なぜ無駄な会議が多いのか？原因・特徴・効率化のコツを全面解説！

ビジネスの現場において、会議は必要不可欠なものですが、中には無駄だと感じてしまう会議もあるかもしれません。ではなぜ、無駄な会議が発生してしまうのでしょうか。その疑問を解決するには、無駄な会議の原因や特徴を考え、意義ある会議に変えるための改善が必要です。

今回は「無駄な会議」に焦点を当て、その概要や発生する理由と特徴、解消法、効率的な会議の進め方と注意点などについて解説します。今後会議を行う予定がある方は、ぜひご一読ください。

無駄な会議が発生する理由と特徴

ここでは、無駄な会議が発生する理由と特徴について6点解説します。

会議の定例化は、チームや組織のコミュニケーションと意思決定を円滑にするために有効な手段です。しかし、定例会議が形骸化してしまうケースも多く、業務効率の低下を招くケースもあります。

会議の目的が明確に定義されていないと、参加者は会議で何を議論すべきか分からず、話が脱線しやすくなります。

会議の前に議題を共有しておらず、参加者が事前に準備できていないと、会議中に議論が深まらず、時間が無駄に過ぎてしまう可能性があります。

会議に参加者が多すぎると、全員が発言する機会がなくなったり、会議が長引いたり、結論が出ないまま終わってしまう可能性があります。

本来の議題から逸れた話題や雑談をすることで、無駄に会議が延びてしまうことがあります。長い会議は、参加者の集中力を低下させ、疲労感を蓄積させるため、業務効率の低下を招きます。

会議に意思決定者が参加していないと、議論が結論に至らず、会議を再開催しなければならなくなる可能性があります。また、会議を円滑に進めるファシリテーターがいないと、会議が脱線しやすくなったり、参加者全員が発言する機会がなくなったりする可能性もあります。

無駄な会議の解消法

無駄な会議は、時間と労力を浪費し、士気を低下させるため、企業にとって大きな損失となります。ここでは、無駄な会議の解消法について6点解説します。

会議を開催する前に、本当にその会議が必要かどうかを考えます。情報の共有や意思決定など、他の方法で代替できないかを検討しましょう。情報共有であればメールやチャットで済む場合があります。また、移動時間や場所の制約がないオンライン会議を活用することで、会議の効率化も期待できます。

会議を開催する場合は、目的を明確にします。会議で何を議論し、どのような結論を出すのかについてある程度事前に決めておくとスムーズに進行できるでしょう。

会議の目的を踏まえて議題や資料を作成し、参加者に事前に共有します。参加者は議題に基づいた資料を準備することで、会議を効率的に進められるでしょう。

会議に参加する人を必要最小限に抑えます。関係者全員が参加する必要はなく、会議の目的を達成するために必要な人だけに参加してもらうことで、効率化を図ると同時に質を高めます。

会議には時間制限を設けます。会議時間を短くすることで、集中力を維持しやすくなり、無駄な議論を減らせるでしょう。会議にかける時間は議題にもよりますが、90〜120分を目安に考えるとよいでしょう。

会議を円滑に進めるために、意思決定者やファシリテーターを立てます。責任ある立場から意見を述べ、さまざまな議題に対してジャッジするのは意思決定者の役割です。また、ファシリテーターは、会議の進行役を務め、時間管理や議論の促進を行います。

無駄な会議をなくす効率的な会議の進め方と注意点

ここでは、無駄な会議をなくすために必要な、効率的な会議の進め方と注意点について「会議前・会議中・会議後」と分けて解説します。ぜひ参考にしてみてください。

会議前は、以下に注意しましょう。

会議中は、以下に注意しましょう。

会議後は、以下に注意しましょう。

無駄な会議の効率化は「Notta」にお任せ！

（出典：Notta）

無駄な会議を効率化するサポートツールとして、「Notta」が最適です。Nottaとは、58言語に対応した、98.86%の高精度な音声認識を誇るAI自動文字起こしサービスです。リアルタイムでの文字起こしや音声・動画・URLの自動文字起こしなどに対応しており、1時間の音声をわずか5分で文字起こしできます。共有機能を活用すれば、文字起こしの結果や会議の録画を共有リンクで他者と共有可能。テキストデータはxlsx、txt、docxなどさまざまなファイルでエクスポートできます。

特徴

• 98.86%の高精度な自動AI文字起こし

• AI要約や翻訳、校正機能やカスタム単語登録機能で業務を効率化

• 強固なセキュリティ対策で情報漏洩を防止（ISO 27001、SOC 2、SSLなど）

Nottaには、リアルタイム文字起こしと会議を要約する機能が搭載されています。効率よく議事録を作成したい場合は、ぜひご活用ください。なお、AI要約は「要約」「チャプター」「アクションアイテム」の3つのセクションから構成され、必要に応じて要約内容を編集・削除できます。

1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

   

2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

3. 会議の内容が文字起こしされました

4. 画面左側の「AI要約」- テンプレートをクリック

   

5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
   NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

   非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

   頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。

まとめ：無駄な会議の特徴や解消法などを意識して有意義な会議を進めよう！

今回は「無駄な会議」に焦点を当て、その概要や発生する理由と特徴、解消法、効率的な会議の進め方と注意点などについて解説しました。

無駄な会議をなくし、有意義な会議を行うには、会議に対する認識を変えることが重要です。会議の目的を明確にしたり、会議時間を短縮したり、オンライン会議を活用したりなど、無駄な会議をなくし、効率化することでさまざまな利点を得られるでしょう。本記事を参考に有意義な会議の実施を意識してみてはいかがでしょうか。