【社内向け】ガイドラインとは？作成のメリットやポイント、効率化するツールも解説！

「ガイドライン」という言葉は、私たちの日常生活の中でもよく使われます。例えば、企業の行動規範やWebサイトの利用規約、商品の取扱説明書など、その種類は多岐にわたります。これらのガイドラインは、私たちに一定のルールや基準を示し、行動の指針となるものです。

ガイドラインを効果的に活用することで、業務効率化や品質向上につながるだけでなく、従業員・顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。

今回は「ガイドライン」に焦点を当て、その概要やマニュアル・手順書との違い、ガイドラインの種類と役割、作成するメリット、作成手順・作成時のポイント、例文、具体的なイメージ、作成を効率化するツールなどについて解説します。今後、ガイドラインの作成・活用を検討している方はぜひご一読ください。

ガイドラインとは？

ガイドラインとは、ある特定の目的を達成するために、行動や判断の基準となる指針のことです。目標達成に向けた道筋を示すものであり、法律や規則とは異なり、強制力はありません。しかし、ガイドラインに沿って行動することで、業務効率化や品質向上、リスク管理などさまざまなメリットが得られます。

ガイドラインとマニュアル・手順書との違い

ガイドライン、マニュアル、手順書は、いずれも業務を円滑に進めるためのツールですが、それぞれ役割や目的が異なります。それぞれの違いを理解することで、より効果的に活用できるでしょう。

ガイドラインの種類と役割

ガイドラインはさまざまなビジネスシーンだけでなく、法律や医療などさまざまな分野でも活用されています。

ビジネスにおけるガイドラインとは、組織運営や業務遂行において、守るべきルールや望ましい行動の指針を定めた文書のことです。

ビジネスにおいては、主に以下のようなガイドラインが作成されています。

法律におけるガイドラインとは、法令の解釈や適用に関する具体的な指針を示すものです。

法律分野では、主に以下のようなガイドラインが作成されています。

医療におけるガイドラインとは、エビデンス（科学的根拠）に基づいて、病気の予防・診断・治療・予後予測などに関する診療の指針です。

医療分野では、主に以下のようなガイドラインが作成されています。

ガイドラインを作成するメリット

ここでは、ガイドラインを作成するメリットについて、「組織・チーム全体へのメリット」と「個人メンバーへのメリット」に分けて解説します。

組織・チーム全体へのメリットとしては、主に以下のようなことが考えられます。

1. 業務効率化：業務の手順や判断基準が明確になることで、迷いや手戻りが減り、効率的に業務を進められる

2. 品質均質化：誰が担当しても一定の品質を保つことができ、顧客満足度向上につながる

3. 教育・研修コスト削減：新しいメンバーや担当者がスムーズに業務を理解し、即戦力として活躍できるため、教育・研修コストを削減できる

4. コミュニケーション円滑化：共通認識を持つことで、メンバー間のコミュニケーションが円滑になり、連携が強化される

5. リスク管理：問題発生時の対応手順や責任の所在を明確にすることで、リスクを最小限に抑えられる

個々のメンバーへのメリットとしては、主に以下のようなことが考えられます。

1. 道筋の明確化：目標達成までのプロセスをガイドラインとして整理することで、次に何をすべきか、どの方向に進むべきかが明確になる

2. 自信を持って業務に取り組める：ガイドラインに沿って業務を進めることで、自分の判断に自信を持てる

3. モチベーションの維持：目標達成に向けた進捗状況をガイドラインに記録することで、達成感を積み重ねられる

4. スキルアップ：ガイドラインを通じて自分の強みや弱みを把握し、必要なスキルを明確にできる

5. ストレス軽減：ガイドラインに沿って行動することで、見通しが立ち、不安やストレスを軽減できる

ガイドラインの作成手順・作成時のポイント

ここでは、ガイドラインの作成手順・作成時のポイントについて10点解説します。ぜひ、作成時の参考にしてみてください。

まず始めに、ガイドラインを作成する目的を明確にしましょう。「何のために、誰に向けて、どのようなことを伝えたいのか」を具体的に定めることで、内容の焦点が定まり、効果的なガイドラインを作成できます。

次にガイドラインの対象者を明確にしましょう。内容のレベルや表現方法を適切に調整できます。対象者の知識レベルや経験、職務内容などを考慮し、分かりやすく、実践的な内容になるように心がけましょう。

次にガイドラインの作成に必要な情報を収集します。関連する法令や社内規定、過去の事例などを参考に、最新かつ正確な情報を集めましょう。

次にガイドラインの構成を検討します。目次や章立てを工夫し、情報が整理され、読み手が理解しやすい構成を心がけましょう。図表やイラストなどを活用することも有効です。

次に収集した情報を基に、ガイドラインの内容を作成します。具体例や事例を交えながら、分かりやすく、実践的な内容を記述しましょう。また、専門用語は避け、平易な言葉で説明することも重要です。

ガイドラインの表現方法を工夫することで、読み手の理解を深められます。箇条書きや表を活用したり、重要なポイントを強調したりするなど、視覚的に分かりやすい工夫を取り入れましょう。

次に作成したガイドライン案について、関係者の意見を聞きましょう。さまざまな視点の意見を取り入れることで、より実用的で質の高いガイドラインを作成できます。

次に関係者からの意見を踏まえ、ガイドラインの見直し・修正を行います。必要に応じて、専門家や有識者の意見も参考にしましょう。

ガイドラインの作成後は、組織やチーム全体に周知・徹底します。研修や説明会などを開催し、ガイドラインの内容を理解してもらうことが重要です。

ガイドラインは作成したら終わりではありません。状況の変化や新たな情報に基づいて、定期的に見直しを行い、常に最新の状態に保ちましょう。

ガイドラインの例文

ここでは、「業務遂行」「職場環境」「情報セキュリティ」の3つに焦点を当てた業務ガイドラインの例文をご紹介します。ガイドライン作成時の参考にしてみてください。

ガイドラインの具体的なイメージ

ここでは、ガイドラインの具体的なイメージとして、いくつかの企業を例に上げてみましょう。

スターバックスコーヒージャパン株式会社では、以下のような行動規範を定めています。

（出典：ビジネス行動規範｜スターバックスコーヒージャパン株式会社）

富士通株式会社では、以下のような情報セキュリティ基本方針を定めています。

（出典：情報セキュリティ基本方針｜富士通株式会社）

株式会社セブン‐イレブン・ジャパンでは、以下のような利用規約を定め、開示しています。

（出典：利用規約｜株式会社セブン‐イレブン・ジャパン）

ガイドライン作成時に役立つテンプレート【無料】

現在、インターネット上にはガイドライン作成時に役立つテンプレートが多数出回っています。いくつかリスト化したため、ぜひガイドライン作成時にお役立てください。

• ガイドラインのテンプレート（Canva）

• 無料のブランドガイドラインテンプレート（Notion）

• 無料のブランド ガイドライン テンプレート（smartsheet）

ガイドライン作成を効率化するツール活用「Notta Showcase」

Notta Showcaseとは、動画の中で発話された言語を、AIによって任意の言語に吹き替えし、元の言語と入れ替えるサービスです。動画のセリフを文字起こし・翻訳し、AIが音声に変換します。録画した内容から自動で正確なマニュアルの生成も可能。完成したマニュアルは、PDFやDOCX形式で出力できるだけでなく、共有リンクで社内外の同僚や顧客と共有することもできます。ガイドラインの作成を効率化するツールとして、積極的に活用してみてください。

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まとめ：ガイドラインの役割を理解して適切に運用しよう！

今回は「ガイドライン」に焦点を当て、その概要やマニュアル・手順書との違い、ガイドラインの種類と役割、作成するメリット、作成手順・作成時のポイント、例文、具体的なイメージ、作成を効率化するツールなどについて解説しました。

ガイドラインは、さまざまな分野において、目標達成のための指針となる重要なツールです。適切に活用することで、業務効率化や品質向上、リスク管理、法令遵守などさまざまなメリットが得られます。ぜひこの機会に、ガイドラインの作成を検討してみてはいかがでしょうか。

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