【プロジェクト管理とは？】成功させるためのコツや手法を現役SEがわかりやすく解説！

プロジェクトを成功に導くには、誰もがスムーズに業務を遂行し、品質の高い商品やサービスを納期までに提供することが重要です。

そのためには、適切なプロジェクト管理が必要不可欠となります。

本記事ではプロジェクト管理の概要と詳細、プロジェクト管理を成功させるコツや便利なプロジェクト管理テンプレートを厳選して3種類ご紹介いたします。

プロジェクト管理にお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトをスムーズに遂行するための手法です。

効率的に人やお金や時間、その他さまざまな情報をコントロールして納期に間に合わせたり、予算内で高品質な商品やサービスを提供するための最適解を導き出せるスキルが求められます。

よくタスク管理と混同されますが、タスク管理は細分化された個人の作業や課題の管理のことです。

たとえば「メールの返信をする」「会議に出席する」「議事録を作成する」などが挙げられます。

一方でプロジェクト管理は、タスク管理のように細分化された個人の目標ではなく、最終的なゴールに向けた複数人での作業の工程管理のことです。

たとえば「5日後までに製品のリリースを行う」「現在の案件が2日分遅れているので、リスケする」「納期に間に合わせるためにメンバーを追加する」などが挙げられます。

プロジェクト管理の目的とは

プロジェクト管理の目的は大きく分けて以下の2つです。

・納期の順守

・目標達成に向けた利益の最適化

詳しく解説していきます。

納期の順守

商品やサービスの提供を、決められた期限までに提供するには手戻ることなく業務を遂行する必要があります。

しかし、正しくプロジェクト管理が行われていないとミスが発生したり、そもそも無理な工数で予定が組まれていたりして、商品やサービスの提供が遅れてしまいます。

作業自体にかかる日数や各作業者のスキルを考慮したうえでプロジェクト管理を行うことで、無理のない計画を立てて納期を順守することができるのです。

目標達成に向けた利益の最適化

プロジェクトにおける最終的な利益は、プロジェクト管理によって決まるといっても過言ではありません。

プロジェクトが立ち上がってから最終的な目標を達成するまでに、多くの無駄な作業が入ってしまう可能性があります。

緻密に考え抜かれたプロジェクト管理を行えば、無駄な作業の削減になり、結果としてコストを抑えつつ高品質な商品やサービスの提供に繋がります。

プロジェクト管理のメリット

プロジェクト管理のメリットは以下の2つが挙げられます。

・進捗が明確化する

・メンバー間で連携しながら作業を効率的に行える

詳しく解説していきます。

進捗が明確化する

しっかりとプロジェクト管理を行い計画を立てることで、業務の進捗が明確になるため、その作業がどのくらい遅れているのかを把握することができます。

そうすれば、他の作業にどのくらいのリソースを割けるのか、もしくはどのくらいの人数や時間があれば間に合うのかの判断がつくので、無駄なく作業を進めることができるのです。

メンバー間で連携しながら作業を効率的に行える

プロジェクト管理を行うことで、作業の進捗はメンバー間で共有できる状態になります。

メンバーは他の人の作業状況を把握できるので、自作業が遅れている場合は助けてもらい、自作業が進んでいる場合は他の人の助けとなることができます。

注意点として、メンバー同士のコミュニケーションが活性化しており、メンバー全員がチームで仕事をしている意識を強く持っていなければなりません。

そのためには、プロジェクト管理者がチーム内で良い雰囲気や話しやすい環境をつくっておくことが重要です。

このような施策もまた、プロジェクト管理のひとつといえます。

プロジェクト管理の流れ

プロジェクト管理は以下の流れに沿って管理することでより良い計画が立てられます。

1. 計画 (Plan)

2. 実行 (Do)

3. チェック/評価 (Check)

4. 改善/是正 (Act)

これらは、それぞれにいくつかの手法が確立されています。

目標に向けて最適な手法でプロジェクト管理を行うことをおすすめします。

具体的な流れと、どのような手法があるのかを以下で解説していきます。

計画 (Plan)

最初はプロジェクトの計画を立てる際の手法を解説していきます。

・プロジェクト スケジュール

どんな作業にどのくらいの日数をかけるのかを考えて、最適なスケジュールでプロジェクト管理を行います。

また、何人で作業を実施するのか、各作業者のスキルや得意不得意まで把握していると、より緻密なスケジュールを組み立てることができます。

そのため、プロジェクト管理者は日々の業務の他に、作業者とコミュニケーションを取ることも重要といえます。

・プロジェクト予算

プロジェクトによっていくらかの予算が決まっており、プロジェクト管理者はその予算内で収まるように計画を立てる必要があります。

そのためには、作業者にかかるコストの見積もりや、作業時に導入・運用するツールなどのコストの見積もりを行う必要があります。

必要ないものは徹底的に省き、本当に必要な物だけをプロジェクト内で活用することが重要です。

・Work Breakdown Structure (WBS) 

作業のスケジュールをわかりやすくするための手法としてWork Breakdown Structure (WBS) があります。

WBSを活用することで、プロジェクト内のタスクを細かく定義して、作業を漏れなく管理することが可能です。

しかし、WBSをプロジェクト管理者が作成するとなると時間も工数もかかってしまい、困難を極めます。

現在、WBSを作成するためのさまざまなツールが提供されているので、WBSを活用してプロジェクト管理を行いたい方はツールの導入をおすすめします。

・スコープ管理計画

スコープ管理とは、プロジェクト内における作業範囲を定義して管理する手法です。

大規模なプロジェクトであればあるほどスコープ管理を重点的に行うことが重要です。

また、スコープ管理は「作業スコープ」「成果物スコープ」に大別されます。

作業スコープでは、どのような工程があるのかに着目しますが、成果物スコープではどのようなものを作成するかに焦点を当てて検討します。

・リスク管理計画

プロジェクトが進む中でトラブルが起きてしまった場合、不信感を抱かれたり、最悪のケースではプロジェクトの中止や賠償金の支払いにまで被害が拡大してしまう可能性があります。

そうならないためにも、プロジェクト管理者は進捗や予算に対するリスクを想定して、対策を講じる必要があります。

作業ごとにリスクを洗い出して、優先度をつけて対策を検討する方法が最も一般的なリスク管理方法です。

・リソース管理計画

プロジェクト管理におけるリソースとは、時間や従業員、情報資料、資金などのプロジェクトの遂行に必要な資源全般を指します。

そしてこれらがマイナスにならないように効果的に管理することで、最適なプロジェクトの実行が実現できます。

リソース管理計画を立てる際には、全体像を把握したうえで各作業に何をどれくらい割り振るのかを検討してみましょう。

・利害関係者管理計画

利害関係者とは、プロジェクト遂行時に影響を与える全ての関係者を指し、「ステークホルダー」と呼ばれることもあります。

たとえば「提携企業」「経営者」「従業員」「消費者」などが例として挙げられます。

これらの人間に対して、どのように対応すべきかの計画を立てることを、利害関係者管理計画といいます。

利害関係者管理計画を立てる際には、以下の4つのステップが一般的です。

1. 利害関係の特定

2. 利害関係者の影響力の把握

3. 利害関係者のニーズの理解

4. 利害関係者との情報共有

上記の4つのステップを踏むことで、円滑に情報が周知されて認識齟齬や対人トラブルといったリスクを回避し、スムーズにプロジェクトを進行することができます。

・パフォーマンス測定ベースライン (PMB)

パフォーマンス測定ベースライン (PMB)とは、プロジェクトの進捗状況や予算状況、成果物の達成状況などを図表で書き表して管理する手法です。

プロジェクトが複雑で大規模であるほど管理が難しく、作業漏れなどのトラブルに繋がってしまいます。

しかし、PMBを活用することで視覚的に状況がわかりやすくなるため、進捗の把握が容易になり、効率よくプロジェクトを管理することが可能です。

実行 (Do)

次にプロジェクトを実行する際の手法を解説していきます。

・タスク管理

タスク管理は細分化された個人の作業や課題の管理のことです。

たとえば「メールの返信をする」「会議に出席する」「議事録を作成する」などが挙げられます。

プロジェクト管理には、各作業者がタスク管理を意識して業務を遂行することが非常に重要です。

なので、プロジェクト管理者は各作業者が業務を遂行しやすい環境づくりを徹底すべきです。

・スケジュール管理

プロジェクト実行時におけるスケジュール管理とは、各作業者のタスクの優先順位や進捗状況を管理することです。

正確なスケジュール管理をすることで、以下のメリットを得られます。

・周囲の信頼性獲得

・予定のバッティングを防ぐ

・タスク遅延によるリスケ作業を回避

・作業が明確化されているため業務の生産性向上

このように、非常に多くメリットがあるためビジネスシーンではスケジュール管理は必須のスキルといえます。

・コスト管理

コスト管理とは、プロジェクトの実行にかかるお金をマネジメントする手法です。

たとえば、成果物の提出期限が過ぎてしまいそうな場合は作業者が残業したりメンバーを追加したりしますが、想定していたコストを超えないように調整が必要となります。

他にも、新たなツールを導入する際には初期費用の他にも運用や保守にかかるコストも想定しなければなりません。

プロジェクトを成功に導くには、このようなコスト管理が非常に重要なのです。

・品質管理

品質管理とは、高品質な成果物の提供を行うために作業内容を管理することです。

商品やサービスといった成果物の品質を上げるためには従業員のスケジュールや体調、メンタル面の管理や社内でのノウハウの共有、作業手順の教育が重要となります。

・変更管理

プロジェクト内容に大幅な変更点が生じた場合、変更箇所の特定や全体的な影響調査、各作業者の作業割り当てなども変更する必要があります。

これらをコントロールしたり調整したりすることを変更管理といいます。

できるだけリスクを最小限に抑えたうえで、いかにコストをかけずに品質を保ち続けられるかが課題です。

・調達管理

調達管理とは、プロジェクトに必要な資源の見積もりから交渉、契約を行うことを指します。

この手法は「ソーシング」とも呼ばれ、プロジェクトの戦略の幅を広げたり、ビジネスの継続を維持するために行われます。

現在はさまざまな調達管理ソフトウェアが提供されており、調達プロセスを自動化する仕組みを構築できるため、導入を検討してみるのもよいでしょう。

チェック/評価 (Check)

次に実行した作業を評価する際の手法を解説していきます。

評価する際にはできるだけ数値を用いて具体的な評価を行います。

数値化しづらい商品やサービスの場合は、人によるアンケート結果をもとにして数値化が可能です。

この評価の精度が高いほど、次の項目である「改善/是正 (Act)」の改善を効果的に行うことができます。

改善/是正 (Act)

最後に、次の計画に向けて改善点を見つけるための手法を解説していきます。

・成果物の転送

プロジェクトの成果物の評価後は、顧客に成果物の転送を行います。

書類やUSBメモリでの手渡しや、メールでのファイル送信、指定された場所への格納などのパターンが挙げられます。

・完了の確認

成果物の転送完了後は顧客から指摘事項、もしくは納品完了の報告を受けます。

・事後分析

事後分析は、より生産性の高いプロジェクトの実施を目的とした改善案を出すことが目的です。

具体例として以下のような事後分析が挙げられます。

・費用対効果は見合ったものであるか

・提供した商品やサービスによる環境の変化

・社会への影響

・計画や業務遂行のあり方

上記の事後分析により、計画 (Plan)の精度を高め、生産性を向上し続けていくことが可能となります。

プロジェクト管理を成功させるコツ

・文書化

複雑なプロジェクトほど、頭の中だけでは考えがまとまりません。

できるだけ紙の書類やテキストデータで、プロジェクトの概要や細かなタスクをまとめて文書化することをおすすめします。

会議などでプロジェクトの概要や方向性、予算などのコストについて話し合う機会があれば自動文字起こしサービスの「Notta」を活用してみましょう。

「Notta」は58もの言語に対応したAIによる自動文字起こしツールです。

PCでもスマートフォンでも利用でき、簡単かつスピーディーに音声をそのまま文字に変換できます。

また、高品質なリアルタイムでの文字起こし機能が搭載されており、重要な会議での議事録を簡単に作成できます。

・プロジェクト管理ソフトツールを活用

プロジェクト管理ソフトツールを活用することで、管理にかかるコスト削減に繋がったり、1人では到底管理しきれない大規模なプロジェクトの管理も可能となります。

代表的なプロジェクト管理ソフトツールとしては以下の3つが挙げられます。

・Notion

・Asana

・Redmine

ぜひ、これを機にプロジェクト管理ソフトツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

・数字のみに左右されない

プロジェクトを管理するのも作業を実施するのも人間であることを忘れてはいけません。

進捗やコストなどの数字によるデータで管理することも重要です。

しかし、チームとしてコミュニケーションの取りやすい環境の構築や、作業者の体調やメンタル、上司として自分で機嫌を取ることができるなどの数字以外の要素にも気を配ることも大切なのです。

便利なプロジェクト管理テンプレート3選

ここからはプロジェクト管理を効果的に進めるための、便利なテンプレートを厳選して3種類ご紹介します。

ToDoリスト

ToDoリストとは、いつかするべきこと、もしくはしなければならないことを洗い出し、一か所にまとめて一覧化するプロジェクト管理テンプレートです。

散らかってしまったアイデアやタスクを可視化できるため、優先順位が考えやすく無駄な作業を省くことができます。

しかし、細かな作業に対して一つ一つ考えたうえでToDoロストを作成しなければならないため、手間と時間がかかってしまうことには注意が必要です。

ガントチャート

ガントチャートとは、作業のタスクや進捗状況が図で表示されるため、直感的に進んでいるのか遅れているのかを把握できるプロジェクト管理テンプレートです。

一般的には縦軸にタスクの簡易的な内容、開始日と終了日、タスクの状態を記載し、横軸にタスクごとに開始日から終了日までの横棒が図で表示されます。

スケジュールやタスクの再割り当て時にもスムーズに情報が共有できることが大きな魅力です。

カンバンボード

カンバンボードとは、タスクの可視化や進捗のコントロールに特化したプロジェクト管理テンプレートです。

カンバンボード内には以下の4つの「ステージ」という領域を一列で作成します。

・ToDo

・進行中

・テスト

・完了

最初はToDoの領域に全てのタスクを配置し、タスクの状態に合わせて進行中やテスト、完了の領域に再配置します。

タスクの状態が可視化されるため、進捗のコントロールがしやすく効率的な業務の遂行に繋がります。

まとめ

本記事ではプロジェクト管理の概要と詳細、プロジェクト管理を成功させるコツや便利なプロジェクト管理テンプレートを厳選して3種類ご紹介いたしました。

やることが非常に多いプロジェクト管理ですが、プロジェクト管理ソフトツールを活用したり、作業者にもタスクを管理する意識を持ってもらうだけで効率よくプロジェクト管理ができます。

ぜひ、これを機に一歩進んだプロジェクト管理方法を検討し、生産性を向上を目指してみてはいかがでしょうか。