【無料】Wordで使える議事録フォーマット・テンプレート7選！議事録の目的や書き方のコツも伝授

議事録は、会議の内容を記録し、共有するために重要な文書です。中には、Wordで議事録を作成しているという方も多いのではないでしょうか。しかし、議事録を正確かつ詳細に記載するには、時間と労力を要しますよね。そんなときは、Wordで使える議事録フォーマット・テンプレートを活用して、議事録の作成を効率化しましょう。

今回は「Wordで議事録の作成」に焦点を当て、議事録を作成する目的や重要性、記述すべき項目、書き方のコツ、Wordで使える議事録フォーマット・テンプレート、Wordで議事録を作成するデメリットなどについて解説します。現在Wordで議事録を作成している方や、今後Wordで議事録の作成を検討している方は、ぜひご一読ください。

議事録を作成する目的と重要性

ここでは、議事録を作成する目的と重要性について5点解説します。

議事録があれば、会議で決定された事項を、参加者全員に正確に共有できます。また、会議に参加できなかった方にも内容を共有しやすいです。

議事録は、会議の内容を記録することで、参加者全員が同じ認識を持っていることを確認できます。特に、議論が複雑だった場合や、複数の決定事項があった場合などは、議事録を確認することで、内容を整理しやすいです。

議事録には、誰が何を発言したかについて記録します。発言者を明確にすることで「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、責任の所在を明確にできるでしょう。

議事録には、会議で決まったタスクを記録することで、チームでタスクを共有しやすく、進捗状況を管理しやすくなります。

議事録は、会議の内容を記録した備忘録としても役立ちます。議事録があれば、過去の会議の内容を振り返えられるだけでなく、次会議の議題を決める際の参考にもできます。

議事録に記述すべき項目

議事録に記述すべき項目は、主に以下のとおりです。参考にしてみてください。

議事録の書き方のコツ

ここでは、議事録の書き方のコツについて3点解説します。

1.事前準備をする（フォーマットやテンプレートを活用）

事前準備として、会議の目的や議題、時間配分などを把握しておきます。具体的には、「すでに決まっていること」をあらかじめ議事録に入力します。必要に応じて、フォーマットやテンプレートを活用すると、議事録作成がスムーズになるでしょう。

2.メモを取る（5W1Hを意識）

重要な発言や決定事項、話者の名前、発言内容、図表や資料など、会議の内容をメモに取ります。この際、5W1H（When、Where、Who、What、Why、How）を意識すると、分かりやすい議事録に仕上がりやすいです。

3.議事録を作成する（ポイントを押さえる）

議事録を作成する際は、以下のポイントを意識すると良いです。

ポイント

• メモを元に、要点を簡潔にまとめる

• 冗長表現は控え、できるだけ簡潔に記載する

• 議事録の構成を決め、見やすくレイアウトする

• 5W1Hを踏まえて、誰が何をいつまでにやるのかを明確にする

• 専門用語や略語は、できるだけ避ける

• 誤字脱字がないか、丁寧に確認する

Wordで使える議事録フォーマット・テンプレート7選【無料ダウンロード可能】

ここでは、Wordで使える議事録フォーマット・テンプレートについて7点ご紹介します。

（参考：「議事録テンプレート02」）

最も基本的な議事録フォーマットです。項目ごとの余白が広めに設けられているため、初心者でも簡単に議事録を作成できます。また、無駄のないシンプルなデザインになっているため、記述内容が伝わりやすいです。

（参考：「議事録テンプレート01」）

表形式の議事録フォーマットです。各項目に仕切りが設けられているため、見やすくスッキリとした議事録を作成できます。備忘録や共有を目的とする場合におすすめできるフォーマットです。

議題ごとに枠が設けられたフォーマットです。表の幅を自由に拡大・縮小できるため、記載すべき情報が多い・少ない場合でも臨機応変に対応できます。複数の議題を扱う会議におすすめです。

（参考：「定時株主総会議事録の様式 サンプル フォーマット」）

株主総会用の議事録フォーマットです。出席人数や役員の名前、議事の経過などが記載できます。株主総会で必要になるであろう項目が網羅されているため、今後、株主総会の議事録を作成する予定のある方におすすめです。

（出典：Headlines team agenda｜Microsoft Create）

英語表記の議事録フォーマットです。各項目が英語で表記されているため、外国人を交えた会議をする際に役立ちます。テキストや画像など、独自でカスタマイズできるため、オリジナリティ溢れる議事録に仕上げられるでしょう。

（出典：教育機関向け議事録｜Microsoft Create）

教育機関向けの議事録フォーマットです。議事録の承認や理事会・委員会の報告、予算、校長の報告などのPTA会議でよく議論される項目が含まれています。各項目が色付けされているため、綺麗で見やすい議事録に仕上げられるでしょう。

（出典：チーム会議議事録｜Microsoft Create）

チームで活用したい議事録フォーマットです。議題項目を中心に記述するタイプで、議論した内容を大きく、分かりやすく記述できます。また、会議後に行うべき各自のタスクも整理しやすいでしょう。

参考記事

【フォーマット付き】議事録の書き方や具体的なポイント4選をご紹介

Excelで議事録を作成しよう！おすすめのExcelテンプレートサイト3選【無料】

Wordで議事録を作成するデメリット

ここでは、Wordで議事録を作成するデメリットについて2点解説します。

Wordで議事録を作成する場合、個々のパソコンで作成・保存することになるため、情報が分散しやすく、共有に時間と手間がかかりがちです。また、メールでの添付送信では、ダウンロードやバージョン管理が煩雑になることもあります。

Wordで議事録を作成する場合、複数人で同時に編集できないため、情報漏れの原因になったり、編集履歴の把握が難しかったりします。また、表形式の議事録は、レイアウト調整に時間がかかり、メンテナンスも大変です。

議事録を作成する際はAI文字起こしサービス「Notta」を活用しよう！

議事録を作成する際は、AI文字起こしサービス「Notta」を活用しましょう。58言語に対応した98.86%の高精度な音声認識で、議事録作成をサポートします。リアルタイムでの文字起こしや音声・動画・URLの自動文字起こしなどに対応しており、1時間の音声をわずか5分で文字起こし。搭載されたAI要約機能を活用すれば、簡単な操作でAI要約やアクションアイテムが自動で生成されるため、時間コストの低減や作業効率の向上、重要情報の把握などが期待できるでしょう。

AI要約機能の使い方

1. Nottaにログイン

2. ホーム画面から「録音開始」ボタンをクリック

3. 自動文字起こしを開始

4. 自動文字起こし完了後、「AI要約を表示」ボタンをクリック・完了

「AI要約機能」瞬時に動画・音声・文章を要約する方法｜AI文字起こしサービスNotta

まとめ：議事録の作成は「Notta」で効率化しよう！

今回は「Wordで議事録の作成」に焦点を当て、議事録を作成する目的や重要性、記述すべき項目、書き方のコツ、Wordで使える議事録フォーマット・テンプレート、Wordで議事録を作成するデメリットなどについて解説しました。

議事録は、会議の内容を正確かつ簡潔に記録・共有し、今後のビジネス活動を円滑に進めるための要素として重要です。議事録を作成する際は、必要な項目を漏れなく記録することを心がけましょう。また、議事録の作成を効率化するツールとして「Notta」がおすすめです。この機会に、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう！

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