サービス担当者会議とは？会議の目的と事前準備、便利なツールをご紹介

更新日：2022-08-263分

サービス担当者会議とはサービス担当者会議の目的サービス担当者会議の準備は？サービス担当者会議の進め方は？新型コロナウイルスの影響によるオンラインで行うサービス担当者会まとめ

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「サービス担当者会議」という言葉をご存じですか？

介護従事者の方や介護が必要な方、そのご家族の方は耳にしたことがあるかもしれませんね。サービス担当者会議とは、いわゆる「サ担」と呼ばれるもので、ケアマネージャー（介護支援専門員）が開催する会議の場です。この記事では「サービス担当者会議」を行う目的や、事前に必要な準備などを詳しくご紹介します。

サービス担当者会議とは

サービス担当者会議

サービス担当者会議は、ケアマネージャーがケアプラン（居宅サービス計画）を計画・確定する際に、関係者を集めて相談を行う場です。

サービス担当者会議の目的

サービス担当者会議の目的は、「情報共有」、「利用者・家族の意向の確認」、「課題を理解する」、「支援計画などを協議する」などがあげられます。

情報共有

利用者の生活状況と介護予防ケアプランの内容など、ケアマネージャーや担当医師、利用者、家族、介護担当者全員での「情報共有」を目的としています。　

利用者・家族の意向の確認

どのようなサービス提供を行って欲しいのか
支援の順序や調整、サービス提供時に気を付けることはないか

など、利用者本人や家族の方の意向を確認することも大事です。事前に話し合いの場をもうけることで、「〇〇してほしかったのに、されていない」などのすれ違いを防止します。

課題を理解する

利用者や家族の意向を確認した後、「実際に行ってほしいサービス提供」と「それを行うための課題」を理解して相談する必要があります。例えば「毎日お風呂に入れてほしい」という依頼があったとしても、利用者の状態や介護担当者の人数などによっては、対応が難しいこともあります。そこで「毎日ではなく毎週の入浴」や「入浴ではなく温かいタオルで身体を拭く」などの打開策を提案し、話し合う必要があります。

支援計画などを協議する

これまで話し合った利用者・家族の意向や課題をまとめ、実際の支援計画を協議します。このようにケアプランの作成時には必ずサービス担当者会議を開催しますが、何らかのトラブルの発生や介護認定の更新などで、「ケアプランを変更する際」にも協議を行う必要があります。

サービス担当者会議の準備は？

サービス担当者会議の準備は

サービス担当者会議を開催するにあたって、準備することがいくつかあります。

サービス担当者会議誰が開く？誰が参加？

サービス担当者会議は、担当のケアマネージャー（介護支援専門員）が開催します。参加者は主に下記の通りです。

ケアマネージャー（介護支援専門員）
介護サービスの担当スタッフ
利用者
利用者の家族
医師や医療機関の担当者

必ずしも全員が参加するわけではなく、サービス担当者会議の内容や必要に応じて参加者を集めます。

日程調整

サービス担当者会議には、様々な立場の人が参加するため日程調整も大変な作業です。

いくつかの候補日を提示して、参加予定者全員が出席可能な日を選びましょう。

事前に会議の目的を伝えよう！

サービス担当者会議を開催する際には、事前に会議の目的を伝える必要があります。それは各々の立場で意見する内容が変わってくるからです。

例えば初めて支援計画を立てる際の「支援内容」について考えると

医師：どのようなサービス必要か、それは利用者の身体に負担にならないか

利用者と家族：どのようなサービス提供を望んでいるか

介護担当者：提供できるサービスと、提供が難しいかもしれないサービス

と、立場によっては考えなければならない事が変わってきます。あらかじめ会議の目的を伝えておくと、個々に事前準備することができるので、開催が決まったら早めに連絡しておきましょう。

事前シミュレーション（席順、時間配分など）

サービス担当者会議をスムーズに進めるために、事前にシュミレーションをしておくことも大事です。

席順：基本的に司会となるケアマネージャーは出入り口から一番遠い席に座ります。

事前シミュレーション

普段は上座となる席ですが、会議の場合では司会進行役が座ります。また、司会の席の右側が上座となります。開催場所は利用者宅や主治医の医療機関などが想定されるため、場所によってはこの通りとは限りません。また、利用者の状態によっては安心させるためにケアマネージャの隣に座らせるなど、対処が必要な場合もあります。

時間配分：どの内容にどのくらいの時間をさくのか、また全体を通してどれだけの時間なら利用者の負担にならないかなど、あらかじめ時間配分を計算しておきます。また、医師の診療開始時間などのタイムリミットも把握しておきましょう。

サービス担当者会議の進め方は？

担当者会議の進め方

ここからは実際のサービス担当者会議の進め方を紹介します。あくまで一例のため、これに限らず目的や状況に合わせて判断するように心かけましょう。

開始の挨拶と参加者紹介

まずは司会進行役のケアマネージャが会議の開始の挨拶を行います。はじめて開催するサービス担当者会議の場合は、初対面の関係者が多いこともあるので、参加者に簡単な自己紹介と挨拶をしてもらうとスムーズに会議が進みます。サービス担当者会議を何度か開いている場合や、事前に顔合わせをしている場合は割愛しても構いません。

会議の目的

あらかじめ周知していた会議の目的を議題として提示します。今回の会議で「何を決めることが目的なのか」改めて参加者に伝えることで、話の脱線を予防できます。

意見交換

「会議の目的」について、参加者全員で話し合い、意見交換を行います。司会者や医師、介護担当者は専門用語の多用を控えて、利用者やその家族にも伝わりやすい用に話しましょう。また、はじめての会議参加に緊張している場合もありますので、利用者や家族が話しやすい環境になるように心がけます。

閉会の挨拶

意見の交換が終わり、話がまとまった時点で閉会の挨拶を行います。もし、話がすべてまとまっていなくても、利用者の状態や医師の時間などを考慮して次回や個別面談に持ち越しましょう。

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新型コロナウイルスの影響によるオンラインで行うサービス担当者会議

オンラインで行うサービス担当者会議

新型コロナウイルス感染症の影響を受け、令和３年度介護報酬改定より利用者・家族の同意を得れば、サービス担当者会議にテレビ会議などの活用が認められることになりました。オンラインでサービス担当者会議を行う場合は、メリットやデメリットを考える必要があります。

サービス担当者会議をオンラインで行うメリット

1.時間や日程の調整をつけやすい

オンラインでサービス担当者会議を行う場合、各自が場所を移動する必要がないため、時間や日程の調整がつきやすいです。日程調整は大変な作業ですので、開催者の負担も減ります。

2.どこでも会議を行える

インターネット環境とデバイスさえあれば、どこでも会議を行うことができます。例えば担当の医師が出張中の場合でも、隙間時間をみつけて会議を開催することが可能です。

3.録画、共有することが可能

オンラインで行うサービス担当者会議は、参加者の承諾を得れば録画することも可能です。

当日参加出来なかった人にも後で共有しやすく、話の内容を後日確認する際にも役立ちます。

サービス担当者会議をオンラインで行うデメリット

1.オンライン会議を行う事が困難な場合がある

利用者や家族が年配の方の場合は、オンライン会議の設備や使い方が分からないこともあります。その場合は、ケアマネージャーが利用者の自宅から一緒にオンライン会議に参加することもひとつの方法です。

2.オンラインと対面で少なからず違いがある

医師や介護担当者が利用者と対面で状態をみながら話す必要があると考えた場合、オンラインでは不十分となります。従来通り対面で会議を開催しましょう。

サービス担当者会議を効率化するツール-Notta

Notta

サービス担当者会議を開催したあと、会議の内容をまとめ、ケアプランを作成します。そのためには、会議中にメモをとるか、後日録画された会議の動画を確認しながら文字起こしの作業をしなくてはなりません。特にケアマネージャーは司会進行役のため、リアルタイムにメモをとることも難しく、利用者の状態も気にかけつつだと会議中のまとめ作業はとても困難です。

そこでサービス担当者会議を行う際に使いたいツールが、AI自動文字起こしツール「Notta（ノッタ）」です。Nottaは音声や動画を自動でテキスト化してくれるツールで、多くの音声や動画ファイルに対応しています。サービス担当者会議を対面で行った場合、参加者に許可を得て音声を録音しておけば、後日資料を作成する際の文字起こしをNottaに任せることが可能です。

また、Nottaはリアルタイムでの文字起こしにも対応しているので、オンラインでサービス担当者会議を開催した場合、会議中に自分でメモをとる必要がなくテキスト化してくれます。時間に追われるケアマネージャーにとっても、音声の文字起こし・オンライン会議のリアルタイム文字起こしが可能なNottaは優秀な手助けのツールとなります。