株主総会議事録とは？記載すべき事項や書き方を徹底解説！

株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に、重要となる事項や決議事項を記載しておく書面やデータ記録を指します。

日本では会社法によって株主総会議事録の作成が義務付けられており、税務調査や登記の際に必要となります。

そのため、経営者や取締役は株主総会議事録の作成方法を把握しておかなければなりません。

しかし

「そもそも株主総会議事録に何を書けばよいのかわからない」

「株主総会議事録の書き方を知りたい」

とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。

そんな方に向けて、本記事では株主総会議事録の概要や重要性、記載事項や書き方、便利なツールについて解説します。

株主総会議事録でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。

株主総会議事録とは？

まずは、株主総会議事録について詳しく解説していきます。

株主総会議事録の概要

株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に、重要となる事項や決議事項を記載しておく書面やデータ記録のことです。

日本では会社法によって株主総会議事録の作成が義務付けられているため、税務調査や登記の際に必要となる可能性があります。

また、議事録作成者は取締役でなければなりませんが、代表取締役のみが作成する場合もあれば複数の取締役が作成する場合もあります。

作成方法だけでなく保管方法も会社法で決まっており、本店では10年間、支店では写しを5年間保管しておかなければならない点には注意が必要です。

株主総会議事録の重要性

先述した通り、株主総会議事録は作成方法や保管方法が会社法によって決められており、税務調査や登記の際に提出できる書類やデータとなります。

また、作成した株主総会議事録は、株主や債権者の請求に応じて閲覧できる状態にしておく義務もあるため、株主総会議事録の作成を怠ってはいけません。

もし、上記の義務に違反した場合は100万円以下の過料が科される可能性があるため、株主総会終了後は速やかに作成し保管できるような仕組みを作りましょう。

株主総会議事録の記載事項

株主総会の記載事項は会社法の会社法施行規則第72条第3項によって定められています。

ここからは、そんな記載事項について解説していきます。

まずは株主総会がいつ、どこで開催されたのかを議事録に明記しなければなりません。

自社の会議室であれば「（住所）所在の、当社本店会議室」や、会場を借りたのであれば「（住所）所在の、○○会場」と記載しましょう。

また、基本的には取締役など会社の経営層や株主が株主総会が開催される場所に赴きますが、やむを得ずリモート参加となってしまった場合は参加方法についても記載する必要があります。

次に、株主総会での報告や質疑応答、議案や審議、採決など、議事の経過の要領を記載しましょう。

あくまで「要領」ですので、一言一句詳細に記載する必要はありません。

誰がどんなアクションを起こし、その結果どうなったのかを第三者にも簡潔に伝わるように記載する能力が求められます。

そのため、「議長が○○について議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成によって○○が承認可決された。」といったように客観的事実のみを網羅して記述できるとよいでしょう。

議事録には重要だと思った発言内容を記載する必要がありますが、特に会社法の規定により株主総会において述べられた意見または発言に関しては記載が義務付けられています。

会社法の規定に則った発言や意見に該当するものは以下の通りです。

出典：e-Gov法令検索「会社法」

株主総会に出席したすべての、取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名または名称を記載します。

また、出席した株主に関しては氏名・名称の記載ではなく人数の記載で問題ありません。

株主総会において議長の選任は法令上の定めはありません。

しかし、議長を立てた場合は氏名を議事録に記載することが義務付けられます。

一般的に株主総会の議長は代表取締役や社長が務めることが多いため、定款に誰（代表取締役か社長）が務めるかの旨を記載しておくとよいでしょう。

株主総会議事録の作成は取締役が作成しなければなりませんが、作成した際には取締役は自らの氏名を記載しなければなりません。

また、株主総会議事録の作成を行える取締役とは、厳密には株主総会開催時点で取締役の権限を有する人を指します。

会社法施行規則に定められた記載事項以外にも、ほかの事項を任意で記載することもあります。

任意で記載する事項の例として、株式総数や発行済株式数、議決権を有する株主数などが挙げられます。

株主総会議事録の書き方

ここまで株主総会議事録に書くべき項目について記載してきました。

ここからは、株主総会議事録の具体的な書き方について、テンプレートとともに解説していきます。

株主総会議事録では、株主総会が行われた場所と日時を明記する必要があります。

また、出席者が現地以外から参加した場合はその旨も記載しましょう。

記載例

2024年（令和6年）5月10日13時から、当会社本社の会議室において定時株主総会を開催した。

株式や株主の状況の記載は任意となりますが、出席した株主の割合や株式の保有状況などを後からでも詳細に把握できるため、記載しておくと役に立ちます。

記載例

株主の総数 10,000名

発行済株式の総数 10,000株

（自己株式の数 2,000株）

議決権を行使することができる株主の数 100名

議決権を行使することができる株主の議決権の数 50個

出席株主数（委任状による者を含む） 200名

出席株主の議決権の数 100個

出席した取締役などの氏名（または名称）は議事録への記載が必須となります。

株主総会当日に出席した取締役や監査役などの氏名（または名称）を記載しましょう。

記載例

出席取締役 ○○○○（議長兼議事録作成者）

       ○○○○

       ○○○○

出席監査役 ○○○○

会議の決議事項は法的に重要ではない細かい経過を記載する必要はありません。

しかし、経過や結果が簡潔にわかるように要点をまとめて記載するとよいでしょう。

記載例

以上のとおり株主の出席があったので，定款の定めにより代表取締役社長○○○

○は議長席につき、本定時総会は適法に成立したので、開会する旨を宣し、直ちに

議事に入った。

第１号議案 第○期決算報告書の承認に関する件

（中略）

議長は以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前12時49分閉会した。上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、議長、出席取締役及び出席監査役がこれに記名する。

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ここからは、実際にAI要約機能を利用する手順を画像付きで解説していきます。

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2. 自動文字起こしが完了したら、AI要約メニューからテンプレートを選択します。

   

3. 選択後、数秒待つだけで、自動で要約が生成されます。

   

以上がNottaのAI要約機能の利用手順です。非常にシンプルな操作で要約ができるため、初めて利用する場合でも問題ありません。ぜひ、株主総会議事録の作成でお役立ていただければ幸いです。

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株主総会議事録についてのよくある質問

ここでは、株主総会議事録についてよくあるご質問をまとめました。

株主総会議事録に関してお悩みの方は参考にしてください。

一般的に議事録は、会議の決定事項や内容を社内で共有するために作成するもので、会議を振り返るためにも必要です。

また、株主総会議事録は作成することが会社法によって義務付けられているため、税務調査や登記の際に必要となる可能性があります。

株主総会議事録に含まれる情報は、主に以下のものが挙げられます。

• 株主総会の開催日時及び場所

• 株主総会の議事の経過の要領およびその結果

• 会社法の規定により株主総会において述べられた意見または発言の内容の概要

• 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名または名称

• 株主総会の議長が存するときは、議長の氏名

• 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

また、任意で記載する事項の例として、株式総数や発行済株式数、議決権を有する株主数などの情報も含まれる場合もあります。

株主総会議事録の書き方は、以下の項目に分けて要点をわかりやすくまとめましょう。

• 開催日時や場所

• 株式や株主の状況

• 出席取締役

• 会議の決議事項

株主総会議事録は記載すべき事項を押さえて作成しよう

本記事では株主総会議事録の概要や重要性、記載事項や書き方、便利なツールについて解説してきました。

株主総会議事録は、会社法によって記載項目などが定められているため、本記事を参考にして事前に書き方を把握しておきましょう。

また、会議の決議事項に関しては要点のみをわかりやすくまとめる必要があるので、Nottaなどのツールを活用すれば、大幅な時間短縮が期待できます。

本記事が株主総会議事録作成のお役に立てれば幸いです。

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