ドキュメンテーションとは？ 作り方のポイントとAIツールを紹介！

ガイドラインやルール、経費精算、チームでの共有資料などでドキュメントを利用する割合が社内では約半数あります。そのため、企業や組織にとっては、ドキュメンテーションの正確な記録や適切な管理体制が必要です。しかし、ドキュメンテーションは適切に作成・管理しない場合、探すのに時間がかかり、業務が遅れたり、メンテナンスできずに管理できなかったりします。

ドキュメンテーションとは？

ドキュメンテーションとは、業務やプロジェクトに関する情報を文書として記録し、整理することです。企業や組織において、手順書・マニュアル・契約書などの文書を作成し、正確な情報を共有するために実施されます。業務の質を向上させ、情報の正確性と一貫性を保つために不可欠なものです。

適切なドキュメンテーションをおこなうと、業務の透明性が向上し、チーム内外でのコミュニケーションが円滑になります。また、過去の記録を元に効率的に作業を進められるため、生産性の向上も可能です。ドキュメンテーションは、以下のビジネスシーンで利用されます。

• 業務マニュアル：新しいメンバーが業務をスムーズに学べるように手順を記載

• 会議議事録：決定事項や次のアクションを明確にするために記録

• プロジェクト仕様書：開発や設計の方針を関係者と共有するための文書

• 契約書：取引条件を明文化し、トラブルを防ぐための文書

ドキュメンテーションのメリット

ドキュメンテーションを適切に実施すると、チーム内の情報共有がスムーズに進みます。特に複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、情報がバラバラになるとミスや混乱が生じるため、ドキュメントの活用が必要です。

• 情報の一元管理ができる：重要な情報をドキュメントにまとめると、誰でも簡単にアクセスできる

• コミュニケーションの手間を削減：口頭での説明を減らし、ドキュメントを読めば理解できる環境を作れます

• 認識のズレを防ぐ：作業のルールや仕様を明文化すると、メンバー間の認識の違いを減らせる

たとえば、新しいメンバーが加わった際に、過去の会議議事録や業務マニュアルが整理されていれば、スムーズに内容を把握できます。また、リモートワークで口頭での説明が難しい場合でも、正確な情報をドキュメントに残すと円滑な業務の遂行が可能です。

ドキュメンテーションを活用すると、業務の効率が向上します。業務の進め方や手順を明確にしておくと、無駄なやり取りや作業の手戻りを減らせます。ドキュメンテーションを整備すると、業務のスピードと正確性の向上が可能です。

また、新しいメンバーが何度も質問することなく作業を進められます。トラブル対応の手順書を用意しておくと、問題が発生した際にすぐにも対応が可能です。

• 作業手順が統一される：誰が作業しても同じ手順で進められるため、ミスや混乱が減る

• 過去の記録を活用できる：同じ問題が発生した際に、過去のドキュメントを参照して素早く対応できる

• 属人化を防ぐ：特定の人にしかわからない業務をドキュメント化すると、誰でも対応可能になる

ドキュメンテーションで、業務のノウハウや知識を組織内に蓄積し、次の世代へ継承できます。特に、経験豊富なメンバーが退職した際に、貴重な知識が失われるのを防ぐために重要です。

たとえば、過去のプロジェクトの振り返り資料を作成しておけば、同じ失敗を繰り返さずに済みます。活用すると、企業の知識資産を守りながら、継続的な業務改善が実現できます。ナレッジの蓄積と継承が可能になる理由は、以下の通りです。

• 業務のノウハウを記録できる：ベテラン社員の知識をドキュメント化し、新人教育に活用できる

• 経験値の共有ができる：過去の成功例や失敗例を記録し、チーム全体の成長につなげられる

• 長期的に業務の質を維持できる：人の入れ替わりがあっても、業務品質が低下しない

効果的なドキュメンテーションの作り方（ワークフローとベストプラクティス）

ドキュメンテーションを効果的に作成するには、明確なワークフローと実践しやすいベストプラクティスが必要です。適切な手順で作成すると、読みやすく、業務に役立つドキュメントを作れます。

作成する場合、ドキュメントの目的や対象者を明確にし、わかりやすい構成の意識が重要です。チーム全体で統一されたフォーマットを使い、情報共有をスムーズにできます。

以下の4ステップで、誰でも簡単に質の高いドキュメンテーションを作成できます。

1. 準備：目的と対象者を決める

2. 作成：読みやすい構成を設計する

3. 整理：適切なフォーマットと表記ルールを統一する

4. 管理：定期的に更新し、最新の情報を維持する

上記のポイントを押さえると、チームや組織全体にとって有益なドキュメントを作成できます。

ドキュメンテーションを作成する際は、まず「何のために作るのか」と「誰が読むのか」を明確にすることが重要です。目的と対象者がはっきりしていないと、内容がブレてしまい、わかりにくいドキュメントになってしまいます。

最初に目的と対象者を決めることで、読者にとってわかりやすいドキュメントを作成できます。目的と対象者を明確にすると、以下が可能です。

• 内容を適切なレベルに調整できる：初心者向けか、専門家向けかで説明の詳細さを決められる

• 無駄な情報を削減できる：必要な情報だけを整理し、簡潔にまとめられる

• 読者の理解を助ける：読者が迷わずに必要な情報を得られるようになる

ドキュメンテーションを作成する際は、情報をわかりやすく整理し、読み手が理解しやすい構成にする必要があります。論理的な順番で情報を伝えると、読者の負担を減らし、スムーズに内容を理解できます。

• 論理的に伝えられる：文章に一貫性を持たせ、理解しやすくする

• 情報の流れを明確にできる：結論や重要なポイントを先に伝えることで、読みやすくなる

• 読者が迷わずに読める：適切な見出しや段落分けを使うことで、必要な情報を探しやすくなる

また、わかりやすい文書構成の代表的な手法には、PREP法、SDS法、5W1Hの活用があります。活用すると、情報を簡潔かつ論理的に整理し、読みやすいドキュメントを作成できます。

• PREP法：結論を先に述べることで、伝えたいポイントを明確にする

• SDS法：要点を最初と最後にまとめることで、記憶に残りやすくする

• 5W1H：基本情報を整理し、読み手が迷わないようにする

①PREP法（結論→理由→具体例→結論）

PREP法は、ドキュメントの内容をわかりやすく伝えるための文章構成法です。「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」の順番で記載すると、情報を論理的に整理できます。PREP法を活用すると、明確で説得力のあるドキュメントを作成できます。

• 結論が最初にくるため、読み手が理解しやすい

• 論理的な流れがあるため、納得しやすい

• 具体例を挟むことで、実践しやすくなる

たとえば、以下の文章構成にするとわかりやすいです。

• 結論：「作業Aは、1時間以内に完了させるべきです。」

• 理由：「なぜなら、作業BとCの進行に影響するからです。」

• 具体例：「過去に作業Aが遅れたことで、BとCの納期がずれた事例があります。」

• 結論：「したがって、作業Aは1時間以内に完了させましょう。」

②SDS法（要点→詳細→要点）

SDS法は、ドキュメントの内容をコンパクトにまとめるための文章構成法です。「要点 → 詳細 → 要点」の順番で記載すると、情報を強調しながら伝えられます。SDS法を使うと、シンプルで伝わりやすいドキュメントの作成が可能です。

• 重要な情報を最初と最後に繰り返せる

• 簡潔にまとめられるため、長文になりにくい

• 記憶に残りやすい構成になる

会議の議事録をSDS法で作成すると、以下のようになります。

• 要点：「本日の会議では、新システムの導入について決定しました。」

• 詳細：「具体的には、A社のシステムを採用し、来月から試験運用を開始します。」

• 要点：「結論として、新システムの導入が決定し、来月試験運用が始まります。」

③5W1Hを活用する

5W1Hは、「誰（Who）・何（What）・いつ（When）・どこで（Where）・なぜ（Why）・どのように（How）」の6つの視点を使って情報を整理する方法です。業務マニュアルや手順書を作成する際に有効です。5W1Hを活用すると、情報が整理され、読み手が迷わずに行動できるようになります。

• 必要な情報を漏れなく記載できる

• 読者が疑問を持たずに理解できる

• 具体的な手順を明確に示せる

業務手順書を作成する際、以下のように整理できます。

• Who（誰が）：担当者Aが実施する

• What（何を）：システムの設定をおこなう

• When（いつ）：毎週月曜日の朝9時に実施

• Where（どこで）：社内サーバー上で作業

• Why（なぜ）：データの整合性を確保するため

• How（どのように）：管理画面から手順通りに設定

ドキュメンテーションをわかりやすくするためには、視覚的な工夫が必要です。文章だけでは伝わりにくい情報も、図や色の工夫を加えると、直感的に理解しやすくなります。

特に、業務マニュアルや技術ドキュメントでは、視覚情報を活用することで、読む人の負担を減らし、スムーズに情報を伝えられます。以下の3つの方法を活用すると、より効果的なドキュメントを作成できます。

• 図やフローチャートを使い、情報の流れを明確にする

• 色やフォントを工夫し、重要な情報を強調する

• 箇条書きを活用し、ポイントを整理する

上記の工夫を取り入れると、読み手にとってわかりやすいドキュメントを作成できます。

①図やフローチャートの活用

ドキュメンテーションに図やフローチャートを取り入れると、情報の流れや関係性を直感的に理解しやすくなります。複雑なプロセスや手順を説明する際に有効です。図やフローチャートを活用すると、情報を簡潔に整理し、伝わりやすいドキュメントを作成できます。

• 情報の流れを視覚的に示せる：文章だけではわかりにくいプロセスも、一目で理解できる

• 文章を読む手間を省ける：簡単な図にすると、説明を読む時間を短縮できる

• 誤解を防ぎやすい：具体的な手順を明確に示すと、認識のズレを減らせるたとえば、システムの設定手順を説明する場合、以下のように活用できます。

• 業務フローの図：作業の流れをステップごとに整理

• システムの構成図：サーバーやデータベースの関係を視覚的に示す

• フローチャート：トラブルシューティングの手順を分岐図で表現

②色やフォントの工夫

ドキュメンテーションの可読性を向上させるためには、色やフォントを工夫し、重要な部分を強調することが効果的です。適切に色分けをすると、視線の誘導がスムーズになり、内容が伝わりやすくなります。色やフォントを工夫すると、必要な情報を読み手にスムーズに伝えられます。

色やフォントを工夫する理由は、以下の3つです。

• 重要な情報を強調できる：読者が一目で大切な部分を認識できる

• 読みやすさが向上する：適切なフォントサイズや行間を設定すると、ストレスなく読める

• 視線の誘導をしやすくなる：色分けや太字を使うことで、情報を整理しやすい

以下のように工夫すると内容が伝わりやすいです。

• 重要な部分を太字や赤字にする（例：「※重要：この操作を間違えるとデータが失われる可能性があります」）

• 見出しや分類ごとに色分ける（例：「注意事項 → 黄色」「エラー対応 → 赤色」）

• 適切なフォントサイズを設定する（例：「タイトル 24px」「本文 16px」）

③箇条書きを活用する

ドキュメンテーションに箇条書きを取り入れると、情報を整理しやすくなり、読みやすさが向上します。手順やポイントを簡潔にまとめる際に役立ちます。箇条書きを活用すると、情報を明確に整理し、わかりやすいドキュメントの作成が可能です。

• 情報を素早く把握できる：文章を読むよりも、ポイントが一目でわかる

• 項目ごとの整理がしやすい：関連情報をグループ化し、見やすく整理できる

• 読み飛ばしが防げる：リスト形式にすると、重要な情報を見落としにくい

また、活用例としては以下の通りです。

業務の手順書

1. アカウントにログイン

2. 設定画面を開く

3. 設定を変更する

仕様書の要件整理

• 対応ブラウザ：Chrome, Firefox, Edge

• 推奨画面サイズ：1920×1080

注意事項の明記

✔ バックアップを取ってから作業をおこなう

✔ 変更後は必ず動作確認をおこなう

ドキュメンテーションは、一度作成したら終わりではなく、定期的に更新しながら維持する必要があります。情報が古くなると、誤った手順で作業を進めてしまう可能性があり、業務のミスやトラブルにつながる場合があります。そのため、変更履歴を記録し、定期的なメンテナンスが必要です。

• 最新情報を反映できる：変化の多い業務に対応し、常に正確な情報を提供できる

• チーム全体で共有しやすい：更新履歴がわかることで、誰が何を変更したのか把握しやすい

• 属人化を防げる：特定の人だけが理解できる状態を避け、誰でも編集・管理しやすくなる

①変更履歴を記録する

ドキュメンテーションの更新履歴を記録すると、誰がどの部分を変更したのかを把握しやすくなります。複数人が関わるプロジェクトでは、過去の変更内容を追えるようにする必要があります。

• 変更の理由を明確にできる：なぜ修正が必要だったのかを把握できる

• 過去のバージョンに戻せる：誤った変更があった場合、元の状態に復元できる

• チーム内で情報を共有しやすい：誰がどこを編集したのかわかるため、認識のズレを防げる以下のように変更履歴を記録すると、ドキュメントの透明性が高まり、適切な管理が可能です。

• ドキュメントに「更新履歴」セクションを作成する（例：「2025/03/06：手順3を修正（担当：山田）」）

• バージョン管理ツールを活用する（GoogleドキュメントやGitHubなど）

• 変更時に通知を送るルールを設定する（変更があればチームメンバーに共有）

②定期的にメンテナンスをおこなう

ドキュメンテーションは定期的に見直し、不要な情報を削除したり、新しい情報を追加したりすると、常に最新の状態を維持できます。古い情報が残ったままだと、誤った判断につながる可能性があります。

• 情報の正確性を保てる：業務内容の変化に合わせて更新できる

• 不要な情報を削除できる：古くなった手順やリンク切れを防げる

• 読みやすさを維持できる：定期的に整理することで、無駄な情報が減る

メンテナンス方法は、以下のようなものがあります。

• 年に1回、全体的な見直しをおこなう（マニュアルや手順書が現状に合っているか確認）

• 変更があった際に即時更新する（新しいシステム導入時や業務フロー変更時に修正）

• チームメンバーにフィードバックを求める（実際に使う人の意見を反映）

定期的なメンテナンスをおこなうと、ドキュメントの品質を維持し、常に信頼できる情報源として活用できます。

③コラボレーションツールを活用する

ドキュメンテーションの維持・更新をスムーズにおこなうためには、複数のメンバーが共同で編集できるコラボレーションツールを活用すると効果的です。紙のマニュアルや個人のPC内に保存されたファイルでは、更新が滞ったり、共有が難しくなったりする場合があります。

コラボレーションツールを活用すると、ドキュメントの更新・管理が簡単になり、チーム全体で効率的に運用できます。

• リアルタイムで編集できる：複数人が同時に作業できるため、更新がスピーディーにおこなえる

• 常に最新の情報を共有できる：クラウド上で管理することで、メンバー全員が最新のドキュメントを確認できる

• 変更履歴を自動で記録できる：過去のバージョンを簡単に確認できる

代表的なコラボレーションツールには、以下があります。

• Googleドキュメント：リアルタイム編集・コメント機能があり、チームでの管理ができる

  

• Notion：ドキュメント管理だけでなく、タスク管理やデータベース機能も利用できる

  

• Confluence：企業向けのドキュメント管理ツールで、情報を整理しやすい

  

ドキュメンテーションを効率化するツール「Notta Showcase」

Notta Showcaseは、AIを活用して多言語マニュアルを効率的に作成できる革新的なツールです。画面録画機能を使い、普段の作業を記録するだけで、AIが自動的に構成や説明文を生成・編集します。

また、最大15言語に翻訳できるため、グローバルなチームや海外向けのマニュアル作成にも対応可能です。作成したマニュアルは、DOCXやPDFでエクスポートでき、リンクを使って簡単に共有できます。

従来のドキュメント作成の手間を減らしながら、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成できるため、業務の効率化が可能です。

ドキュメンテーションの効率化におすすめな理由

1.作業時間を大幅に短縮できる

画面録画とAIによる自動生成により、従来の手動作成に比べて短時間でマニュアルを作成可能です。文章の校正や構成の手間が不要で、作業効率が向上します。

2.視覚的で理解しやすいマニュアルを作成

映像と音声による説明が加わることで、従来のテキスト主体のマニュアルよりも直感的に理解できます。自動字幕機能を活用し、視覚的な補助としての活用が可能です。

3.多言語対応でグローバルに活用可能

AIが最大15言語に翻訳し、異なる言語圏の従業員や顧客にも対応できます。そのため、国際企業や海外向けマニュアルの作成に最適です。

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まとめ

ドキュメンテーションは、業務マニュアルや契約書などの情報を記録・整理し、正確な情報共有を可能にする手法です。適切に管理すると、業務の透明性が向上し、作業の効率化につながります。

作り方としては、PREP法や5W1Hを活用し、論理的な構成を意識することが重要です。図や色を工夫すると直感的に理解できます。また、更新履歴を記録し、Googleドキュメントなどのツールを活用すると、最新情報を管理しやすくなります。

ドキュメンテーションをAIで自動生成する場合は、「Notta Showcase」をおすすめします。ぜひ利用してみてください。

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