要約とは？具体例付きでわかりやすく要約方法を解説！

「要約」は、現在多くのビジネスシーンにて活用されており、社会人にとって必須となるスキルのひとつです。

しかし、要約作業に慣れていないと上手に内容をまとめられなかったり、誤った手順で要約してしまい、伝えようとしていたものと全く異なった内容となってしまったりする可能性があります。

そこで、本記事では要約の概要や手順、注意点や要約時に活用できるツールなどについてご紹介します。

これから要約をしたいけど、どうやってやればよいかわからないとお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

要約とは

要約とは、文章や情報の内容を簡潔にまとめ、本質的な部分だけを抜き出して、膨大な情報を短時間で把握できるようにする手法のことです。

特に勉強やビジネスシーンで多く活用されており、長いレポートや議事録を要約することで、読む側は膨大な情報から重要なポイントのみを素早く理解してもらうことができます。

また、要約を通じて情報の整理が進み、自分の考えを明確にできることも要約のメリットのひとつです。

要約を行う際は、元の文脈や意図を正確に保ちながら無駄な表現を省くために、文章全体の構造や目的を理解し、要点を抽出するスキルが求められます。

「要約」「要旨」「要点」の違い

「要約」「要旨」「要点」は似た言葉ですが、それぞれに異なる役割と使い方があり、これらを理解することで、情報の伝達や整理がより効果的になり、正しい要約ができるようになります。

以下で、それぞれの意味と違いを以下の表で詳しく解説します。

上記をまとめると、要約は全体の簡潔なまとめ、要旨は核心的な考えの抜粋、要点は具体的な重要事項の列挙ということになります。

使い分けを意識することで、相手に正確で的確な情報を伝えることが可能となります。

要約の手順

ここまで要約について解説してきましたが、実際に要約を行う際に、どうすれば要約ができるのかとお困りの方もいらっしゃるかと思います。

そこで、ここからは実際に要約を実施する手順について解説していきます。

最初のステップは、元の文章や情報全体をしっかり読み、全体像を把握しましょう。

この段階では細かい部分に注目せず、全体のテーマや目的を理解することを重視すると、効率的に把握ができます。

特に論文などの場合は、導入、方法、結果、結論の各セクションの要点を確認することをおすすめします。

本手順に力を入れて取り組むことで内容の全貌を簡単に把握でき、重要な部分とそうでない部分を区別する基盤となるのです。

次に、文章の中で重要なポイントを探し出します。

その際には、「文章のテーマや主旨を直接示す部分（タイトル、冒頭、結論など）」「繰り返し登場するキーワードやフレーズ」「データや具体例などの裏付け情報」などに着目して探し出せると、より重要度の高い部分を選別できます。

また、抽出したポイントはメモとして書き出し、後で確認できるように整理しておくとよいでしょう。

要約では元の内容をすべて含める必要はなく、文章が持つ意味が変わらなければ、省略しても問題ありません。

例えば、補足的なエピソードや具体例、説明の詳細や背景情報（要点に直接関係しないもの）は本手順にて削除すべきですし、繰り返し表現も繰り返さないように省略すべきです。

要約は短くすることが目的なので、冗長な表現を削り、情報を凝縮する意識が大切となります。

ここまでの手順で重要なポイントを抽出したら、それをもとに要約文を作成します。

要約文作成時には、ちぐはぐな内容にならないように、一貫性を保ちながら文章の論理が繋がるように注意してまとめることが重要です。

また、元の文章の目的や意図を正確に反映することも重要で、例えば2000文字の文章を500文字に要約する場合、特定の部分にフォーカスするのではなく、全体を簡潔にカバーする表現を心がけるとよいでしょう。

最後に、要約した文章の見直しと修正を行い、不自然な文章となっていないかを吟味します。

特に「元の内容が正確に反映されているか」「必要な情報が抜けていないか」「文法や表現に誤りがないか」といった観点でチェックをすると、よりよい要約文となります。

また、第三者が読んでも要点が伝わるかを確認するため、同僚や友人にチェックしてもらうのも有効です。

要約の具体例

ここからは、要約についてより深く理解していただくために、実際に要約した文章を例に解説します。

要約前の元となる文章は以下の通りです。

「要約とは、文章や話の内容を簡潔にまとめることであり、主に重要な情報を抜き出して構成されます。ビジネスや学術の場では、要約を使うことで効率的な情報伝達が可能になります。特に会議の議事録や研究論文の要旨では、要約のスキルが求められます。」

少し冗長な文章となっているので、全体像を把握したうえで重要な部分を抽出します。

重要となる部分については、人それぞれの捉え方がありますが、ここでは以下の2点を抽出しました。

• 要約とは、文章や話の内容を簡潔にまとめること

• 要約を使うことで効率的な情報伝達が可能

これらをつなげると「要約とは、文章や話の内容を簡潔にまとめることで、要約を使うことで効率的な情報伝達が可能となります。」となります。

十分短い文章となりましたが、さらに不要な箇所の削除や言い回しの変更をすることで、わかりやすい文章になります。

最終的な要約文は以下の通りです。

「要約は情報を簡潔にまとめ、効率的な伝達を可能にするスキルである。」

要約文作成後は元の文章から内容が抜けている箇所がないか、違和感のある日本語になっていないかを自分の目、もしくは第三者の目で確認してもらうと、より完成度の高い要約文となるでしょう。

要約のコツ

ここからは、要約する時に心がけることで、効率的かつ正しい要約ができるようになるコツを3つご紹介します。

要約の目的は、元の情報の最も重要な部分を抜き出し、それを簡潔に伝えることです。

そのためには、文章の主旨を見極める力が求められます。

主旨は通常、文章の冒頭や結論に明示されていることが多いですが、場合によっては文脈を読んで推測する必要があるので注意が必要です。

主旨を把握することで、要約に必要な情報と不要な情報を簡単に区別できるようになり、読者に伝わりやすい文章の作成ができるようになります。

要約後の文章にあいまいな表現が残っている場合、読み手によって異なる解釈をされてしまう可能性があるため、ビジネスシーンなどでは特に注意が必要です。

例えば「多くの場合」「一部の人々」といった表現は読み手によって解釈が異なる可能性がありますが、「調査対象の65％が賛成した」といった具体的な情報を示すことで誤解を防ぐことができます。

このように、できる限りあいまいさを排除することで、読み手が正確な情報を得られる文章になります。

要約の目的は、単に文章を短くすることではなく、核心を正確に伝えることです。

そのためには、読み手に適した表現を選ぶことが重要です。

たとえば、専門知識のない相手にはわかりやすい言葉を使い、専門家には具体的なデータを盛り込むといった工夫が求められます。

このように、要約が使われる場面や読み手を想定しながら、価値のある情報を提供することで、要約の効果を最大限に高めることができます。

要約の際の注意点

要約をすることで、膨大な情報から重要なポイントのみを素早く理解してもらうことができますが、要約の仕方によってはより分かりづらい文章となってしまう可能性があります。

ここからは、そんな要約時の注意点を3つ解説します。

要約をすることで、膨大な情報から重要なポイントのみを素早く理解してもらうことができますが、要約の仕方によってはより分かりづらい文章となってしまう可能性があります。

ここからは、そんな要約時の注意点を3つ解説します。

要約では、元の文章をそのまま抜き出して繋ぎ合わせるやり方は避けましょう。

一見すると手軽な方法に思えるかもしれませんが、文章の流れや文脈が不自然になり、読み手が理解しにくくなってしまう可能性があります。

要約の本質は、文章を再構成して重要な情報を簡潔に伝えることであるという意識を持ち、必要に応じて自分の言葉で要約し直すことで、元の意図を損なわずに、よりわかりやすく簡潔な要約が作れます。

文章の順序を無理に変えると、文脈が途切れたり、意図が歪められる可能性があります。

そのため、要約する際には、元の文章の構成や順序を大きく変更しないことが重要です。

特に、論文や報告書などでは論理的な順序が大切な場合が多いため、結論を先に述べるべき文章を途中に移してしまうと、読み手が混乱する原因となるため、注意が必要です。

要約は元の文章の意図を汲み取ったうえで、客観性を保つことが重要です。

元の文章に対する自分の解釈や意見を要約文に盛り込むと、元の意図が歪み、読み手に誤解を与える恐れがあります。

特に、ビジネスシーンでは客観的な情報提供が求められるため、主観を排除した正確な要約が必要です。

情報の要点のみを忠実に伝え、自分の考えや価値観を加えないよう意識しましょう。

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要約をマスターして勉強やビジネスシーンに役立てましょう！

本記事では要約の概要や手順、注意点や要約時に活用できるツールなどについてご紹介しました。

要約は社会人にとって必須となるスキルで、身に付けることでビジネスシーンにおいて非常に役に立ちます。

しかし、要約はただ文章を短くすればよいというものではなく、主旨を見抜き、あいまいな表現を排除することが求められます。

また、間違った手順で要約した文章は、元の文章が伝えたかったことが伝わらなくなってしまう可能性があるため注意が必要です。

そうならないためにも、ぜひ本記事を参考にして正しい手順で効率的に要約作業を行っていただければ幸いです。

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