要約力の鍛え方を徹底解説|トレーニング方法からAIツール活用まで

デジタル時代の情報過多により、要約力の重要性が急速に高まっています。1日に触れる情報量は20年前の30倍とも言われ、必要な情報を素早く理解し、的確に伝える能力が求められています。

本記事では、要約力の基本から実践的なトレーニング方法まで、具体的に解説します。AIツールの活用法にも触れながら、着実にスキルアップできる方法をご紹介します。

この記事を読んで要約力を高め、仕事の効率アップを目指しましょう。

要約力とは

要約力とは、情報の本質を見極めて簡潔に表現する能力のことです。近年のデジタル化により、私たちは日々膨大な量の情報に触れる機会が増えており、その中から必要な情報を素早く整理することが求められています。

要約力の本質は、単に文章を短くすることではありません。重要なポイントを見極め、相手に分かりやすく伝えることが重要な要素となります。例えば、1時間の会議の内容を3分で説明したり、200ページの本の要点を1ページにまとめたりする際に、この能力が発揮されるのです。

要約力は、ビジネスパーソンに求められる重要なスキルの一つです。情報過多の現代社会において、要約力を磨くことは、仕事の生産性向上や円滑なコミュニケーションにつながると言えるでしょう。

要約力はなぜ重要？

現代のビジネス環境において、要約力の重要性は年々高まっています。情報過多の時代だからこそ、必要な情報を素早く整理し、的確に伝える能力が求められているのです。

また、リモートワークの普及により、簡潔で分かりやすい情報共有の重要性も増しています。ここでは要約力が重要な理由を3つ紹介します。

高い要約力は、ビジネスにおける意思決定の速度を向上させます。例えば、100ページの報告書から重要なポイントを5分で把握したり、2時間の会議内容を即座に整理したりすることが可能になります。

膨大な情報の中から本質的な要素を素早く見極められることで、的確な判断を下せるようになるのです。また、上司や同僚との情報共有もスムーズになり、組織全体の意思決定プロセスが効率化されるでしょう。

要約力を磨くことで、相手に伝わりやすい説明が可能になります。特に、専門的な内容を異なる部署の人に説明する際や、経営層へのプレゼンテーションでは、この能力が重要な意味を持ちます。

要点を整理し、相手の立場に立った説明ができれば、理解度が大幅に向上するはずです。またオンラインでのコミュニケーションが増えた現代では、簡潔で分かりやすい情報発信の重要性が一層高まっています。

要約作業を通じて、情報の誤りや矛盾点を発見しやすくなります。文章を短くまとめる際には、内容を正確に理解する必要があるため、自然と情報の精度が高まっていくのです。

例えば、長文レポートを要約する際に、論理の飛躍や数値の不整合に気づくことがあります。また、要点を整理することで、後から情報を見返す際の正確性も向上します。高い要約力はチーム内での情報共有や、プロジェクトの進捗管理において特に重要な利点となるでしょう。

要約力が活躍するシーンは意外に多い！

ビジネスシーンにおいて、要約力が求められる場面は私たちの想像以上に多く存在します。一見、関係がないように見える日常的な業務でも、実は要約力が重要な役割を果たしているのです。

特に情報を共有する場面や、相手に何かを説明する際には、この能力が大きな武器となるでしょう。ここでは、具体的な例を2つ紹介します。

上司への報告

上司への報告では、限られた時間で的確に状況を伝える必要があります。多くの部下を抱えている上司や、会議や打ち合わせが多い上司の場合、さらに情報を伝える時間が短くなるためです。

例えば1週間の業務報告を3分で済ませたり、100ページの分析結果を1枚の資料にまとめたりする場面が想定されます。ポイントを絞った簡潔な報告は、上司の意思決定をサポートし、組織全体の生産性向上にもつながります。

顧客へのプレゼン

顧客へのプレゼンテーションでは、複雑な商品やサービスの特徴を分かりやすく説明する必要があります。顧客に説明できる時間は限られていることも多く、まして時間をオーバーすることは信頼を失うことにつながりかねません。

限られた時間内に、専門的な内容を顧客の視点に立って簡潔に伝えることが重要なのです。また提案資料を作成する際にも、膨大な情報の中から顧客にとって本当に必要な情報を選び出し、効果的に表現する力が求められます。

要約のコツ

効果的な要約には、いくつかの重要なポイントがあります。単に文章を短くするのではなく、情報の本質を見極めながら、相手に伝わりやすい形に整理することが大切です。

ここでは、実践的な要約のコツを5つご紹介します。

要約を始める前になぜ要約するのか、誰に向けて要約するのかを明確にすることが重要です。例えば上司への報告用や顧客へのプレゼン資料、または自分の学習用なのかでまとめ方は大きく変わってきます。

目的を意識することで、必要な情報の取捨選択が容易になり、より効果的な要約が可能です。またこの段階で要約の長さや形式も自然と決まってくるため、作業全体の効率も上がります。

文章の中から重要なキーワードを見つけ出すことが、効果的な要約の第一歩となります。特に繰り返し出てくる言葉や数値データ、固有名詞には注目しましょう。

繰り返される言葉は、文章の主要なメッセージを理解する重要な手がかりとなるためです。例えばビジネス文書であれば、売上や利益などの数値、重要な取引先名、プロジェクト名などをマーカーでチェックしていきます。

Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）の要素を意識しながら情報を整理します。5W1Hを使うことで重要な情報の見落としを防ぎ、より体系的な要約が可能になります。

今さら5W1Hは古いと思う方もいるかもしれませんが、特にビジネスの現場ではこの5W1Hの要素をもれなく押さえることで、正確で分かりやすい情報共有が実現できるのです。

要約の全体像を最初に決めておくことで、情報の整理がスムーズになります。序論・本論・結論という基本構造を意識し、各パートで伝えるべき内容を明確にしておきましょう。

文章を書き始める前に構成を固めておくことで、情報の重要度に応じた配置が可能になり、読み手にとって分かりやすい要約が完成します。また構成を事前に決めることで、情報の過不足や重複も防ぐことが可能です。

分かりやすい要約には、抽出した情報をより簡潔な表現に置き換えていく作業が必要です。一文を半分の長さにしたり、専門用語を平易な言葉に変換したりすることで、より分かりやすい要約が完成します。

ただし短くすることだけを目指すのではなく、正確性を保ちながら簡潔な表現を選ぶことが重要です。相手の知識レベルや立場を考慮しながら、適切な言葉を選んでいきましょう。

要約力のトレーニング方法

要約力は、日々の練習を通じて着実に向上させられます。ここでは、実践的で効果的なトレーニング方法を3つ紹介します。

紹介する方法は今すぐ始められて、継続的な上達が期待できる取り組みばかりです。日常的な場面で無理なく実践できますので、ぜひ試してみてください。

会議でメモする

会議でメモを取ることは、要約力を鍛えるための理想的な機会です。リアルタイムで話の要点を把握し、簡潔に書き留める必要があるためです。

特に1時間の会議内容を、後で5分で説明できるようにまとめる練習は、実践的なトレーニングとなります。メモを取る際は、発言者の意図や結論、決定事項などに焦点を当て重要なキーワードや数値を中心に記録していきましょう。

また議論の流れや意見の対立点なども簡潔に整理することで、後からの振り返りが容易になります。

本を要約する

ビジネス書や専門書を要約する練習は、体系的な要約力向上に効果的です。例えば1章分の内容を3行でまとめたり、本全体の要点を1ページにまとめたりする練習から始めるとよいでしょう。

最初は薄い本から始めて、徐々に厚い本に挑戦していくことで、着実にスキルアップを図ることが可能です。要約する際は、著者の主張とその根拠、具体例の関係性を意識しながら情報を整理していきます。

また自分なりの解釈や気づきを加えることで、より深い理解にもつながります。

新聞記事の見出しを書く

新聞記事を読んで、独自の見出しを考える練習も要約力を高める効果的なトレーニングのひとつです。記事の本質を15文字程度で表現する必要があるため、要約力を効率的に磨けます。

実際の見出しと比較することで、自分の要約力を客観的に評価することも可能です。練習の際はまず記事全体を読んで核心を把握し、その後で見出しにふさわしい表現を考えていきます。

特に「いつ」「どこで」「誰が」「何を」という基本的な要素を、限られた文字数でどう表現するかを工夫することで、簡潔な表現力が身についていくでしょう。

実際の要約の手順

要約を効果的に行うためには、段階的な手順を踏むことが重要です。ここでは、実践的な要約の手順を具体的に説明します。これらのステップを意識することで、より質の高い要約が可能になるでしょう。

要約作業の第一段階として、文章全体を丁寧に読み込むことが重要です。詳細な部分にとらわれすぎず、文章が伝えようとしている主要なメッセージを捉えることに注力します。

特に注目すべきは、文章の冒頭部分と結論部分です。多くの場合、著者は冒頭で主張を提示し、結論でそれを再度強調する傾向があるためです。

次に、重要な情報を抽出していきます。注目すべき点は以下です。

• 繰り返し出てくる表現や単語

• 具体的な数値やデータ

• 時系列や因果関係を示す表現

• 著者の主張や結論を導く重要な根拠

• 特徴的な事例や比喩表現

情報の抽出方法として、マーカーや付箋を活用するのが効果的です。複数の色を使い分けることで、情報の種類や重要度を視覚的に整理することもできます。

抽出した情報を箇条書きで整理します。単に情報を羅列するのではなく、論理的な構造を意識しながら整理することが重要です。具体的には、以下のような手順で進めましょう。

• 主要な論点ごとにグループ化

• 各グループ内での情報の優先順位付け

• 情報間の関連性の明確化

• 論理の流れの確認

箇条書きの形式で整理された情報を、流れのある文章へまとめる段階です。単に箇条書きの項目をつなぎ合わせるのではなく、情報同士の関係性を明確にしながら、論理的な文章を構築することが重要です。注意点は以下のとおりです。

• 一つの段落に一つの主題を設定

• 段落間のつながりを意識した接続詞の使用

• 情報の重要度に応じた記述の濃淡付け

• 読み手を意識した表現の選択

完成した要約文の品質を確保するため、以下の観点から入念なチェックを行います。具体的には、数値や固有名詞に誤りがないか、原文の主張と整合性がとれているかなど、情報の正確性を確認しましょう。

合わせて、論理展開の一貫性があるか、段落構成が適切かなどの文章の構造にも気を付けてください。加えて、文の長さのバランスや専門用語の適切な使用などの読みやすさにも気を配ると、レベルの高い要約ができます。

AIツールで要約力で高める方法

要約を高めたい方は、AIツールを活用するのがおすすめです。文章全てを読み込むことや要約する作業を、すべて自分で行うよりもAIツールを使えば自分が思いつかない方法で要約するからです。例えば自分で要約する場合、どうしても過去の経験や記憶などのバイアスがかかることがあります。しかしAIツールを使うことで、偏りのない要約文を書けます。もしAIが出力した要約に偏りを感じた場合でも、フラットな目線で修正できます。

また複数のAIツールを使うことで、要約の幅が広がる点もAIツールを活用するメリットです。複数のAIツールで要約した文章を読み比べることで、違った視点が得られます。その違いを比較することで、幅広い視点を持った要約ができるようになります。

しかしAIツールはあくまでも、サポート役として活用することをおすすめします。AIが生成した要約を鵜呑みにするのではなく、自分の目で内容を確認し必要に応じて編集を加えましょう。

Nottaで要約する

Nottaは会議の音声をテキスト化し、その内容を自動で要約してくれるAIツールです。特にビジネスシーンでの活用が進んでおり、会議の効率化や情報共有の円滑化に貢献しています。

Nottaを使ってで要約する方法は以下のとおりです。

1. Nottaにログインし「録音開始」をクリックする

   

2. 「録音開始」をクリックする

   

3. 会議終了後、停止ボタンをクリックする

   

4. 「AI要約」の中から要約するテンプレートを選ぶ

   

5. 自動で要約が作成される

   

要約の形式は複数のテンプレートがありますので、自分のニーズに合わせた結果を得られます。

まとめ:要約力を身につけよう！

要約力は、現代のビジネスパーソンに不可欠なスキルとして注目を集めています。複雑な情報の本質を見極め、相手に分かりやすく伝える能力は、仕事の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。

要約力を高めるためには、日々の練習が重要です。会議でのメモ取りや、ビジネス書の要約、新聞記事の見出し作りなど、身近な機会を活用して継続的に取り組むことができます。またNottaをはじめとしたAIツールを活用することで、より効率的な要約スキルの向上も期待できるでしょう。

Nottaは月120分の文字起こしなら、無料で使えます。メールアドレスがあれば誰でも試せますので、公式ホームページからアカウント登録してみてください。