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会議の決定事項や経緯などを共有したり、記録として残したりする役割を持つ議事録。ビジネスシーンで必要になる場面は多く、社内・社外向けに議事録をメールで送信する機会がある人もいるでしょう。
本記事では、議事録をメールで送る際の書き方をくわしく解説します。また、社内・社外向けの議事録メールの例文や、議事録をメールで送るうえでのポイントなども紹介するので、議事録を共有する機会のある人はぜひ参考にしてください。
議事録をメールで送る際は、ビジネスメールのマナーやルールを押さえつつ、誰が読んでもわかりやすい内容にしておくことが大切です。
ここでは、議事録をメールで送る際の件名・本文の書き方をそれぞれ解説していきます。
議事録だけに限らず、メールの件名は基本的に一目で内容がわかるものにしておくことが大切です。
メールのやり取りが多い企業の場合、わかりづらい件名をつけるとほかのメールのなかに埋もれてしまう可能性があるため、少なくとも会議の日付や議題は必ず入れておくようにしましょう。
【例】
【議事録】4月20日新商品販売促進会議について
6月16日開催 オンボーディングの議事録
230901 マーケティング部ミーティング議事録
など
具体的な情報を入れておくことで、会議やミーティングが多い企業であっても議事録メールを管理しやすくなります。社内で件名のフォーマットが決まっている場合は、社内ルールに従いつつ必要に応じて編集するとよいでしょう。
議事録メールの本文は、一般的なビジネスメールの構成にならいつつ、簡潔に記載していきます。基本的な議事録メールの構成は、以下の通りです。
挨拶文
本題
添付ファイルについて
結びの文
署名
挨拶文は、「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」などのビジネスシーンでよく使用するものです。続けて、自身の部署名や所属する会社名（社外の場合）と名前を記載しておきましょう。
本題では会議の決定事項や共有事項、議事録の概要などを簡潔に記載します。議事録の内容をすべて記載する必要はなく、添付ファイルにまとめていることを伝えましょう。
また、会議で決定されたタスクなどがある場合は、見落とされることのないよう明記しておくことが大切です。担当者の名前や期日などを記載し、該当者が確認しやすいようにしておきます。
本題のあとは結びの文として、「以上、よろしくお願いいたします」などの文言を入れておきます。最後に、文末に署名をつけるのを忘れないようにしましょう。
ここでは、実際に議事録をメールで送信する場合の例文を、社内に送る場合・社外に送る場合に分けて紹介します。
社内向けと社外向けのメールで、文言や記載すべき内容が少しずつ異なります。例文を参考にしたうえで必要に応じてアレンジを加え、誰もがわかりやすいメールを作成してみましょう。
例件名：【議事録】12月5日開催 新商品販売促進会議について
関係者各位
お疲れ様です。マーケティング部の田中です。
12月5日に開催された新商品販売促進会議に関しまして、下記の通りご報告いたします。
【決定事項】
販売促進において、プロモーションを行うことが決定
プロモーションに向けて、今後は3チームに分かれて活動する
【タスク】
12月12日までにそれぞれのチームメンバーを決定（担当：武田さん）
次回会議までに他社向けのプレゼン資料を作成（担当：吉田さん、南野さん）
詳細は、添付資料「20221205_新商品販売促進会議議事録」をご覧ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
それでは、失礼いたします。
───────────────────
マーケティング部 田中 智
内線：1234
Email：*****＠~~~~~.com
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例件名：2023年5月14日 合同展示会に関する打ち合わせの議事録
株式会社△△ 山田様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社 営業部の中田です。
先日は貴重なお時間を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。その折に行いました合同展示会に関する打ち合わせの議事録を添付いたします。
日時：2023年5月14日
場所：貴社ミーティングルーム
【決定事項】
5月25日までに弊社商品Aのサンプルを山田様に送付する
次回打ち合わせまでにプロモーション方法を決定
9月をプロモーション月間とし、積極的にPRを行う
お忙しいところ大変恐縮ですが、詳細は添付ファイルの議事録にてご確認ください。
その他、ご不明点等ございましたら中田までお気軽にご連絡くださいませ。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
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○○株式会社
営業部 中田 茂
〒000-0000 大阪府○○区1-2-3
TEL: 06-××××-0000 FAX: 06-×××-0000
Email: *****＠~~~~~.com
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議事録をメールで送る際は、件名や本文を簡潔にしておくこと以外にもいくつかの注意事項があります。
ここでは、議事録をメールで送る場合に覚えておきたいポイントを紹介しますので、事前に確認しておきましょう。
議事録をメールで送る場合は、会議終了後できるだけ早く送信するようにしましょう。会議の参加者が振り返りをしやすくなることはもちろん、参加できなかった人がいち早く情報を得られることにもつながります。
特に次回会議までのタスクなどが定められている場合は、担当者が業務を進めやすくするためにも、早めに共有すべきでしょう。
可能であれば会議のあった当日中か、翌営業日には送信することを心がけましょう。
議事録のファイルは、内容によりサイズが大きくなってしまうケースも少なくはありません。特に、議事録のボリュームが多かったり画像などのデータが入っていたりする場合はサイズが大きくなりやすいため、必要に応じて圧縮することを検討しましょう。
一般的に、ビジネスメールにおいては添付ファイルの容量を2MBまでにすることがマナーだとされているため、超過してしまう場合はクラウドサービスなどで共有するのもひとつの手です。
ビジネスメールのルールやマナーなどに関して不安が残る場合は、送信前に第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。
特に社会人となって間もない人や、異業種から転職した人などの場合は、確認すべきポイントがわからずミスをしてしまいがちです。
社内で決められたフォーマットを使っているケースもあるので、上司や先輩などに確認してもらったうえで進めるとよいでしょう。
会議の振り返りや情報共有をスピーディに行うためにも、議事録は会議終了後できる限り早く共有する必要があります。しかし、本来の業務とは別で議事録作成を行わなくてはならないケースも多く、あまり時間をかけられない場合もあるでしょう。
そのような時に活用したいのが、AIを用いて自動で文字起こしができるツールやサービスです。Nottaは高精度の音声認識とAI要約機能を使って、1時間の音声を5分で文字起こしし、簡潔な要約を作成することが可能なツールです。
これまで手作業で文字起こしや内容の整理をしたうえで議事録作成を行っていた場合は、作業にかかっていた手間や時間を大幅に削減できるため、業務効率化につながります。タグ付けやメモ、発言者自動識別などの機能も搭載されているため、会議内容を整理しやすくなるでしょう。
Nottaを使って議事録を効率的に作成し、議事録メールをスピーディに送信しましょう。
ここでは、議事録をメールで送信するうえでよくある質問とその回答を紹介します。
議事録をメールで送る場合は、メールの件名を一目で内容がわかるものにしたうえで、一般的なビジネスメールの構成にならいつつ本文を作成します。
会議内容の振り返りや情報共有をスムーズに行うためにも、会議終了後はできる限り早く送信することを心がけましょう。
議事録は「です・ます」調ではなく「だ・である」調で書くのが基本的なルールのため、敬語を使う必要はありません。
例えば、会議のなかで「お客様」という言葉が出た場合、議事録においては「客」と記載しても問題はないでしょう。
人名につける敬称や役職名も省くことが可能で、簡潔で読みやすい文章に仕上げることが求められます。
議事録を送る際のメールの本文には、会議の決定事項や共有事項、議事録の概要などを簡潔に記載します。
メールの本文に議事録の内容をすべて記す必要はなく、PDFなどのファイルにまとめたものを別途添付しておくとよいでしょう。
なお、添付ファイルのサイズが大きくなる場合は、必要に応じて圧縮することをおすすめします。
議事録をメールで送る場合は、ビジネスメールのマナーやルールを押さえつつ、簡潔でわかりやすい内容にしておくことが大切です。
件名は一目で内容がわかるものにしておき、本文には会議の決定事項や共有事項、議事録の概要などをわかりやすく記載していきます。
なお、社内・社外で会議の振り返りや情報の共有をスムーズに行うためにも、会議終了後はできる限り早く議事録のメールを送信する必要があります。
Nottaなどの議事録作成に使えるツールを用いたり、上司の力を借りたりしながら、議事録を添付したメールをすばやく共有しましょう。
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