生産性を上げる営業会議とは？効率の良い進め方とおすすめツール

営業活動で良い結果を出すために欠かせない営業会議は、ほとんどの企業で行われていますよね。月次や週次など、企業によってペースは異なるものの定期的に開催されていることが多いでしょう。

しかし、せっかく営業会議に参加していても「あまり意味がないように感じる」、「会議が多くてスケジュールのほとんどが埋まってしまう」といった不満を感じている方も多いのではないでしょうか。営業会議の時間を有意義で生産的なものにするには、きちんと目的を理解して効率良く進めなければなりません。

この記事では、営業会議の目的や効率的な進め方などについて詳しく解説します。営業会議を効率良く行える便利なオンラインツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

営業会議とは

営業会議とは、企業の営業活動を改善するために行う会議のことです。そもそも企業における「営業」の役割とは、売上を作り出し利益を上げることです。どんな企業でも利益がなければビジネスを継続できません。営業担当者は企業の存続に影響する重要な役割を担います。

営業活動自体は個人で行うかもしれませんが、多くの場合は企業全体で営業目標を設定し、営業担当者はチームとなって目標達成を目指します。営業会議は普段個別で営業活動をしているメンバーが定期的に集まり、全体の目標達成を目指して営業力を強化するために行われます。

営業会議の目的は？

営業会議は営業活動を改善するために行います。具体的には以下のような目的を持って取り組みます。

目標の確認

営業会議ではチーム全体の目標を設定したり、最終目標に対する進捗を定期的に確認したりする目的があります。せっかく目標を設定しても、一人で日々営業活動を続けるだけでは除々に意識が低くなり営業成績が下がってしまいかねません。定期的にチームのメンバーで集まり、最終目標や進捗を互いに確認し合うことで意識を高く保つ効果があります。

知識や改善案の共有

メンバーそれぞれが日々の営業活動で得た知見やノウハウを共有し合う目的もあります。誰かの成功体験や失敗体験を聞いておくと、自分が同じ状況になったときに参考になるでしょう。また営業方法のノウハウや改善案を共有することで、チーム全体の営業力を向上させることもできます。

一体感を強化する

日々の営業活動は個人で行うため、孤独を感じることもあるかもしれません。営業会議にはチームの一体感を強化する目的もあります。課題や悩みを抱えて行き詰まっている場合も、営業会議で共有することによって共感やアドバイスを受けられることが多いです。孤独感がやわらぎ大きな支えとなるでしょう。チームでコミュニケーションを取ることによってモチベーションを維持する効果も期待できます。

営業会議の進め方

営業会議の目的を果たし効果的なものにするには、進め方に注意しなければなりません。事前準備・会議中・会議後に分けてそれぞれのポイントを解説します。

事前準備

まずは営業会議の事前準備です。何の準備もなくいきなり会議を開始してもなかなか意見が出ず時間が無駄になってしまいます。できる限り準備をしておくことでスムーズな会議の進行ができます。 

会議の目的、テーマを共有

事前に会議の目的やテーマを設定し、参加メンバーに共有しておきます。当日いきなり伝えても、それぞれが考えをまとめる時間がなくなかなか意見が出ないでしょう。内容が伝わりやすいように資料や前回の議事録などを配布しておくのも効果的です。

事前に解決方法を考える

会議の参加者は共有されたテーマや課題の内容を把握し、事前に解決方法を考えておきます。会議の場で提案する内容をまとめておくことで、無駄なやりとりを減らして効率的に時間を使えるでしょう。

会議中

実際の会議の場では、全員が集中して同じゴールを目指しながら進めることが大切です。目的を果たせるよう進行スピードに注意しつつ、全員が理解して納得できるようにしましょう。

進捗確認

まずは参加者全員が現状をきちんと理解することが大切です。前回の会議での決定事項や持ち越された課題について確認したり、参加メンバーそれぞれの活動状況の進捗について改めて共有したりします。いきなり本題に入るよりも認識のズレがなくなり、スムーズに進行できます。

会議内容の共有

会議中に決定したことや議論の内容は全員が確認できる場で共有します。対面での会議ならホワイトボード、オンライン会議なら画面共有などを利用すると良いでしょう。内容を整理でき、同じ議題が繰り返されて時間を無駄にすることを防ぎます。

今後のスケジュール

会議が終了する前に必ず、今後の取り組みや次回の会議開催のスケジュールについて確認します。誰が・いつまでに・何をするのか、明確に整理しておきましょう。また今回どうしても決定できず次回に持ち越す議題についても確認します。

会議後

会議が終了したあとにも、会議の内容を営業活動に活かすためにやるべきことがあります。なるべく会議終了後、時間を置かずに取り組むことが大切です。

議事録の作成・共有

会議の議事録を作成し、参加者に共有します。有意義な会議を行えたとしても、記憶はどうしても薄れていってしまうものです。誰の発言か、どういった経緯で最終的な決定事項に行き着いたのか、など内容を正しく記録しておくためにも議事録の作成は欠かせません。今後の取り組みや次回以降の会議で欠かせない資料となります。

効果的な営業会議の議題例

では、効果的な営業会議にするためにはどのようなことを議題にすべきでしょうか。事業内容によっても異なりますが、一般的な営業活動に良い影響をもたらすであろう議題例を紹介します。

営業方法と課題の共有

営業結果だけを議題に上げると、数字の進捗の共有のみで時間を無駄にしてしまいかねません。大切なのは「このような活動をしたら良い結果を得られた」など再現性のある情報を共有することです。営業結果は資料としてまとめて事前に共有しておき、時間を取られないようにしましょう。

また課題の共有を行うことも、全員で効果的な解決策を模索したり、ほかのメンバーの参考になったりすることから議題として有効です。

具体的な活動目標の決定

進捗確認だけでなく、今後どう活動していくか具体的な目標を設定します。まずはチームとしてのゴールを確認し、現状を把握します。ゴールと現在地を再確認することで、自然と今後やるべき活動が見えてくるはずです。具体的な数値目標や行動目標を設定することで一人ひとりが目指すべきものが明確化し、チームとしての士気を上げることができます。

営業会議を効率化させるためのオンラインツール５選

営業会議を効率化させるためには、ツールを利用することも非常に効果的です。対面ではなくオンラインでの会議が主流となった昨今、便利なオンラインツールがたくさん登場しました。しかし種類が多いために、何を使ったら良いのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。ここでは、営業会議に特におすすめなオンラインツール5選を紹介します。 

Notta

Nottaは自動で音声を認識し、リアルタイムで文字起こしをしてくれるツールです。営業会議で議事録の作成は欠かせないものの、テンポの早い全員の会話をメモする作業に苦労されている方は多いのではないでしょうか。

Nottaを使用すれば会議中に話者を特定しながらスムーズにテキスト化でき、句読点や改行もAIが判断して自動で入力してくれます。オンライン会議にも対応しており、会議にNottaを参加させてリアルタイムで文字起こしできます。また録音した音声ファイルをインポートして後からテキスト化することも可能です。文字起こしはすべてNottaに任せて、会議の内容に集中できるようになるでしょう。

テキストファイルは簡単に編集やほかの人との共有ができるうえ、翻訳まで可能です。今までたくさんの時間を費やしていた議事録作成の作業を大幅に効率化できます。時間制限はあるものの無料で使用できるプランもあるので、一度試して気に入ったら月額¥1,200の有料プランに移行するのがおすすめです。

議事録の作成時間を大幅削減！

１時間の音声データなら５分前後でテキスト化が完了。

新規登録（無料）

Zoom

Zoomは高画質・高音質な通信が可能なオンライン会議ツールです。画面共有機能やチャット機能、ホワイトボード機能など会議に便利な機能が揃っています。会議を録画することも可能で、参加できなかった人があとから会議内容を確認できます。

ただし無料版では最大40分までしか会議を行えません。時間配分に注意するか、気にせず使いたい方は有料版に移行するのがおすすめです。

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するオンライン会議ツールです。Googleアカウントがあれば誰でも利用でき、ほかのGoogleサービスとも連携できます。Googleカレンダーと同期しておけば会議のリマインドをしてくれるなど便利な使い方が可能です。

Zoomと同じく無料版では時間制限があり、参加者2名の場合は24時間まで、参加者3名以上の場合は60分までです。必要に応じて有料プランへの移行も検討してみてください。

XMind

XMindは無料で利用できるマインドマップツールです。マインドマップとは頭の中にある思考やアイデアを、中心となる概念から枝葉のように分岐させる形で描写した図のことを指します。頭の中を整理するための手法として用いられることが多いです。

営業会議で議論がヒートアップしてしまい、途中から議論の本筋が見えなくなってしまうことがありますよね。これを防ぐには、議論の内容をマインドマップにまとめながら進行するのがおすすめです。

XMindはオンライン会議で画面を共有しながらマインドマップを作成できるため、全員で確認しながら進行できます。

Googleドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleが提供するドキュメント作成ツールです。音声入力機能が搭載されており、オンライン会議での議事録作成に活用できます。音声入力をオンにすることで、手でタイピングするよりも速く文字起こしすることが可能です。 

GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用できることがメリットですが、話者特定や改行・句読点の認識は不可能です。音声認識の精度は上がってきてはいるものの、細かな修正が必須という点には注意しましょう。

まとめ

企業が利益を上げるためには、営業担当者が重要な役割を担います。効果的な営業会議を行い営業活動を改善することで、企業全体の生産性アップにつながるのです。しかし効率の悪い営業会議を行っている企業は少なくありません。 

ぜひこの記事を参考に改めて営業会議の目的や進め方を見直し、取り組み方を改善されてみてはいかがでしょうか。また営業会議にオンラインツールを活用することは、無駄な時間を省いて生産性を上げるために効果的です。ぜひ積極的に導入し、営業会議を有意義な時間にしてください。