効率的な会議を実現するまで把握すべきのポイント｜会議進め方の最適化するコツ

会議はビジネスの世界をはじめとして、多くのシーンで行われており、その効率的な運営はビジネスの成功に直結する利益をもたらします。しかし、一部では進行が滞りがちで、活発な議論が展開されにくい会議も存在します。

このような非効率な会議を避けるには、効率的な会議を実現するための重要なポイントを理解することが必須です。

そこで本記事では、良い会議・悪い会議の特徴や会議を行うポイント、会議参加者の役割分担、会議効率化に役立つAIツールなどについて解説しています。本記事を読むことで、効率的な会議を行えるようになるだけでなく、会議の議事録作成に関する業務効率化やコスト削減も実現します。ぜひとも、本記事を参考にして会議運営に役立ててください。

効果的な会議がビジネス成功の鍵

ビジネス成功を左右するのは、どれだけ効果的な会議ができるかにあります。良い会議と悪い会議の違いは、どれだけ目的を達成できるかです。

会議を行うにあたって目的が達成されれば、実りある会議といえます。逆に本来の目的とずれた話し合いに発展してしまいます。本章では、良い会議の特徴と悪い会議の特徴について解説します。

良い会議の特徴として、会議時間が短いことや参加者の人数が少数であることなどが挙げられます。以下では、これらの良い会議の特徴について解説します。

会議時間が短い

良い会議は、時間通りに開始し終了し、目標達成に向けてスムーズに進行します。良い会議は通常、30分から1時間の範囲で完結し、一日を費やすような長時間の会議は行いません。時間を効率的に使うためには、参加者が会議の目的をしっかりと把握し、適切な事前準備を行うことが重要です。

参加者の人数が少数

良い会議では、参加者全員が積極的に関わります。また会議の理想的な人数は、一般的に7人程度です。参加者がそれを超えると、追加される1人ごとに効率が1割ずつ低下するともいわれています。

会議において「傍観者」や「理解していない人」を作らないためにも、誰を参加させるかを慎重に選ぶことが重要です。

悪い会議では、無秩序な発言や発言がなく静まり返るなどといった状況が起こりがちです。悪い会議の特徴としては、「参加者が適切でない」「内容が理解されない」「具体的な提案がない」「決定事項が出ない」「会議の決定が実行に移されない」などがあります。以下では、これらの悪い会議の特徴について解説します。

参加者が適切でない

会議の参加者が集まらなかったり、適切でないメンバーがいる場合などは、会議を開く価値を疑う必要があります。また、参加者が決まっているにも関わらず、約束の時間になっても現れないケースもあります。

このような状況は会議の価値を認識しておらず、自身の業務を優先する人々が存在するためです。会議の必要性を感じていなければ、参加しても意欲がわかず、建設的な成果を期待することは難しいでしょう。根本的な問題は、目的の設定と事前のコミュニケーションの不足にあると考えられます。

内容が理解されない

会議は、業務の指示やタスクの割り当て、進捗の報告など、情報の共有と次のステップへの進展を図るための重要な手段です。ですが、資料の準備不足や参加者の専門知識の欠如などが原因で、重要な情報が十分に伝わらないことがあります。

参加者全員が集まっていても、会議の内容を十分に理解できなければ、プロジェクトを前に進めることはできません。

具体的な提案がない

会議を適切に進行するには、発表者が事前に情報を集めて整理し、理解しやすい形で伝えられるよう準備することが大切です。この準備が不十分だと、参加者からの意見を引き出すことが難しくなります。

また、参加者が自らを関係者としての自覚や目標に対する意識を持っていないと、意見交換は停滞し、新しいアイデアも提案されません。

決定事項が出ない

会議は通常、何かを決定する目的で行われます。参加者が時間を割いて集まるのは、何かを決めて建設的な成果を出すためです。しかし「参加者が適切でない」「内容が理解されない」「具体的な提案がない」といった問題が発生すると、「決定事項が出ない」といった状況も起こります。

さらに、参加者が意見を持って積極的に参加しても、会議の運営が不適切だと、結論にたどり着きません。重要なのは、会議の目的を全員が正確に理解していることです。

会議の決定が実行に移されない

会議が成功したと言えるのは、終了後に参加者が高いモチベーションで即座に行動を起こせる場合です。逆に、行動へとつながらない場合、その会議は意義を成さないと言えます。

結論に達したにも関わらず行動に移せないのは、参加者が内容を十分に理解していないからです。これは、テーマが明確でなかったり、誤解が生じているなどが原因で起こります。

会議の各段階のポイントを把握

会議の実施には、複数のステップを踏む必要があります。特に重要なのは、事前の準備を入念に行い、会議の目的をはっきりさせることです。

会議中は、進行と時間の管理に注意を払う必要があります。また、会議後のタスクの割り当ても重要な要素です。本章では、会議の各段階のポイントについて解説します。

会議の開催に際しては、その必要性を見直し、可能な限り小規模で行うべきです。必要な参加者を絞り込むことで、会議が効率化します。

そして、会議の目的を明確にすることや事前に情報を共有し、関係者と調整を図るといった準備も重要です。以下では、会議前の準備について解説します。

会議の目的を明確にする

会議の開催が決まったら、会議の目的を明確にすることが重要です。目的が決定したら、アジェンダを作成し、参加者全員と共有するようにしましょう。

アジェンダには、主要なテーマや会議時間、参加者リスト、各参加者の役割、目的などが含まれます。アジェンダがあることで、参加者が会議の意味や時間などがわかるようになります。

事前に情報を共有し、関係者と調整を図る

事前に会議に関連する情報を共有しておくことで、会議内での情報共有にかかる時間を短縮できます。情報伝達には、ビジュアル的な資料を活用するなど、シンプルで理解しやすい手法を用いることが効果的です。

また、意見の対立や決裂を避けるためには、会議前に関係者との事前調整が必要になります。常に反論を好む人や会議の方向性を壊してしまうタイプの人とは、事前に話し合いを設けるべきです。それにより、会議の進行がスムーズになります。

会議が始まったら、会議中の流れにも気をつけましょう。まずは主要なテーマを話し合う前に、参加者の緊張をほぐすために軽い雑談タイムを設けることをおすすめします。

そして、会議の時間配分にも注意しなくてはいけません。また、最近増えてきたWeb会議などの場合は、Web会議ツールの使い方なども共有する必要があります。以下では、会議中の流れのポイントについて解説します。

軽い雑談タイムを設ける

会議で本題に入る前に、軽く雑談を交えるといいでしょう。雑談は時間の浪費に思えるかもしれませんが、実際には多くのメリットがあります。

雰囲気を和らげ、参加者の関係を良くし、意見交換をしやすくすることが雑談タイムのメリットです。本題の前に少し時間を割くだけで、会議によい影響を与えます。

時間配分を意識

会議を効率的に進めるためには、事前に時間制限を設定することが重要です。適切な会議時間は、議題の内容や参加者の数によって異なります。

一般的には、人の注意力は最大で90分とされているため、会議は90分以内に終了させるのが理想的です。また、さまざまな論点が会議で出ることもありますが、それらに優先順位を付けることで、限られた時間内で最も重要な議論に集中できます。複数の論点がある場合は、次回の会議を後回しにして、時間を最大限に活用しましょう。

会議で使用するツールなどの使い方を共有する

最近は、Web会議を利用する企業が増加しており、外部との会議もWeb上で行われることも珍しくはありません。Web会議でない場合でも、プロジェクターやプレゼンテーションツールなど、さまざまな機器やツールを使うことがあります。

このような場合、会議前に使用するツールや機器の操作をチェックし、参加者と共有しておくことが重要です。会議に使うツールの使い方は、会議日時の連絡と一緒に操作マニュアルを提供することで、会議をスムーズに行えます。

会議で割り当てられた参加者の役割と責任を、わかりやすく理解できるようにまとめることが重要です。プロジェクトでの役割と責任をはっきりさせるためには、任務配分表を作成します。

任務配分表を全参加者に配布することで、個々の責任意識を高め、チーム内での相互の活動をチェックすることが可能になります。任務配分表を効果的に作成するためには、会議の議事録が欠かせません。会議での会話を正確に記録することで、議事録をもとにした任務配分表を作成できます。

「役割分担」が大切｜各役割の責任を明確

会議を効率的に進めていくには、参加者に役割を与えるといいでしょう。役割を分担することで、規律を保った生産性が高い会議が可能になります。会議に必要な役割としては、司会やプレゼンター、書紀、参加者（雑務やオブザーバー）があります。本章では、これらの会議に必要な役割について解説します。

司会は、会議の雰囲気を整え、進行を担う重要な役割を果たします。この役割には、会議の終了時刻や決定すべき事項などの時間管理も含まれます。

また、参加者に割り当てられた役割、会議の議題や課題、スケジュールを記載したアジェンダ、予想される質問への対策資料の作成も司会の責務です。

司会者が会議の主催者でもある場合は、会議の目的と目標を明確に設定し、それを参加者全員と共有することが求められます。

プレゼンターは、会議の目的が「決定を下す」「情報を共有する」「新しいアイデアを提案する」などである場合、その目的を達成するために議論や決定を必要とするテーマを提示し、情報を伝える役割を担います。

会議の中心となるテーマを担当する役割であるため、効果的なプレゼンテーションを行うには、事前の詳細な打ち合わせと準備が欠かせません。

会議における書紀の役割は、会議の進捗と決定された項目を注意深くメモし、記録に残すことです。会議が終わった後、会議のメモをもとに議事録を作成して、参加者全員に配ります。

議事録を作成するには、会議のメモから重要な内容を抽出して、わかりやすくまとめる能力が求められます。

雑務を担う参加者は、会議用のプロジェクターやPCといった機材のセットアップなどを行い、会議がスムーズに進行するようにします。さらに、座席の案内や資料配布、飲み物を準備するなど、さまざまな雑務をこなします。

一方で、オブザーバーは発言することなく、会議の内容を理解する役割を果たします。この役割は、新入社員に割り当てられることが多いです。

会議効率化に役立つツール

会議で話し合った内容を最終的に、参加者や不在者に共有することが重要です。そのためには、会議の内容をまとめた議事録が必要になります。議事録作成は、会議の役割分担では書紀が担当します。

議事録の作成は発言内容を正確に記録して、わかりやすく要約するなど、時間と手間がかかる作業です。この議事録作成作業を効率化するには、AIツールを使うといいでしょう。今回紹介するAIツールは「Notta」です。以下では、Nottaについて詳しく解説していきます。

Nottaは、200万人以上のユーザーと700社以上の企業が活用している話題のAI文字起こしツールです。高精度な音声認識技術とAIによる要約機能を備えており、1時間分の音声データを約5分程度で文字起こしする能力を持っています。

また、Nottaには、会議内容をより深く理解するための単語登録や、発言者の自動識別などの便利な機能も搭載されています。そのため、会議の議事録作成の業務時間が大幅に短縮可能です。業務効率化とコスト削減を実現できる能力が、Nottaが支持される理由といえます。

Nottaを使えば、会議の議事録作成と要約が手軽にできます。以下では、Nottaで会議の議事録作成と要約する手順を紹介します。

1. Nottaにログインした後に、ホームの「録音開始」ボタンをクリックします。クリック後、自動で文字起こしが開始されます。
   

   

2. 自動文字起こしが終わったら、「AI要約」をクリックテンプレートを選択します。
   

   

3. 要約が自動生成されたら、内容を確認します。生成された要約は、後から編集可能です。
   

   

以上の手順だけで、会議の議事録作成と要約ができます。

参考記事：AI要約機能

まとめ　会議進行をスムーズにする

今回の記事では、良い会議・悪い会議の特徴や会議を行うポイント、会議参加者の役割分担、会議効率化に役立つAI文字起こしツール「Notta」などについて解説しました。

会議は企業以外でも、さまざまな場面で日常的に行われています。会議は目的や目標を決めるために重要ですが、間違ったやり方をするとムダになってしまいます。

良い会議を行うには、参加者それぞれに役割分担をして、責任を持たせると効果的です。そして、会議後は会議の議事録をもとにして、仕事の任務を指示します。そのため、会議の議事録は重要な役割を担います。

議事録作成業務の効率化をしたい方は、今回紹介したNottaをおすすめします。Nottaを使えば、議事録作成業務の時間や手間を減らすことが可能です。

Nottaが選ばれる理由は？

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③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
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