議事録の作成が苦手な理由5選！苦手意識を克服する作成のコツも解説

ビジネスの現場では、会議や商談などさまざまな場面で議事録を作成します。しかし、さまざまな理由から議事録を作成することに対して苦手意識を感じている方もいるのではないでしょうか。

今回は「なぜ議事録の作成を苦手に感じてしまうのか」に焦点を当て、考えられる理由や議事録作成時のポイント、議事録の作成に役立つツールなどについて解説します。現在議事録の作成に苦手意識をお持ちの方や、今後議事録を作成する予定がある方はぜひご一読ください。

議事録の作成が苦手な理由

議事録の作成が苦手な理由は人によってさまざまです。ここでは、考えられる主な理由について5点解説します。

専門用語や難しい内容が飛び交う会議だと、内容を理解することが難しく、議事録にまとめることが難しいと感じてしまいませんか。特に会議の事前準備が不足していると、議題や背景知識が分からず、理解が追い付かないことがあります。

速いスピードで話が進んだり、複数の人が同時に話したりすると、メモが追い付かず、重要な内容を聞き漏らしてしまうことはありませんか。また、話者の発言を言い換えてメモを取ろうとすると、時間がかかってしまい、会議の内容が頭に入ってこなくなることもあるでしょう。

議事録のフォーマットや書き方が決まっていない場合、どのようにまとめればいいのか分からず、時間がかかってしまうことはありませんか。議事録の構成を理解していないと、必要な情報が抜けたり、分かりにくい議事録になってしまったりしがちです。

会議後、すぐに議事録を作成する必要がある場合、他の仕事との兼ね合いで時間が確保できず、作成が困難だと感じてしまうことはありませんか。議事録作成は、通常業務と並行して仕上げる必要があるという大変さがあります。

議事録作成を意味のない形式的な作業と捉えていませんか。議事録の重要性を認識していないと、なかなか真剣に作業に取り組めないでしょう。

議事録が重要な主な理由

• 決定事項の共有・情報共有の促進

• 責任の所在の明確化

• トラブル防止

• 証拠資料としての活用

• 備忘録としての役割

苦手克服！議事録作成のポイント

ここでは、議事録作成のポイントについて5点解説します。

会議内容を議事録の構成に従って整理し、商談・会議にのぞむと内容を聞き取りやすくなります。事前準備として、会議の目的や議題、時間配分など「すでに決まっていること」をあらかじめ議事録に記載しておくとよいです。必要に応じて、テンプレートやフォーマットを活用すると、議事録作成がスムーズになるでしょう。

注目すべきポイント

• キーパーソンの発言内容

• 保留となった内容

• 補足すべき事項

• 必要なタスクとその期限

• 次回の商談・会議予定

• 理解できなかった点

議事録を作成する際は、5W1Hを意識し、物事を分かりやすく伝えることが重要です。会議中も5W1Hを意識すると、肝心なことが見えやすくなり、メモが取りやすくなるでしょう。

5W1Hとは？

• When：いつまでに

• Where：どこで

• Who：誰が

• What：何を

• Why：なぜ

• How：どのように

議事録は会議の情報共有に必要な書類です。そのため、誰が見ても分かりやすく端的である必要があります。要点を明確にした議事録の作成がポイントになるでしょう。

PREP法（※）を活用して議事録を作成することも効果的です。商談・会議に参加していなかった人が見ても、分かりやすい議事録に仕上げられるでしょう。

※「結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）」という順番で議事録をまとめる方式

議事録作成に役立つツールの活用も効果的です。特に議事録作成ツールでは、会議の内容を音声認識やAI技術を用いて自動で文字起こし・要約できるため、テキストの修正・削除・加筆がしやすく、議事録の作成を効率化できます。

議事録の作成が苦手な人におすすめのツール5選

1.Notta｜98.86％の高精度な音声認識が魅力的な文字起こしツール

概要：

Nottaとは、リアルタイムでの文字起こしや音声・動画・URLの文字起こしなどに対応したAI文字起こしツールです。98.86%という高精度な音声認識を誇り、1時間の音声をたったの5分で文字起こしできます。また、AI要約や翻訳、文章の自動校正にも対応。文字起こしされたテキストデータは各自で編集したり、txt、pdf、docxなどさまざまなファイルでエクスポートできたりします。

機能：

• リアルタイム文字起こし

• 自動文章校正

• 発言者の識別

• 音声/動画ファイルの文字起こし

• 複数デバイスと同期

• 多言語対応（58言語に対応）

• 文字起こしデータの共有

特徴：

• 正確かつ高品質な文字起こし（98.86％の高精度なAI音声認識）

• 部署ごとにグループ化してテキスト・ファイルデータの一元管理が可能

• 強固なセキュリティ対策で情報漏洩を防止（ISO 27001、SSL、SOC 2など）

対応OS：

• Windows

• macOS

• iOS

• Android

料金：

• 基本無料（フリー）

• 1,317円/月（プレミアム）

• 2,508円/月/1アカウントあたり（ビジネス）

• 要相談（エンタープライズ）

※年間プランの場合

会議の議事録作成・翻訳・共有は簡単！｜AI文字起こしサービスNotta

2.Dropbox Paper｜シンプルなUI設計で使いやすいドキュメントツール

（出典：Dropbox Paper）

概要：

Dropbox Paperとは、クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメントツールです。作成した議事録をリアルタイムで共同編集したり、To-doリストを作成したり、チームの各自にタスクを割り当てたりなど、さまざまなビジネスシーンで役立つ機能が豊富に搭載されています。デバイスを問わず利用できるため、時間や場所を問わず、いつでも利用可能です。

機能：

• タスク管理

• プロジェクト管理

• フィードバック機能

• 議事録作成

• 動画の録画・編集

• ファイルのプレビュー・転送・編集

• ドキュメントをプレゼンテーション形式に変換

特徴：

• 1つの場所でマイルストーンを設定したり、タスクを割り当てたり、承認作業を管理したりすることで、チームでの共同作業をスムーズに

• 大容量のファイルでも簡単に転送できる

• サードパーティが提供する豊富な種類のアプリと連携可能（Googleプロダクト、Microsoft Office、Salesforce、Slack、Zoomなど）

対応OS：

• Windows

• macOS

• iOS

• Android

料金：

• 無料のアカウント作成（Basic）

• 1,200/月（Plus　個人用）

• 2,000円/月（Essentials　プロフェッショナル向け）

• 1ユーザーあたり1,500円/月（Business　チーム向け）

• 1ユーザーあたり2,400円/月（Business Plus　企業向け）

• 要問い合わせ（Enterprise）

※年間契約

3.NotePM｜議事録作成に役立つ豊富な機能を搭載したナレッジ共有ツール

（出典：NotePM）

概要：

NotePMとは、社内のドキュメントや業務ノウハウの情報を一元管理するナレッジ共有ツールです。検索に強く、情報整理がしやすいという点に大きな特徴があります。Web上で簡単に議事録の作成ができ、変更履歴も自動で記録可能。セキュリティ対策や柔軟なアクセス制限機能も魅力的で、マニュアル作成や社内wiki、社内FAQ、取引先との情報共有などさまざまなビジネスシーンで活用できます。

機能：

• マニュアル作成

• 強力な検索機能

• 社内wiki＋ファイル共有

• 変更履歴の自動記録

• レポート機能

• 高機能エディタとテンプレート

• チャット連携・API対応

特徴：

• 作成した書類や共有したい資料をチームのURLで管理

• フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい

• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索

対応OS：

• Windows

• macOS

• iOS

• Android

4.toruno｜さまざまなWeb会議ツールと連携できる議事録作成ツール

（出典：toruno）

概要：

torunoとは、リアルタイムや音声・動画ファイルの文字起こしができる議事録作成ツールです。面倒な操作は一切なく、1クリックでアプリを立ち上げるだけで利用できます。文字起こしされたテキストデータは、アプリ内で編集可能。ブックマーク機能で重要発言のチェックもできます。また、会社用語や業界用語を所定のフォーマットで登録すれば、独自で文字起こし精度を向上させられる点も魅力的です。

機能：

• AI自動文字起こし

• 会議の録音・画面キャプチャ

• 文字起こしデータの共有

• 再生スピードの変更機能

• 発言テキストの入力・編集

• 辞書登録機能

• ブックマーク機能・検索機能

• Web会議ツールと連携

特徴：

• テキストだけでなく音声や任意の画面も同時に記録

• ZoomやGoogle Meet、TeamsなどさまざまなWeb会議ツールと連携可能

• パスコード付きURLでテキストデータを共有可能

対応OS：

• Windows

料金：

• 初期費用：0円

• 3週間トライアルあり

• 月20時間プラン：6,000円 + 300円/時間

• 月100時間プラン：28,500円 + 285円/時間

• 月500時間プラン：135,000円 + 270円/時間

※torunoビジネスの場合

5.RIMO voice｜高速・高精度な文字起こしに定評がある議事録作成ツール

（出典：RIMO voice）

概要：

RIMO voiceとは、わずか5分前後で1時間の音声データを文字起こしできる議事録作成ツールです。会議で録音・録画した音声・動画ファイルをアップロードすると、日本語に特化した自然言語処理技術で正確に内容をテキスト化します。文字と音声データがリンクしているため、特定のポイントを再生・編集可能。ChatGPTを活用したAI要約も魅力的です。

機能：

• 音声・動画ファイルの自動テキスト変換・編集

• 雑音・意味のない発声を自動除去

• YouTube用字幕データの書き出し

• 文字起こし結果や音声データのシェア・ダウンロード

• URLによるデータの簡単共有

• 各業界・組織の専門用語を単語登録

• セキュリティ対策

特徴：

• 日本語に特化したAIエンジンを搭載

• 契約プランによっては議事録の修正をプロの業者がサポート

• さまざまなWeb会議ツールとの連携が可能

対応OS：

• Windows

• macOS

• iOS

• Android

料金：

• 初期費用（アカウント発行手数料）：月額料金1ヶ月分

• 30,000円/月/税別（トライアル）

• 60,000円/月/税別（ライト）

• 120,000円/月/税別（ベーシック）

• 要問い合わせ（ビジネス）

※法人契約の場合

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まとめ：議事録の作成をサポートするツールを導入して、議事録に対する苦手意識を克服しよう！

今回は「なぜ議事録の作成を苦手に感じてしまうのか」に焦点を当て、考えられる理由や議事録作成時のポイント、議事録の作成に役立つツールなどについて解説しました。

議事録は、ビジネスの現場において欠かせないものです。本記事で解説した議事録作成のポイントを理解し、定期的な復習と改善を行いながら、苦手意識をなくしつつ、議事録作成のスキルやノウハウを磨いていきましょう。なお、議事録の作成を効率化する方法としてツールの活用がおすすめです。積極的に活用していきましょう。