安全衛生委員会議事録フォーマットでの作成方法と周知・保管法を解説！

企業が事業を継続させるためには、労働安全衛生法に基づき、労働者の安全と健康を確保するために設置が義務付けられている安全衛生委員会が必要です。

委員会では、労使の代表者が参加し、労働災害防止対策やメンタルヘルス対策など、職場の安全衛生に関する事項を調査・審議します。

委員会での審議内容を全労働者に周知する際には議事録が必要となります。

そのため、議事録が書けないと審議内容を周知できず、適切に保管できません。

そこで今回は、安全衛生委員会の議事録を作成するフォーマットやルール、注意点などを解説します。

安全衛生委員会の議事録が必要になった方は、ぜひ最後まで読んでおいてください。

安全衛生委員会の目的とは？

安全衛生委員会は、労働者の危険や健康被害の防止を目的とし、労働安全衛生法に基づき、常時50人以上の労働者がいる事業場に設置が義務付けられています。

安全委員会と衛生委員会を統合した形で設置され、毎月1回以上開催することが必要です。

委員会では、安全衛生管理計画の策定や過去の施策の実施結果などについて話し合い、労働者の意見を聴く場としても機能します。

委員会の議事録は作成と3年間の保存期間が義務付けられており、労働基準監督署の臨検時に提出を求められるほか、欠席者への情報提供にも役立ちます。

安全衛生委員会の議事録の主な作成項目

安全衛生委員会の議事録には、開催日時と場所を明記することが重要です。明記すると、法律で定められた月1回以上の開催を遵守しているのを示せます。

また、会議にかかった時間や利用した場所を記録しておくことで、委員会運営の改善に役立てられます。

議事録には、出席者の名前と役職を記載する必要があります。議長以外の委員の半数が労働者側の代表で構成されていることを確認するためです。

一般的に、課長以上は使用者側とみなされます。役職を記載すると、出席者の使用者・労働者の割合が適切であったことを示せます。

安全衛生委員会で話し合われた議題と内容を議事録にまとめましょう。毎月報告すべき事項には、年間目標の確認、前月の安全衛生活動の結果報告、労働災害・通勤災害の件数などがあります。また、健康診断やストレスチェックの実施状況、産業医面談の内容なども必要に応じて報告します。

委員会での意見や提案を議事録に要約して記載します。特に、議長のまとめのコメントは重要で、議事録のポイントとなります。また、産業医からの専門的なアドバイスがあれば、記録に残すことで、委員会の活性化と職場環境の改善に活かすことが可能です。

議事録には、次回の安全衛生委員会の開催日時と場所、予定される議題を記載しましょう。これにより、委員会の継続的な運営と参加者のスケジュール調整がスムーズになります。また、前回の会議で決定した事項のフォローアップを確実に行えます。

安全衛生委員会の議事録の周知と保管方法のルール

安全衛生委員会の議事録の周知と保管方法のルールについて説明します。

周知方法

労働安全衛生規則第23条第3項により、安全衛生委員会で話し合われた内容は、全労働者に周知しなければなりません。これは企業の透明性を確保するために必要です。

周知方法としては、事業場内の見やすい場所への掲示、従業員への書面交付、社内SNSやイントラネットでの公開・共有、社内メールでの送付、社内掲示板への掲載などがあります。

小規模の事業所では、全員で議事録の読み合わせを行うのも効果的です。企業に合った方法で速やかに周知するのが重要です。

保管方法

労働安全衛生規則第23条第4項により、議事録は3年間の保存期間が義務付けられています。保管方法は書面でも電子データでも構いませんが、労働基準監督署の臨検時に3年分の提出を求められることがあるため、適切に管理する必要があります。

書面の場合は年ごとにフォルダに分けて管理し、電子データの場合は担当者が変わっても継続して管理できるようにしておくことが大切です。3年以上保管しても問題はありませんが、誤って破棄しないよう注意が必要です。

議事録の周知と保管は法律で定められた事業者の義務であり、適切に行うことで企業の透明性を確保し、労働者の安全と健康を守ることにつながります。

安全衛生委員会用の議事録フォーマット

安全衛生委員会用の議事録は、必要事項が記入されていれば、決まった書式はありません。

そのため、社内で作成したり、ネットでフォーマットをダウンロードして利用しましょう。

さまざまなサイトで紹介されているので、自社にあったフォーマットで議事録を作成してみてください。

以下では、議事録フォーマットを作成しているため、ぜひ利用してみてください。

議事録フォーマット

衛生委員会の議事録を作成する際の注意点

衛生委員会では、健康診断やストレスチェックの結果、病歴、障害の有無、人間関係など、多くの要配慮個人情報を取り扱います。

議事録に個人情報を記載したり、個人が特定されるような書き方をしたりしてはいけません。情報漏洩により従業員が不利益を被ることがないよう、慎重に情報を取り扱いましょう。

産業医は多忙なスケジュールの中で委員会に参加するため、欠席する場合もあります。その場合でも、議題の内容を産業医に確認してもらい、意見聴取を行う必要があります。産業医からのアドバイスは重要な改善点となるため、議事録への記載が漏れないようにしましょう。

委員会の構成員について、総括安全衛生管理者、安全管理者、衛生管理者、産業医を必ず含める必要があります。また、議長は事業場の長または同等の権限と責任を持つ者が務め、議長以外の委員の半数は労働者側から選出されなければなりません。

安全衛生委員会用の議事録を瞬時に作成！NottaのAI要約機能

NottaのAI要約機能は、安全衛生委員会の議事録作成を効率化するために役立つツールです。打ち合わせや会議の自動文字起こし文章を高度なAIが要約し、必要な項目を提示してくれます。

AI要約機能には、「スタンダード」、「インタビュー・面接」、「商談」の3つのテンプレートの選択が可能です。テンプレートを選択すると、文字起こし内容に基づいて要約文が生成されます。要約文は、改行や見出し、リスト、Todoリストなどを使って編集が可能です。

また他のテンプレートも適用できるため、安全衛生委員会用の議事録作成におすすめです。

安全衛生委員会の議事録に関するよくあるQ&A

安全衛生委員会を設置する主な理由は、労働者の安全と健康を確保して労働災害を防止するためです。労働安全衛生法により、一定規模以上の事業場に対して安全衛生委員会の設置が義務付けられています。

委員会では、労働災害防止対策、健康診断の実施方法、メンタルヘルス対策など、さまざまな安全衛生に関する事項を調査・審議します。労働者の代表と経営者側が一堂に会し、労働者の意見を取り入れながら、職場の安全衛生水準の向上を図れます。

つまり、安全衛生委員会は、労使が協力して労働者の安全と健康を守るための重要な仕組みなのです。

安全衛生委員会の議事録の作成が必要です。労働安全衛生法により、議事録の作成と3年間の保存期間が義務付けられています。議事録には、委員会で話し合われた内容や決定事項、労働者の意見などを記録し、労働基準監督署の立入検査時に提出を求められます。

議事録は委員会の透明性を確保し、労働者への情報共有にも役立つでしょう。また、議事録を通して、安全衛生活動の進捗状況を確認し、改善点を見出すことも可能です。

そのため、安全衛生委員会の議事録作成は、法令遵守と労働者の安全・健康確保のために議事録作成は欠かせない作業といえます。

安全衛生委員は、労働者の安全と健康を確保するために重要な役割を担っています。主な仕事は以下の通りです。

安全衛生に関する事項の調査・審議

労働災害の防止対策、健康診断の実施方法、メンタルヘルス対策などについて話し合います。

労働者の意見の代表

労働者の安全衛生に関する意見や要望を委員会で取り上げ、改善につなげます。

職場巡視の実施

委員は定期的に職場を巡視し、危険箇所や改善点を見つけ出します。

安全衛生教育の推進

労働者に対する安全衛生教育の計画や実施について審議します。

労働災害の原因調査と再発防止

労働災害が発生した場合、その原因を調査し、再発防止策を検討します。

安全衛生委員は、これらの活動を通じて、労使が協力して職場の安全衛生水準の向上を図ります。

安全衛生管理者の選任は、労働安全衛生法により、常時使用する労働者数に応じて義務付けられています。常時50人以上の労働者を使用する事業場では、安全衛生管理者を選任しなければなりません。

まとめ：安全衛生委員会の議事録テンプレートと周知・保管の手順

今回は、安全衛生委員会「議事録」の作成法・保管等のルールを紹介しました。

安全衛生委員会は、労働者の危険や健康被害の防止を目的とし、安全委員会と衛生委員会を統合した形で設置され、毎月1回以上開催する必要があります。その際、開催時の内容は、議事録にまとめて3年間の保存期間が義務付けられています。そのため、議事録の作成が必要です。

今回紹介した議事録のフォーマットとNottaを利用すれば、安全衛生委員会の議事録をスムーズに作成できるため、ぜひ利用してみてください。

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