属人化とは？業務の属人化が起こる原因や解決策を徹底解説

会社で仕事をしていると、以下のような経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか？

• 顧客から連絡がきたけど担当者がいなくて返信するのが遅れた

• 同僚が退職したけど業務の引継ぎがうまくできていない

このような場合、業務の属人化が原因となり起こります。改善しなければ、顧客とのトラブルや社内での業務効率が悪くなるなど、良くないことが起こりやすくなるでしょう。

そこで本記事では、属人化の原因と解消する方法をご紹介します。

属人化とは 

属人化とは、特定の業務のやり方や進捗状況などが周りに共有されていない状況のことです。

一般的には、マイナスな意味で使われる言葉で、担当者が不在している時や退職した場合などに発生する可能性があります。

属人化が横行すると、業務が滞ってしまい、業務効率が悪くなります。また、社内の人間や顧客への対応が遅くなりがちです。対応が遅れると信頼関係が構築されないため、会社の業績悪化にも繋がってしまう原因にもなるでしょう。

もし社内で属人化が起きているのであれば、一刻も早く対処するべきです。

属人化の原因は　

属人化の原因は、主に以下3つが考えられます。

• 過度な業務量

• 人手不足

• 専門性の高い業務

複数の従業員に業務を共有するのであれば、誰がみてもわかりやすいようなマニュアルが必要になります。ただ、業務量が多いとマニュアル作成をおこなう時間が作れません。特に人手不足の場合は、マニュアルを作ってもらう人さえ用意ができないでしょう。また、「その人にしかできない」という専門性の高い業務は、属人化しやすい業務です。

専門性の高い業務は、その分野に特化した知見や経験が必要なため、覚えるのに時間がかかります。教育体制が整っていなければ、属人化の大きな原因となるでしょう。

属人化を解消する五つの方法

属人化が続くと、業務効率が悪くなり品質も向上しません。まずは属人化を解消させるところから始めましょう。

属人化を解消させる方法は、以下の5つです。

• 社内wikiを活用

• SOP（標準作業手順書）を作成

• ワークフローを可視化

• 業務工程をシンプル化

• ITツールを活用

詳しく解説します。

社内wikiを活用

社内wikiとは、社内の情報を保管して情報共有ができるようにするツールです。社内ノウハウや必要な情報をいつでも見られるようにするため、業務の進め方や内容がわかりやすくなります。

新しい情報はいつでもアップデートできるようにしておくと、「業務がわからない」といった事態を防げるでしょう。

SOP（標準作業手順書）を作成

SOPとは、製品やサービスについての作業工程をわかりやすく書かれた手順書のことです。

誰にでもわかりやすいような内容のため、初めて作業をおこなう人でも安心して作業に取り組めます。

業務担当者に作成してもらい、業務の手順や注意点など、細かく具体的に書いてもらいましょう。

ワークフローを可視化

属人化を防ぐには、ワークフローの可視化が重要です。業務をおこなう上で、さまざまな役割を担う人がいますが、具体的にどんなことをおこなうのかを全員が共有できるような形に残す必要があります。

例えば、以下のような項目を洗い出し、フローチャート化するとわかりやすいでしょう。

• それぞれがおこなう業務内容

• やりとりするのに必要な情報

このような情報を可視化すれば、課題や対策が明確にできるため、業務の効率化を図れます。属人化を防ぐためにも、ワークフローを全員で確認できるようにしましょう。

業務工程をシンプル化

属人化が起こる原因として、業務工程が複雑なことが考えられます。

先ほどお伝えした通り、ワークフローを作成した後は業務の流れについても改善する余地があるかどうか分析するべきです。

• 省略できる手順はあるか

• ITツールを導入して労力を減らせないか

上記のような視点を持って分析すれば、業務工程をシンプルにできるようなアイデアが浮かびやすいでしょう。

ITツールを活用

業務の属人化を防止するためには、必要に応じてITツールを活用がおすすめです。

ITツールを活用すれば、業務に関する情報共有がしやすかったりマニュアルを作成しやすかったりします。

さらに、スマホと同期できるツールも多く、業務連絡を時間場所問わず確認できるのもメリットです。

これにより、業務効率が向上し属人化に陥る心配も少なくなるでしょう。

属人化を防ぐメリット

属人化を防ぐメリットは、主に以下3つです。

• 業務の効率化が図れる

• 品質が上がる

• 急な退職や休職にも対応できる

属人化が解消されると、社内で仕事のやり方が浸透するため、自分が担当ではなくても覚えやすいです。わざわざ手間と労力をかけて教える時間も削減できるため、業務効率がアップします。

また、マニュアルや手順書などが整備されている状況のため、品質も向上しやすいです。同じ業務を行える従業員が増えるため、特定の業務に対して意見がでやすく、クオリティが担保できるでしょう。

さらに、担当者が急に退職・休職した場合でも、仕事のやり方が浸透していれば、問題なく対応できる点も大きな魅力でしょう。

属人化のリスクと悪影響

属人化が横行すると、以下のようなリスクが起こります。

• 業務効率の低下

• 品質の悪化

• 信頼関係が悪化

属人化は、業務の進め方や進捗状況が担当者以外わからない状況のため、業務が滞ってしまいがちです。

業務が滞ると、仕事のやり方がわからず覚えるのに時間を要してしまうため、業務効率が悪化します。

また、特定の分野に詳しい人が退職・休職している場合、知見や経験値が浅い人が業務をおこなうと同じ品質を保つのが難しいです。

Nottaチーム版を活用して属人化を防ぐ

属人化を防ぐには、Nottaの活用がおすすめです。

Nottaとは、日本語・英語など58言語に対応する、AIによる音声自動テキスト化サービスです。

リアルタイムで文字起こしや録音など、さまざまな便利機能がついているため、ビジネスとして利用するのには向いています。チームワークスペースを活用すれば、作成した資料を共有できるため、万が一担当者がいない場合でもチームに入っている人が業務内容を把握できます。

納期や連絡が遅れるなどのトラブルを未然に防げるため、属人化を改善する方法として、Nottaチーム版を活用してみてみましょう！

まとめ  

本記事では、属人化の原因と解消する方法を解説しました。

属人化が起こると業務効率の低下や品質の悪化などの悪影響を及ぼします。最悪の場合、業績の低下にも繋がってしまうため、属人化を防ぐ必要があります。

そのためには、属人化が起こる原因を追求し、解消方法を確立させるべきでしょう。解消できれば業務の効率が上がったり品質を担保できたりします。

もし、解消方法がわからない場合は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。