オンライン商談を成功させるためのコツとは？商談の流れやメリット・デメリットなども解説

近年、テレワークが普及したこともあり、オンライン商談を行う企業は増加している傾向にあります。しかし、対面での商談と比べた際のメリット・デメリットや、オンライン商談の具体的なやり方などがよくわからない人もいるでしょう。

本記事では、オンライン商談の特徴や基本的な流れ、オンライン商談を成功させるためのコツなどに関して解説していきます。

働き方の変容に伴い、オンライン商談のスキルを身につけることは不可欠だともいわれています。オンライン商談のやり方やポイントなどを理解し、成約件数を増加させましょう。

オンライン商談は定着化する傾向に

働き方改革や新型コロナウイルスの影響などを受け、オンラインでの商談は増加している傾向にあります。その動きに伴い、Web会議システムやツールなども多数開発されており、オンライン商談を快適に行える環境も整ってきました。

オンラインのみで商談を行ったり成約に結びつけたりするスキルは、さまざまなビジネスシーンにて、今後ますます必要になっていくと考えられます。

オンライン商談のメリットとデメリット

近年急速に普及しているオンライン商談には、対面での商談とは違った特徴があるものです。

ここでは、オンラインにて商談を行うからこそのメリットやデメリットを紹介していきます。

オンライン商談のメリット

オンライン商談の主なメリットとして、下記のようなものが挙げられます。

• コスト削減

• 商談数の増加

• 遠方の顧客へのアプローチが可能

まず、交通費などの移動にかかるコストや時間を削減できることは、大きなメリットだといえるでしょう。特にこれまで宿泊を伴う移動が必要であった場合は、大幅な交通費・人件費の削減が期待できるため、生産性向上につながります。

オンライン商談であれば、紙の資料が不要となるため、ペーパーレス化につながる点もポイントです。

また、場所や時間を選ばず効率的に商談の約束を取りつけられるため、商談数の増加を見込めるのも魅力のひとつ。相手にも商談の話を持ちかけやすくなり、商機に合わせてスピーディに動けるようになるでしょう。

さらに、オンライン商談であれば、海外を含む遠方の顧客にも営業が可能となります。今まで訪問できなかった顧客とも、お互いに顔を見ながらくわしい打ち合わせができるようになるため、新たなビジネスの機会を得られるようになります。

オンライン商談のデメリット

コスト削減やビジネスチャンスの拡大などが期待されるオンライン商談ですが、メリットばかりというわけではありません。

オンライン商談のデメリットには、下記のようなものがあります。

• 機材やツールの準備が必要

• 聞き手の集中力の低下

• 反応の読み取りにくさ

オンライン商談では、インターネットはもちろんWeb会議システムやカメラ・マイクなどが状況に応じて必要であり、それらを快適に使うための環境も整えなくてはなりません。

また、自分だけではなく相手にもツールやシステムを使ってもらわなくてはならないため、オンライン商談に不慣れな顧客の場合は、スムーズに商談が進められないケースもあるでしょう。

さらに、対面よりも相手の集中力が低下しやすいこともデメリットとして挙げられます。オンラインでの商談は一方的なやり取りになりやすく、相手は退屈してしまい、内容が頭に入っていないというケースも。

画面越しで顧客の反応が分かりづらいこともあり、相手の温度感がつかめなかったり、関係性をうまく構築できなくなったりする可能性がある点にも注意しなければなりません。

オンライン商談の流れ・やり方

さまざまなメリットやデメリットがあるものの、昨今のビジネスシーンにて需要が高まっているオンライン商談。

ここからは、オンライン商談の基本的な流れ・やり方について解説するので、スムーズにオンラインでの商談を行うためにも理解しておきましょう。

1.商談準備

まずは、対面での商談と同じように台本やトークスクリプト、プレゼン資料などを作成します。

オンラインの商談においては動作が伝わりにくいため、対面の商談以上にわかりやすい説明をすることが重要です。その点を意識したうえで、台本やトークスクリプトを作ることをおすすめします。

さらに、Web会議システムの設定を整えたり、カメラやマイクのテストをしておくことも欠かせない要素です。画面共有などの操作に慣れていない場合は、一度ロールプレイングをしておくと安心でしょう。

また、商談用のURLなどはこちらから発行して、早めに相手に共有しておきます。相手がオンライン商談に慣れていなさそうな場合は、カメラやマイクの有無を確認したり、リマインドメールなどを送信したりすることも大切です。

2.商談の実施

商談当日は事前に発行したURLにアクセスし、商談を開始します。初回の商談の場合は、インターネット環境を確認したり自己紹介をしたりするといった、アイスブレイクの時間をとるとよいでしょう。

オンライン商談は対面の商談と比べて関係が構築しづらいため、アイスブレイクを意識的に入れることで、コミュニケーションしやすい雰囲気を作れます。

そのほか、資料の準備に時間がかかっている時は商談中にその旨を伝えたり、途中で相手の理解度を確認する言葉を投げかけたりすることも、ポイントのひとつです。

3.アフターフォロー

オンライン商談終了後は、アフターフォローとして顧客にお礼のメールを送信します。その際、商談時に使用した資料や商談の議事録などを添付しておくと、成約につながりやすくなるでしょう。

お礼のメールは、相手との信頼関係を構築するためにも、当日中などできるだけ早いタイミングで送ることが大切です。

相手からしばらく連絡がない場合は、大まかな検討状況や営業担当者へのフィードバックなどを聞くためのアンケートを後日送付し、タッチポイントを作ってみるのもよいでしょう。

オンライン商談を成功させるためのコツ

オンライン商談は、対面の商談と比べて準備すべきものや進め方が異なる場合が多く、オンラインならではの注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、オンライン商談を成功させるためのコツを紹介するので、成約につなげるためにもポイントを覚えておきましょう。

オンラインに適した形式の資料を用意する

主に画面を通して行うオンライン商談において、共有する資料がわかりやすいかどうかは重要な要素となります。そのため、オンラインに適した見やすい資料を準備し、商談を行うことを心がけましょう。

具体的には、資料が見やすいように情報量を減らしたり、大きめの文字でスライドを作成したりすることがポイントとなります。

また、図やグラフなどを積極的に使う・画数の多い漢字は避けるなどの手法を用い、シンプルでわかりやすい資料に仕上げることも大切です。

通信環境や機材を整える

オンライン商談をスムーズに行うには、インターネット環境や機材などを整えることが不可欠となります。途中で商談のテンポが悪くなったり、中断したりしてしまう事態を避けるためにも、通信環境や機材に関する準備は怠らないようにしましょう。

準備すべき機材には、パソコンやカメラ・マイクなどが挙げられますが、オンライン商談にて特別高画質なカメラを使う必要はありません。

ただしスムーズに会話したいのであれば、マイクに関してはパソコンに内臓されているものではなく、ヘッドセットを使用することをおすすめします。ヘッドセットを使うことで相手の声がクリアに聞こえるようになったり、周囲の雑音を拾わなくなったりする効果が期待できるためです。

また、モニターや照明・ノートパソコン用のスタンドなども、必要に応じて用意しておくとよいでしょう。

オーバーリアクションを心がける

画面を通してのオンライン商談では、対面の商談に比べて双方の表情や反応などが伝わりにくいものです。顧客を不安にさせないためにも、普段よりもオーバーなリアクションをすることを意識したほうがよいでしょう。

具体的には、大きくうなずいたり、身振り手振りを加えたりすることなどが挙げられます。また、話を聞いている時の表情や目線にも気を配り、顧客に対して自分が反応していることを意識的に伝えるようにしましょう。

オンライン商談を効率的に行うにはNottaの利用がおすすめ

時間や場所にとらわれず行えることもあり、商談数の増加が期待できるオンライン商談。複数の商談を管理しやすくするためには、営業活動を支援してくれるツールを活用するのがおすすめです。

Nottaは、高精度の音声認識とAI要約機能を使って、音声の録音や自動文字起こしなどができるツールです。

1時間の音声であれば5分で文字起こしでき、テキストの編集なども可能なため、商談の振り返りや議事録の作成などを効率よく進められることでしょう。

また、任意のファイル形式で保存したり共有したりすることも簡単に行えるため、チームで営業活動をしている場合にも重宝します。

下記の記事でNottaの機能についてくわしく紹介しているので、興味のある人はぜひあわせてご覧ください。

【口コミあり】Nottaの主な機能6つと使い方を解説！

オンライン商談に関するよくあるご質問

ここでは、オンライン商談に関するよくある質問とその回答を紹介します。

オンライン商談とWeb会議の違いは？

オンライン商談は、基本的に1対1で行われる商談のことを指しており、複数人が参加して行われることはあまりありません。落ち着いた雰囲気のなか、営業担当者と取引先のみでやり取りをするシーンなどが多くなるでしょう。

一方、Web会議は複数の参加者がいっせいにアクセスして行われることが多く、大規模な会議やイベントになる場合もあります。また、社内だけで行われる会議を「Web会議」と呼ぶケースも少なくはありません。

オンライン商談とWeb会議では、やり取りの仕方や目的などが異なるため、それぞれの形式に合ったシステムやツールを選ぶことが大切です。

オンライン商談の注意点は？

オンライン商談の注意点として、下記のようなものが挙げられます。

• 機材やツールの準備が必要

• 相手の集中力が低下する可能性がある

• 相手の反応が読み取りにくい

• 商品・資料の現物を見せられない

• 対面よりも信頼関係を構築しづらい

上記の注意点をカバーするためには、商談時間が長くなりすぎないように注意したり、オンライン商談用の見やすい資料を用意したりすることが重要です。

また、信頼関係を構築するためにも、商談後はできるだけ早いタイミングでお礼のメールなどを送信することを心がけましょう。

リモート営業とは？

リモート営業は、インターネット回線やオンラインツールなどを活用して、遠隔にいる相手に営業活動を行うことを指します。

働き方改革によりリモートワークが普及したことから、昨今ではよく用いられる手法となりました。

業務効率化につながることから人手不足を解消できたり、多様な働き方へのニーズに応えたりできるといったメリットがあるため、今後ますます需要が高まっていくと考えられます。

まとめ

働き方改革や新型コロナウイルスの影響などを受け、定着化しつつあるオンライン商談。

移動にかかるコストや時間の削減、顧客の幅が広がることによる新たなビジネスチャンスの獲得などのメリットがある一方で、相手の反応がつかみにくいといった注意点もあるものです。

デメリットをカバーしてオンライン商談を成功させるには、資料や通信環境などの準備を怠らないようにしたり、商談中のリアクション・商談後のアフターフォローなどを意識したりすることが大切です。

Nottaのような営業に役立つツールの力も借りながら、オンライン商談をスムーズに進めていきましょう。