仕事を劇的に効率化するノート術6つを紹介！メリットやおすすめ本も

仕事でノートを活用することにはさまざまなメリットがあります。最近では「PCやスマホがあるからノートは使わない」という方も多いかもしれませんが、ノートは自由度が高く思考を整理しやすいことから、今改めてその効果が見直されています。実際にビジネスで成果を出している人はノートを有効活用している場合が多いです。

 ただし、何も工夫せず闇雲にノートを使用しているだけでは十分な効果は得られません。この記事では、ノートを活用するメリットや仕事に役立つノート術、効果を高めるツールなどについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

ノートを活用する目的は？

ノートにはさまざまな活用方法がありますが、すべてに共通する目的は情報や思考を可視化することです。

見聞きして得た情報や自分の頭の中で考えていること、感じていることをノートに書き出すことによって整理でき、やるべきことが明確になります。自分の考えや意思はきちんと理解できていると思いがちですが、実際にノートに書き出してみると新たに気付くことも多いです。自分自身を深く知るきっかけにもなるでしょう。

また漠然としたアイデアをわかりやすい形でアウトプットしたり、ほかの人に共有しやすくしたりする目的もあります。これにより仕事の効率化やパフォーマンスの向上が期待できます。

仕事でノートを活用するメリット5つ

デジタル全盛期の今、ノートを使用することに疑問を感じる方も多いかもしれません。しかし、ノートならではの仕事に役立つメリットがあります。

情報が整理できる

あらゆる情報が溢れる現代では、収集した情報を適切に整理して処理し、仕事に活かすスキルが求められます。ただ情報をインプットするだけよりも、ノートに書き出して整理する習慣を付けることによって、効果的に仕事へ活用できるスキルが身につくでしょう。またアウトプットすることにより、知識が定着しやすくなる効果もあります。

客観視して思考を整理できる

頭で考えているとつい主観的になりがちですが、ビジネスには客観的な視点が重要です。考えをノートに書き出して見直してみると客観的に考えやすくなります。自分自身でも新たな気付きがあったり、違う視点で考えられたりするでしょう。

心が整う

仕事をしていると対人関係や難しい業務内容など、誰しも少なからずストレスを感じることがあるはずです。そのようなときはノートに悩みや自分の感情を書き出すことで解決策が見つかったり、意外と単純なことに感じられたりする場合があります。また書くこと自体にストレス発散の効果もあるので、感情を落ち着かせて心を整えられることが大きなメリットです。

言語能力が向上する

ノートに書くという作業は単純に思われがちですが、インプットした情報を理解して自分の中で整理し、アウトプットするというプロセスを経ています。これには高い言語能力が必要です。ノートに書くという作業を習慣にすることで、自然と相手が話すことや書くことを理解する力や、相手が理解できるように文章や言葉で表現する力など、言語能力が強化されます。

アイデアを生み出しやすくなる

ノートにさまざまな情報や考えを書き出していくと、複数のものを関連付けて整理できるようになります。既存の情報やアイデアでも、可視化して別のものとかけ合わせることによって、思わぬ新たなアイデアとして生まれることがよくあるのです。仕事で煮詰まったときや新しい視点が欲しいときはノートを見返してみると良いでしょう。

仕事の効率を上げるノート術紹介6つ

ここまでご紹介したように、ノートを活用するメリットはたくさんあります。ただし、効果を高めるにはノートの使い方に工夫が必要です。仕事の効率を上げることを目的とした、おすすめのノート術を6つ紹介します。

ノートは一冊にまとめる

ノートの使用目的はさまざまですが、目的によって何冊ものノートを使い分けるよりも一冊にまとめるのがおすすめです。何冊も用意すると持ち歩くのに不便で、必要なときに目的のノートを取り出すのが難しくなります。

記録のために使用するときはノートの表から使う、アイデアや思考をメモするときは裏から使う、といった使い方も有効です。一冊にまとめることで、必要な情報を探し出しやすくなるメリットもあります。

すべてのメモを取る

人間は必ず忘れる生き物なので、自分の記憶力を過信せずにすべてのことをメモして記録しておくのがおすすめです。今は必要ない情報でも、状況が変わってあとからノートを読み返してみると役に立つということも少なくありません。

またメモを取れば教えてもらったことを何度も相手に聞き返す必要がなくなります。ノートにすべての記録を取ることは、仕事ができる人の基本的なビジネススキルと言えます。

付箋を活用する

付箋を上手に活用することで、タスク管理に役立ちます。タスクを付箋に書いてノートに貼り、完了したらはがしましょう。また忘れないように注意したいことやふと疑問に思ったこと、あとから調べたいことなどを付箋に書いてノートに貼っておくとリマインダーとしても機能します。

ただし付箋をむやみに乱用するとかえって見にくくなったり、優先順位がわかりにくくなったりすることもあります。使い方や色分けのルールを決めておき、効果的に使いましょう。

資料や図解を入れる

文章だけで表現するよりも、図解などが入っているとあとから見返したときに理解しやすいです。記憶にも残りやすく、情報をより有効活用できます。資料などがある場合は縮小コピーしてノートに貼り付けておくのもおすすめです。

ページの冒頭に見出しを付ける

ノートに書き始めるときは、必ずページの冒頭に見出しを付けましょう。見出しを見れば書いてある内容が大まかに把握できるスタイルにしておけば、あとから見返したときに便利です。

たとえば「営業ミーティング」や「次年度企画アイデア」などです。日付やメンバーなども記録しておくと良いでしょう。また見出しを書くことで「今はこのテーマについて書く」と意識でき集中しやすくなります。

最後に次のアクションを書く

ノートを書き終えたら、最後に読み返して内容を振り返ります。そして次にどのようなアクションをすべきか考え、書いておきましょう。

たとえば会議の内容を振り返り「〇〇の取り組みを実行する」「◯◯さんにアポを取る」、アイデアのメモを振り返り「◯◯についての情報を集める」「◯◯の企画を上司に相談する」などです。具体的なアクションを考えて書いておくことで、次のステップへ踏み出しやすくなります。

ノート術のおすすめ本５選

ノートは自由度が高いことが大きな魅力であり、さまざまな人が画期的な使い方を発想しています。ノート術をテーマにした書籍もたくさん出版されているため、ここではノート術について書かれたおすすめの本を5冊紹介します。

情報は１冊のノートにまとめなさい

とにかくシンプルに、一冊のノートにすべての情報をまとめるノート術について書かれた本です。難しいルールはなく、ショップカードやチケットなどの紙類もすべてノートに貼り付けていきます。非常に手軽で続けやすいうえに、行動力が上がったりアウトプットが増えたりなどの効果が期待できる方法です。特に今まであまりノートを活用したことのない初心者におすすめの本です。

仕事が速い人の手帳・メモのキホン

ノートを用意したはいいものの、なかなか使いこなせていない人におすすめの本です。手帳の使い方やメモの取り方の基本から学ぶことができます。また時間管理を中心に効率良く仕事を行うためのノウハウも得られるため、すぐに実践して仕事で成果を上げることが期待できるでしょう。

メモの魔力

起業家の前田裕二さんが著者のベストセラー本です。メモはアイデアを生み出し夢を叶え、人生を変える可能性のあるものだと語られています。具体的なノート術・メモ術が詳細に記載されているため、生き方やビジネスの視野を広げたい方はぜひ一度読んでみるのをおすすめします。

たった1分ですっきりまとまる コクヨのシンプルノート術

ノートの企画・販売において多くの実績を持つコクヨによるノート活用のハック集です。コクヨ社員が実践するノート術が100パターンも掲載されています。とにかくたくさんのノート術を知ることができるので、必ず参考になるハックが見つかるでしょう。初心者の方にも、ノートをよく使う方にもおすすめの本です。

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

ゼロ秒思考とは、瞬時に判断して方針を決定することができる思考法を指します。このゼロ秒思考を身につけるには、頭に浮かぶことを次々とメモしていくことが効果的です。A4の紙に1分以内に思い浮かぶことをさっと書いていくことで、考える力が鍛えられます。特に意思決定権を持つ役職の方など、瞬時に適切な判断ができる力を身につけたい方におすすめです。

ノート術の補助・代替に文字起こしツール–Notta

ノート術で得られるたくさんのメリットや魅力についてご紹介しました。ただし、たくさんの情報に溢れた現代ではいつでもノートとペンを用意してメモが取れる状況にいるとは限らないのではないでしょうか。

そこでノートをより効果的に使用するには、自動文字起こしツールのNottaを併用するのがおすすめです。NottaはAIによる高度な音声認識が可能で、音声をインポートすることで正確にテキスト化します。

たとえばセミナーや会議の参加者の話すスピードが早くメモを取り切れなかったり、散歩中にふとアイデアを思いついても紙とペンの用意がなかったりといった経験をしたことがある方も多いでしょう。そのようなときにNottaがあれば、音声を録音しておいてあとから文字起こしをする、またスマホに直接音声を吹き込んでメモしておくことも可能です。 

ノートとペンが用意できない状況でも、重要な情報やアイデアの抜け漏れを防ぎます。Nottaでテキスト化したデータをあとから読み返し、必要な情報を抜粋してノートにまとめるのも効果的でしょう。

まとめ

デジタル化が進みノートを使う人は少なくなりましたが、ノートを活用することで得られるメリットはたくさんあります。ぜひノートの使い方を見直して、今回ご紹介したノート術を取り入れてみてはいかがでしょうか？

またNottaのようなツールをノートの補助として使用することで、膨大な情報を漏らすことなくさらに有効活用できます。仕事を効率化して成果を上げるため、ぜひノートとNottaの併用を検討してみてください。