落とすことなく記録できます。ただし、メモを取る際にはいくつか注意点があります。

まずは、発言の要点をつかむことが大切です。一言一句記録するのではなく、議論の結論や決定事項など重要な部分に絞ってメモを取るようにしましょう。

また、メモは自分が理解できる言葉で記録します。そのままでは分かりにくい専門用語や略語は、必要に応じて説明を加えておくと良いでしょう。

議事録を作成する際は、事実と意見を分けて書くことが重要です。事実と意見が混在していると、議事録の内容が不明確になり、誤解を招く恐れがあるためです。

事実とは、発言内容や決定事項など、客観的に確認できる情報のことです。一方、意見とは、発言者の主観的な見解や提案のことを指します。

議事録には事実を記録し、発言内容はできるだけ正確に記載しましょう。その際、発言者の名前を明記することも大切です。意見については、事実と区別して記載します。「〜という意見が出た」「〜という提案があった」など、意見であることを明示する言葉を添えると良いでしょう。

議事録のフォーマットと具体例

議事録を効率的に作成するためには、フォーマットを活用することが有効です。ここでは、議事録のテンプレートや雛形、具体的な例文を紹介します。

議事録のテンプレートを用意しておくことで、書式や構成を統一でき作成の手間を大幅に減らせます。テンプレートには、以下のような項目を盛り込むといいでしょう。

• 会議名、日時、場所

• 出席者、欠席者

• 議題

• 各議題の討議内容、決定事項、アクション

• 次回会議の日程

• 作成者名

事前にテンプレートを用意しておくことで、必要な情報を漏れなく記録できます。また雛形を用意しておけば、書き方のルールを社内で統一することもできるでしょう。

議事録の書き方がイメージしにくい場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

新商品の販売計画について

討議内容：

• A案：販売価格を1,500円に設定する（山田）

• B案：販売価格を1,800円に設定する（佐藤）

• 決定事項：

• 販売価格はA案の1,500円に決定

• アクション：

• 販売部門は価格設定を反映し、販促資材を作成する（担当：山田、期限：6月末）

プロジェクトの進捗状況について

討議内容：

• 開発は予定通り進んでいる（鈴木）

• テストに時間がかかっており、スケジュールに遅れが出ている（高橋）

• 決定事項：

• テスト工程を1週間延長し、リリース日を7月15日に変更する

• アクション：

• プロジェクトリーダーは全体スケジュールを見直し、関係者に共有する（担当：高橋、期限：明日中）

このような例文を参考にすることで、議事録の具体的なイメージがつかめるはずです。実際の会議内容に合わせて、適宜アレンジしながら活用してみてください。自社に合ったフォーマットを見つけ、積極的に活用していきましょう。

議事録スキル向上のコツとトレーニング法

議事録の作成は、会議の内容を正確に記録し情報を共有するために欠かせない業務です。しかし議事録を上手に書くためには、一定のスキルが必要とされます。ここでは、議事録スキルを向上させるためのコツとトレーニング法として以下を紹介します。

• 模擬会議を行う

• 上手い人の真似をする

• 文章以外も使って書く

• ツールを活用する

議事録スキルを向上させるためには、実践的なトレーニングが効果的です。模擬会議を設定し、議事録係を決めて練習してみましょう。

模擬会議では、実際の会議を想定して議論を進めます。議事録係は会議の内容をメモしながら、議事録を作成します。会議終了後、参加者全員で議事録の内容を確認し、改善点を話し合うことでスキル向上が可能です。

このような模擬会議を繰り返すことで、議事録の書き方や注意すべき点が身につきます。また他の参加者の意見を聞くことで、多様な視点から議事録を捉えられるようになるでしょう。

議事録のスキルを磨くためには、上手な人の真似をすることも大切です。議事録の書き方が上手な先輩や同僚がいたら、その人の議事録を参考にしてみましょう。

良い議事録には、共通する特徴があります。例えば、要点がまとめられている、分かりやすい表現が使われている、読みやすい構成になっているなどです。これらの特徴を意識しながら、自分の議事録を書いてみることが重要です。

また上手な人に直接アドバイスをもらうのも効果的です。議事録の書き方について質問したり、自分の議事録を添削してもらったりすることで、スキルアップにつながるでしょう。

議事録を作成する際、文章だけでなく図表やイラストを活用することで内容をより分かりやすく伝えられます。視覚的な要素を取り入れることは読み手の理解を助け、議事録の印象を高めるのに効果的です。

例えば議論の流れを示すフローチャートや、決定事項をまとめた一覧表などを議事録に盛り込むことで、複雑な内容も整理して伝えられます。数値データを扱う場合は、グラフを用いるとよいでしょう。

また、議事録に写真やイラストを添えれば、会議の雰囲気や議論のポイントを視覚的に表現できます。例えばホワイトボードに書かれた図解の写真を載せたり、議論のキーワードをイラストで表現したりするなど、伝わりやすい工夫をしてみてください。

議事録の作成にツールを使うことで、作業の効率化や質の向上が期待できます。

音声認識機能を使って発言内容を自動的に文字起こしできるものや、会議の録音・録画をクラウド上で管理できるものなど、便利な機能を備えたアプリが数多く存在します。

さらにプロジェクト管理ツールを、議事録作成に活用するのも有効です。タスク管理機能を使えば、議事録に記載した決定事項やアクションを管理し進捗状況をフォローできます。

ただし、ツールはあくまでも補助的な役割であることを忘れてはいけません。ツールに頼りすぎず議事録の内容を吟味し、必要な情報を過不足なく記載することが重要です。

便利なツールを活用して効率的に議事録を取る

議事録作成に便利なツールとして、「自動文字起こしサービス」Nottaがあります。Nottaは目の前の音声はもちろん、音声データをインポートしたりWeb会議に参加させることで、あらゆる音声をテキスト化できるツールです。

リアルタイムでタグ付けもできるため、重要なポイントを後から見返したい時にも便利です。さらに発話者を区別して記録するため、誰の発言かも一目で分かります。

またAIによる自動要約も可能で、議事録作成が簡単にできます。「アクションアイテム」機能を活用すれば、要約された文章をもとに何をすべきかを提示してくれます。

これまで録音データをメモを何度も見返して作成していた方でも、簡単に効率化できます。

議事録の書き方に関するよくある質問

ここでは議事録の書き方に関する、よくある質問を紹介します。スムーズな議事録作成ができるように、疑問を解消しておきましょう。

議事録の書き出しには、以下の情報を盛り込むとよいでしょう。

• 会議の名称

• 開催日時

• 開催場所

• 出席者

これらの情報を簡潔にまとめ、1〜2文程度で記載します。

議事録には、以下のような内容を盛り込むことが求められます。

• 会議の名称、日時、場所

• 出席者と欠席者

• 議題

• 各議題の討議内容

• 発言者と発言内容

• 決定事項

• アクション項目（担当者と期限）

• 次回会議の日程

• 資料の有無と保管場所

これらの情報を漏れなく記載することで、会議の全体像を正確に伝えることができます。

議事録は、会議の内容を関係者で共有し、決定事項を実行に移すために重要な文書です。一般的な議事録の配布方法は、以下のとおりです。

• 電子メールでの配布

• 議事録をPDFなどの電子ファイルに変換し、出席者や関係者にメールで送信する。

• 社内の共有フォルダでの共有

• 議事録を社内のファイルサーバーや共有フォルダに保存し、アクセス権限を設定して関係者が閲覧できるようにする。

• 文書管理システムでの共有

• 文書管理システムに議事録を登録し、関係者が閲覧・検索できるようにする。

保存方法としては、以下のようなものがあります。

• 電子ファイルでの保存

• 議事録を電子ファイル化し、社内のファイルサーバーや文書管理システムに保存する。

• 紙での保存

• 議事録を印刷し、ファイリングして保管する。

まとめ：議事録の書き方を押さえて業務を効率化しよう

今回は議事録について意味や目的、正しい書き方などを解説しました。内容を簡単にまとめると、以下のとおりです。

• 会議の参加者以外も読むことを想定して書く

• 決定事項や次のアクションを明確にする

• 効率的に書くためには便利なツールもおすすめ

会議やミーティングが多い方は、効率的に議事録を作成することが求められます。テンプレートや雛形を用意することも効果的ですが、さらに時間を短縮したい方には便利なツールがおすすめです。

「自動文字起こしサービス」Nottaは会議内容をテキスト化してくれるだけでなく、AI を活用した要約機能も搭載されています。今まで何時間もかかっていた議事録作成が、数分でできるようになります。

気になる方はNotta公式ホームページから、試してみてください。

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