ファシリテーターが上手い人の秘訣は？担うべきの責任から説明

会議に関する悩みとして、「議論が停滞する」「課題が解決できない」といったものがあります。そのような状況に対処するために、「ファシリテーター」という役割が注目されており、多くの企業がこの役割を会議に取り入れ始めています。

しかし、ファシリテーターとして指名された方のなかには、役割を理解していないために戸惑う人もいるでしょう。

そこで本記事では、上手いファシリテーターになりたい方に向けて、ファシリテーターの重要性や会議における役割、求められるスキル、会議進行に役立つAIツールなどについて解説します。本記事を読めば、ファシリテーターの役割を指名されても、戸惑うことなく会議を成功に導くことができるようになります。また、会議の業務効率化やコスト削減の秘訣も学べるので、ぜひともご覧ください。

なぜファシリテーターが重要？

効果的な会議を実現するためには、単なる進行役以上の役割が求められます。従来の進行役だけでは、会議が参加者の反応に左右され、積極的な意見交換が困難になり、結果として目標達成に至らない時間切れの状況に陥ることがありました。

このような問題を克服し、会議を目的に沿ってスムーズに導くために、ファシリテーターの役割が重視されるようになりました。以下では、ファシリテーターの意味について解説します。

ファシリテーターとは、会議などで中心的な役割を果たす進行役です。ファシリテーターの

役割は、会議の進行を管理するだけではありません。

参加者の意見を引き出し、議論をまとめ上げ、成果に結びつけることも重要です。ファシリテーターが会議に参加することで、会議の議論が活発になり、次のステップへ進むための道筋を示せるようになります。

会議の段階によってファシリテーター担う役割を解説

ファシリテーターは、会議の各段階に応じてさまざまな役割を果たします。会議開始前には、会議の目的やゴールをはっきりさせることが重要です。

会議のはじまりの段階では、積極的な議論が行えるような環境を整えます。会議が進行する中では、情報を適切に整理し、時間配分に注意を払う必要があります。

そして会議の最終段階では、議論をまとめて結論へと導くことが求められます。以下では、これらのファシリテーターの役割について解説します。

会議が始まる前に、会議の目的やゴールを明確にさせることもファシリテーターの役割です。一般的にどのような会議でも目的やゴールは存在します。

しかし、参加者間の意見の不一致や目的の理解が不足などにより、議論が本来の方向から逸れることがあります。それを防ぐために、会議の目的やゴールを明確にさせることが重要です。

ファシリテーターにとって重要な役割のひとつは、自身が中立を保ちつつ、開かれた議論の場を提供することです。上層部や役職者が出席する会議では、参加者が発言しにくい雰囲気になることがあります。

このような状況を打開するために、ファシリテーターが議論をしやすい環境を作ります。具体的には、積極的に参加者の意見を引き出し、異なる意見を受け入れるなどをファシリテーターが行います。

ファシリテーターは、参加者からの発言や考えをまとめ上げる役割も担います。情報を整理する際には、ホワイトボードの使用や、関連性のある情報をひとつに集約する手法が用いられます。

さらに、議論が本題から逸れた時の方向性の再調整や、全員が同じ理解を共有しているかのチェックも、情報の整理過程で行われる重要な作業です。

会議の時間管理もファシリテーターの大切な役割のひとつになります。重要なことは、与えられた制限時間内で会議の成果を最大化することです。

会議が盛り上がると発言が多くなり、定められた時間内で結論を出せないことが多くあります。ファシリテーターは、議論を活発にしつつも、効率的に進めていくことで、時間制限の中で会議を成功に導く役割を担います。

ファシリテーターは、整理された情報をもとにして会議の内容を振り返り、時間の制約の中で結論に至らせます。この過程では、参加者全員が結論の内容を理解し、それに同意しているかを確かめることが重要です。

結論に到達した後は、ファシリテーターが参加者に決定事項と行動項目を明確に伝え、共有させる役割も果たします。

良いファシリテーターに求められる五つのスキル

良い成果を出すファシリテーターは、さまざまなスキルを習得しています。具体的には、円滑な議論を促すコミュニケーションスキルや優れたリーダーシップ、会議の時間を管理するタイムマネジメントスキル、加熱した議論に対応する問題解決スキル、発言の真意を見出す深い洞察力などが挙げられます。以下では、これらの良いファシリテーターに求められる五つのスキルについて解説します。

良いファシリテーターは、優れたコミュニケーションスキルを持っています。コミュニケーションスキルが低いと、会議を円滑に進めることはできません。

また、参加者に議論を促すことや発言しやすい雰囲気を作ることが難しくなります。そのため、ファシリテーターには、コミュニケーションスキルは必須のスキルといえます。

優れたファシリテーターは、優れたリーダーシップを駆使して、適切に会議の議論をゴールに導くことができます。ゴールに到達させるためには、発言の修正を要求するなど、状況に応じた冷静な対応も必要になります。そのためにも、ファシリテーターには優れたリーダーシップが必要です。

適切に会議の時間を管理するタイムマネジメントスキルも、ファシリテーターに必要なスキルになります。会議を限定された時間内で効果的に進めるには、事前に会議の目的に合わせたタイムラインを作成することが重要です。また、話題が予定の範囲から逸脱した場合の対応策も準備する必要があります。

ファシリテーターに必要なのは、意見の食い違いや論争を巧みに解決する問題解決スキルです。会議中に問題が生じた場合、その場で効率的な解決策を見出せる能力が重要とされます。問題解決スキルを養うことにより、会議を円滑に進行させ、目指す成果に効果的に到達することが可能になります。

深い洞察力も良いファシリテーターには、必要なスキルといえます。会議をスムーズに進めるには、参加者の発言を的確に捉える必要があります。参加者の発言が理解できていないと、議論が本筋から逸れてしまうこともあるでしょう。そのためにも、ファシリテーターには発言の意図を読み取る深い洞察力が必要です。

【プロがオススメ！】会議進行をAIツールに任せ

ファシリテーターの役割を担うすべてが、優れたスキルを備えているとは限りません。そして、会議に関連する業務には議事録の作成など、手間と時間がかかる仕事もあります。

会議の進行をスムーズにさせるには、最新のAIツールを活用するといいでしょう。今回おすすめするAIツールは「Notta」です。以下では、AI文字起こしツールNottaについて解説します。

「Notta」とは、文字起こし精度98％という優れた性能を備えているAI文字起こしツールです。1時間分の音声データをわずか5分で文字起こしができます。

また、リアルタイム文字起こし機能やAI要約機能など、会議の議事録作成に役立つ多彩な機能を搭載しています。セキュリティも万全で、200万人以上のユーザーがNottaを活用しています。

Nottaは、さまざまなビジネスシーンで活用されています。特に会議の議事録作成や要約作業でNottaを使えば、大幅な業務効率化とコスト削減が可能です。以下では、Nottaを使った会議の議事録と要約の作成方法を紹介します。

1. Nottaにログインした後に、ホームの「録音開始」ボタンをクリック。その後、文字起こしが自動で開始されます。
   

   

2. 自動文字起こしが終わったら、「AI要約」のテンプレートを選択します。
   

   

3. 要約が自動生成されたら、内容を確認します。生成された要約は、後から編集可能です。
   

   

以上の方法で、会議の議事録と要約を作成できます。

ファシリテーションに関するよくある質問

ファシリテーションに興味を持つ方々は、多くの疑問や質問を持っていることでしょう。ファシリテーションに関してよく寄せられる質問には、ファシリテーションのメリットや議論に介入するタイミング、ファシリテーションの活用についてなどが挙げられます。以下では、ファシリテーションに関するよくある質問に回答していきます。

ファシリテーションのメリットとして、異なる意見を交換することで互いの視点を理解し、それが新しいアイデアの創出につながる点が挙げられます。ファシリテーターが参加する会議を通じて、企業や組織を変革することも可能になる点もメリットになります。

ファシリテーターが議論に介入するタイミングは、「会議の目的やゴールの達成度を向上させること」と「参加者の関与を深めること」を基本原則として、議論に介入するといいでしょう。介入するタイミングを間違えると、議論が誤った方向に向かうおそれがあります。

ファシリテーションを効果的に使うには、ファシリテーターが自身の役割をしっかりと果たすことが欠かせません。ファシリテーターの役割が機能している会議は、参加者同士の議論が活発化して、新しいアイデアを生み出すなど多くの成果を出すことが期待できます。

まとめ　成功する会議を目指しましょう

今回の記事では、ファシリテーターの重要性や会議における役割、求められるスキル、会議進行に役立つAI文字起こしツール「Notta」の使い方などについて解説してきました。ファシリテーターは、会議などで中心的な役割を果たす進行役です。

スケジュールに従って会議を進行させるだけでなく、参加者からの意見を促進し、議論を整理し、成果を出すことを目指します。ファシリテーター役が上手い人は、コミュニケーションスキルや優れたリーダーシップ、タイムマネジメントスキル、問題解決スキルなどが身についています。

また、会議を効率化するためには、今回紹介したAI文字起こしツール「Notta」を活用するといいでしょう。Nottaを使えば、手間と時間がかかる議事録の作成などの業務が大幅に効率化できます。

Nottaが選ばれる理由は？

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
（カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現）

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