ペーパーレス会議を諦めない！メリットとデメリットを徹底解説！

ペーパーレス（Paperless）とは？

ペーパーレス（Paperless）という言葉をご存知でしょうか。文字通り「紙の利用を少なくする」ことです。 

書類や、保存が必要な文書類を紙に印刷するのではなく、デジタルデータとして保存・共有することでコスト削減や効率化が望めます。環境にも良いペーパーレスは、多くの企業でも取り入れられています。昨今では、会議をペーパーレスで行う会社も少なくありません。

それでは、ペーパーレス会議を取り入れることで、どのような「メリット」と「デメリット」があるのか考えてみましょう。

ペーパーレス会議がもたらすメリット

「ペーパーレス」のメリットは

• コスト削減

• 効率化

• 環境保全

• 共有のしやすさ

• 修正がきく

など、たくさんあります。ではペーパーレスを取り入れた会議では、どのような良いことがあるのでしょうか。

会議前資料準備の業務負荷軽減

会議を行う際は会議資料が必需品となります。会議で話す内容に合わせて、グラフや表などの数値データや、写真・文章類などあらゆるデータを資料として準備する必要があります。２、３枚程度のページ数の資料ならば、大した苦労はありません。

しかし、数十枚・数百枚ともなれば、印刷して準備するだけでも一苦労です。たとえ数ページの資料だとしても、配布する人数が数十人、数百人となれば準備にも時間がかかります。会議資料を紙ベースで準備する際には、いくつかの工程があります。

1. 必要な資料をまとめる

2. 印刷して紙書類にする

3. 資料をホチキスなどでとめて製本化する

4. 会議室などで資料を配る

これらの工程は、参加者人数や資料枚数に比例して、時間と労力が必要となります。しかし、会議が「ペーパーレスだった場合」はどうでしょうか。資料準備の工程は、いたってシンプルです。

1. 必要な資料をまとめる

2. 資料をメール等で一括送信する

１の資料をまとめる作業は、紙媒体でもペーパーレスでも特に変わりません。しかし、印刷・製本化・配布の作業がメールひとつ、或いは共有のサーバーなどにコピーするだけで終了します。あとは参加者が各々、パソコンで見るもよし、タブレットで見るもよし。

もしかしたら自分の判断で印刷するひともいるかもしれませんが、それは会議の準備をする者には負担にはなりません。ペーパーレスで会議を行う方が、紙媒体で会議資料を作成するよりもよっぽど効率的で、経済的。会議前の資料準備の業務負荷を軽減できること間違いなしです。

資料やデータの差し替え・追加も可能

紙媒体で会議資料を作成したとき、資料やデータの差し替えや追加、再配布の作業は大変なものになります。例えば、30ページの資料を50人分用意していたとしましょう。その中の24ページ目を差し替えたい場合、1部1部製本を解いて、ページを確認して、差し替えた後にまた製本をする必要があります。そしてデータの修正や差し替え、追加は1度で終わるとは限りません。

その反面、ペーパーレスの資料だと簡単です。資料を修正し、再度参加者に共有するだけで良いのです。会議直前でもデータの差し替えを行うことが可能です。

かさばらないので保管場所に困らない

会議の資料を紙で保管していくと、数年後には山のような膨大な量になりかねません。しかし、USBやHDDなどにデータで保存していけば、どれだけ膨大な量のデータでも、かさばることはないでしょう。

情報漏洩の危険性の軽減、セキュリティの強化

インターネットを通して資料を共有していると、情報漏洩を心配されるかたもいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、実際には紙媒体の方が情報漏洩の危険性が高いです。例えば、資料の「置き忘れ」「紛失」、保管場所からの「盗難」「複製」など自分の目の届かない範囲で突然、情報漏洩の危機に陥る可能性があります。しかし、ペーパーレス資料の場合は、ウィルス感染や宛先送付間違いなどが起こらない限り、簡単に情報が漏洩する可能性はありません。

ペーパーレス会議がもたらすデメリット

それでは反対に、ペーパーレス会議にすることで、どのような問題が起こる可能性があるのか考えてみましょう。

 デバイス・環境を整える必要がある

ペーパーレス会議を行う際は、 

• 議長が使うパソコンやスクリーン

• 参加者が資料を見るデバイス・ツール

が必要となります。

紙媒体の会議では、参加者は手元で紙の資料を見るため、議長がスクリーンに映し出すパソコンのみで問題ありませんが、ペーパーレス会議の場合は参加者が資料を確認する際のデバイスが必要不可欠です。会議室に集まって会議をする場合は、数台のパソコンやタブレットが必要となり、環境を整えるために時間とコストがかかります。

しかし、オンライン会議の場合は、そもそも参加者もパソコンやタブレット端末を用いて会議に参加しているため、デバイスや環境構築のハードルは低くなります。つまり、オンライン会議とペーパーレス会議の相性は抜群なのです。

ペーパーレス化が進まない理由とは？

デメリットに比べて、メリットの方が圧倒的に秀でているペーパーレス化ですが、なぜ未だに浸透しきっていないのでしょうか。それには２つの大きな問題点があります。

ITに不慣れな人にとってはハードルが高く、利便性が悪い

これだけスマートフォンやパソコンが普及している世の中ですが、まだまだＩＴに不慣れな人は少なくありません。特に、パソコン・タブレットの操作に詳しくない人は、データの資料を確認するのも一苦労です。会議が進んでいく中、自分だけが資料の確認についていけないと焦ります。

また、データ資料の拡大や縮小など、ちょっとした操作で戸惑うことも。ＩＴに不慣れな人にとっては、紙媒体よりペーパーレス資料の方が利便性が悪くなってしまう可能性があります。

メモが取りづらく、紙と比べると不自由

PDFなどのデータで作られた資料は、人によってはメモを取りづらい環境となってしまいます。最近ではiPadとApplePencilなどを使って、デジタル環境でメモをとる機会も増えていますが、パソコンとデジタル環境では簡単ではありません。

会議の内容をパソコン内でタイピングしてメモをとると、入力スピードが遅い人は会議についていけなくなります。場合によっては、メモをとっている個所とリアルタイムで進んでいる会議の内容が全く違うことも。紙媒体では、走り書きでメモできることでも、ペーパーレス資料となった時点で難しく、時間がかかる作業となってしまいます。

 ペーパーレスの会議メモはNottaに任せよう

そこでペーパーレス会議の際は、音声を自動でテキスト化してくれるサービス、Notta（ノッタ）を利用することをおすすめします。「でも文字起こしのツールは時間がかかるし、精度が悪くて後から修正に時間がかかるのでは？」Nottaならリアルタイムでの文字起こしが可能です。会議中に自分でメモをとる必要がなく、テキスト化してくれます。

つまり、Nottaの文字起こし機能を使えば、パソコン操作が苦手な方も、会議中に遅れをとることなく、会議内容をテキスト化できます。もし、会議がオンラインツール（Zoomなど）を利用して行われる場合は、その場でリアルタイム文字起こしが可能です。会議室で集まってペーパーレス会議が開かれる場合は、会議の音声を録音して後ほどテキスト化することもできます。Nottaの文字起こしは、数時間のデータでも数分で終了するから安心です。   

ペーパーレス会議を導入する際の成功の秘訣

いままで紙媒体で会議を行っていたところは、ペーパーレス会議に切り替えるタイミングが分からず躊躇してしまうのではないでしょうか。ペーパーレス会議を導入するにあたり、成功するポイントをご紹介します。

一気にペーパーレス化はNG！段階的に導入しよう

ペーパーレス会議を導入するときは、一気にペーパーレスにせず、徐々に移行していきましょう。

例えば、

• 参加者で紙媒体がいい人のために、紙の資料も数部用意しておく

• 資料の全てをデータ化せず、グラフや写真など一部だけをペーパーレスにする

• 会議の議事録だけをペーパーレス化する

など、会議の一部からペーパーレス化を始め、「慣れてきたらすべてをペーパレスにする」というのも一つの手ではないでしょうか。少しずつペーパーレス化を取り入れることで、「なんだ、紙よりデータの方が便利じゃないか」という人が徐々に増えてくるかもしれません。

重要度の低い小規模な会議から始める

大規模な会議の場合、資料の枚数も増え、会議の内容も濃くなります。また、重要度が高ければ高いほど、はじめてのペーパーレス会議には不適切といっても過言ではありません。

なぜなら、普段からIT化に慣れていない参加者の人が、ペーパーレス資料の操作に気を取られて、会議についていけなくなる可能性があるからです。ペーパーレスのせいで会議の内容が伝わらなければ本末転倒です。

最初にペーパーレスを取り入れる際は「重要度が低い小規模な会議」から始めると良いでしょう。重要度の低い会議であれば、会議中にペーパーレス資料の操作方法を説明しても構いません。まずは慣れていないひとが慣れるよう、ゆっくりとペーパーレス化を浸透させましょう。

操作感や機能が自社の運用に合ったツールを選ぶ

ペーパーレス会議を行う際につかうツールは、運用に合ったものを選ぶ必要があります。

例えば、

• 会議は基本的に報告なので、事前配布の資料に内容が記載されていて、特にメモをとる必要はない

• 会議は話し合いで今後の計画を立てるものなので、会議中に決定することが多々あり、メモをとる必要がある

この２つの会議の場合、前者の報告作業のみの会議の場合は、参加者に配るツールとしては「パソコンなどディスプレイがあり、資料が確認できるものならなんでも良い」となります。

しかし、後者のメモを取る機会が多い会議の場合は、「ペンがついているタブレットツールを使用した方が良い」でしょう。このように、ペーパーレス会議といっても一概に「アレが必要」「コレはいらない」とは言い切れません。会議の進行方向や内容によって、使用するツールを選択しましょう。

コスパも効率も良し！ペーパーレス会議のすごいところ

ペーパーレスの良いところは、

• コスト削減

• 効率化

• 環境保全

• こ共有のしやすさ

• 修正がきく

です。

従来の会議では、資料を事前に印刷して紙で配っていました。しかし、ペーパーレス会議に移行すると

• 会議資料作成の負担軽減

• 資料の差替え、修正が簡単

• 保管しやすい

• セキュリティの強化

と、利点がたくさんあります。

ペーパーレス会議には多くの長所がある反面、メモを取りづらいというネックがあります。そこで、会議の内容は自動文字起こしツール「Notta」を使ってテキスト化することで、集中して会議に参加することができます。